Proceso de Revisión y Evaluación de Tareas en Programas de Mentoring Efectivos

Implementar un programa de mentoring puede convertirse en una potente herramienta de desarrollo personal y profesional, tanto en empresas como en instituciones educativas. Sin embargo, que un programa exista no garantiza su impacto. Muchos de los errores en el mentoring no surgen por falta de motivación, sino por desconocimiento de buenas prácticas, ausencia de metodología o carencia de seguimiento estructurado. La diferencia entre un programa de mentoring que aporta valor y uno que se diluye suele estar en su diseño, que debe ser coherente, planificado y adaptado a su contexto.

Fases Clave en la Evaluación del Mentoring

Cuando se inicia un proceso de mentoría, es fundamental tener muy claras sus fases. En la primera etapa, las dos partes se conocen y afianzan la confianza, donde mentor y mentorizado hablan sobre sus experiencias, antecedentes, intereses y metas. Esta es la etapa más larga del mentoring, pero también la más interesante. Durante el proceso, es crucial medir el progreso, ya que donde hay objetivos debe haber resultados y no puede faltar medición. Por ello, el mentor y el mentorizado se reunirán, como mínimo una vez al mes, para evaluar el desarrollo del programa de mentorización y verificar si se están cumpliendo los objetivos establecidos. En caso de que sea necesario, se reorientará el programa. Al finalizar la mentoría, mentor y mentorizado se reunirán para evaluar el cumplimiento de los objetivos del programa. Después de esta evaluación, es el momento de crear un mapa de los próximos pasos a seguir por el mentorizado.

Evaluación Después de Cada Sesión de Mentoring: El Briefing y el Resumen

La evaluación después de cada sesión de mentoring es crucial, comenzando con un briefing. Después de la última sesión, se recomienda una petición de resumen al emprendedor. Una vez que ya hemos tenido la sesión correspondiente con el emprendedor y aunque hayamos recibido feedback al terminarla, se recomienda que el emprendedor haga su propio resumen en los dos o tres días posteriores. Esto es para fomentar en el emprendedor la capacidad reflexiva una vez asentado el conocimiento que hubiera adquirido en la sesión.

Al poner en “negro sobre blanco” el resumen, estamos obligando a nuestra mente a repasar conceptos y a colocarlos en el lugar que en ese momento les corresponden. ¿Por qué? Porque la memoria no siempre es la que creemos tener; somos excesivamente optimistas respecto a ella. Como coachees/mentores podremos comprobar qué ha sido lo más significativo, aquello con lo que nuestro emprendedor se quedó, o incluso aquello ausente, ya que muchas veces es lo que no decimos lo que más dice de nosotros.

Al cierre de la sesión, basta simplemente con una petición directa al emprendedor como parte del programa de mentoring. No es necesario facilitarle una plantilla, un formulario, ni una guía; tan solo pedirle un resumen. Leer (escuchando activamente) ese resumen nos dará mucha información sobre el proceso y la actitud del emprendedor con respecto a él, ya que en su estructura podremos observar canales preferenciales, así como creencias, valores o preguntas sin contestar.

Evaluación Antes de la Siguiente Sesión: Cuestionarios y Ejecución de Tareas

La evaluación antes de comenzar la siguiente sesión de mentoring es igualmente importante. Como ya habrán pasado algunas semanas (se recomiendan carencias de 15 días, 30 días máximo), ahora sí, podemos enviar un cuestionario previo con unas preguntas que nos sirvan de guía para preparar la siguiente reunión. Uno de los puntos clave es comprobar la ejecución de las tareas convenidas con el emprendedor.

• Si el emprendedor ha realizado y puesto en marcha las tareas a las que se comprometió, probablemente sus contestaciones tengan ya incluido el aprendizaje: las reacciones, las mejoras, las dificultades, las satisfacciones y las frustraciones.
• Si el emprendedor no ha realizado las tareas, ya sabremos por dónde comenzar la siguiente sesión.

El Rol Fundamental del Compromiso en la Ejecución de Tareas

Después de comprobar que no ha habido ningún impedimento insalvable, en el resto de los casos de tareas no realizadas, entramos en el campo de las excusas y, por tanto, en la indagación de los “para qués” no se han llevado a cabo esas tareas. Esto nos llevará de manera inmediata al compromiso con el proceso. «Cuando dejas de tomar decisiones entras en el vasto mundo de las excusas» (W. Dyer).

La palabra compromiso deriva del latín «compromissum» y se utiliza para describir una obligación contraída o una palabra dada. Es un elemento fundamental para un proceso de coaching o mentoring, ya que es la herramienta necesaria para generar acción, cambio y, por tanto, aprendizaje. El compromiso influye de manera directa en nuestras relaciones inter e intrapersonales. El estar comprometido con algo nos lleva a realizar unas u otras acciones, así como aquellas decisiones en base al establecimiento de un rango de prioridades. Cuando pedimos a nuestro emprendedor que adquiera un compromiso de acción, en realidad lo que le estamos pidiendo es que elija entre sus tareas, ya que es muy posible que para hacer aquello a lo que se ha comprometido tenga que renunciar a otras cosas.

Indagación de Causas o Excusas Ante Tareas No Cumplidas

Si el emprendedor ha cumplido con sus tareas y, por tanto, ha satisfecho el compromiso adquirido, continuamos desde los resultados obtenidos. Pero si el emprendedor no ha cumplido con su compromiso, la acción siguiente es la indagación de las causas o excusas.

• Si hay causas reales, repetiremos el compromiso lo antes posible.
• Sin embargo, si lo que nos encontramos son frases que contengan expresiones tales como: “tengo que…” “me gustaría…” “me encantaría…pero…” estamos ante la excusa.

Deberemos indagar sobre ella, ya que la excusa puede mostrarnos algún miedo, alguna creencia limitante o la falta de compromiso con el objetivo que se pretende alcanzar, en cuyo caso deberemos hacer un replanteamiento de los objetivos.

Tabla: Escenarios de Ejecución de Tareas y Compromiso

Esta tabla resume los diferentes escenarios relacionados con la ejecución de tareas en un programa de mentoring, sus consecuencias y las acciones recomendadas para el mentor.

Evaluación Continua del Proceso de Mentoring

La evaluación del proceso de mentoring es constante. Por ejemplo, algunas organizaciones valoran cada sesión enviando un cuestionario al mentor y al emprendedor, y un gerente de mentoring realiza un seguimiento constante de valoración enviando avisos. Además, durante el proceso de mentoring, es fundamental que se converse con frecuencia con el emprendedor para hacer evaluación y seguimiento. Se debe pedir al emprendedor que evalúe su situación respecto a su objetivo y su evolución en el propio proceso, por ejemplo, identificando los puntos fuertes que ha identificado, los desafíos que ha experimentado, su situación emocional y la medida en que se ha alcanzado el objetivo.

Errores Comunes en Programas de Mentoring y Cómo Evitarlos

Para que un programa de mentoring tenga el impacto deseado, es crucial evitar errores comunes que a menudo surgen por falta de metodología o seguimiento.

1. Lanzar un programa sin una definición concreta de su propósito: Un programa sin objetivos medibles y compartidos por todas las partes no permite evaluar el avance ni justificar su continuidad.
   • Cómo evitarlo: Definir objetivos claros y comunicarlos desde el inicio a todos los participantes.
2. Actitud pasiva una vez lanzado el programa: Muchas organizaciones esperan que los mentores y mentees “se entiendan” por sí solos.
   • Cómo evitarlo: Establecer un sistema de seguimiento estructurado, con puntos de control, espacios de feedback y herramientas de evaluación.
3. Emparejamiento incorrecto: Es una de las causas más comunes de abandono del proceso de mentoring.
   • Cómo evitarlo: Permitir cierta flexibilidad en la elección de las parejas y ofrecer oportunidades para reajustar las asignaciones si la relación no fluye.
4. Tratar el mentoring como una actividad puntual o aislada: Es un error estratégico sin conexión con los objetivos globales de la organización.
   • Cómo evitarlo: Vincular el programa de mentoring con los planes de carrera, formación, evaluación de desempeño y cultura de liderazgo.
5. No formar a los participantes: Esto puede generar malentendidos, frustraciones o expectativas no realistas.
   • Cómo evitarlo: Formar a todos los participantes en qué es (y qué no es) el mentoring.

Claves para un Programa de Mentoring que Aporte Valor

Un programa de mentoring sólido no es complejo si es coherente, planificado y adaptado a su contexto. Para garantizar un programa que aporte valor, es esencial:

1. Definir claramente el propósito del programa: Precisar qué problema o necesidad busca resolver, como potenciar el talento joven, acelerar el desarrollo de líderes o acompañar procesos de cambio.
2. Delimitar el perfil de los participantes: Establecer criterios claros de entrada como experiencia mínima, rol actual o disposición.
3. Diseñar un proceso claro y temporalizado: El programa debe tener fases bien definidas desde la inscripción hasta la evaluación final.
4. Comunicar expectativas desde el inicio: Es clave para evitar malentendidos, dejando claro qué se espera de cada parte.
5. Garantizar el seguimiento sin ser invasivos: Esto significa ofrecer acompañamiento, detectar posibles dificultades y facilitar que las relaciones evolucionen, sin caer en el control o la microgestión.
6. Aplicar una metodología reconocida: La improvisación no sirve en procesos humanos complejos.
7. Formar a mentores y mentees: Para que la relación funcione, ambos deben saber cómo afrontar el proceso, cómo preparar una sesión, cómo dar feedback o cómo gestionar las diferencias.
8. Acompañar a los participantes durante todo el proceso: El equipo responsable debe estar presente para ofrecer apoyo, resolver dudas y ajustar el programa cuando sea necesario, yendo más allá de las reuniones periódicas y ofreciendo herramientas y recursos que fortalezcan la experiencia de aprendizaje y eleven el estándar de calidad.

Un programa que aporta valor es el que acompaña, estructura y mide. Evitar errores en mentoring no depende solo de tener buena voluntad o experiencia técnica; se necesita una base metodológica contrastada, herramientas adecuadas, formación específica y acompañamiento constante.