SIRH ERP: La Fusión Estratégica para la Gestión Moderna de Recursos Humanos

En la era de la digitalización, las empresas actuales deben adoptar sistemas informáticos robustos para optimizar sus procesos. La Gestión de Recursos Humanos da lugar a numerosos flujos de información e interacciones: entre la Dirección, cada departamento de la empresa, los trabajadores y los clientes. Para afrontar estos desafíos, la combinación de un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) y un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se ha convertido en una estrategia clave.

¿Qué es un SIRH?

Las siglas SIRH significan “Sistema de Información de Recursos Humanos”. También conocido como HCM (Gestión del Capital Humano) cuando se centra en la gestión estratégica del talento, o HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos), el SIRH está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de gestión de recursos humanos de una empresa. En pocas palabras, se trata de un software que reúne todos los datos relativos a los empleados de una empresa.

Estos datos ya no están dispersos, sino agrupados en un único paquete de software, lo que obviamente permite al departamento de RRHH evitar errores recurrentes de entrada múltiple. Garantiza la centralización y optimización de los procesos de RR. HH., tales como la selección, la gestión del talento, la formación, la administración de personal y la nómina. Al centralizar toda la información relacionada con los empleados, el sistema de RRHH facilita una gestión de recursos humanos eficiente y optimizada (actividades, gestión del tiempo, programación, etc.). Proporciona una visión general del desempeño y las necesidades de los empleados.

Funciones Clave del Software SIRH

El software SIRH incluye una amplia gama de funciones que facilitan la gestión del personal y agilizan los tiempos para el departamento:

• Gestión de Nóminas: El software SIRH centraliza toda la información necesaria para crear nóminas y automatizar esta tarea. Esto incluye el número de horas trabajadas, días de ausencia, RTT, primas y horas extraordinarias, etc. La gestión de nómina se basa en la administración de los salarios de las personas vinculadas laboralmente a la empresa, de los aportes a la Seguridad Social y del pago de las obligaciones fiscales. Los empleados pueden acceder a esta información siempre que lo necesiten.
• Gestión de Horarios y Ausencias: El software SIRH también puede utilizarse para automatizar la distribución del número de días de vacaciones de cada empleado, en función de su contrato de trabajo y del convenio colectivo vigente. Al mismo tiempo, los empleados pueden autodeclarar sus ausencias (teletrabajo, enfermedad, como matrimonio o fallecimiento de un familiar cercano) a través de un espacio en línea. Lo único que se exige es un justificante de ausencia.
• Gestión de Beneficios Sociales: Este es otro aspecto que las empresas deben tener en cuenta. Por ello, la mayoría de los software SIRH incluyen un módulo que facilita la gestión de las prestaciones, sea cual sea su naturaleza (seguro médico, pensión alimenticia, etc.). La administración de los beneficios incluye todas las prestaciones que una compañía ofrece a sus empleados.
• Gestión de la Contratación: El proceso de reclutamiento se refiere a la búsqueda del mejor talento que coincide con los atributos requeridos en la oferta laboral de la empresa. La selección de personal se da en una segunda instancia, en el cual se eligen los aspirantes más capacitados para el puesto. El software SIRH también puede gestionar de forma centralizada y automática las distintas etapas del proceso de contratación (publicación de las ofertas de empleo, centralización de las candidaturas recibidas, seguimiento de las candidaturas y preselección de los candidatos, creación y envío del DPAE, que incluye toda la información disponible en el SIRH, etc.).
• Análisis del Rendimiento: Son procedimientos y técnicas que colaboran en la evaluación del desempeño de los trabajadores en la empresa en la jornada laboral. Este seguimiento consiste en el control horario, la gestión de ausencias, la gestión del tiempo, el fichaje, la gestión de turnos y la puntualidad.

En definitiva, el software SIRH ahorra mucho tiempo al Departamento de Recursos Humanos (DRH) al automatizar una multitud de tareas que consumen mucho tiempo. Esto significa que pueden concentrarse mejor en otras tareas de mayor valor añadido.

¿Qué es un ERP?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de información gerencial que se vincula a las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios. Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una solución integrada que centraliza y automatiza los procesos empresariales clave de una empresa. Engloba múltiples módulos funcionales como finanzas, contabilidad, gestión de inventarios, producción y, en ocasiones, recursos humanos.

Este sistema especializado posibilita la agrupación y organización de todas las áreas, y así, optimiza la utilización de los recursos. El software de gestión empresarial tiene como objetivo proporcionar una visión integral y unificada de las operaciones de su empresa, facilitando así la toma de decisiones y la coordinación entre los distintos departamentos. A menudo representado como el «centro neurálgico de la empresa», el ERP permite la automatización, la integración y la inteligencia artificial necesarias para el funcionamiento de la empresa. Así, el ERP proporciona una versión precisa de la realidad de la empresa todos los días.

La Sinergia: SIRH y ERP

Puede combinar estas dos soluciones de software, HRIS y ERP, y utilizarlas de forma conjunta para mejorar la eficiencia estratégica y operativa de su empresa. La alianza entre un sistema de gestión de recursos humanos (SIRH) y un sistema de planificación de recursos humanos (ERP) representa una estrategia eficaz para las empresas que buscan optimizar la gestión de sus recursos humanos e integrar estos procesos con las operaciones comerciales generales. Al combinar las funcionalidades especializadas del SIRH con las capacidades integradas de los sistemas ERP, las empresas pueden lograr una solución robusta y coherente.

El Módulo de RRHH dentro de los Sistemas ERP

El módulo de RR. HH. es un módulo especializado dentro del ERP que se centra principalmente en las funciones de RR. HH. Si bien forma parte de un sistema de gestión integrado más amplio, proporciona funcionalidades específicas de RR. HH.

¿Por qué preferir usar un módulo de RRHH dentro de un sistema ERP?

Utilizando un ERP se optimiza la gestión de todos los procesos de su empresa y, con un módulo de RRHH, se mejora especialmente la gestión de los recursos humanos:

• Centralización de Datos: Un módulo de RR. HH. integrado centraliza toda la información de los empleados en una única plataforma, simplificando el acceso a los datos y reduciendo los errores de introducción de datos.
• Mejora de la Comunicación: La integración de los procesos de RRHH con otros departamentos a través del software ERP mejora la coordinación y la comunicación internas, facilitando una gestión fluida de los recursos y los procesos.
• Mejora en la Toma de Decisiones: El acceso a datos de RR. HH. precisos y en tiempo real permite a los profesionales de RR. HH. tomar decisiones informadas mediante paneles de control y herramientas de informes incluidas en el sistema.
• Automatización de Procesos: El ERP automatiza tareas como la gestión de nóminas, el control de ausencias y la contratación, reduciendo la carga administrativa y minimizando los errores.
• Cumplimiento y Seguridad: Un módulo de RRHH integrado en un ERP garantiza el cumplimiento de las normativas y protege la información confidencial con funciones de seguridad avanzadas.

Integración de SIRH y ERP

Si ya utiliza un software de gestión de recursos humanos (SIRH), es perfectamente posible integrarlo con un sistema ERP. Esta integración le permite combinar las funcionalidades especializadas del SIRH con la potencia del ERP. Como resultado, se beneficia de una gestión unificada de los recursos humanos y otras operaciones dentro de su empresa, lo que fortalece al departamento de RR. HH.

Además, la integración también puede incluir software de RR. HH. de terceros socios ISV (proveedores de software independientes), como herramientas de gestión del talento, soluciones de formación online o sistemas avanzados de nóminas y seguimiento del rendimiento. Estas integraciones le permiten aprovechar las mejores tecnologías disponibles en el mercado para sistemas de RR. HH.

Ejemplo de Integración: Gestión de Aparcamientos

El Departamento de Recursos Humanos (DRH) se enfrenta a menudo a una plétora de tareas administrativas que consumen mucho tiempo. Pero además de estas tareas, y en muchas empresas, el departamento de RR. HH. también es responsable de tareas auxiliares como la gestión de las plazas de aparcamiento y la gestión de los diversos recursos de la empresa (materiales y equipos).

Una aplicación de gestión de aparcamientos puede integrarse vía API con su software SIRH (Lucca, Kelio, Horoquartz, y muchos otros) para ahorrar al departamento de RR. HH. y a sus empleados dobles entradas y errores potenciales. Gracias a esta API, el sistema se comunica con su software SIRH, liberando automáticamente y poniendo a disposición de los empleados que no tienen plaza de aparcamiento, la plaza del empleado que la tiene durante su ausencia (únicamente). Al conectar estos dos sistemas, los responsables de RR. HH. se benefician de una sincronización armoniosa de los horarios de los empleados para mejorar la gestión del aparcamiento de la empresa y satisfacer las necesidades de aparcamiento de más empleados. Al mismo tiempo, gracias a esta API, los responsables de RR. HH. pueden asegurarse de que los permisos de acceso a las zonas de aparcamiento coinciden con la información disponible en el SIRH. Esta correlación garantiza una mayor seguridad y una gestión transparente de los derechos de acceso, reduciendo el riesgo de abusos e incoherencias en la asignación de plazas de aparcamiento.

Ventajas del Software SIRH para la Empresa y sus Empleados

La integración de un software SIRH aporta ventajas sustanciales, tanto para la propia empresa como para sus empleados:

• Procesos Administrativos más Sencillos: El SIRH simplifica los procesos administrativos de sus empleados, facilitándoles el acceso a su información personal, el envío de solicitudes de vacaciones, la consulta de sus nóminas, etc. Esto reduce la carga administrativa y mejora la experiencia del empleado.
• Mejora de la Productividad: Al facilitar el acceso a la información, el SIRH contribuye a optimizar la productividad de los empleados. Por ejemplo, al automatizar los procesos de solicitud de vacaciones y proporcionar herramientas para el seguimiento de los objetivos, el SIRH permite a los empleados gestionar sus horarios y su rendimiento de forma más eficaz.
• Cumplimiento Normativo y Reducción de Riesgos: Evidentemente, un SIRH integra los avances legales y normativos en la gestión de los recursos humanos, lo que permite a la empresa seguir cumpliendo la ley y reducir el riesgo de incumplimiento y las posibles sanciones.
• Mayor Transparencia y Comunicación: Al proporcionar un acceso transparente a las políticas de la empresa, los beneficios de los empleados, las oportunidades de desarrollo profesional, etc., el SIRH fomenta una comunicación abierta y un ambiente de trabajo más informado.
• Gestión del Talento: La gestión del talento humano de las empresas son procesos que se encuentran centrados en atraer, gestionar, desarrollar, motivar y retener a los trabajadores.

Implementación y Elección de un SIRH/ERP

Antes de comenzar la implementación o integración, es fundamental evaluar las necesidades de su empresa en materia de gestión de recursos humanos y operaciones generales. Esto incluye identificar los procesos críticos de RR. HH., los datos necesarios y sus objetivos a largo plazo. Este paso le permite determinar las funcionalidades requeridas para sus sistemas de información de recursos humanos y garantiza que la implementación cumpla con sus requisitos operativos.

Tipos de SIRH

Existen dos grandes tipos de SIRH:

1. El SIRH Completo: Un SIRH completo o “todo en uno” funciona como un ERP. Una base de datos única (expedientes de RR. HH. en línea) alimenta los distintos módulos necesarios para la gestión de los RR. HH.: gestión del personal, control horario, formación, gestión del talento, etc. Una de las principales desventajas de este enfoque es la necesidad de adquirir todos los módulos al mismo tiempo, incluidos los que no son realmente necesarios. Pocos editores ofrecen soluciones a la carta y es más difícil conseguir que el SIRH “todo en uno” se interconecte con una solución de terceros.
2. El SIRH Compuesto (Best of Breed): El SIRH compuesto se compone de un conjunto de herramientas de RR. HH. dedicadas a la gestión de procesos específicos (gestión del tiempo por un lado, gestión de personal por otro lado, por ejemplo). Cada herramienta se posiciona como la mejor de su categoría. La ventaja para una PYME es que cada software ofrece una experiencia funcional profunda. Estas herramientas suelen ofrecer opciones de interconexión con otros software (de nómina, formación, etc.), lo que permite construir un SIRH "a la carta" y automatizar sus procesos progresivamente.

El SIRH "a la carta" para PYMES

Invertir en un SIRH es un proyecto que requiere tiempo y dinero. Dos recursos que suelen ser limitados en las PYMES. El SIRH "a la carta" elimina estas dos limitaciones. El hecho de automatizar sus procesos uno por uno reduce el tiempo que hay que dedicarle y permite recurrir sólo a lo que se necesita en un momento determinado.

Es preferible centrarse en las necesidades más urgentes (las tareas que causan más errores o hacen perder tiempo) y esperar un poco antes de considerar futuros requisitos. Por ejemplo, la mayoría de las PYMEs empiezan por digitalizar su gestión de vacaciones y ausencias. Este proceso es relativamente sencillo de automatizar, ofrece una relación inversión/beneficio adecuada y la herramienta puede implementarse en pocas semanas.

Recomendaciones según el tamaño de la empresa:

• Para una empresa de 5 a 20 empleados y sin proyecto de reclutamiento: Si ya no deseas gestionar tus procesos de RR. HH. de forma manual, puedes recurrir a soluciones adaptadas a empresas muy pequeñas. Cuando crezca tu empresa, probablemente tendrás que cambiar de software, pero la ventaja es que ya habrás estructurado tus procesos.
• Para una empresa de 30 a 80 personas y con una plantilla estable: Empieza por automatizar procesos administrativos sencillos, como la gestión de vacaciones y ausencias o de los expedientes de RR. HH. de tus empleados. Más adelante, podrás incorporar gradualmente nuevas soluciones a tu SIRH.
• Para una empresa en crecimiento acelerado o con una alta rotación de personal y de más de 80 empleados: Añade módulos de onboarding y de control de objetivos (individuales y de equipo) para anticipar y absorber el crecimiento de la plantilla, pero también para favorecer el desarrollo de las competencias de tus empleados.
• Para una empresa internacional: Es esencial que el SIRH se adapte a las normas de cada país y, por lo tanto, que ofrezca una flexibilidad de configuración (para tener en cuenta las diferencias de una entidad legal a otra). También debes comprobar que el SIRH esté disponible en varios idiomas.

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