Software ERP de Distribución de EPIs: Guía Completa para la Gestión y Control de Equipos de Protección Individual

La correcta entrega de Equipos de Protección Individual (EPIs) es uno de los elementos fundamentales de cualquier plan de prevención de riesgos laborales (PRL), ya que contribuyen a garantizar la seguridad y bienestar de los trabajadores en diversos entornos laborales. La entrega de EPIs es crucial para salvaguardar la integridad física de los empleados en el entorno laboral.

La Importancia de la Digitalización en la Gestión de EPIs

Contar con un software de prevención de riesgos laborales no solo te permite cumplir con la normatividad y evitar errores, sino que también hace más fiable el seguimiento de los equipos entregados y en uso. No está de más aclarar que, para cumplir con la normativa del Art. 17.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995, de 8 de noviembre), cada vez que el empleador entregue equipos a los empleados debe dejar constancia por escrito de ello.

Es habitual que el registro de entrega de estos materiales se haga de forma manual, bien en formatos en papel o en plantillas digitales que se rellenan en Excel, Word o PDF. Sin embargo, es una realidad que esta práctica manual suele llevar a errores y ha mostrado ser ineficaz en la mayoría de empresas. Todo esto lleva a la empresa a incurrir en malas prácticas que pueden repercutir negativamente en la salud y en la seguridad de sus propios trabajadores.

Para lograr un sistema eficaz y sin errores en el control del inventario, así como en la elección, reparto y mantenimiento de los EPIs, es importante contar con un sistema informático automatizado, que sea flexible, intuitivo y sencillo de utilizar.

¿Qué es un software de gestión de EPIs y para qué sirve?

Un software de gestión de EPIs es una plataforma digital que centraliza el inventario, la entrega y el control de caducidad de los equipos de protección individual. Permite registrar revisiones, generar alertas automáticas y conservar la documentación necesaria para auditorías.

EcoGestor EPIS: La Herramienta Definitiva para el Control de EPIs

EcoGestor EPIS es el software que le permitirá digitalizar y automatizar toda la gestión y control de equipos de protección individual en su organización. Utilizando un software como EcoGestor EPIS podrá llevar el control y evidenciar, para cada puesto de trabajo y para cada empleado, la dotación necesaria en función de los riesgos y características personales del trabajador. EcoGestor EPIS es la herramienta definitiva para el control de epis en una organización. Miles de usuarios ya confían en nuestra plataforma EcoGestor para la gestión del medio ambiente y la prevención de riesgos laborales. Nuestro sistema está diseñado para facilitar el control y la trazabilidad de todos los EPIs que entrega tu empresa. Desde la asignación inicial hasta las renovaciones, la plataforma automatiza procesos que antes requerían hojas de Excel, papel y mucho seguimiento manual. Todo está pensado para cumplir la normativa, reducir errores humanos y ahorrar tiempo administrativo.

Beneficios Destacados de EcoGestor EPIS:

• Digitalización de las entregas: Olvídate de las entregas en papel. Gracias al software EcoGestor EPIS se unifica en un solo punto el tratamiento de los equipos de protección individual, identificando claramente los EPIs en los puestos de trabajo y los requerimientos individuales de manera personalizada para cada trabajador. Evita la impresión de documentos y olvídate de recolectar firmas a mano. Con nuestra firma digital legalmente válida, cada entrega de EPI queda registrada y firmada por el trabajador directamente desde su dispositivo. Esto reduce el riesgo de pérdida de documentación y te permite presentar pruebas en auditorías de forma inmediata.
• Control de almacén: Desde la aplicación se realiza el control y seguimiento del almacén de todos los equipos de protección individual, tanto las entregas como las devoluciones. Gestiona del almacén con avisos de stocks mínimos y control de las salidas y entradas a almacén. Permite gestionar más de un almacén.
• Inventario de EPIs: Archiva toda la información relativa a los equipos de protección individual, adjuntar documentos relacionados, manuales de uso, etc. En el inventario los EPIs pueden relacionarse con los riesgos que cubren.
• Entregas y devoluciones: Gestiona las entregas y devoluciones de EPIs a trabajadores. Pueden realizarse entregas múltiples (todos los EPIs a un mismo trabajador, todos los EPIs para un puesto, etc). Consulta en segundos qué EPIs tiene asignado cada empleado, en qué fecha se entregaron, y cuándo deben renovarse. La información queda organizada por trabajador, centro de trabajo y categoría, lo que facilita el control tanto para recursos humanos como para el departamento de prevención. Cada entrega se firma directamente desde la plataforma, ya sea desde un ordenador, tablet o móvil. Los trabajadores reciben notificaciones, revisan los elementos asignados y firman electrónicamente, dejando un registro automático y seguro.
• Gestión de EPIs según los riesgos: Control de EPIs requeridos tanto por trabajador como por puesto. La herramienta propone los EPIs requeridos cruzando la información con los riesgos. Selecciona los EPIs necesarios según el puesto, el área de trabajo o el riesgo específico. La plataforma te permite personalizar kits de EPIs por categoría, departamento o tarea, facilitando entregas organizadas y coherentes con la normativa.
• Control de caducidades y revisiones: Ecogestor EPIS permite llevar el control de las caducidades de los epis así como las revisiones, con avisos cuando se produce el vencimiento de fechas.
• Plataforma 100% online: La plataforma es 100% online y no requiere instalaciones. Puedes acceder a ella desde cualquier navegador, lo que facilita su uso tanto en oficinas como en plantas, almacenes o centros de trabajo móviles. Además, los trabajadores pueden firmar desde su propio dispositivo, sin necesidad de contacto físico ni papeles.
• Cumplimiento normativo: Nos aseguramos de que tu empresa cumpla con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y otras normativas aplicables a la entrega de EPIs.

Kizeo Forms: Formularios Inteligentes para la Entrega de EPIs

Kizeo Forms es un software en la nube que permite crear de forma sencilla, ágil y desde el ordenador, todo tipo de formularios para la recogida de información en terreno. Con Kizeo Forms es posible crear un documento de entrega EPIS para que luego sea rellenado por los usuarios desde la aplicación móvil. Digitalizar la gestión de EPIs en tu empresa es más sencillo de lo que imaginas. Con nuestra plataforma puedes tenerlo todo en orden en cuestión de minutos.

Pasos para una Gestión Eficiente con Kizeo Forms:

1. Con Kizeo Forms puedes replicar el modelo de entrega de EPIs que tengas en Word, PDF o Excel y transformarlo en un formulario inteligente. Si prefieres acelerar este proceso, te invitamos a importar el modelo de ficha de entrega de EPI que tenemos de ejemplo en nuestra biblioteca de formularios.
2. Para conseguir hacer más eficiente y rápida la entrega de EPIs, puedes incluir tu base de datos de los equipos más habituales. Cuando se esté rellenando el formulario (ficha EPI), el técnico en PRL podrá seleccionar los equipos correspondiente en clics y tener desde el número de serie hasta las instrucciones de uso.
3. La entrega de información sobre riesgos del puesto de trabajo y EPIs asociados, tanto para el trabajo habitual como para protocolos específicos, es otra de las obligaciones de la empresa.
4. Con Kizeo Forms cuentas con un Campo Firma para registrar la firma de la persona a quien se le hace la entrega de los equipos de protección individual. Además, el campo de Firma de tu formulario de control de entrega de EPIs funciona como autenticador del proceso llevado a cabo. Esto quiere decir que la firma protege al formulario de modificaciones y se eliminará automáticamente si el usuario trata de cambiar la información introducida.
5. Desde la plataforma web de Kizeo Forms, tendrás todos los datos relacionados con la entrega de EPIs.

Wobyk: Identificación y Gestión Centralizada de EPIs

Con Wobyk identificas y gestionas todos los equipos de protección individual (EPIs) de tu empresa. Excel puede servir para empezar, pero no para garantizar seguridad ni cumplir la Ley de PRL. Con un software de gestión de EPIs como Wobyk puedes programar revisiones periódicas, asignar checklists personalizados y registrar cada inspección directamente desde el móvil o el ordenador. Además, el sistema guarda el historial completo de mantenimiento de cada EPI, incluyendo fechas, responsables y resultados, lo que asegura trazabilidad y facilita auditorías.

Características de Wobyk:

• Todos los equipos centralizados en un registro único y actualizado.
• Alertas automáticas para renovaciones y sustituciones.
• Asignación de EPIs a cada trabajador y registro de entrega.
• Planifica, ejecuta y controla inspecciones periódicas fácilmente.
• Sube manuales, certificados y fichas técnicas de cada equipo.
• Consulta en segundos la situación y disponibilidad de los EPIs.
• Asigna conjuntos de EPIs a mochilas, maletas o contenedores.
• Escanea y accede a toda la información del EPI.
• Decide quién puede acceder a la información de cada EPI.
• Lleva un control centralizado de todos tus equipos de protección individual en un solo sistema.
• Controla la entrega de EPIs a los trabajadores, con trazabilidad completa y soporte documental.
• Organiza y controla las revisiones de EPIs para garantizar que cada equipo está en condiciones seguras de uso y cumple con la normativa.
• Accede de forma inmediata a la información de cada EPI escaneando su código QR.
• Accede a la información de tus EPIs según los permisos asignados.
• Centraliza toda la documentación de tus EPIs para tenerla siempre disponible y actualizada.
• Controla roles, formación, reconocimientos médicos y equipos asignados desde una herramienta centralizada.
• Plataforma flexible que se adapta a cualquier tipo de activo. Una plataforma flexible que te permite programar revisiones, definir checklists personalizados y acceder al historial completo de mantenimientos.

Preguntas Frecuentes sobre Wobyk:

¿Cómo controlar la caducidad de los EPIs en una empresa?

La caducidad de los EPIs se determina siempre a partir del manual del fabricante, que indica la vida útil y condiciones de uso. Para cumplir la Ley de PRL y el Reglamento (UE) 2016/425, es clave registrar esa información en un software de gestión de EPIs.

¿Qué ventajas tiene registrar la entrega de EPIs a los trabajadores?

Registrar la entrega de EPIs es un requisito legal según la Ley de PRL y garantiza que cada trabajador recibe el equipo adecuado para su protección. Digitalizar este proceso evita pérdidas de documentos en papel, asegura trazabilidad completa y facilita auditorías.

¿Se pueden revisar y mantener los EPIs desde la plataforma?

Sí. Con un software de gestión de EPIs como Wobyk puedes programar revisiones periódicas, asignar checklists personalizados y registrar cada inspección directamente desde el móvil o el ordenador. Además, el sistema guarda el historial completo de mantenimiento de cada EPI, incluyendo fechas, responsables y resultados, lo que asegura trazabilidad y facilita auditorías.

¿Qué tipo de documentación se puede asociar a cada EPI?

Cada EPI debe ir acompañado de su manual de uso del fabricante, que especifica limitaciones, condiciones de empleo y periodicidad de revisión. También es fundamental almacenar la ficha técnica, los certificados de calidad y ensayos de conformidad, y cualquier documento relacionado con la normativa de seguridad aplicable.

¿Cómo funciona la identificación de EPIs mediante etiquetas con QR dinámico?

La identificación con etiquetas de QR dinámico permite vincular cada EPI a un código único y resistente ya colocado en el equipo. Al escanearlo con el móvil, cualquier trabajador accede a información básica como estado o caducidad, mientras que los usuarios autorizados consultan datos avanzados como revisiones, documentación y trazabilidad completa.

¿Cómo importar todos mis EPIs desde Excel al software de gestión?

Con la función de importación masiva mediante archivos CSV, puedes cargar todos tus EPIs desde una hoja de cálculo sin necesidad de introducirlos manualmente. El sistema permite importar en bloque datos como nombre del EPI, número de serie, fecha de caducidad, ubicación, responsable asignado o documentación asociada.

¿Puedo dar de alta cualquier tipo de EPI con la información que necesite?

Sí. En Wobyk puedes registrar cualquier tipo de EPI independientemente de la información que requiera tu empresa. Gracias a los campos personalizados, el software se adapta a tu inventario: desde datos básicos como número de serie, caducidad o responsable, hasta información avanzada como garantías, fechas de revisión, certificaciones o manuales de uso.

RutaNAV ERP: Software de Distribución para EPIs

Nuestro software de gestión está diseñado para incrementar el nivel de servicio de las empresas de distribución de equipos de protección individual. Esto es gracias a que RutaNAV ERP, basado en el ERP de Microsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central, permite llevar un control exhaustivo de todos los movimientos de ventas, compras, pedidos, devoluciones, clientes, tarifas, incidencias, promociones etc., pudiendo conseguir un grado muy alto de automatización. Con el Software ERP de Distribución EPI equipos protección individual de RutaNAV, automatiza todas las tareas administrativas repetitivas, tanto para las ventas como luego, al realizar las compras. Agiliza y elimina errores trabajando con lectores de códigos de barras en tus productos y sus ubicaciones. Si tienes una tienda online es integrable con RutaNAV, eligiendo qué productos quieres publicar en tu tienda, el stock disponible, integrar la entrada de pedidos de venta y mucho más. Al trabajar bajo nuestra plataforma, conseguirás tener la información en tiempo real y totalmente trazada, optimizar tus procesos de trabajo y aumentar la eficiencia de tu personal.

Características y Beneficios de RutaNAV ERP:

• Control exhaustivo: Permite llevar un control exhaustivo de todos los movimientos de ventas, compras, pedidos, devoluciones, clientes, tarifas, incidencias, promociones, etc.
• Automatización: Automatiza todas las tareas administrativas repetitivas, tanto para las ventas como para las compras.
• Agilidad y reducción de errores: Agiliza y elimina errores trabajando con lectores de códigos de barras en tus productos y sus ubicaciones.
• Integración con tienda online: Si tienes una tienda online es integrable con RutaNAV, eligiendo qué productos quieres publicar en tu tienda, el stock disponible, integrar la entrada de pedidos de venta y mucho más.
• Información en tiempo real y trazada: Con RutaNAV conseguirás tener la información en tiempo real y totalmente trazada.
• Optimización de procesos: Optimiza tus procesos de trabajo y aumenta la eficiencia de tu personal.

Preguntas Frecuentes sobre RutaNAV:

¿Es compatible RutaNAV con dispositivos móviles y tablets?

La aplicación de RutaNAV funciona directamente a través de tu navegador web, por lo que no es necesario instalar ningún software adicional en tu dispositivo móvil, tablet o PC. Esto asegura que puedas acceder a todas las funcionalidades de RutaNAV de manera rápida y sencilla, independientemente del dispositivo que utilices. Ya sea que necesites gestionar rutas, realizar seguimiento en tiempo real o acceder a informes detallados, RutaNAV te ofrece la flexibilidad y conveniencia de operar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Funciona RutaNAV sin conexión a Internet?

RutaNAV es una solución integral de gestión empresarial que opera principalmente en línea para su componente ERP (Enterprise Resource Planning). Esto asegura acceso a datos en tiempo real y una sincronización continua. Sin embargo, para los vendedores que trabajan en campo, la aplicación móvil de RutaNAV puede funcionar sin conexión a Internet. Esto permite a los vendedores acceder a información, registrar pedidos y realizar otras tareas sin necesidad de estar conectados. Una vez que se restablece la conexión, la aplicación sincroniza automáticamente los datos, manteniendo todo actualizado y preciso.

¿Es posible personalizar RutaNAV según las necesidades específicas de mi empresa?

Sí, la plataforma RutaNAV es altamente personalizable y se adapta a las necesidades específicas de cada empresa, permitiendo configurar flujos de trabajo, informes y funcionalidades según los requerimientos del negocio.

Prevenziona: Gestión Unificada de EPIs y Servicios Integrales

En Prevenziona hemos desarrollado un software que integra los consumos registrados por las máquinas expendedoras con los EPIs de mayor volumen suministrados manualmente desde el almacén. Le ofrecemos la posibilidad de contar con un profesional de Prevenziona asignado exclusivamente a su empresa. Este especialista se encargará de gestionar de manera continua el suministro de consumibles y equipos de protección individual, directamente en sus instalaciones y en tiempo real.

Servicios y Beneficios de Prevenziona:

• Gestión unificada de EPIs: Automatización y control en un solo sistema.
• Stock Cero para su empresa: Olvídate del almacén: nosotros nos encargamos. Ponemos a su disposición todos los equipos necesarios. Prevenziona ajusta las cantidades necesarias por artículo, dejando el material en depósito en sus instalaciones y facturando mensualmente los artículos dispensados. Gracias al control de la dispensación automática y al material en depósito que Prevenziona pone a su disposición en las instalaciones de su empresa, el gasto en epis estará optimizado a sus necesidades reales. No gastará más de lo realmente necesario.
• Profesional asignado: Un profesional de Prevenziona asignado exclusivamente a su empresa para la gestión continua del suministro de consumibles y EPIs.
• Servicio de renting: Ofrecemos un servicio de renting para el lavado y mantenimiento del vestuario laboral, complementando nuestros servicios previos. Un sistema telemático avanzado que permite monitorizar en tiempo real la ubicación y estado de cada prenda, asegurando una gestión eficiente y transparente.

Testimonios sobre Prevenziona:

• «Con PrevenZiona conseguimos un proveedor fiable de EPIs y un verdadero aliado en la gestión de la seguridad de obra.» - Responsable de PRL
• «Lo que más valoramos es su enfoque integral: desde la trazabilidad de consumos hasta su gestión presencial en nuestra empresa.» - David Díaz
• «Profesionales. Productos para todos los bolsillos y necesidades.»

PREVENZIONA, SLU ha sido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional cuyo objetivo es mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a las mismas y gracias al que ha instalado su ERP para la mejora de competitividad y productividad de la empresa. Esta acción ha tenido lugar durante 2023. PREVENZIONA, SLU ha sido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional cuyo objetivo es mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a las mismas y gracias al que ha realizado una AUDITORÍA TÉCNICA DE SEGURIDAD Y FIREWALL para la mejora de competitividad y productividad de la empresa. Esta acción ha tenido lugar durante 2023. PREVENZIONA EQUIPOS DE PROTECCION INDIVIDUAL, SL ha sido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional, cuyo objetivo es promover el desarrollo tecnológico, la innovación y una investigación de calidad, gracias al cual ha puesto en marcha un Plan de Acción con el objetivo de mejorar la competitividad empresarial apoyada en la innovación de la pyme, durante el año 2024. Para ello ha contado con el apoyo del Programa Pyme Innova de la Cámara de Comercio de Ciudad Real. PREVENZIONA EQUIPOS DE PROTECCION INDIVIDUAL, SL, ha sido beneficiaria de Fondos Europeos, cuyo objetivo es el refuerzo del crecimiento sostenible y la competitividad de las PYMES, y gracias al cual ha puesto en marcha un Plan de Acción con el objetivo de reforzar el crecimiento sostenible y la competitividad de las pymes durante el año 2024. Para ello ha contado con el apoyo del Programa Pyme Sostenible de la Cámara de Comercio de Ciudad Real.

Tabla Comparativa de Soluciones de Software para EPIs