Balance de Situación bajo NIIF para PYMES en Excel: Guía Completa y Plantillas

Hacer un balance de situación que cuadre es uno de los grandes desafíos para los contables de una empresa. Pero, si conseguir que no baile ningún número no fuera suficiente presión, encima un negocio puede ser sancionado si la presentación del documento se retrasa o si contiene errores. Las plantillas de balance de situación pueden ser esa salvación que estabas esperando, y por eso en las próximas líneas te explicamos cómo las puedes utilizar.

¿Qué es un Balance de Situación o General y para qué sirve?

Un balance de situación, también llamado balance general, es un documento contable que recoge los datos económicos de un negocio en un momento concreto. Su análisis aporta una visión panorámica de una compañía en un periodo contable, lo que permite deducir la salud financiera de la empresa y tomar decisiones estratégicas en consecuencia.

Los datos más importantes que contiene un balance de situación son los activos, los pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Con esta información podemos saber de qué recursos dispone una empresa y de dónde procede su financiación. En otras palabras, el balance de situación es uno de los documentos más relevantes de las cuentas anuales y es clave para saber cómo llevar la contabilidad de una empresa con eficacia y buena letra.

Componentes Clave de un Balance de Situación

Independientemente del sector, todas las plantillas de balance general tienen fórmulas estándar preestablecidas que contabilizan los siguientes detalles para favorecer el equilibrio y la precisión de su información financiera:

• Activos:
  • Activos circulantes: Los activos circulantes pueden convertirse en efectivo en un corto período e incluir saldos de cuentas de ahorro y cheques, cuentas por cobrar, inventario, gastos prepagados, inversiones a corto plazo y otros activos líquidos.
  • Activos fijos (o no corrientes): Los activos fijos, como las propiedades, los automóviles, los equipos, las acciones y los bonos, y los activos intangibles, necesitan tiempo y esfuerzo para convertirse en efectivo líquido.
  • Activos totales: Los activos totales incluyen todos los activos circulantes y fijos.
• Pasivos:
  • Pasivos circulantes (o corrientes): Son deudas u obligaciones que generalmente se pagan dentro de un año; incluyen cuentas por pagar, préstamos a corto plazo, impuestos sobre la renta, salarios y sueldos, e ingresos no devengados.
  • Pasivos a largo plazo (o no corrientes): Son obligaciones financieras que se pagan a lo largo del tiempo; incluyen préstamos, deudas e impuestos sobre la renta diferidos.
  • Pasivos totales: Los pasivos totales incluyen todas las responsabilidades actuales y a largo plazo.
• Patrimonio neto: El patrimonio neto es el valor de la empresa una vez que se restan los pasivos de los activos. También se denomina valor neto.

Además, con las plantillas de balance general puede ingresar las cifras proyectadas a fin de comparar su situación financiera actual con sus finanzas proyectadas u objetivo. Por ejemplo, puede usar un balance general a fin de determinar cuáles deben ser las cifras trimestrales para superar las ganancias del año anterior.

¿Cuándo y cómo presentar un Balance de Situación?

Cada compañía puede hacer un balance de situación en cualquier momento y abarcar distintos periodos (un mes, tres, seis...), según sus intereses. No obstante, la legislación española obliga a las empresas a presentarlo una vez al año. Su presentación se realiza junto con las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

¿Cómo usar Excel para hacer un Balance de Situación?

Aunque muchos programas de contabilidad te ayudarán a hacer un balance de situación sin esfuerzo, lo cierto es que puedes hacer el tuyo en una simple hoja de Excel (e incluso en Google Sheets). Para ello, deberás seguir estos pasos:

1. Abre Excel y crea un documento nuevo.
2. Establece el periodo que vas a analizar y toma nota.
3. Crea la columna de activos y añade los conceptos correspondientes.
4. Ahora crea la columna de pasivos y escribe los conceptos.
5. Haz lo mismo con el apartado de patrimonio neto.
6. Rellena las columnas de activos, pasivos y patrimonio neto.
7. Calcula el total de activos, de pasivos y de patrimonio neto.
8. Suma los pasivos y el patrimonio neto.
9. Por último, crea otra casilla para calcular el capital contable, que se obtiene restando el total de pasivos al total de activos.

Este proceso puede parecer fácil y, de hecho, lo es (al menos una vez que tenemos todos los datos). Sin embargo, hacer un balance de situación es aún más sencillo y rápido con plantillas.

Las Mejores Plantillas para hacer un Balance de Situación y Contable en Excel

Hacer un balance de situación es aún más sencillo y rápido con plantillas. Y no te vas a tener que ir muy lejos para conseguir dos de las mejores, porque están preparadas para que las puedas descargar ya listas para rellenar. A continuación, te ofrecemos dos plantillas que puedes usar libremente. Encontrarás dos modelos diferentes: Plantilla de balance de situación o general y Plantilla de balance contable. Vamos a ver para qué sirve cada una y cómo te pueden ayudar a tener bajo control la contabilidad de tu empresa.

1. Plantilla de Balance de Situación (o General)

Esta plantilla de balance de situación descargable y gratuita está formada por dos pestañas: el balance de situación como tal y un gráfico que recoge los datos.

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta plantilla te permite obtener el balance de situación de tu negocio, es decir, un retrato panorámico de tu empresa. El análisis de estos datos te servirá para:

• Tomar decisiones estratégicas.
• Conocer el nivel de solvencia y la liquidez de la empresa.
• Establecer alianzas estratégicas con proveedores o socios.
• Adelantarte a futuros acontecimientos (positivos y negativos).
• Atraer a inversores potenciales.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Para utilizar esta plantilla basta con rellenar los datos de la primera pestaña. Se compone por dos columnas:

• Activos: Aquí tendrás que añadir tus datos correspondientes al activo no corriente (inmovilizado, inversiones...) y al activo corriente (existencias, deudores, inversores...).
• Patrimonio neto y pasivos: Tiene tres apartados a completar: patrimonio neto (fondos propios y subvenciones, donaciones y legados), pasivo no corriente (provisiones a largo plazo, deudas...) y pasivo corriente (provisiones a corto plazo, deudas, acreedores...).

Con esta información, la plantilla calcula automáticamente el total del activo y el total del patrimonio neto y los pasivos. Además, también genera la gráfica en la segunda pestaña para que puedas analizar los datos de un vistazo.

2. Plantilla de Balance Contable

La plantilla de balance contable que te ofrecemos para descargar gratis es muy útil para llevar la contabilidad de una pyme. Se trata de un análisis financiero para examinar la situación económica de una empresa, así como su evolución a lo largo del tiempo.

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta plantilla de balance contable sirve para que cualquier pyme lleve su contabilidad fácilmente. A través de esta tabla se obtiene un balance general del negocio, de forma que las empresas pueden realizar análisis financieros y tomar decisiones estratégicas informadas.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Al igual que en la plantilla anterior, para rellenar la plantilla de balance contable tendrás que poner los datos correspondientes a activos, pasivo y patrimonio neto de un periodo determinado. En el caso de esta plantilla, está preparada para realizar análisis anuales. Para ser un poco más precisos, esta es la información que necesitarás completar:

• Activos: Activos corrientes (caja y bancos, cuentas a cobrar, existencias...) y activos no corrientes (inversiones financieras, terrenos, inmuebles, maquinaria y equipo, intangibles...).
• Pasivo: Pasivo corriente (cuentas por pagar comerciales, impuestos, préstamos bancarios...) y pasivos no corrientes (deuda a largo plazo, ganancias diferidas...).
• Patrimonio: El patrimonio engloba conceptos como acciones comunes, capital adicional, acciones preferentes...

Una vez introducidos los datos, la hoja de cálculo hace las cuentas automáticamente. Por supuesto, sobra decir que ambas plantillas se pueden personalizar para adaptarlas a las circunstancias específicas de cada empresa (y a los gustos estéticos de cada usuario).

Conceptos Contables Adicionales Relevantes para PYMES

Estados Financieros

Los estados financieros son el conglomerado de documentos e informes dedicados a reflejar el estado económico de una empresa en un periodo de tiempo. Registran no solo el presente, sino también la trayectoria del negocio hasta el momento, mostrando su evolución. Una serie de registros que sirven para ver cómo las decisiones han influido en el desarrollo del negocio y para poder valorar cómo se ha llegado al estado en el que se encuentra en la actualidad. En definitiva, son documentos imprescindibles para conseguir un mayor crecimiento.

Una plantilla de estados financieros está hecha de forma que solo tendrás que rellenar unos campos para obtener toda la información que necesitas. Tendrás todos los libros obligatorios con sus registros actualizados al momento. Aquí se incluyen apartados como el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo. Es una herramienta intuitiva y clara que ahorra tiempo y esfuerzo.

Balance de Comprobación

El balance de comprobación permite detectar principalmente los errores aritméticos o de traslación que se hayan cometido en los asientos contables de los libros. Este podrá elaborarse mensual, trimestral, semestral o anualmente, o en la periodicidad que la entidad considere necesario. Una guía en Excel puede contener un modelo con la estructura general de un balance de comprobación.

La Ecuación Contable

La ecuación contable o patrimonial es una igualdad que consta de tres variables: activos, pasivos y patrimonio. Esta es una de las primeras cosas que se enseñan en contabilidad, siendo un concepto básico y universal.

¿Existe una alternativa a Excel para hacer un Balance General de tu Negocio?

Como decíamos al comienzo de este artículo, utilizar plantillas de Excel para hacer un balance de situación o contable es un buen recurso... pero no siempre el mejor. Y es que, por fácil y accesible que sea este programa, lo cierto es que no se puede comparar a llevar la contabilidad en un software diseñado específicamente a tal efecto.

Un programa de contabilidad como Holded es una de las mejores opciones, ya que automatiza los procesos sin necesidad de que tengas que introducir datos a mano. Gracias a este tipo de soluciones, tendrás toda tu información a un clic de distancia y accesible desde cualquier dispositivo. Tus modelos de impuestos estarán siempre preparados para presentar, tu libro diario se actualizará solo y sabrás dónde va cada céntimo de la contabilidad. Un ERP en la nube también puede servir para llevar la facturación, administrar el inventario, organizar el equipo o conectar con tus clientes a través de una herramienta de CRM.

Preguntas Frecuentes: ¿Cómo descargar y utilizar las plantillas de Excel?

Si quieres utilizar plantillas para hacer el balance de situación de tu empresa, tan solo tienes que seguir esta guía paso a paso:

1. Haz clic en el link que se te ha proporcionado para la plantilla.
2. Se abrirá una página de Google Sheets (hojas de cálculo de Google).
3. Estas plantillas están en formato de solo lectura. Para editarlas tienes dos opciones:
   • Haz clic en Archivo, baja hasta Descargar y selecciona el formato deseado. Si descargas estas plantillas en formato Microsoft Excel (XLSX), podrás trabajar con ellas directamente en tu programa de escritorio.
   • Haz clic en Archivo y luego en Hacer una copia. Llévate la copia a tu cuenta de Google Drive para trabajar en la nube desde Google Sheets.

Es bastante fácil, pero es todavía más cómodo recurrir directamente a programas de contabilidad especializados. Por ejemplo, en la sección de Analítica > Informes > Reporting > Finanzas de algunos softwares podrás filtrar los resultados y establecer el nivel de detalle de tu balance de situación, e incluso solicitar balances por objetivo.