La Convención Empresarial: Fomentando Vínculos y Logrando Metas

La convención empresarial es un evento cuya finalidad principal es crear o fortalecer los vínculos entre los miembros de la empresa, e incluso entre estos y sus colaboradores. Es uno de los acontecimientos más esperados por los miembros de la plantilla y una actividad de tipo lúdico que permite a los asistentes relacionarse de una forma más cercana, olvidando las jerarquías. Las convenciones son eventos clave en el crecimiento de una empresa, que le permiten tanto el desarrollo de la actividad como la definición de objetivos, además de favorecer la cohesión y la satisfacción de todos sus colaboradores.

¿Qué es una Convención Empresarial?

La convención es un tipo de evento corporativo que se caracteriza por ser una reunión restringida a los trabajadores de una misma organización. Aunque se trata de un evento privado al que solo asisten los miembros de la empresa y, en algunos casos, los colaboradores externos, siempre es recomendable dar conocimiento público de la cita para mejorar la imagen que la empresa transmite de cara al exterior, mostrando una empresa actual, moderna y comprometida con sus empleados.

En este tipo de eventos, la empresa puede dar a conocer sus últimos logros y poner al día a los presentes sobre las metas que espera conseguir en los próximos meses o años, incrementando así el sentimiento de pertenencia de los empleados. Una convención de empresa no implica necesariamente pasar el tiempo sentado en un auditorio escuchando ponencias y analizando datos. Es una actividad de tipo lúdico que permite a los asistentes relacionarse de una forma más cercana, olvidando las jerarquías.

Objetivos de una Convención Empresarial

Una convención puede organizarse con diversas finalidades, como:

• Comunicar los objetivos y reafirmar la misión y los valores de la empresa a todo el equipo.
• Presentar un nuevo proyecto o cambios de rumbo.
• Celebrar los resultados, aniversarios o hitos importantes.
• Fomentar la cohesión y la satisfacción de los colaboradores.
• Reforzar el sentimiento de equipo y recompensar el trabajo de los empleados.

Conocer mejor a los compañeros refuerza el sentimiento de pertenencia a la empresa, incrementa la motivación y mejora el clima laboral. Estimular la solidaridad, mejorar la cohesión de los equipos es esencial para que cada uno encuentre su lugar en el equipo para poder trabajar hacia un objetivo común.

Beneficios de las Convenciones de Empresa

Los beneficios de los eventos de empresa son variados. Una convención anual de empresa puede ser un evento del que se obtengan múltiples beneficios, tanto para la compañía como para su plantilla, y también una buena forma de romper un poco con la rutina. Este tipo de eventos es un verdadero valor añadido, tanto para los líderes como para los empleados en un calendario normalmente muy ocupado.

Algunos de los beneficios clave incluyen:

• Mejora del sentimiento de pertenencia y motivación.
• Fortalecimiento de los vínculos entre empleados y colaboradores.
• Comunicación efectiva de la visión y metas de la empresa.
• Oportunidad para el networking y el intercambio de ideas.
• Incremento de la visibilidad y mejora de la imagen externa de la empresa.

Tipos y Ejemplos de Convenciones Empresariales

En el ámbito de la organización de eventos empresariales, existen muchos formatos cuyas características varían ligeramente. Es importante diferenciar una convención de otros formatos como congresos, jornadas o reuniones sectoriales. Aunque las diferencias puedan parecer sutiles, una convención es un tipo de evento con sus propias características que, en ocasiones, engloba otro tipo de eventos de carácter menor.

La variedad de los tipos de eventos empresariales que se pueden encontrar es muy amplia. Algunos ejemplos de cómo las empresas han utilizado las convenciones de forma innovadora incluyen:

• La convención de finanzas de Mahou: "Pintamos más que nunca" fue el claim que reforzó el espíritu de pertenencia y la importancia de la división de finanzas. La agencia Auriga Cool Marketing utilizó el color y la creatividad, con una actividad de teambuilding muy protagonizada por el arte.
• La Convención Internacional de Prosegur: Con el eslogan “The Key, la clave está en ti”, se logró desplazar a más de 500 personas desde distintos países hasta El Escorial (Madrid), demostrando la importancia de una logística impecable.
• Convención "carrera espacial hacia el futuro" de Domingo Alonso Group: La agencia Caetsu Two contagió a 200 empleados con el compromiso por la digitalización y las soluciones tecnológicas, bajo el lema "What´s your Moonshot?".
• BTS Global Conference 2019: Un evento multifacético y multisede de tres días que mezcló el carácter profesional con un toque festivo local y sostenible, buscando la sorpresa tanto en el contenido como en el programa de actividades.
• Innovation Day de Ericsson: Este evento tiene como objetivo crear comunidad para posicionar a Ericsson como motor de la innovación y la aplicación de la tecnología. La agencia Staff Eventos convierte las oficinas en un espacio de reunión, charlas y showroom tecnológico.
• Convención inspirada en la Guerra de las Galaxias del Grupo Nuba: Bajo el claim ‘Las Guerras de las Galaxias’, se diseñó una convención original para reunir a todos, analizar la situación y las novedades, y definir el rumbo futuro, inspirando la fuerza que representa la unión.
• ‘Values Day’ de BBVA: Un proyecto ambicioso para transformar, compartir y celebrar la cultura y los valores de la compañía con sus 125.000 empleados. La agencia Grow innovó con diversos elementos en esta edición.
• Wallbox Airlines: Bacus Eventos convirtió las nuevas oficinas de Wallbox en un aeropuerto para simbolizar un "viaje de crecimiento", utilizando un concepto simbólico para representar el despegue de la compañía.

Aunque se trate de una convención, pueden utilizarse muchas formas de comunicación: ponencias, vídeos, paneles de expertos en los que el público puede participar, etc., y todo esto hace que la experiencia sea mucho más real e inmersiva.

Cómo Organizar una Convención Empresarial Exitosa

Organizar una convención o seminario de empresa requiere tiempo y esfuerzo, pero merece la pena. La organización de un evento de tal magnitud requiere una gran capacidad de anticipación y adaptación. ¡No lo dejes para el último minuto! Te arriesgas a cometer errores.

1. Determinación de Objetivos y Temática

Primero tienes que dedicar tiempo a determinar qué esperas conseguir con tu convención. Las convenciones pueden tener diferentes propósitos en función de las metas de la empresa. Tener un tema definido asegura que cada idea y mensaje transmitidos sea coherente. Puedes hacer una publicación en Steeple que llegue a todo el equipo para ver quién quiere participar en el proyecto.

2. Planificación y Logística

Como cualquier otro evento, una convención requiere una logística eficaz para tener éxito. Reunir a muchas personas en una reunión exige una logística infalible y una perfecta organización cuidando hasta los más pequeños detalles. Es importante adaptarse a la agenda del equipo y acordar una fecha lo antes posible. Desde Global Marketing Directo recomendamos evitar que coincida con el de otras empresas u organizaciones ya que podrían quitar interés y valor a tu convención. A igual recomendamos que se busque una fecha que resulte adecuada para los empleados. Es preferible celebrarlo entre el lunes y el jueves.

Tabla: Consideraciones para la Fecha de la Convención

3. Presupuesto

Cuando se tengan definidos los objetivos y la temática de la convención, se tiene que definir un presupuesto para el acontecimiento. Como para cualquier otro evento, elabora un presupuesto detallado y coherente con todo lo que quieres organizar. Deberás tener en cuenta el número estimado de asistentes, el lugar de celebración, el entretenimiento y la duración de la convención. Algunas empresas llegan a destinar de 40.000 a 70.000 euros para convenciones de 300 personas, pero no hace falta mucho dinero para organizar una buena convención de empresa.

4. Selección del Lugar

El lugar donde se va a celebrar la convención también es muy importante. El lugar de celebración de un evento se elige en función de varios factores, siendo el primero la capacidad. Si la convención va a durar varios días, es mejor que se lleve a cabo en un hotel y así los asistentes se pueden hospedar en el mismo lugar de la convención. Los hoteles tienen la comodidad de tenerlo todo en un mismo sitio y así evitar los gastos de desplazamientos. La ubicación es el siguiente factor en el que hay que pensar. ¡No prometas lo que no se puede cumplir! Un espacio demasiado pequeño es incómodo, pero demasiado grande puede parecer demasiado vacío. También piensa en la accesibilidad del sitio.

5. Comunicación y Promoción

Es esencial asegurarse de que el mensaje del evento llega a todo el mundo. Anunciar el evento a todo el equipo por correo electrónico y en los tablones de anuncios de tus oficinas hará que el evento sea oficial. Al enviar las invitaciones, añade recordatorios. Aunque las convenciones tengan un carácter empresarial y sus destinatarios sean los empleados, es recomendable comunicar el evento y hacerlo público. Eso dará una buena imagen externa de la empresa.

Si utilizas una herramienta de inscripción online, verás que tu carga de trabajo se reduce. Será más fácil inscribirse para asistir al evento, o incluso a las distintas actividades de la convención si son opcionales y con aforo limitado. Esta solución es esencial para el éxito de tu convención.

6. Contenido y Actividades

Elabora un programa para la convención que todo el equipo pueda seguir. Es necesario comunicar a los asistentes la hora de inicio de la convención, la fecha del evento, las actividades y los descansos. Es importante alternar los períodos de trabajo, las conferencias y los momentos de relajación a fin de no aburrir a los participantes y no tener "tiempos muertos" que perjudiquen la dinámica de grupo. ¿Tu presupuesto es limitado? Reforzar vínculos, crear recuerdos, vivir nuevas experiencias, divertirte mientras aprendes… ¿Qué te parece la idea de organizar una gincana o un Escape Room?

Anticipa las preferencias de cada uno de los miembros del equipo y prepara un menú adaptado para todos. Los proveedores también son una parte importante de la empresa, quizá invitarlos a asistir a la convención es una buena idea.

7. Gestión de Imprevistos y Coordinación

Muchas veces, los imprevistos son inevitables. Por ejemplo: si el plan es proyectar una presentación, cuenta con un ordenador de respaldo, un pendrive, un guion, un documento impreso…. También es importante ensayar y repetir la presentación las veces que haga falta. ¿No sabes por dónde empezar? Dale a una persona el papel de coordinador.

8. Evaluación y Seguimiento Post-Evento

Siempre es importante sacar fotos y hacer vídeos. Incluso podrías transmitir la convención de empresa en tiempo real a través de tus herramientas de comunicación interna. Para mantener este agradable recuerdo, podrías preparar un vídeo de los mejores momentos. Por supuesto, también puedes compartir el vídeo internamente, en un canal que pueda llegar a todos los empleados de forma cómoda y segura. Es importante conocer directamente la opinión de los empleados. Elabora una lista de preguntas y difúndelas. Con Steeple recoger la opinión de los empleados es fácil y rápido. En caso de que te fuera de utilidad, recuerda recoger también la opinión de los proveedores y demás interesados. Es una estrategia win-win en toda regla.