Requisitos Esenciales para Constituir y Gestionar una Microempresa en España

Cuando se habla de “empresa”, en general, se piensa en una entidad con muchos empleados, locales y oficinas. Sin embargo, la realidad es que las hay de diferentes tipos y tamaños, y esto va a hacer que se las considere de diferente manera a nivel legal, administrativo e incluso tributario para ajustarse a su situación y necesidades. Las microempresas son pequeñas unidades comerciales, es decir, proyectos empresariales más pequeños que una PYME. Estas se sitúan en la categoría de pequeña y mediana empresa, también llamadas pymes.

¿Qué es una Microempresa? La Definición Oficial y sus Criterios

Una microempresa es una entidad, sin perjuicio de su forma jurídica, que ejerce una actividad económica que integra a menos de 10 personas y genera un volumen de negocio anual que no supera los 2 millones de euros.

De acuerdo con la última definición que se establece en el Reglamento Nº 651/2014 de la Comisión Europea, se denominan microempresas a aquellas “empresas que tienen menos de 10 trabajadores” y, además, se añade tienen “un límite de 2 millones de euros para el volumen de negocios y el balance general”. Esto quiere decir que el adjetivo de “micro” que se le va a otorgar a esta empresa dependerá no solo del número de trabajadores, sino también de su volumen de negocio y de sus activos. Para la Agencia Tributaria, los requisitos para considerar una empresa como microempresa pueden variar en función del procedimiento para el que se requiera esta calificación.

Para obtener la consideración de microempresa, se deben cumplir al menos dos de las tres circunstancias siguientes:

• Que el total de las partidas de todo su activo no supere el millón de euros. Los activos son los bienes y derechos que tiene el titular de la empresa, y se clasifican en dos tipos: activo corriente (bienes y/o derechos que permanecen en la empresa menos de un año) y activo no corriente (bienes y/o derechos que permanecen en la empresa durante más de un año). La suma del activo corriente y el no corriente, donde se incluye el inmovilizado o las existencias, entre otros, no puede superar esta cantidad.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 2 millones de euros. El importe neto es el resultado de restar al importe de las ventas o prestaciones de servicios anuales, todas las deducciones, bonificaciones e impuestos que se hayan aplicado durante el ejercicio.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 10. Para hacer el cálculo del número medio de trabajadores de la empresa en un año, hay que tener en cuenta todas las personas que han trabajado en la empresa durante el ejercicio, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

Una última exigencia para que las microempresas puedan ser consideradas como tal es que estos tres requisitos deben cumplirse durante 2 ejercicios consecutivos. En caso de requerir servicios de trabajadores, se deberá llevar a cabo su contratación laboral.

Por ejemplo, imaginemos que una empresa dedicada a los regalos, que cuenta con 8 trabajadores fijos durante todo el año, va a contratar a 5 trabajadores más para el último trimestre debido al aumento temporal de su actividad por la campaña navideña. De acuerdo con la forma en que se debe contabilizar el número de trabajadores, esta empresa durante el ejercicio habría tenido un total de 13 trabajadores, 8 fijos y 5 temporales. En este caso, esta empresa ya no puede considerarse como microempresa y pasaría a denominarse pequeña empresa.

La Importancia de las Microempresas en el Tejido Empresarial Español

Las microempresas son pequeñas unidades comerciales que ocupan un lugar significativo en la economía. Muchas de ellas son vistas como el inicio de un gran proyecto. Aunque existen algunas que cuentan con décadas de antigüedad, siempre depende del sector económico en el que se encuentren. No obstante, pueden generar un beneficio constante y suficiente con este tamaño.

Según el informe Cifras Pyme 2024, en diciembre de 2024 en España había 2.948.527 empresas, de las cuales 1.139.427 eran microempresas. Esto supone que el 38,64 % de las empresas de nuestro país son microempresas. En este informe llama la atención el reducido número de grandes empresas.

De acuerdo con los datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, en el mes de febrero de 2023, en España las microempresas representaban el 38,41% del tejido empresarial, siendo el sector industrial el que más ocupa a las microempresas españolas, pues del total de las microempresas, hasta el 42,7% pertenecen al sector industrial. Un estudio realizado por el mismo ministerio en mayo de 2024, arroja los siguientes porcentajes de microempresas en los sectores más representativos:

Estos datos confirman que las microempresas no solo se mantienen como una parte importante del tejido empresarial, sino que continúan creciendo con respecto a años anteriores.

Microempresas vs. Pequeñas y Grandes Empresas: Una Comparativa

Las microempresas se diferencian claramente de otros tipos de empresas. Un autónomo puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica. Las pymes (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas.

Aquí te explicamos las diferencias con cifras claras:

La diferencia principal entre estas categorías no solo está en el tamaño de una empresa, sino en la regulación, impuestos, acceso a financiación y obligaciones legales. Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa.

Ventajas y Características Específicas de las Microempresas

Las microempresas, al igual que las demás empresas de dimensión reducida, aplicarán el régimen correspondiente a empresas de tamaño pequeño, disfrutando de ciertos beneficios y menores exigencias. Algunas de sus ventajas incluyen:

• Tributación reducida: En el Impuesto de Sociedades pueden aplicarse el tipo reducido del 23% si su cifra de negocios del año a declarar es inferior al millón de euros. En el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) estarán exentas los 2 primeros años y solo declararán si tienen 1 millón de euros de facturación.
• Simplificación contable: Se pueden acoger al Plan General de Contabilidad para Pymes, lo que facilita la gestión contable y financiera. Con el Real Decreto 1515/2007 se aprobaron los criterios contables específicos para microempresas, adaptando el Plan General Contable para sus necesidades.
• Facilidades en la contratación: Tienen menos carga burocrática y acceso a ciertas ayudas específicas.
• Acceso a ayudas y subvenciones: Podrán acceder a ayudas y subvenciones específicamente creadas para ellas para impulsar su desarrollo y crecimiento.

En cuanto a su funcionamiento, las microempresas suelen estar administradas por sus propios dueños y no es raro que incluso estén formadas por un grupo familiar. Desarrollan su actividad económica en un radio de acción corto, es decir, dentro de su ámbito local o regional para poder abarcarlo con facilidad.

Tipos de Microempresas Comunes en España

Existen muchos tipos de microempresas en España, con modelos de negocio tanto tradicionales como innovadores. En general, los ejemplos de microempresas se basan sobre unos tipos de actividades económicas concretas. Estas actividades suelen ser los servicios, las actividades comerciales y las actividades productivas.

Algunos de los más comunes son:

• Negocios tradicionales: Aquí entran bares, restaurantes, tiendas de barrio, peluquerías, talleres mecánicos y cualquier otro negocio físico que atiende a clientes en un establecimiento. Son esenciales en la economía española y representan una gran parte de las pymes. Los ejemplos más habituales son los comercios al por menor, como zapaterías, estancos, panaderías, peluquerías y estéticas, tiendas de fotografía o autoescuelas. Tienen demanda constante y clientes locales fieles, aunque enfrentan altos costes fijos y competencia con grandes cadenas.
• Startups tecnológicas: Son empresas jóvenes con un alto componente tecnológico e innovador, como apps, software, fintechs o plataformas online. Pueden crecer rápido y atraer inversores, pero requieren inversión inicial para desarrollar tecnología y enfrentan mucha competencia.
• E-commerce: Las tiendas online han crecido exponencialmente, permitiendo vender sin fronteras. Este tipo de proyectos digitales también están teniendo mucho auge, como la creación de una app o servicios de marketing digital y publicidad digital.

Pasos para Crear una Microempresa en España

Si estás pensando en emprender o ya tienes un negocio pequeño, es importante que conozcas los requisitos para una microempresa y cómo se diferencian de los autónomos, las pymes y las grandes empresas. Una vez que se quiere llevar a cabo un proyecto de negocio previamente estudiado, surge la duda de cómo crear una microempresa. A partir de este momento, comienza un proceso relativamente complicado, en el que se necesitarán realizar unos trámites legales y obligatorios.

Estos son los pasos esenciales para iniciar tu microempresa:

1. Tener una idea clara y realizar un análisis previo: Define qué quieres vender u ofrecer y realiza un estudio de mercado para conocer a tu competencia y a tus posibles clientes. La diferenciación es una estrategia aconsejable para llamar la atención con servicios exclusivos y toques personales.
2. Elegir la forma jurídica: Este es el primer paso en el proceso de constitución. La forma jurídica más conveniente para una microempresa será aquella que esté mejor ajustada a su actividad económica, su relación con el mercado, y sus necesidades económicas, humanas y materiales. En España, existen varias opciones como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras.
   • Autónomo (Empresario Individual): Perfecto si trabajas solo o con pocos ingresos iniciales. Ofrece menos papeleo y menores costes de constitución. Un autónomo puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica.
   • Sociedad Limitada (S.L.): Es la más utilizada en las pymes, incluyendo a las microempresas. Ofrece más seguridad y protección patrimonial, aunque con más requisitos fiscales y contables. Según la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, una SL puede constituirse con 1 € de capital social, aunque mientras no se alcancen los 3.000 € se aplican condiciones especiales.
   • Sociedad Limitada Unipersonal (S.L.U.): Deriva de la Sociedad Limitada. En este tipo de sociedad mercantil, el dueño de la empresa es solo una persona, que posee el cien por cien de las participaciones.
   • Emprendedor de Responsabilidad Limitada: Implica ser una persona física que realiza una actividad económica con responsabilidad ilimitada ante terceros.
   • Sociedad Anónima (S.A.): Requiere un capital mínimo de 60.000 euros.
3. Obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF): Es el identificador tributario necesario para operar legalmente. Si eres extranjero y deseas abrir un negocio en España, además del NIE y el NIF, debes contar con residencia legal y, en algunos casos, tramitar el visado de emprendedor.
4. Constitución de la empresa y Registro Mercantil: Una vez elegida la forma jurídica, deberás proceder con la constitución de la empresa. La escritura pública es un documento clave, ya que se requiere no solo para la inscripción en el Registro Mercantil, sino también para obtener el NIF definitivo. Además, se debe solicitar la certificación negativa del nombre en el Registro Mercantil Central.
5. Darse de alta en Hacienda y la Seguridad Social: Necesitas darte de alta en el censo de empresarios de Hacienda (Modelo 036 o 037), registrarte en la Seguridad Social como autónomo (RETA) o como empresa, y elegir el epígrafe del IAE (Impuesto de Actividades Económicas).
6. Abrir una cuenta bancaria para la empresa: Es importante separar tus finanzas personales de las del negocio para un buen control contable y prevenir problemas con Hacienda.
7. Obtener permisos y licencias específicas: Dependiendo del tipo de negocio, es posible que necesites licencias y permisos adicionales. Conviene acudir al ayuntamiento donde se establezca el negocio para conocer los requisitos exactos.
8. Conseguir financiación: Explorar opciones como préstamos bancarios para emprendedores, ayudas y subvenciones públicas (ENISA, ICO, fondos europeos), o inversores privados (Business Angels).
9. Contratar empleados (si es necesario): Si tienes la intención de contratar, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad.
10. Gestionar tu contabilidad y cumplir con los impuestos: Cumplir con tus obligaciones ante Hacienda es una tarea imprescindible.

Al acabar la carrera universitaria o unos determinados estudios, los recién graduados pueden emprender un negocio. Existen muchas microempresas nacidas de la mano de jóvenes emprendedores que han encontrado su lugar creándolo ellos mismos. Estas ideas pueden surgir por las aficiones que comparten, como por ejemplo la cocina.

Obligaciones Fiscales y Contables de una Microempresa

Gestionar la contabilidad y cumplir con los impuestos es crucial para cualquier microempresa. Entre las obligaciones destacan:

• Presentación de impuestos: Esto incluye el Impuesto de Sociedades (I.S.), el Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.) y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (I.R.P.F.) si se opera como autónomo. Para los autónomos, el IRPF implica pagos a cuenta trimestrales (generalmente el 15% sobre ingresos netos) y la declaración anual de la renta para ajustar cuentas con Hacienda.
• Obligaciones contables: Cumplir con las obligaciones contables y la aprobación de Cuentas Anuales. Las microempresas pueden acogerse al Plan General de Contabilidad de Pymes, que es más reducido y simplificado respecto al habitual.
• Protección de Datos: Cumplir con la Ley General de Protección de Datos.
• Legislación Laboral: Respetar y cumplir con la legislación laboral vigente si se contrata personal.

Apoyo y Ayudas Públicas para Emprendedores

Para facilitar la creación de empresas, el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, en virtud de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, ha establecido mecanismos de apoyo.

• Puntos de Atención al Emprendedor (PAE): Desde el año 2013, los PAE ayudan a agilizar los plazos y minimizar los procedimientos para empezar con el ejercicio de la actividad económica. Gracias a ellos, un emprendedor puede estar dado de alta en la Seguridad Social y en AEAT como autónomo en horas, y constituir una Sociedad Limitada con un capital mínimo de 1 euro en plazos muy breves.
• Ayudas y subvenciones públicas: Uno de los aspectos que más interesa a las microempresas es la concesión de ayudas y subvenciones públicas. Entre ellas, destacan las ayudas denominadas Kit Digital, que contribuyen a mejorar la madurez digital de la empresa beneficiaria.

Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores.

Ejemplos de Microempresas que Han Dejado su Huella

Aunque es difícil proporcionar ejemplos de microempresas que hayan dejado su marca en la economía sin haberse convertido en empresas de mayor tamaño, existen numerosos casos de negocios que comenzaron como microempresas y lograron un éxito notable. La característica de la microempresa es la constancia y el trabajo mientras funcione y los socios estén interesados en ella.

Los estancos, bazares, autoescuelas, tiendas de fotografía y otros tipos de negocios tradicionales aguantan el día a día con constancia en un ambiente competitivo.

Por otro lado, los ejemplos de microempresas que han triunfado y se han convertido en grandes empresas son numerosos y diferentes entre sí en cuanto a productos y servicios ofrecidos. Sin embargo, lo que tienen en común es la promoción a través de Internet, en las redes sociales. Algunos de estos ejemplos son:

• Bicicletas BH: Comenzó como una microempresa familiar hace más de 100 años y se ha transformado en una Sociedad Limitada.
• El Ganso: Conocida marca de moda española que se inscribió en el Registro Mercantil como Sociedad Limitada en sus inicios para formalizar su estructura y acceder a financiación.
• Eneko Atxa (Restaurante Azurmendi): Gestiona su negocio gastronómico como una pyme, manteniendo un riguroso control contable a pesar de su crecimiento internacional.
• Paco & Lola: Bodega gallega de vinos albariño que ha crecido sostenidamente gracias a la contratación de personal cualificado y la correcta gestión de sus obligaciones laborales.
• Cervezas La Virgen: Cervecería artesanal en Madrid que ha pasado de microempresa a una pequeña empresa reconocida a nivel nacional.
• Mr. Wonderful: Comenzó como un pequeño negocio de diseño gráfico y se ha convertido en una marca internacional de productos de papelería y regalos.
• Hawkers: Startup española que comenzó vendiendo gafas de sol a través de redes sociales e invirtió fuertemente en tecnología desde su inicio, demostrando la importancia de la tecnología en el entorno digital.

Un ejemplo real de cómo se aprovechan los apoyos es el caso de Panaderías Granier, que comenzó como una pequeña panadería en Barcelona y aprovechó las subvenciones locales y las ayudas a la innovación para expandir su negocio.