Sistema ERP: Definición, Características y Funciones Clave en la Gestión Empresarial

Hoy en día, en un mundo empresarial cada vez más digitalizado, muchas empresas buscan un sistema ERP para su compañía. Contar con herramientas que optimicen la gestión y mejoren la eficiencia operativa es fundamental. Pero, ¿qué es un ERP exactamente y en qué puede beneficiar a una empresa?

¿Qué es un Sistema ERP?

El término ERP, o software ERP, se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Un sistema ERP es un software que controla todos los flujos de información dentro de una empresa. El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes. Este es un software empresarial mucho más amplio que permite gestionar diferentes departamentos de la empresa. El objetivo principal de un ERP es centralizar la información de la empresa en una sola plataforma, lo que permite eliminar silos de datos y mejorar la comunicación entre departamentos.

Un sistema ERP se compone de módulos interconectados que comparten una misma base de datos, de ahí que la información fluya de modo coherente entre las diversas áreas del negocio. Además, los ERP son sistemas escalables: las empresas pueden implementar únicamente los módulos que necesitan y expandir sus funcionalidades conforme evolucionan sus requerimientos.

Historia y Evolución de los Sistemas ERP

Orígenes de la Planificación de Recursos

La historia de los sistemas ERP está ligada a la de la industria de la fabricación desde los sistemas de planificación de necesidades de materiales de la década de 1960. Los humildes inicios del ERP tienen más de un siglo de antigüedad, bajo la forma de un sistema de fabricación basado en papel para cronogramas de producción. En los años 40 y 50, aplicar estas soluciones a la industria era aún inviable porque solo las instituciones militares tenían computadoras en esta época.

Adaptación al Ámbito Civil y Nacimiento de Proveedores

A principios de la década de 1960, las empresas de fabricación comenzaron a adoptar aplicaciones de negocio computarizadas. La aparición de las primeras computadoras comerciales para empresas marcó el inicio de una nueva forma de gestionar la información en los negocios. Estas aplicaciones pioneras dieron lugar al desarrollo de soluciones dedicadas e independientes, tales como el procesamiento de pedidos de venta y la planificación de necesidades de material (MRP). En la década de los 70 también se fundaron la mayoría de los proveedores de ERP que conocemos actualmente, como SAP (1972) y Oracle.

Auge de la Informática y Consolidación del ERP

La década de los 80 vio el boom de la informática y el desarrollo de ERP. Los MRP fueron el origen de algunas compañías nacidas en esa época que luego se especializaron en el desarrollo de ERP. La década de los 90 es la década en la que nace el ERP tal y como lo conocemos hoy. Por lo tanto, ya no se trataba de software exclusivo para empresas de fabricación, sino que podía ser utilizado por negocios de cualquier tipo.

La Era de la Nube y la Inteligencia Artificial

En 1999, con el nacimiento de Salesforce se inició el imparable modelo SaaS (software as a service). La popularización de estos software llevó a Microsoft a entrar en el mercado de los ERP con la compra de Great Plains en 2000 y de Navision en 2002. En 2002 se crea la norteamericana INFOR, que a lo largo de esta década irá adquiriendo otras compañías incorporando soluciones ERP a su portfolio como MOVEX o BAAN. A partir del año 2000, los ERP alcanzan su popularización, y en 2005, la tendencia del mercado ya era el Cloud y nacen los primeros ERP de Código Abierto. En 2007, los grandes se lanzan a la compra de compañías de Business Intelligence. Hoy en día, los sistemas ERP se han vuelto más flexibles. Los sistemas de ERP actuales incluyen tecnologías de inteligencia artificial (IA) tales como la GenAI y los agentes y asistentes de IA.

Características Fundamentales de un Sistema ERP

La importancia de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en la gestión empresarial no puede subestimarse. Las aplicaciones ERP modernas son altamente escalables, lo que significa que pueden adaptarse al tamaño y necesidades de la empresa, ya sea una pequeña empresa local o una gran corporación multinacional.

• Integración de áreas de negocio: Un sistema ERP consiste en soluciones de módulos o aplicaciones de negocio integradas que comparten una base de datos en común que las conecta y les permite hablar entre sí. La información empresarial de diferentes departamentos se reúne en un ERP. Tener una fuente de información central es una condición previa para la integración de procesos empresariales.
• Automatización de los procesos empresariales: El ERP automatiza las tareas, los flujos de trabajo y los procesos. Un sistema ERP automatiza gran cantidad de procesos de negocio rutinarios para que requieran menos o ningún esfuerzo manual por parte de los empleados, lo que permite a las personas centrar su tiempo en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
• Datos en tiempo real: En un sistema ERP, los datos en tiempo real son esenciales para detectar cambios en las condiciones del negocio, reevaluar estrategias y tomar decisiones más fundamentadas con el fin de satisfacer rápidamente las demandas del mercado.
• Fuente única de verdad: Al ejecutarse todos los sistemas y procesos con el mismo modelo de datos, los departamentos y las unidades de negocio de la organización pueden trabajar en un mismo sistema unificado. La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad a todas las funciones del negocio.
• Escalabilidad y adaptabilidad: Los ERP son adaptables y escalables, lo que significa que pueden crecer y evolucionar con la empresa. La flexibilidad de un sistema de ERP le permite integrarse con una amplia gama de productos de software utilizando conectores o adaptadores personalizados, tales como interfaces de programación de aplicaciones (API).
• Seguridad y controles: Los sistemas ERP incluyen controles de los procesos de negocio destinados a optimizar y automatizar tareas y procesos rutinarios para mejorar la eficiencia operativa, la precisión de los datos, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo de una organización. Implementan fuertes protocolos de autenticación para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder al sistema.

Funciones y Módulos Clave de un Sistema ERP

Las funciones de un sistema ERP son las funcionalidades incluidas en una suite de software ERP que permiten gestionar las áreas de compras, finanzas y contabilidad, gestión de pedidos, gestión de la cadena de suministro y generación de análisis e informes. Los sistemas ERP suelen diseñarse para gestionar los principales procesos de negocio de distintos departamentos, como los de finanzas, recursos humanos, cadena de suministro y fabricación.

Gestión Financiera y Contabilidad

La gestión financiera es un término general para el conjunto de funciones que hacen que una plataforma de software se clasifique como sistema ERP. Esto incluye todas las funciones de contabilidad estándar, como gastos y cuentas a pagar, gestión de efectivo y cuentas a cobrar, reconocimiento de ingresos y, a veces, funcionalidades más especializadas, como presupuestación y previsión o gestión de activos y arrendamientos.

• Contabilidad General: Herramientas de contabilidad general, flujos de efectivo, cuentas a cobrar y a pagar y gestión de gastos y facturas.
• Informes Financieros: Ofrecen a las empresas una visión global de su rendimiento a través de indicadores clave y ayudan a las empresas a operar con más transparencia y eficiencia.

Gestión de Operaciones

Los sistemas ERP están diseñados para integrar los procesos de producción, con el fin de que las empresas de fabricación comprendan cómo alinear la producción con la oferta y la demanda para gestionar los costes y optimizar los niveles de inventario.

• Procesamiento de Pedidos: Abarca desde la recepción de los pedidos de los clientes hasta su satisfacción, lo que permite a las empresas gestionar el ciclo de vida de los pedidos de compra, de su captura inicial a la facturación, la entrega y el pago.
• Cadena de Suministro y Compras: Ayudan a las empresas a optimizar y alinear sus compras, gestionando pedidos de compra y proveedores, planificación y previsión de la demanda, y gestión del inventario y la logística.
• Gestión de Almacén: Un sistema ERP puede incorporar funciones básicas para la gestión del almacén, como el registro de entradas y salidas. Para gestionar eficazmente las operaciones diarias del almacén, numerosas empresas optan por integrar su ERP con un software de gestión de almacenes (SGA o WMS, por sus siglas en inglés).

Gestión de Proyectos y Datos

Los sistemas ERP a menudo incluyen sólidas funciones de gestión de proyectos que ayudan a las empresas a planificar, evaluar, ejecutar y supervisar proyectos desde su concepción hasta su finalización.

• Inteligencia de Negocio (BI) y Análisis: Muchos sistemas ERP incluyen funcionalidades básicas de generación de informes y análisis para recopilar y analizar datos sobre las operaciones de negocio. La inteligencia de negocio es un medio para extraer información de los datos, facilitando el análisis, la visualización de datos y la planificación estratégica.
• Inteligencia Artificial (IA): Los principales sistemas ERP incorporan cada vez más funcionalidades de inteligencia artificial en su software, por lo que se puede utilizar IA para automatizar o acelerar tareas específicas de finanzas y operaciones.

Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) y Marketing

Un sistema CRM (Gestión de Relaciones con Clientes) se enfoca específicamente en la gestión de relaciones con clientes. Un sistema CRM puede adquirirse como un paquete independiente, pero muchos sistemas ERP incluyen un módulo de CRM con el que se pueden gestionar las relaciones con los clientes.

• Gestión de Clientes (CRM): Almacena los datos de los clientes, realiza un seguimiento de las interacciones y de las oportunidades potenciales de ventas.
• Gestión de Ventas: Ayudan a las empresas a gestionar las relaciones con sus clientes, optimizar los flujos de trabajo de ventas y mejorar el rendimiento general de las ventas.
• Marketing: Algunos sistemas ERP ofrecerán herramientas básicas de marketing por correo electrónico para realizar un seguimiento de las campañas y segmentar clientes.

Gestión de Recursos Humanos (HRM)

La gestión de recursos humanos es una función que normalmente recae en una solución específica de RR. HH. o gestión del capital humano (HCM), pero también se puede incluir como módulo en un sistema ERP. Las funciones de RR. HH. más comunes incluyen herramientas para la gestión de la información de los empleados, la administración de beneficios, la nómina y la planificación de personal.

Módulos y Funciones Específicas de AtlanticGes (Dinfisa)

Atlantic SaaS, dispone de un ERP diseñado específicamente para llevar de forma eficaz y versátil toda la gestión administrativa de la PYME, ofreciendo una modalidad SaaS de Tarifa Plana. Dentro de las soluciones de AtlanticGes, encontramos diversas funcionalidades orientadas a la gestión integral de una empresa.

Tipos de Implementación de Software ERP

Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación, y cada tipo de ERP tiene sus ventajas y desafíos. La elección adecuada dependerá de las necesidades específicas, la estructura y la estrategia de cada organización.

Modelos de Despliegue

• On-premise (Servidor local): El software ERP de una empresa está instalado en los servidores dentro de sus propias instalaciones. Permite el mayor nivel de control y es el modelo tradicional.
• Cloud ERP (Nube): El software se ejecuta en el servidor de una tercera parte, por ejemplo, el del fabricante o proveedor del ERP. Se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. Este modelo ha vuelto el software empresarial accesible para organizaciones sin muchas posibilidades de inversión.
  • Atlantic SaaS y Dinfisa: Atlantic SaaS, está soportado y distribuido a los clientes desde un CPD propio ubicado en las nuevas instalaciones del Parque Empresarial de Argame (Morcín-Asturias), asegurando así un servicio y disponibilidad directa con el cliente. Dinfisa CPD permite proporcionar un entorno seguro y fiable para los servidores de AtlanticSaaS, dispositivos de almacenamiento e infraestructura asociada. AtlanticSaaS ofrece una amplia gama de soluciones globales y asegura la fiabilidad operativa, la flexibilidad y el retorno de la inversión.
• Híbrido: Combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.
• De dos niveles: Utilizado por empresas que atraviesan cambios operativos importantes, como fusiones o expansiones. Por ejemplo, un ERP de nivel 1 on-premise en la sede central y un ERP de nivel 2 basado en la nube para gestionar funciones locales o especializadas.

Personalización y Código

• ERP estándar o genérico: Son soluciones listas para usar con funcionalidades y procesos predeterminados que se ajustan a las prácticas generales de la industria. Cubren los procesos comunes de la mayoría de empresas.
• ERP a medida: Se desarrollan o adaptan específicamente para los procesos únicos de una organización.
• ERP de código privado (propietario): Desarrollados, mantenidos y vendidos por una empresa, su código fuente no está disponible para los usuarios. Los software ERP más conocidos son los de SAP, Oracle y Microsoft.
• ERP de código abierto: El código fuente es accesible para que la empresa lo modifique y adapte a sus procesos. Sin embargo, la organización debe contar con programadores y encargarse del mantenimiento.

Adaptabilidad al Tamaño y Sector de la Empresa

El software para enterprise resource planning es adecuado tanto para grandes multinacionales como para empresas medianas y pequeñas. Los sistemas ERP están disponibles para empresas de todos los tamaños. No solo en grandes empresas, sino también en pequeñas y medianas empresas (PYMEs) el uso de ERP se ha vuelto común. Incluso existen paquetes de ERP que se pueden adquirir a partir de dos usuarios.

• Para pequeñas empresas o micropymes: Con funciones básicas y costes reducidos, el acceso a herramientas basadas en el cloud computing elimina la necesidad de grandes inversiones en infraestructura.
• Para medianas empresas (PYMEs): Se benefician con analíticas incorporadas, implementación rápida y mejores prácticas para docenas de procesos de negocio. Atlantic SaaS, por ejemplo, ofrece soluciones flexibles de software permitiendo a la PYME despreocuparse de costos en inversión, tecnología y actualización.
• Para grandes empresas: Necesitan un sólido sistema de ERP líder en el mercado que tenga IA, machine learning y analíticas incorporados, y automatización inteligente para transformar modelos y procesos de negocios.
• Verticales: Existen paquetes de ERP orientados a sectores específicos, como la salud, la construcción o la industria manufacturera, o especializados en negocios concretos como hoteles, universidades u hospitales.

Ventajas de Implementar un Sistema ERP

La implementación de un sistema ERP mejora significativamente la eficiencia de las organizaciones y proporciona una plataforma centralizada para la gestión de datos y la optimización de procesos, lo que aporta grandes beneficios a empresas de cualquier industria.

• Optimización de procesos: Los ERP son fundamentales para la optimización de procesos al integrar todas las funciones críticas de negocio en un solo sistema. Esto permite a las empresas automatizar y estandarizar sus operaciones, reduciendo la redundancia y eliminando ineficiencias.
• Mayor productividad: Los ERP eliminan la necesidad de ingresar manualmente información en múltiples sistemas, lo que ahorra tiempo y reduce los errores. Los sistemas ERP automatizan gran cantidad de procesos de negocio rutinarios, lo que permite a las personas centrar su tiempo en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
• Mejora de la toma de decisiones: Al centralizar los datos, los ERP proporcionan una visión holística de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos. Tendrán un mayor control sobre la organización y podrán tomar decisiones estratégicas basadas en estos datos actualizados.
• Consistencia y precisión de la información: Un ERP aumenta la consistencia y precisión de la información al ofrecer una "única fuente de verdad", eliminando la información incorrecta e inconsistente.
• Mejora de la colaboración: Los software ERP fomentan la colaboración al proporcionar a diferentes departamentos acceso a la misma información en tiempo real. Los empleados pueden acceder a información que resulta relevante para sus funciones.
• Cumplimiento y seguridad: Los ERP ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones y estándares de la industria al proporcionar herramientas para monitorear y garantizar el cumplimiento.
• Control y trazabilidad: Permiten un seguimiento detallado de todas las operaciones, facilitando la auditoría y la rendición de cuentas.

Desafíos y Consideraciones en la Implementación de un ERP

La implementación de un ERP, lamentablemente, no siempre es un camino fácil. Se estima que en casi 75% de las implementaciones de ERP surgen problemas (imprevistos). Las dos desventajas más comunes son el coste y la duración de la implementación.

• Altos costes de inversión: Los costes de un paquete pueden ser muy altos, incluyendo la compra del software y la infraestructura. Si una organización tiene procesos de negocio específicos que no están cubiertos por las funcionalidades estándar, esto deberá ser desarrollado a medida (personalizado).
• Duración y complejidad de la implementación: La implementación tiene un gran impacto en la organización. Es un proceso complejo y la duración puede ser más larga de lo esperado. Es esencial una buena preparación para la llegada del ERP, tanto para la gerencia como para los empleados que finalmente trabajarán con el software.
• Falta de cálculo de ROI: Solo una pequeña parte de las empresas lleva a cabo un cálculo de ROI (retorno sobre la inversión) antes de la implementación, a menudo por desconocimiento o por considerar que el beneficio es claro de antemano.
• Selección del ERP adecuado: Algo como ‘el mejor sistema ERP’ no existe. Cada software tiene características específicas, lo que significa que no todos los programas de ERP son adecuados para todas las organizaciones. Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral.
• Flexibilidad e Integración: A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales.
• Soporte y mantenimiento: La importancia del soporte y mantenimiento es crucial para asegurar el buen funcionamiento y la actualización continua del sistema.