Sociedades Inactivas y las Implicaciones para los Autónomos en España

En España, muchas empresas se constituyen con grandes expectativas, pero con el paso del tiempo, algunas dejan de operar sin llegar a disolverse formalmente. Estas sociedades inactivas, que son aquellas que han cesado temporal o indefinidamente su actividad económica, siguen existiendo legalmente, lo que implica que no están exentas de obligaciones fiscales y mercantiles.

Una sociedad se considera inactiva cuando, pese a seguir dada de alta en el Registro Mercantil, ha cesado su actividad económica: no emite facturas, no presta servicios, no realiza compras ni ventas, ni tiene trabajadores en nómina. Sin embargo, la inactividad no significa desaparición. Hablamos de sociedades inactivas para referirnos a aquellas entidades que cesan su actividad económica sin proceder a su disolución, quedando en una especie de letargo a la espera de ser reactivadas o liquidadas completamente.

Proceso de Inactivación de la Sociedad

El proceso para dejar una sociedad inactiva es un procedimiento bastante sencillo. Aunque la sociedad deje de tener actividad, su inactividad conlleva el cumplimiento de varias obligaciones. Los administradores de la compañía, en ocasiones, desconocen estas obligaciones y responsabilidades que tienen las sociedades inactivas, lo que puede derivar en problemas.

Los pasos para proceder a una inactivación de la sociedad son los siguientes:

1. Celebrar una Junta General de Socios o accionistas, donde se proponga la inactividad de la sociedad por parte del administrador o administradores de la compañía.
2. Acordar en dicha Junta si proceden a dejar la sociedad inactiva o, por el contrario, decidir la disolución y liquidación de la sociedad.

El primer paso para declarar la inactividad es notificar el cese a la Agencia Tributaria. Esta comunicación debe presentarse en el plazo de un mes desde la fecha de cese, a través del modelo 036.

Obligaciones Fiscales de una Sociedad Inactiva

Aunque una sociedad inactiva no realice operaciones, sigue obligada a cumplir determinadas obligaciones fiscales. Es importante recordar que la inactividad fiscal no extingue la sociedad.

Comunicación a la Agencia Tributaria

La primera obligación al dejar una sociedad inactiva es comunicar a la Administración Tributaria que la sociedad comienza su periodo de inactividad. Para ello, se debe presentar ante dicho organismo una declaración censal mediante el modelo 036. Se debe marcar la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades Inactivas)”. En la presentación de dicho modelo, se debe dejar constancia de la fecha en la que la sociedad ha cesado su actividad.

Una vez comunicada la inactividad a la Agencia Tributaria, la sociedad no podrá emitir facturas. Las facturas de gastos recibidas no serán deducibles, ni tampoco el IVA soportado.

Impuesto sobre Sociedades (IS)

La sociedad debe seguir presentando anualmente el modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades, incluso con resultado cero. El artículo 124.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que todas las entidades sujetas al impuesto deben presentar la declaración, independientemente de que hayan tenido o no actividad durante el ejercicio. Para ello, la empresa tiene de plazo hasta el 25 de julio siguiente al cierre de cada ejercicio, una vez presentadas las cuentas anuales.

Existen dos posibilidades a la hora de su presentación, dependiendo de la fecha en que se comunicó la inactividad de la sociedad:

• Si la inactividad de la sociedad se inició en fecha del primer día de apertura del nuevo ejercicio, se debe marcar la casilla 026 del citado impuesto. La sociedad habrá tenido en todo su periodo, ejercicio social, inactividad y el Impuesto de Sociedades se presentará como una sociedad inactiva.
• Si la sociedad ha tenido actividad en parte de su ejercicio, a la hora de presentar el Impuesto de Sociedades no hay que marcar la casilla 026 del citado tributo. Este tiene que presentarse como sociedad activa.

IVA y Retenciones

Si la sociedad está correctamente dada de baja en el censo de empresarios, no tendrá que presentar el IVA ni los modelos de retenciones (111, 115, etc.), salvo que tuviera obligaciones pendientes de ejercicios anteriores. Sin embargo, las sociedades inactivas tienen que realizar las retenciones e ingresarlas ante la Agencia Tributaria a través de los modelos 111 y 190, si pagan rentas sujetas a retención. La obligación de efectuar retenciones sigue vigente aun con la inactividad declarada de la sociedad, por lo que cuando se dé el caso, la sociedad debe darse de alta en la obligación censal del modelo correspondiente a las retenciones a practicar, realizar su presentación e ingreso y darse de baja del mismo modelo.

Obligaciones Mercantiles de una Sociedad Inactiva

La inactividad tampoco exime de las obligaciones mercantiles. La sociedad, aun inactiva, mientras no se disuelva, sigue existiendo y por tanto debe cumplir las obligaciones fiscales y mercantiles pertinentes.

Seguimiento de la Contabilidad

Aunque no haya actividad, la sociedad debe mantener su contabilidad al día. En la práctica, esto implica registrar las operaciones mínimas del ejercicio, que pueden ser nulas o muy reducidas (como gastos bancarios o el pago del Registro Mercantil). La empresa debe seguir llevando libros contables, aunque solo reflejen que no ha habido movimientos, arrastrando los asientos de apertura y de cierre.

Formulación y Depósito de Cuentas Anuales

Las sociedades inactivas deben formular y aprobar las cuentas anuales dentro del periodo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social, y depositarlas en el Registro Mercantil. Esta obligación viene regulada en el Artículo 279.1 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio. En caso de incumplimiento de la sociedad inactiva, el Registro Mercantil procederá con el cierre de la hoja registral de la sociedad. De este modo, la sociedad no podría inscribir ningún documento en dicho Registro, excepto los documentos que se relacionan en el punto 2 del mismo artículo.

Mientras no se presente la escritura de liquidación en el Registro Mercantil, esta obligación perdurará.

Implicaciones en la Seguridad Social: El Administrador y el RETA

Una de las mayores preguntas que se hacen sobre las sociedades inactivas es si el administrador debe seguir dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos (RETA), sobre todo por el coste que conllevan las cotizaciones a la Seguridad Social.

Teniendo en cuenta que el alta en el RETA es por la actividad desarrollada, debiendo ejercer una actividad de forma habitual, personal y directa, si la empresa no tiene actividad falta, cuanto menos, el requisito de habitualidad.

En consecuencia, si el Administrador no realiza ninguna otra actividad en la empresa y sus funciones inherentes al cargo de Administrador de la Sociedad no están remuneradas (no existe indicación expresa en los estatutos de la sociedad) podría solicitar su baja en el RETA de la Seguridad Social. Para ello utilizará el modelo TA.0521-5 correspondiente a Socios, familiares de socios o miembros de órganos de administración de sociedades mercantiles capitalistas. Se puede presentar presencialmente en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social que corresponda según el domicilio o de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social si dispone de certificado digital o usuario y contraseña.

La baja solicitada en los 3 días naturales siguientes al cese de la actividad surtirá efectos desde el día primero del mes siguiente a aquel en que se hubiere cesado en la actividad. Por el contrario, cuando no se solicite la baja o se solicite en un plazo superior, el alta así mantenida surtirá efectos en cuanto a la obligación de cotizar y no será considerado en situación de alta en cuanto al derecho de las prestaciones.

¿Qué se entiende por habitualidad?

La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) indica que si existe habitualidad en el seno de una sociedad, implica inexcusablemente el alta como RETA, sin que sea de aplicación el argumento de que tal persona ya tiene otro medio de vida o de que los ingresos obtenidos no alcancen el SMI.

Entendemos que si la empresa gestiona un patrimonio muy grande que implica una dedicación semanal de 4 horas, ello determina la existencia de habitualidad de la que habla la TGSS y que, por lo tanto, se debe proceder a darle de alta en RETA.

Sin embargo, en el caso de que haya dedicación mensual de 2 horas a fin de emitir la factura de un alquiler y su control, no puede considerarse que haya habitualidad ni actividad empresarial, tal y como se desprende de la doctrina del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, en sentencia de 30 de mayo de 2011.

Un ejemplo clarificador es el de una sociedad patrimonial que alquila apartamentos:

1. Si se gestionan incidencias con gremios, se participa en la comunidad de vecinos o se buscan inquilinos para ocupar pisos vacíos, se realizan labores con habitualidad y, por tanto, implica inexcusablemente el alta como RETA.
2. Pero si un Gestor (un tercero) se encarga de dichas tareas, y la persona socia de la sociedad patrimonial se encarga únicamente de vez en cuando de vigilar cómo se está gestionando, no estamos ante una actividad empresarial.

Por ello, en principio, no será obligatoria el alta en RETA (a pesar de ser socio administrador de una sociedad patrimonial), salvo que las funciones que se realicen esas dos horas al mes no sean de mera vigilancia de un tercero en la gestión de los inmuebles.

Responsabilidad Solidaria del Administrador y Duración de la Inactividad

Otro aspecto a tener en cuenta por el Administrador estriba en la duración de la inactividad de la sociedad. Conforme estipula el artículo 363 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, se considera que la sociedad deberá disolverse por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social, entendiéndose que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.

Por tanto, al estar la sociedad inactiva durante más de un año, el administrador debe proceder a convocar la junta general en el plazo de dos meses para que adopte el acuerdo de disolución o, si la sociedad fuera insolvente, esta inste el concurso. Es más, en el caso de que el acuerdo acordado por la junta fuese contrario a la disolución, el Administrador debe solicitar la disolución judicial de la entidad.

Si no procede de esta forma, el Administrador responderá solidariamente de las obligaciones sociales posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución, en este caso, cuando la sociedad esté inactiva por un periodo superior al año, conforme establece el artículo 367 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. Esto significa que si después de estar más de un año la sociedad inactiva apareciese un acreedor de la sociedad, por el motivo que fuese, puede instar al pago de la deuda directamente al Administrador, que responderá con todo su patrimonio.

Deudas con Terceros

Si se decide dejar la sociedad en situación de inactividad, previamente, hay que confirmar que no tenga ninguna deuda con la administración ni con terceros. En caso de que hubiera, los administradores serán responsables subsidiarios de las citadas deudas.

Consecuencias de la Inactividad Prolongada

Mantener una empresa inactiva lleva una serie de costes asociados, tanto administrativos como económicos, lo que hace recomendable no permanecer durante mucho tiempo en esta situación. Estas sociedades son un posible foco de fraude, corrupción y blanqueo de capitales, desviando dinero y ocultando la titularidad real.

Esta casuística ha provocado que el Ministerio de Economía lance una nueva normativa que permita reducir riesgos y ejercer un mayor control, así como forzar a disolver y liquidar las sociedades. Tras la entrada en vigor del Reglamento de la Ley de Auditoría RD 2/2021, de 12 de enero, se aplica un nuevo régimen sancionador para aquellas sociedades que no regularicen su situación: los registradores mercantiles suministrarán los expedientes con los incumplimientos, el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) sancionará y la AEAT cobrará las sanciones interpuestas. Además, Hacienda, de acuerdo con su plan de Control Tributario, prevé la retirada del NIF y, por tanto, serán borradas del Registro.

Reactivación de una Sociedad Inactiva

Volver a activar tu empresa es sencillo. Se trata básicamente de dar los pasos administrativos necesarios para decirle a Hacienda que volvemos a la carga. Los pasos son:

1. Volver a presentar el modelo 036, marcando ahora el inicio de actividad.
2. Darse de alta en los impuestos que correspondan (como el IVA, por ejemplo).
3. Asegurarse de que todo esté al día y los cambios se han notificado: datos de la empresa, socios, administradores, etc.
4. Reanudar la contabilidad desde el momento en que comiences la actividad económica.

No necesitas crear una sociedad nueva ni pasar por notaría. Solo hacer bien el trámite y empezar a trabajar.

Disolución de una Sociedad Inactiva

La disolución de la sociedad, además, deberá aparecer en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil. A su vez, tramitar la disolución de la sociedad supone un coste añadido para los negocios y empresas por llevar a cabo los trámites del procedimiento. Es práctica habitual no liquidar y extinguir las sociedades mercantiles una vez que se decide finalizar la actividad empresarial.

Si este es tu caso, para intentar evitar sanciones hay que proceder a la disolución de la sociedad para evitar la responsabilidad de los administradores. En este supuesto se nombrará un liquidador que será el encargado de velar por el patrimonio de la empresa. Se saldarán las cuentas según el orden de importancia, utilizando los activos de la sociedad y realizarán un balance de liquidación final donde se establecerán los porcentajes correspondientes a cada socio y se abonará el 1% de dicha liquidación a Hacienda.

Tabla Comparativa: Inactivación vs. Disolución de una Sociedad

Gestión de Trabajadores, Proveedores y Alquileres durante la Inactividad

Trabajadores

Si tienes trabajadores, no es suficiente con decir que cierras unos meses y dejar de pagar las nóminas ese tiempo. Legalmente puedes presentar dos formas de ERTE:

• ERTE por causas ETOP (económicas, técnicas, organizativas o de producción): Suspende el contrato del trabajador y permite reactivarlo cuando el negocio vuelva a funcionar.
• ERTE por fuerza mayor: Suele estar reservado para situaciones involuntarias como obras forzosas, catástrofes o cierre administrativo.

Todo lo que no sea un ERTE o acuerdo voluntario documentado se considera despido o modificación sustancial no justificada. La ley exige también que informes por escrito de la medida a los trabajadores, incluyendo la documentación que la justifica.

Proveedores y Alquileres

Cuando un negocio se detiene temporalmente, no todo queda congelado. Aquí es donde una buena negociación puede ahorrarte costes importantes:

• Alquiler: Puedes pactar reducciones temporales o carencias. Hazlo siempre por escrito. Muchos arrendadores prefieren un negocio pausado a un local vacío.
• Suministros: Infórmate de opciones para suspender o reducir tarifas sin perder derechos futuros. Lo habitual es paralizar los servicios no imprescindibles.
• Proveedores: Revisa pedidos pendientes, contratos mínimos y compromisos. Una pausa repentina sin comunicación suele terminar en conflictos.