ERP, Atractor, Comerzzia y Back Office: Pilares de la Gestión Empresarial Moderna

En el panorama empresarial actual, la eficiencia y la integración son claves para el éxito. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), junto con plataformas especializadas como Atractor y Comerzzia, y una robusta gestión de Back Office, se han convertido en herramientas indispensables. A continuación, exploramos en detalle cada uno de estos conceptos y cómo contribuyen a optimizar las operaciones de las empresas.

¿Qué es un ERP?

El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP - Enterprise Resource Planning) es un software para el control de operaciones diarias de una empresa. El término ERP corresponde a las siglas Enterprise Resource Planning (planificador de recursos empresariales) y, efectivamente, nunca unas siglas explicaron tan mal el significado real de lo que hay detrás. Se suele definir un ERP como el único software de gestión que da servicio a todos los departamentos de la empresa y con el que trabaja cada empleado/usuario de la misma, sustituyendo al obsoleto modelo de aplicaciones de gestión específicas por departamento y no relacionadas entre sí.

Un sistema ERP tiene características específicas que lo diferencian de otros sistemas y aplicaciones:

• Segmentación: La arquitectura tecnológica de un ERP se basa en las distintas actividades que se realizan en la empresa. La sincronización entre áreas es otra de las funcionalidades clave de estos sistemas. Como se mencionó al principio, el sistema trabaja a partir de módulos.
• Restricción de información: Los ERP restringen la información y procedimientos para que solo pueda acceder a aquellos que le competen según su responsabilidad.
• Procesos interconectados: Los procesos están relacionados, de tal manera que determinadas acciones de un usuario desencadenan otras que afectan a otros. En un ejemplo básico de pedido, albarán y factura, la confirmación por parte de un comercial de un pedido desencadenará la creación de un albarán para su gestión en almacén.

Arquitectura y Tipos de ERP

Los ERP suelen tener una arquitectura que se denomina “cliente-servidor”. Del lado del servidor existe toda la lógica de funcionamiento del sistema incluyendo la base de datos, como fuente única de información. Del lado del cliente, existen todos los componentes con los que se permite visualizar esa información. En los ERPs modernos, el lado del cliente es 100% web por lo que no se requiere instalación de nada adicional.

Existen muchos tipos de soluciones ERP en el mercado actual:

• En la nube: Se puede acceder a él a través de cualquier dispositivo conectado a internet, en cualquier momento y en cualquier lugar a través de un enfoque colaborativo en tiempo real.
• Mixta: Permite cierto grado de adaptabilidad en determinadas funcionalidades.
• Código abierto: Permite el acceso al código original sin permisos o licencias de ningún tipo. La única diferencia es que en el segundo caso el código fuente es de libre acceso y con licencias open source. Esto significa que cualquier persona puede descargar el código y realizar modificaciones para adaptarlo a sus necesidades específicas. Que un ERP sea de código abierto significa, de facto, que el sistema se construye en comunidad. Es decir, aunque suele haber una empresa que lidera el desarrollo principal, esta suele convivir con un ecosistema de empresas expertas que mejoran el sistema de manera continua.

Beneficios de un Software ERP

Los beneficios de utilizar un software ERP son múltiples y permean a todas las áreas de la empresa. Estos sistemas optimizan procesos que afectan directamente a la rentabilidad de una empresa; un ejemplo sería la gestión de inventarios. La gestión de clientes es otro factor que ejemplifica a la perfección este punto. Si hablamos de finanzas, los beneficios se ven reflejados en la disminución de gastos extras por pagos tardíos, cobros olvidados, errores de facturación o falta de visibilidad de las finanzas generales de la empresa.

En cuestión de calidad, un ERP puede ser una herramienta muy útil. Uno de los términos más usados cuando se habla de productividad empresarial es la automatización y el software ERP está diseñado para apoyar el logro de este objetivo. Dentro del sistema ERP los usuarios pueden capturar estas particularidades del proceso para que el personal y las máquinas vinculadas con el software aprendan los detalles finos de las tareas. El software ERP integra funcionalidades a lo largo de toda la cadena de suministro con el objetivo de tener un mayor control de actividades, trazabilidad de producto y estandarización de procesos.

¿Cuándo se necesita un ERP?

Si su empresa se lo está preguntando, probablemente es porque ya necesita un sistema ERP. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas sobrellevan su operación con software genérico como hojas de cálculo, paqueterías contables o soluciones desarrolladas por el equipo interno. Arriba hablamos de las limitaciones del software genérico para enfrentar el crecimiento de las empresas. Al crecer la plantilla, también crece la nómina y las obligaciones contables, aumentando irremediablemente la complejidad del trabajo.

Bajo esta lógica, el área contable necesita un software que le ayude a integrar sus datos con los demás departamentos de la empresa. ¿Un paquete contable es suficiente para realizar esta tarea?, ¿es indispensable que la empresa adquiera un ERP? Muchas empresas se resisten al cambio por el temor al gasto que implica la implementación de un software ERP; sin embargo, debemos tomar en cuenta que con estos sistemas se obtiene la capacidad de gestión para todas las áreas productivas. Este método implica gastos en múltiples licencias, servicios de mantenimiento y programas de capacitación para el uso de las herramientas.

En el mundo de los sistemas ERP también existen diferencias entre soluciones, sobre todo cuando hablamos del área de producción. Un claro ejemplo son las empresas que basan su producción en el uso de fórmulas o recetas, como la industria farmacéutica, cosmética o química. Aquí es donde entra la importancia de contar con un ERP de industria, también conocido como ERP vertical. Imaginemos a una empresa de alimentos y bebidas que necesita cumplir con estándares específicos de la FDA (Food and Drug Administration) para exportar su producto.

Líderes en el Mercado ERP

De acuerdo con la evaluación realizada en 2020 por la consultora Gartner, SAP continúa liderando la participación de mercado de software ERP con poco más del 21%, aproximadamente el doble que su competidor más cercano, Oracle. Muchos de los productos de SAP continúan siendo líderes en sus categorías y tienen una gran base de clientes.

SAP es el software ERP alemán líder en la gestión empresarial a nivel mundial. Como todas las soluciones tecnológicas de SAP, Business One cuenta con dos alternativas de implementación: servicio en la nube y en sitio. SAP Business One está diseñado para la gestión de operaciones de pymes o empresas en crecimiento que requieren mayor control.

A la cabeza de las soluciones de código abierto está Odoo por su versatilidad, personalización y robustez, entre otras ventajas. Es un software ERP con miles de funcionalidades de serie, pero con la puerta abierta a nuevos desarrollos, configuraciones y personalizaciones centrados en aquellas particularidades únicas de las empresas de producto físico.

Factor Libre, por ejemplo, parte siempre de la base generalista de código abierto de Odoo complementado con las funcionalidades OCA, y fue añadiendo desarrollos propios y funcionalidad hasta hacer surgir Gextia. Gextia es una solución ERP potente y flexible que puede ofrecer una serie de beneficios a las empresas de todos los tamaños. En lugar de distraerse en empresas con contextos muy diferentes entre sí, Factor Libre se ha centrado en hacer que las empresas de producto físico propio o de terceros sean más eficientes y puedan crecer, con un software de gestión que se ajusta al 100% a sus necesidades presentes y futuras.

Atractor: Una Evolución del ERP

MIC2000 ERP+ Versión 18 ahora es Atractor Versión 18. Esta solución ha sido notablemente mejorada para ofrecer una experiencia de usuario superior y una mayor eficiencia operativa.

Características Principales de Atractor

• Adaptabilidad: Capacidad adaptada a entornos de pantallas táctiles y multitáctiles.
• Interfaz de usuario: Nuevo “Look and feel”, nuevo entorno de trabajo más intuitivo, simple y personalizable por el usuario final.
• Generación de informes: Integración del gestor de informes JASPER REPORTS (R) lo que permite con suma facilidad la generación de informes por parte del cliente, en un entorno libre de costes y su explotación o integración en la Internet/Intranet.
• Servidor de aplicaciones: Centraliza todas las capacidades del nuevo Atractor.
• Control de versiones: Controlador y distribuidor de versiones y actualizaciones de aplicaciones e informes lo que aumenta el rendimiento de Atractor y permite una mayor explotación de los puestos de trabajo y liberación de la red y servidores de la empresa.
• Gestión documental: Integración desde origen en todas las pantallas del gestor del documentos ALFRESCO (R), lo que permitirá anexar documentos claves sobre el proceso que se controla con el ERP, así como su acceso desde cualquier lugar y con cualquier equipo.
• Eficiencia: Notable ahorro de tiempo en tareas administrativas y reducción de la duración media de venta por cliente.

Un ejemplo de solución vertical basada en ERP es Frutex ERP, una solución para el sector agroalimentario que incorpora las áreas de finanzas, RR. HH., ventas, almacén y producción - cuaderno de campo.

Comerzzia: La Plataforma de Comercio Unificado

Comerzzia es la plataforma nativa de comercio unificado que permite a los retailers elevar la experiencia de compra de sus clientes, a través de múltiples puntos de contacto, de manera consistente, unificada y sin fisuras, lo que genera un mayor engagement y ventas. Es una solución modular, flexible y adaptable, referenciada por Gartner.

Ventajas y Funcionalidades de Comerzzia

• Tecnología: JAVA Re-written, que permite una reducción de la inversión en hardware, más integración y más ventas.
• Omnicanalidad: Potenciá tu retail ofreciendo ofertas, lanzando campañas, aumentando ventas y mejorando el servicio gracias a la omnicanalidad de Comerzzia.
• Nuevas oportunidades: Generá nuevas oportunidades a través de estrategias de venta cruzada, nuevos modelos de venta (como el Click & Collect) y mejorar la experiencia dentro del negocio.
• Aumento del valor de compra: Aumentá el valor promedio de la compra.
• Gestión centralizada: Capacidad de gestionar los procesos de venta de forma centralizada y a través de todos los puntos de interacción posibles.
• Múltiples canales de venta: Facilita la interacción con el cliente a través de diversos canales.
• Venta continua: Tecnología On/Off para que la venta no se detenga en caso de perder conexión a internet. Información disponible a través de todos los puntos de venta.
• Promociones: Creá promociones a través de todos los canales y redes sociales, incluso en tiempo real.
• Ventas sin fricción: Vende desde cualquier lugar (fuera y dentro de la tienda) con una aplicación optimizada para que el equipo de tienda pueda realizar cobros de manera ágil y sencilla. Incluye funciones avanzadas y específicas (lectura de fidelizados, búsqueda manual, promociones omnichannel, desalarmado, integración con balanzas…).
• Experiencias phygital: Convierte tu ecommerce en una tienda más y potencia las experiencias phygital con apps.
• Fidelización: Una aplicación para estar más cerca de tus clientes. La fidelización que necesita tu negocio y piden tus clientes. El dashboard para conocer tu negocio para más relación y recurrencia.

Casos de Éxito con Comerzzia

• Una cadena líder en productos ecológicos y de bienestar implantó Comerzzia con POS, Back Office, ticket digital, motor promocional e integración con su tienda online.
• Un principal grupo de distribución alimentaria en Canarias desplegó Comerzzia en 1.100 POS de 230 tiendas, Back Office, ticket digital, CRM Involve, segmentación avanzada y Social Money.
• Un grupo líder en cuidado animal con presencia en España y Portugal implementó Comerzzia con POS e Involve CRM, integrado con desarrollos propios, Microsoft Dynamics y SAP R3.

El Rol Fundamental del Back Office

Controlar sus procesos de back office con un Sistema ERP le otorga trazabilidad y visibilidad total en su cadena de suministro. El Back Office se refiere a todas las operaciones internas de una empresa que no están en contacto directo con el cliente, pero que son esenciales para su funcionamiento. Un ERP, como hemos visto, integra estas funciones, lo que resulta en una gestión más eficiente.

Importancia del Back Office Integrado con ERP

• Gestión de inventarios: Un Back Office bien gestionado, apoyado por un ERP, permite un control preciso del stock, evitando excesos o roturas.
• Finanzas y contabilidad: Automatiza y centraliza los procesos contables, mejorando la precisión y reduciendo errores.
• Recursos Humanos: Simplifica la gestión de nóminas, contratos y otros aspectos relacionados con el personal.
• Procesamiento de pedidos: Agiliza la gestión desde la entrada del pedido hasta la entrega.
• Servicio al cliente: Aunque el Back Office no interactúa directamente, proporciona la información y el soporte necesario para que el servicio al cliente sea óptimo.

La integración de ERP, Atractor, Comerzzia y un Back Office eficiente crea un ecosistema empresarial robusto, capaz de adaptarse a las demandas del mercado y ofrecer una experiencia superior tanto para la empresa como para sus clientes.