Servicios y Comodidades Esenciales en Espacios de Coworking

En la era moderna del trabajo, el concepto de espacios de coworking ha ganado una popularidad cada vez mayor. Pero, ¿qué es exactamente lo que hace que estos espacios sean tan atractivos para los profesionales y emprendedores de hoy en día? Desde la flexibilidad hasta la colaboración y la comunidad, los coworkings ofrecen una amplia gama de servicios y ventajas que van más allá de simplemente proporcionar un lugar para trabajar.

Un coworking es un espacio de trabajo compartido donde profesionales independientes, emprendedores y empresas comparten un entorno de trabajo común. Estos espacios suelen ofrecer una variedad de configuraciones, desde escritorios compartidos hasta oficinas privadas, salas de reuniones y áreas comunes. El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos.

El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios. Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio, también se centra en cultivar la comunidad, su misión es establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024. El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

Tipos de Espacios de Coworking

Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles: una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo: combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concentración y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria.

Servicios y Comodidades Habituales

Los coworkings ofrecen una amplia gama de servicios diseñados para satisfacer las necesidades de sus miembros y mejorar su experiencia de trabajo. Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

Conectividad y Equipamiento

• Internet de alta velocidad: Uno de los requisitos más importantes para cualquier coworking es que tenga internet rápido y estable. Este tipo de conexión es necesario para poder realizar videoconferencias, para trabajar con archivos grandes o para navegar de manera fluida. Un buen coworking debe ofrecer Wi-Fi de alta velocidad que funcione en toda la instalación, con suficiente ancho de banda para que puedan trabajar simultáneamente y sin interrupciones varios usuarios.
• Equipación y suministros de oficina: En un buen coworking debes tener acceso a equipación y suministros de oficina básicos. Esto incluye escritorios, sillas, herramientas como proyectores, pizarras y papelería.
• Servicios de impresión y reprografía: Aunque estemos en una era digital, hacer fotocopias e imprimir documentos sigue siendo necesario para muchos profesionales. Un coworking de calidad debería ofrecer estos servicios. Muchos espacios de coworking ofrecen servicios adicionales de escaneo.

Espacios de Trabajo y Colaboración

• Mobiliario cómodo y ergonómico: La comodidad es primordial cuando se pasan muchas horas trabajando. Como sabes, el mobiliario ergonómico ayuda a mantener la productividad. Así, se debe brindar al coworker un espacio adecuado para el trabajo con escritorios amplios y sillas cómodas.
• Salas de reuniones y eventos: Muchos de estos espacios ofrecen acceso a salas de reuniones equipadas con tecnología audiovisual y otras comodidades para que los miembros puedan llevar a cabo reuniones profesionales. Estas salas están diseñadas para brindar comodidad y funcionalidad, con tecnología audiovisual de última generación y mobiliario ergonómico. En Coolab, esta área está equipada con proyectores, pizarra digital y dispositivos que habilitan la videoconferencia, lo que te permitirá realizar presentaciones profesionales y eficientes.
• Espacios colaborativos y zonas abiertas: Las zonas abiertas diseñadas para la colaboración fomentan las interacciones espontáneas y el trabajo en equipo.
• Áreas tranquilas para la concentración: Aunque una de las claves de los coworkings sea la colaboración, hay momentos en los que es necesario concentrarse y alejarse de las distracciones. Es esencial que el coworking cuente con áreas tranquilas o zonas designadas para trabajo. Estos espacios deben estar aislados del ajetreo de las zonas comunes.
• Iluminación y ventilación adecuadas: A menudo pasamos por alto estos aspectos, pero son fundamentales para que un espacio de trabajo sea saludable y productivo. La luz natural, complementada con una buena iluminación artificial, ayuda a reducir la fatiga visual y mejora el estado de ánimo.

Áreas de Descanso y Servicios Adicionales

• Áreas comunes: Los coworkings suelen contar con áreas comunes donde los miembros pueden relajarse, socializar y tomar un descanso del trabajo. Las áreas de descanso son ideales para tomarse un respiro durante un día de trabajo intenso.
• Cafetería o cocina: Tener cafetería o cocina es un plus importante. Te permite descansar y tomar algo, guardar y calentar comida casera y comer en tu lugar de trabajo sin tener que salir a restaurantes o desplazarte durante ese tiempo.
• Servicios complementarios: Oficinas virtuales; recepción de llamadas y correos; domiciliación de la dirección de trabajo; servicios de gestoría fiscal, laboral y contable; cursos y charlas temáticas; café de cortesía y un largo etc. Imagínate el coste que tiene todos estos servicios y el ahorro que te supone el compartirlos. Algunos espacios de coworking también ofrecen servicios de asesoramiento o coaching.
• Espacios de almacenamiento: Para mayor comodidad, los coworking suelen ofrecer espacios seguros para guardar pertenencias.
• Servicios de limpieza: Para mantener un ambiente de trabajo agradable y profesional.

Ventajas de los Espacios de Coworking

Los coworkings ofrecen una serie de ventajas significativas en comparación con la oficina tradicional. Un espacio de coworking es mucho más que un lugar de trabajo. Aquí te explicamos cómo puedes aprovechar al máximo estos servicios y cómo tu empresa o proyecto empresarial pueden beneficiarse de los mismos.

• Ahorro de costes: En comparación con alquilar una oficina tradicional, los costos de operar en un coworking suelen ser considerablemente más bajos. Por ejemplo, en el Centro de Coworking de Pamplona ofrecen puestos de coworking al mes por sólo 100€ (precios subvencionados), el coste normal suele rondar entre los 150 y 210€ al mes. Si sumas todas las ventajas que te ofrecen estos espacios de trabajo compartido, de seguro que te saldrá mucho más económico que alquilarte tu propia oficina.
• Flexibilidad: Los espacios de coworking ofrecen flexibilidad en términos de ubicación, horario y tipo de espacio de trabajo. Los coworkings disponen de varias tarifas o planes que se adaptan a casi todas las circunstancias: tarifas de puestos fijos, de media jornada, de días sueltos… busca cuál es la que más te convenga y si no hay ninguna, pregunta al gestor del coworking que seguro que encuentra la más apropiada para ti.
• Comunidad y networking: Los coworkings fomentan la creación de una comunidad de profesionales de diversos sectores y disciplinas. El gestor del espacio trabaja para crear un ambiente de colaboración profesional y personal entre los coworkers y otros contactos externos, con el objetivo de descubrir nuevas oportunidades para los miembros del Coworking. Esto facilita la interacción con otros proyectos afines o permite generar unas sinergias entre profesionales de diferentes sectores que conllevan el descubrimiento de nuevos servicios, productos o proyectos, mediante el trabajo en equipo. Además, siempre será una buena oportunidad de rodearte de talentos. Implicarte como coworker soluciona los problemas de aislamiento consecuencia de trabajar por cuenta propia. Las pausas para el café, durante la comida o en los eventos que se promocionen en el coworking, son momentos ideales para mejorar tu red de profesionales.
• Productividad y ambiente: Los coworkings suelen tener un ambiente de trabajo dinámico y creativo, con un diseño moderno y atractivo que puede inspirar la productividad y la innovación. Para aquellas personas a las que les cueste establecer una rutina en casa, el acudir a estos espacios les ayudará sin ninguna duda a establecer la rutina adecuada.
• Escalabilidad: Los coworkings permiten a los profesionales y empresas escalar fácilmente su espacio de trabajo según sea necesario. A medida que las empresas y los individuos evolucionan, sus necesidades de espacio de trabajo pueden cambiar. Un buen espacio de coworking debe ofrecer flexibilidad en los planes de inscripción y responder a estos cambios.
• Formación y desarrollo profesional: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Talleres, seminarios y otros eventos de formación se celebran de forma periódica y bastante asidua en estos espacios.
• Ubicación física y credibilidad: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales. Al elegir un espacio de coworking, accedes a un ambiente profesional que refleja seriedad y dedicación. Además, muchos de estos espacios proporcionan servicios de recepción, incluyendo la gestión de llamadas y correspondencia.

Desventajas del Coworking

Aunque como hemos visto encontramos muchas virtudes en el Coworking, queremos hacer mención algunos aspectos que no lo son tanto:

• Los horarios del coworking: Tanto el horario de apertura como el de cierre pueden ser demasiado estrictos en ocasiones, así como los horarios establecidos para los espacios, aulas, salas de reuniones. Las normas están para cumplirse de modo que no afecten a otros usuarios, por lo que no podrás alargar las reuniones, ni apurar con el trabajo un poco más.
• Las distracciones y el ruido: Todos hemos comprobado que en espacios abiertos cuesta más concentrarse. El trasiego de las personas, y un mayor número de estímulos de atracción pueden ser irritantes para aquella persona que necesite mucho silencio. El excesivo ruido generado también puede ser un problema.
• Falta de ‘privacidad’: Para tratar temas confidenciales y delicados, o en las llamadas telefónicas.

Sin embargo, estas desventajas también son solucionables. En muchos coworkings se pueden solicitar las llaves para que puedas entrar y salir cuando creas oportuno. Además, puedes ponerte un poco de música con los auriculares para aislarte de los ruidos a la par que es señal para que no te interrumpan. Por último, cuando tengas que afrontar temas delicados, siempre podrías hacerlo en las salas habilitadas o salirte cuanto menos de las zonas comunes.

Cómo Elegir el Coworking Adecuado

La elección del coworking adecuado puede marcar la diferencia en la experiencia y el éxito de tu negocio. Es por ello que es importante elegir un espacio que se adapte a tus necesidades de vida, de trabajo y de negocio.

Factores Clave a Considerar:

• Ubicación: La ubicación del coworking es un factor crucial a tener en cuenta. Debes evaluar si el espacio está convenientemente ubicado cerca de tu hogar, clientes, socios comerciales o áreas de interés. Un coworking céntrico es mucho más atractivo que cualquier coworking en las afueras. El transporte, los restaurantes y otras comodidades urbanas facilitan integrar la jornada laboral con otro tipo de actividades.
• Ambiente y cultura: Cada coworking tiene su propia cultura y ambiente de trabajo.
• Comodidades y servicios: Revisa qué comodidades y servicios ofrece el coworking. Considera si se ajustan a tus necesidades de trabajo diarias, incluyendo internet de alta velocidad, salas de reuniones, áreas de descanso, y servicios de impresión.
• Flexibilidad de contrato: Evalúa la flexibilidad de los contratos de arrendamiento. Algunos coworkings ofrecen contratos flexibles que te permiten cambiar de plan o cancelar en cualquier momento, mientras que otros pueden requerir compromisos a largo plazo.
• Comunidad y networking: Considera la comunidad de profesionales que frecuentan el coworking. Un espacio con una comunidad activa puede brindarte oportunidades de networking, colaboración y aprendizaje.
• Costo: Por último, pero no menos importante, considera el costo del coworking y cómo se ajusta a tu presupuesto.
• Accesibilidad: La inclusividad debe ser una prioridad en los coworkings. El espacio debe ser accesible para personas con discapacidad: deberá contar con rampas, ascensores, baños accesibles y espacios de trabajo diseñados para todos los usuarios.
• Opciones de aparcamiento y transporte: Poder aparcar o desplazarse en transporte público es muy importante para llegar al lugar de trabajo.

No temas a preguntar y pedir toda la información posible. Un buen espacio de coworking es aquel que ha sabido adaptarse a todas estas nuevas necesidades y proporciona un lugar cómodo y seguro de trabajo para el coworker.

Ejemplos de Coworkings Destacados:

• Moasis: Es el coworking en Palma de Mallorca ideal para ti. Su espacio tiene todo lo necesario para que puedas trabajar de manera eficiente y creativa.
• Geoinnova: Está planteada desde una perspectiva sectorial, con un enfoque ambiental y geoespacial. Geógrafos, biólogos, arquitectos, agrónomos, forestales, ambientales, etc pueden encontrar el sitio perfecto para desarrollarse como profesionales.
• Coolab: Ofrece diversos espacios comunes en los que conocer al resto de equipos y empresas; desde la terraza, al jardín, la cocina o el propio The Wall.
• Repeople: Con los coworkings de repeople en las Islas Canarias, podrás disfrutar de ventajas como la flexibilidad y la pertenencia a una comunidad.
• Botánico Coworking: En Valencia, es tu espacio ideal ya que es flexible, cómodo, está equipado con todo el mobiliario y servicios necesarios, y su buena ubicación lo hace muy fácil de acceder con transporte público desde cualquier punto.

Para aprovechar al máximo los servicios de un espacio de coworking, es importante ser respetuoso con los demás miembros. Esto incluye respetar las áreas comunes, mantener el ruido al mínimo y seguir las reglas del espacio. Un espacio de coworking es más que solo un lugar para trabajar. Al utilizar los servicios adicionales disponibles, puedes mejorar tu productividad, expandir tu red de contactos y mejorar las habilidades de tu equipo.