Guía Completa para Rentar un Espacio de Coworking: Beneficios y Cómo Elegir el Mejor

¿Estás pensando en crear o potenciar tu empresa? ¿Estás pensando en cambiar de oficina? ¿Te has planteado la opción de trabajar desde un espacio compartido? ¿Has escuchado hablar de coworking, pero no sabes si es para ti o tu empresa? Si la respuesta es sí a alguna de estas preguntas, has llegado al lugar correcto.

El coworking es una tendencia que comenzó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica, y hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Ha pasado de ser una tendencia de trabajo a convertirse en la norma de mercado para profesionales autónomos, nómadas digitales, pymes e incluso departamentos o divisiones de grandes empresas.

¿Qué es el Coworking?

Coworking es el uso compartido de un espacio de trabajo por profesionales y empresas independientes. Funciona como una oficina con la diferencia de que las personas trabajan en proyectos y empresas diferentes. Estos espacios no solo implican compartir el lugar físico, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones, haciendo del trabajo una mejor experiencia.

El hecho de que empresas y freelances compartan oficina no es algo nuevo, pero la filosofía detrás del coworking va más allá. Es un espacio inspirador que lleva a la co-creación y fomenta la gestión de personas. La gestión de un coworking está integrada en el mismo centro y para fomentar las relaciones entre coworkers se organizan varias actividades.

Beneficios de Trabajar en un Espacio de Coworking

Uno de los mayores cambios derivados de la pandemia por COVID-19 fue la forma de trabajo. Actualmente, muchas empresas están valorando cuáles son las mejores opciones para su negocio y sus empleados. El coworking ofrece múltiples ventajas:

• Abaratamiento de costes: Permite a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, compartiendo gastos con otras empresas y profesionales.
• Equipamiento y servicios completos: Se puede acceder a un mejor equipamiento y a servicios más completos. La mayoría de los coworkings tienen medios y servicios básicos incluidos (internet de alta velocidad, sala de reuniones, sala de descanso, mini cocina con microondas y nevera). Además, muchos ofrecen "extras" como clases de yoga, mesas de ping-pong, o café recién molido.
• Separación entre vida laboral y personal: Te ayuda a marcar el horario de trabajo, separando el trabajo del ocio.
• Eliminación de distracciones: Contribuye a eliminar distracciones que pueden surgir al trabajar desde casa.
• Imagen profesional: La imagen profesional se beneficia al tener presencia en una oficina de cara al público, permitiendo ofrecer reuniones con clientes en un espacio adecuado.
• Ambiente de trabajo colaborativo: Estar rodeado de personas con intereses similares fomenta el networking y la generación de una comunidad. Los eventos periódicos que se realizan en estos espacios son la ocasión perfecta para hacer aún más networking.
• Flexibilidad: Ofrecen flexibilidad en los contratos y en los horarios, con acceso las 24 horas del día.
• Acceso a oportunidades: Un equipo gestor con experiencia puede abrir muchas puertas a través de sus redes de contactos con asociaciones, empresas e instituciones.
• Bienestar del empleado: Contribuye a la salud mental del empleado, ayudándole a separar espacios; a su productividad, dándole la opción de elegir dónde y para qué tareas prefiere las zonas colaborativas; y a su sentimiento de pertenencia.

Javier Moral, con 9 años de experiencia en el sector y montador de 4 espacios de coworking en Madrid, es un firme defensor de la “filosofía coworking” y se define como un community builder y gestor de personas. Destaca como claves para conseguir el éxito en este sector la definición exacta del perfil del cliente, el estudio de la competencia y el trabajo en los elementos de diferenciación.

Tipos de Emplazamiento en un Coworking

Dentro de un espacio de coworking pueden existir diversas modalidades de emplazamiento, dependiendo de si es una empresa o un freelance, del tipo de proyecto e incluso del ambiente o privacidad que se necesite.

• Oficinas privadas: Secciones reservadas y cerradas dentro del edificio, dirigidas a emprendedores con equipos de trabajo o empresas (generalmente 5 o más personas). Suelen compartir zonas comunes y equipamiento.
• Oficinas abiertas: Secciones reservadas dentro del edificio (grupos de escritorios) para uso exclusivo de un equipo o empresa, pero sin delimitación física con otros espacios. Están más conectadas al ambiente del coworking, pero ofrecen menos privacidad.
• Dedicated desk o escritorio fijo: Dirigidos a profesionales autónomos o freelances sin equipo. El escritorio se reserva para el profesional que lo contrata, permitiéndole establecerse, guardar sus cosas y adecuar el espacio a sus necesidades.
• Hot desk o escritorio móvil: Opción ideal para freelancers, empleados remotos y nómadas digitales que no necesitan un espacio de trabajo tan grande. Es la opción más económica y permite combinar el trabajo desde casa con el coworking.

Tipos de Espacios de Coworking

No todos los coworkings son iguales; cada uno tiene sus características propias y se adaptan a diferentes necesidades.

• Coworking generalista: Dirigido a cualquier tipo de profesional, empresario, trabajador o área de trabajo. Promueve la innovación al unir diferentes áreas y explorar nuevos proyectos. Es el tipo más habitual.
• Coworking por profesión (temáticos): Especializados en un único tipo de clientes, por ejemplo, para artistas, artesanos, abogados o fotógrafos. Potencian la colaboración y ofrecen equipamiento y servicios específicos de su sector.
• Coworking creativo: Enfocado en profesionales para quienes la creatividad es muy importante. Su equipamiento y servicios buscan potenciar la creatividad, con eventos y talleres.
• Coworking para artesanos: Reúne a profesionales donde el trabajo manual es clave. Disponen de herramientas específicas como taladros, sierras, tornos y cortadoras láser, dando más relevancia a los bancos de trabajo y talleres que a los escritorios.
• Coworking rural: Cambia el ambiente, ubicándose fuera de las grandes ciudades. Destinado a freelances y profesionales independientes que trabajan en remoto, buscando un estilo de vida diferente.
• Coworking de aventura: Similar a los rurales, buscan dar a sus clientes un estilo de vida diferente, situándose en localizaciones con grandes alternativas de ocio en la naturaleza (surf, trekking).
• Coworking para grandes empresas: Adaptados para albergar equipos o empresas de más de 50 personas, aunque también admiten empresas pequeñas o profesionales independientes.

Grandes Empresas de Coworking

Dentro del mundo del coworking, existen desde centros locales hasta grandes cadenas globales. Algunas de las empresas más destacadas en el sector son:

1. WeWork: Uno de los gigantes del sector, con casi 600 ubicaciones en 105 ciudades. Mantienen una estética y estilo cohesionados a nivel mundial.
2. Impact Hub: Una de las comunidades más grandes de emprendedores que buscan un cambio positivo. Con localizaciones en más de 100 ciudades, va más allá del alquiler de espacios, creando comunidades emprendedoras que organizan actividades y talleres.
3. Regus: Más que una empresa de coworking, es un proveedor de recursos inmobiliarios para empresas (oficinas flexibles o sedes). Cuenta con más de 3.000 centros de negocios en 900 ciudades y 120 países.
4. Spaces: Otro de los gigantes, presente en más de 250 ciudades. Con sede en Ámsterdam, ha crecido rápidamente desde su inicio en 2008.

Cómo Elegir el Mejor Espacio de Coworking

Elegir el coworking adecuado es una decisión importante que puede impactar positivamente tu productividad y el crecimiento de tu negocio. Aquí te presentamos una guía con los puntos clave a considerar:

1. Ubicación

Este es uno de los criterios más importantes. Busca un coworking con una ubicación cercana a tu domicilio o a tus clientes y proveedores. Debe estar en una zona segura y cercana a lugares relevantes para tu rutina diaria (restaurantes, gimnasios, centros comerciales, etc.). La accesibilidad y la cercanía a medios de transporte son fundamentales.

2. Presupuesto y Costos

El precio puede ser uno de los factores definitivos. Un espacio de coworking es una inversión, por lo que es vital que se ajuste a tu presupuesto y necesidades financieras. El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 € en España. En general, los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos. Analiza los diferentes paquetes que ofrecen y compáralos con las necesidades de tu negocio. Ten en cuenta que, si bien puede ser un poco más caro que una oficina tradicional para equipos de más de 10 personas, los beneficios adicionales pueden justificar la inversión.

3. Tipo de Espacio y Flexibilidad

Dependiendo de si eres un freelance o una empresa, podrás elegir entre las diferentes modalidades de emplazamiento (oficina privada, oficina abierta, dedicated desk o hot desk). La flexibilidad de horarios (acceso 24/7), el uso de horas pagadas y las formas de pago son cruciales para adaptarte a tus hábitos de trabajo. El espacio debe permitir cierta expansión en el futuro.

4. Instalaciones y Equipamiento

Verifica que las instalaciones cumplan con lo que se promete. Comprueba el mobiliario (que sea atractivo y ergonómico), la velocidad del Wi-Fi, la limpieza del espacio y el nivel de ruido. Asegúrate de que dispongan de todo lo necesario: salas de reuniones, sala de descanso, mini cocina, etc. Para un diseño óptimo, Javier Moral recomienda polivalencia, flexibilidad y un diseño inteligente del circuito interno. Es importante que el espacio sea luminoso, con buena luz natural, y que ofrezca variedad de salas y rincones para relajarse.

5. Servicios y Amenidades

Pregunta sobre los servicios incluidos y el costo extra de otros servicios que puedan ser de tu interés. Los coworkings ofrecen una variedad ilimitada, desde servicios básicos hasta clases de yoga o café recién molido. Considera cómo estos servicios pueden beneficiar a tu negocio y atraer talento. Los coworkings temáticos, por ejemplo, pueden incluir medios específicos de su sector.

6. Comunidad y Networking

El ambiente de trabajo es muy interesante en un coworking. Al estar rodeado de personas con intereses similares, se fomenta el networking. Pregunta qué perfiles profesionales trabajan ya desde ahí. Un buen equipo gestor dinamiza el espacio, organiza actividades colectivas y fomenta los vínculos entre los emprendedores, lo que puede suponer colaboraciones o la creación de sociedades.

7. Agenda y Oportunidades

Es un valor añadido que en tu lugar de trabajo tengas la posibilidad de formarte en temas innovadores a través de eventos, seminarios o talleres. Pregunta por las oportunidades a las que puedes tener acceso en este sentido, ya que un equipo gestor experimentado puede abrirte muchas puertas a través de sus redes de contactos.

8. Pruebas y Visitas

Una vez que hayas filtrado las opciones que cumplen con tus requisitos, concierta citas y visita los coworkings en persona. Merece la pena invertir un poco de tiempo en conocer estos espacios para comprobar si se adaptan a tus necesidades y para observar el ambiente. Algunos coworkings ofrecen la posibilidad de probar unos días el espacio.

Panorama del Coworking en España

Según datos del informe "El estado del Coworking en España 2022-2023" de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país. De estos, 315 están en Barcelona y 225 en Madrid. La dimensión media de estos espacios se estima en 643 m2, con el 48% teniendo menos de 200 m2. El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €.

Los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €. El incremento de la dimensión de los espacios de coworking en la última década ha sido especialmente llamativo en España.

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector. Para abrir un centro de coworking, se deben aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. La Asociación sectorial ProWorkSpaces (Asociación de Centros de Negocios y Otros Espacios de Trabajo) ofrece a sus asociados un servicio de “Certificación y Categorización” para regular y diferenciar la actividad.

Aspectos a Considerar al Iniciar un Coworking

Para aquellos emprendedores que piensen en iniciar un coworking, hay varios aspectos a tener en cuenta, según la experiencia de Javier Moral, quien considera un centro de coworking mediano o pequeño como un “medio para llegar a un fin”, un complemento importante en un conjunto de actividades, como programas formativos y consultoría. También sugiere asociarse con comunidades externas.

• Inversiones iniciales: Para un centro de 300 m2 con 40 puestos, las inversiones en inmovilizado material pueden incluir reforma y acondicionamiento del local (7.000 €), mobiliario (14.000 €), herramientas (1.500 €) y equipos informáticos (3.000 €).
• Financiación: El importe total a financiar puede ascender a 33.855 €. Una parte puede ser capital social (por ejemplo, 15.000 €) y el resto a través de un préstamo bancario a largo plazo.
• Gastos de personal: Incluyen salarios brutos y seguridad social. Es común que el emprendedor asuma funciones comerciales y de comunicación, y se contrate a un gestor del espacio a tiempo parcial.
• Amortizaciones: Gasto ineludible que recoge la pérdida de valor de los elementos del inmovilizado.
• Marketing y promoción: El lanzamiento de un nuevo centro comienza con la creación y promoción de la imagen de marca (con fotografías de buena calidad), una web atractiva y posicionamiento SEO. La actividad constante en redes sociales y la creación de contenidos de valor son esenciales. Es recomendable involucrar a la comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando el sentido de pertenencia. El networking y la participación en eventos con potenciales clientes son cruciales.

Los espacios de coworking, o flexibles, son la opción perfecta para el alquiler de tu nueva oficina. Representan la oficina del futuro, ofreciendo flexibilidad vital para las empresas y los arrendatarios. Lugares como Paseo de la Castellana en Madrid o Avenida Diagonal en Barcelona son excelentes opciones que ya cuentan con una amplia oferta de estos espacios.

Esperamos que este artículo te haya resultado útil para decidir si un coworking es el tipo de oficina que necesitas y, sobre todo, qué coworking es el que más se adapta a tus necesidades. El coworking es tendencia y no se trata de una simple moda pasajera, sino que ha llegado para quedarse.