Modelo de Documento de Información Medioambiental para PYMES

Durante años, los informes de sostenibilidad han estado asociados a grandes corporaciones, responsables de una parte significativa de impactos ambientales y sociales y que por ello medían, planificaban y comunicaban su desempeño en estas áreas. Sin embargo, esta práctica ya no es exclusiva de las grandes empresas. Muchas pequeñas y medianas empresas ya incorporan criterios ESG en su estrategia y gestión.

En este documento, que se realiza con una periodicidad anual, las empresas recogen su desempeño en los criterios ASG o ESG, por sus siglas en inglés (Environmental, Social, Governance) del último ejercicio recién cerrado. Así, en el mismo documento se recopila la actividad económica, la social y la medioambiental, siendo una gran manera de analizar cómo se ha comportado todo lo que tiene que ver con la RSC de la misma.

Por todo ello, el paso lógico siguiente para estas pymes sostenibles es reflejar su desempeño en un informe y así aprovechar al máximo los beneficios asociados.

Beneficios de un Informe de Sostenibilidad para PYMES

El entorno empresarial es cada vez más exigente en términos de transparencia y responsabilidad social, de ahí que las compañías que comunican de forma clara y honesta su impacto y sus compromisos generen mayor confianza entre sus grupos de interés: clientes, empleados, proveedores, inversores, administraciones públicas y comunidad local, entre otros. Esto es especialmente relevante para las pymes, que a menudo tienen una relación más cercana y directa con su entorno.

La sostenibilidad se está convirtiendo en una condición de acceso para operar con determinados clientes, participar en licitaciones o conseguir financiación. Cada vez más contratos con grandes empresas exigen a sus proveedores y colaboradores demostrar prácticas responsables en materia ESG. Un informe de sostenibilidad actúa como una carta de presentación que permite a la pyme acreditar su compromiso con estos principios y responder a los requerimientos de forma estructurada y profesional.

Las nuevas generaciones de profesionales valoran trabajar en empresas con propósito, que cuidan a las personas y al planeta. Esto no solo sirve para atraer talento joven, sino también para reforzar la motivación y el compromiso de los equipos actuales.

Con la Directiva Europea de Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD), las obligaciones de transparencia en materia ambiental, social y de buen gobierno ya no afectarán solo a las grandes empresas cotizadas. Así, aunque no exista una obligación legal directa para las pymes, muchas grandes empresas exigirán a sus proveedores que les proporcionen información ESG para poder cumplir con su propio reporte. En este contexto, anticiparse y empezar a recoger y ordenar estos datos permite a las pymes posicionarse mejor y adaptarse con tiempo al nuevo marco normativo.

Elaborar un informe de sostenibilidad no es solo una cuestión de comunicación externa. También es una herramienta de gestión interna que permite poner en orden la información, detectar áreas de mejora y establecer prioridades. Este ejercicio ofrece una visión más completa del negocio y ayuda a identificar riesgos (por ejemplo, una fuerte dependencia de proveedores no sostenibles o un consumo elevado de recursos) y oportunidades de mejora o innovación. Así, el informe se convierte en una guía para tomar decisiones más estratégicas, con datos objetivos y una perspectiva a medio y largo plazo.

¿Cómo hacer un informe de sostenibilidad?

Las grandes empresas deben elaborar su informe de sostenibilidad siguiendo la Directiva CSRD, que recientemente se ha simplificado para reducir la carga de datos exigidos.

1. Define tus objetivos: Antes de ponerte a recopilar datos, piensa qué quieres lograr con el informe y a quién va dirigido. ¿Es para mostrar a tus clientes que trabajas de forma responsable? ¿Para responder a una solicitud de un inversor? ¿Para atraer talento o reforzar la imagen de marca?
2. Identifica los temas materiales: Pregúntate: ¿Cuáles son los impactos más importantes que genera mi empresa? y ¿Qué preocupa o interesa a quienes se relacionan con mi negocio? Puedes obtener estas respuestas hablando con tu equipo, revisando encuestas de satisfacción, escuchando a clientes o prestando atención a las tendencias de tu sector.
3. Recoge los datos: No necesitas empezar con un sistema de indicadores complejo. Basta con recopilar información sencilla y accesible: consumo energético y de agua, acciones de ahorro o eficiencia, número de horas de formación, medidas de seguridad implantadas, datos básicos de la plantilla (por ejemplo, porcentaje de mujeres, franjas de edad, antigüedad media), iniciativas con la comunidad o colaboraciones con entidades sociales.
4. Redacta el informe de forma clara y cercana: Evita tecnicismos innecesarios y usa un lenguaje que pueda entender cualquier persona. Aporta ejemplos concretos y cuenta historias que muestren cómo tu empresa pone en práctica sus compromisos. Apóyate en gráficos, tablas o imágenes. Un esquema sencillo puede explicar mejor un logro que varios párrafos de texto.
5. Compártelo: Un informe de sostenibilidad solo tiene valor si llega a sus destinatarios. Publica el documento en tu página web, compártelo en redes sociales y envíalo a clientes, proveedores, socios o cualquier parte interesada. No es necesario un formato sofisticado. Puede ser un PDF atractivo y fácil de leer o una sección en tu web.

La memoria de sostenibilidad de una compañía, al menos en su apartado externo, debería de acompañarse con una presentación que permita conocer los principales datos que se incluyen en la misma y que facilite su interpretación. Nunca se debe perder el foco de cuál es el objetivo de la elaboración de una memoria de sostenibilidad. Si existen más documentos anuales, estos pueden compararse para comprender la evolución.

Estructura de un Informe de Sostenibilidad

El estándar del GRI permite adaptar a las posibilidades de la empresa el contenido de dicha memoria. En este enlace encuentras una guía en la que se desarrollan todos los términos relevantes para la elaboración de una memoria de sostenibilidad completa.

• Perfil de la empresa: En este apartado se trata de detallar de manera específica la estrategia de la compañía; así como introducir los parámetros de la memoria, datos sobre los compromisos, retos y participación en iniciativas de interés.
• Desarrollo de la memoria: El siguiente apartado, que sería el desarrollo del contenido, debería versar, uno a uno, sobre los indicadores del desempeño mencionados previamente.
• Verificación: Como se comentó previamente, se puede verificar la memoria de sostenibilidad por GRI.

Herramientas y Recursos Útiles

• Plantillas gratuitas: Existen modelos adaptados para pymes como los de la Global Reporting Initiative (GRI), los informes simplificados del Pacto Mundial o las guías prácticas de la Economía del Bien Común.
• Apoyo institucional: Algunas cámaras de comercio, asociaciones empresariales o entidades locales ofrecen asesoramiento, formación gratuita e incluso herramientas digitales para medir indicadores de sostenibilidad.
• Informes de referencia: Revisar informes de sostenibilidad de otras pymes de tu sector puede darte ideas sobre qué información incluir, cómo presentarla y qué enfoque adoptar para llegar a tus grupos de interés. Eso sí, no se trata de copiarlos.

La experta añade que también mejora el acceso a la financiación con las condiciones favorables que ofrece la financiación sostenible y a ayudas y subvenciones con foco en proyectos de inversión sostenibles. Asimismo, “la estrategia ESG es diferencial para el acceso a licitaciones, para atraer inversores y para aumentar la competitividad de la empresa al conseguir menores costes y, por lo tanto, mejorar la eficiencia.

Cuentas Anuales y Modelos PYMES

El modelo PYMES de Cuentas anuales puede ser utilizado por todo empresario y empresa que vengan obligados a presentar cuentas anuales en los registros mercantiles, con los límites que se indican a continuación y en el párrafo siguiente. Existen limitaciones legales a su uso por empresas de gran tamaño, que deberán utilizar el modelo normal de cuentas anuales. La normativa vigente establece las condiciones de utilización de los modelos de cuentas anuales normales, abreviadas y de PYMES, con indicación separada de dichas condiciones para el Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria.

Este modelo normalizado no puede ser utilizado por las empresas que tengan un modelo específico por adaptación sectorial, ni por las empresas que deben utilizar modelos de cuentas anuales específicos, de acuerdo con las disposiciones dictadas por el Banco de España o por la Comisión Nacional del Mercado de Valores.

La cumplimentación de los modelos de Cuentas anuales en el programa trata de mantener siempre el máximo parecido posible con el modelo impreso con el fin de hacer más fácil su realización. En la parte superior de la ventana del modelo existen dos solapas o carpetas para cambiar de una página a otra.

Este modelo se puede cumplimentar de forma manual introduciendo los importes y haciendo luego el cálculo e impresión aunque también pueden recogerse automáticamente esos importes desde el apartado "Enlace contable / Balances". La importación del balance se puede realizar mediante la opción "Cálculo", "Transferir de balances". Los balances de los diferentes ejercicios a importar deberían estar previamente cargados en el apartado "Declaraciones", "Enlace contable / Balances" en el período "RG - Cierre/anual".

En este apartado el balance se puede cargar escribiendo las cuentas y los saldos manualmente o se puede importar desde varios programas de contabilidad y formatos de fichero. Los importes obtenidos del Balance se cargan en las distintas casillas del modelo siguiendo unas fórmulas de importación que el usuario puede establecer.

El programa incluye por defecto una máscara de importación o relación de fórmulas. A cada casilla del modelo se le pueden asociar las cuentas del balance que han de sumarse o importarse. Entre estas cuentas pueden existir también operaciones aritméticas de suma y resta para obtener el resultado que se colocará en el modelo.

El programa también ofrece la posibilidad de trasladar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias desde el modelo de Impuesto de Sociedades de la empresa aunque en este caso hay que tener en cuenta que algunas partidas pueden tener un desglose o agrupación de datos diferente en el IS y en las ctas.

En los modelos de CUENTAS ANUALES que realiza el programa existe la posibilidad de validar o realizar las comprobaciones que establece la Orden JUS/206/2009 de 28 de enero (BOE 10/02/2009) y las posteriores modificaciones (BOE 23/05/2009, BOE 07/04/2010, BOE 14/03/2011 y BOE 06/03/2012) para chequear la corrección de las cuentas. Como resultado de esa validación pueden aparecer ERRORES de CUMPLIMENTACION OBLIGATORIA y ERRORES DE CUMPLIMENTACION RECOMENDADA o avisos.

Formatos de impresión:

• Papel preimpreso. Para realizar esta modalidad de impresión será necesario disponer de una impresora matricial de carro ancho y los formularios pre-impresos que comercializan los Registros Mercantiles u otras empresas fabricantes de formularios.
• Formato PDF. Este formato la impresión se realiza en un archivo de tipo Adobe PDF que se visualizará al imprimir en el Adobe Reader o en el programa visor de PDF que esté instalado en el sistema. Este fichero PDF se podrá luego enviar a la impresora desde el Adobe PDF. Esta modalidad de impresión utiliza el dibujo PDF que se facilita en las páginas web de los Registros Mercantiles y del Ministerio de Justicia y le añade los campos de datos.
• Presentación digital de cuentas para su posterior envío al Registro Mercantil en CD-ROM / DVD-ROM o su presentacíon telemática a través de Internet. En este formato se pueden incluir las Cuentas anuales, memoria, informe de gestión, informe medioambiental, etc. Recuerde que en los formatos de impresión en papel preimpreso y PDF (papel blanco) el programa sólo se cumplimenta el modelo de Cuentas anuales que estará formado por la hoja identificativa de la sociedad (primera pág. de las ctas.

Instrucciones de Cumplimentación

Este formulario contiene los modelos PYMES de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria normalizados, y una hoja de identificación en la que se solicita información identificar a la empresa o empresario a los que van referidas las cuentas anuales.Este modelo debe ser utilizado por todo empresario y empresa que vengan obligados a presentar cuentas anuales en los registros mercantiles, con los límites que se indican a continuación y en el párrafo siguiente.

La normativa vigente establece las condiciones de utilización de los modelos de cuentas anuales norma-les, abreviadas y de PYMES, con indicación separada de dichas condiciones para el Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria.

El Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de cambios en el patrimonio neto y los cuadros normalizados de la Memoria que se ofrecen en este formulario han sido elaborados siguiendo las normas del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (RD 1515/2007, de 16 de noviembre). Se ponen a su disposición para normalizar el cumplimiento de la obligación legal de depósito de cuentas anuales en los registros mercantiles.

Las normas informan de la parte de la memoria que ha sido normalizada en estos modelos; las empresas deberán añadir la información no normalizada en estos modelos incorporando las páginas que consideren ofrecen la imagen fiel de la empresa, completando con ellas los cuadros normalizados.

Los cuadros relativos al Balance, a la Cuenta de pérdidas y ganancias y al Estado de cambios en el patrimonio neto SON DE UTILIZACIÓN OBLIGATORIA, con los límites definidos en el punto 1 de estas instrucciones. Los cuadros que normalizan la contestación a los diferentes puntos de la Memoria SON DE UTILIZACIÓN POTESTATIVA.

Los cuadros normalizados de la Memoria no son de aplicación a todas las empresas y se facilitan como una ayuda para la aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas. Lea la OM JUS/206/2009 y determine si cada cuadro de la Memoria propuesto le es de aplicación y si representa adecuadamente la situación de su empresa.

No se deberá escribir fuera de los espacios destinados al efecto. En cada página de las cuentas anuales normalizadas se habilita un espacio para la antefirma y firma de los administradores. Junto a ellas deberá expresarse también la fecha en que las cuentas se hubieran formulado.

A los efectos de la clasificación de los activos y pasivos en corrientes y no corrientes, aplique las condiciones establecidas en el PGC 2007, en su tercera parte (cuentas anuales), norma 6.ª de elaboración de las cuentas anuales. Los activos corrientes comprenden tanto los vinculados al ciclo normal de la explotación (un año, con carácter general), que la empresa espera vender, consumir o realizar en el transcurso del mismo, y otros activos, diferentes de los anteriores, cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se produzca en el corto plazo, esto es, un año contado desde la fecha de cierre del ejercicio.

Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros. Los importes en euros deberán redondearse, por exceso o por defecto, al céntimo más próximo. En caso de que la última cifra sea la mitad de un céntimo, el redondeo se efectuará a la cifra superior. No obstante, podrán expresarse los valores en miles de euros o millones de euros cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje.

Signo positivo o negativo, empleado en las cuentas anuales. Notas de los estados contables recogidas en la memoria y su referencia cruzada. Los modelos de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias y Estado de cambios en el patrimonio neto: estado de ingresos y gastos reconocidos normalizados, recogen en su columna «Notas de la memoria» el número de la nota de la memoria correspondiente en la que se detallan informaciones relativas a la partida del estado contable en cuestión.