Guía Completa para Alquilar un Espacio de Coworking: Consideraciones Esenciales

En la búsqueda del espacio ideal para tu empresa, es fundamental contar con una guía completa que te oriente en cada paso del proceso para alquilar una oficina. Comenzar una aventura emprendedora es todo un reto, y los espacios u oficinas de coworking se presentan como una opción muy interesante a considerar.

El coworking es una práctica cada vez más común para los profesionales y una tendencia en aumento que se adapta a las necesidades de las start-ups y empresas inmersas en el mundo digital. No se trata de una simple moda pasajera, sino que ha llegado para quedarse. Los espacios de coworking favorecen en gran medida la generación de una comunidad en la que fluye el ambiente de trabajo colaborativo. La decisión de usar coworkings para alquilar un espacio es una opción estratégica, que puede ser tomada en conjunto por varios empresarios que dividirán las áreas para establecer sus oficinas, o iniciarlo una empresa que desee ocupar algunos de sus espacios de trabajo vacantes.

¿Qué es el Coworking y por qué elegirlo?

La actividad del coworking se basa en el alquiler de espacios de trabajo, ya sean puestos fijos, oficinas, salas de reuniones o un escritorio por horas. El «coworking» es cada vez más común entre los profesionales, especialmente al comienzo de su actividad. En cuanto a los inquilinos, es sobre todo el ahorro que proporciona lo que atrae a profesionales.

Ventajas del Coworking

• Beneficios financieros: El coworker se beneficia principalmente de beneficios financieros. Las empresas principiantes ya no tienen que comprometerse a largos períodos en los que el alquiler será una carga demasiado grande para las finanzas que aún no están estabilizadas.
• Creación de sinergias y networking: Los coworkers pueden crear sinergias con otros compañeros, lo que es una forma barata de construir rápidamente una red de contactos. Se generan actividades de networking y formación para fomentar el intercambio de ideas entre los emprendedores.
• Flexibilidad: Los contratos de coworking permiten mayor flexibilidad, existiendo generalmente alternativas como “Jornada completa”, “Media jornada”, “Esporádica/Rotatorios” (espacios no fijos destinados a emprendedores con gran movilidad) y “Oficina virtual” (tener una dirección social para la recepción de correo y/o llamadas).
• Servicios incluidos: Dentro del servicio están incluidos el teléfono, WIFI, consumos (agua, luz, gas…), limpieza, reprografía, office, sala de reuniones. El emprendedor se despreocupa de todo lo que no sea el desarrollo de su negocio.
• Material de papelería y almacenamiento: Contar con material de papelería y almacenamiento hará que no tengas que realizar una inversión extra en este tipo de elementos para ti y para tus empleados.
• Facilita el establecimiento de startups: El coworking también es ventajoso porque facilita el establecimiento de startups, incubadoras y otros.

Inconvenientes del Coworking

• Compartir el espacio: Hay algunos pocos inconvenientes para los coworkers, que se deben únicamente al compartir el espacio. Algunos profesionales tienen problemas para cohabitar con otros, especialmente si no son parte de su negocio.
• Problemas de concentración: Pueden quejarse de tener problemas para concentrarse porque a menudo los lugares de coworking están organizados en espacios abiertos. Sin embargo, cabe señalar que las empresas que alquilan espacios de coworking a menudo ofrecen salas cerradas que ayudan a aliviar este inconveniente.
• Prejuicios o rivalidades: Ya se han dado casos de personas de un mismo campo profesional que, por prejuicios o rivalidades, son incapaces de compartir una misma localización.

Tipos de Oficinas y Espacios

Cuando piensas en un espacio de trabajo, es importante conocer las diversas opciones disponibles para tu negocio. En INN Offices, comprendemos la importancia de alquilar una oficina y por eso te ofrecemos esta guía detallada que te ayudará a encontrar el espacio perfecto para tu negocio.

Aquí te presentamos los tipos de oficinas más comunes:

• Oficinas Privadas: Espacios independientes que ofrecen privacidad y acceso a recursos compartidos como salas de reuniones y áreas comunes, ideales para empresas establecidas que buscan un entorno exclusivo.
• Coworking: Espacios compartidos con otros profesionales y empresas, una opción dinámica y colaborativa perfecta para freelancers, startups y equipos pequeños que valoran la flexibilidad y la interacción social.
• Oficinas Virtuales: Una solución económica que proporciona una dirección comercial y servicios administrativos sin la necesidad de un espacio físico, ideal para profesionales que trabajan desde casa o empresas que buscan una presencia virtual.

Consideraciones Clave al Elegir un Espacio de Coworking

Ubicación y Entorno

• Accesibilidad: Es crucial considerar la cercanía a transporte público, estacionamientos y servicios básicos para garantizar la comodidad tanto para empleados como para clientes.
• Entorno: Elige una ubicación que refleje la imagen y la cultura de tu empresa, ya que el entorno juega un papel importante en la percepción de tu marca.

Diseño y Equipamiento del Espacio

• Mobiliario de calidad: El mobiliario tiene que ser de calidad y estar en buen estado. Es decir, que se note que ha habido una inversión en él. En INN Offices el mobiliario de oficina está incluido.
• Espacio y distribución: Asegúrate de que el espacio y la distribución de la oficina sean adecuados para el tamaño y las necesidades de tu equipo, permitiendo un flujo de trabajo eficiente. El espacio debe ser lo más diáfano posible.
• Iluminación natural: Para que los coworkers puedan trabajar en las mejores condiciones, necesitan tener buena luz natural. En espacios con luz natural, conviene colocar estores que la difuminen para evitar reflejos en la pantalla.
• Zonas comunes y salas de reuniones: ¿Cómo son las zonas comunes? ¿Hay salas donde poder reuniros? ¿Qué equipamiento tienen esas salas? ¿Cuentan con proyectores para poder realizar presentaciones o formaciones a tus empleados?
• Equipamiento general: Verifica qué tipo de mobiliario, tecnología y servicios están disponibles en el espacio de oficina para asegurarte de que cubren las necesidades de tu empresa. A menudo, los coworkers optan por combinar el uso de diferentes equipos, como fotocopiadoras, wifi y la máquina de café.

Aspectos Legales y Contractuales

El contrato de coworking se plantea como una solución a la dicotomía entre si debemos hacer un contrato de alquiler o un contrato de prestación de servicios. El contrato coworking es un contrato atípico y hecho a medida que engloba esta diversidad de actividades. Cuando contratas un espacio en un Centro de Negocios, estás contratando un SERVICIO, luego: no es literalmente un contrato de alquiler. Contratas un plan de servicios para tu empresa en el que se incluye ubicación.

Los espacios de trabajo colaborativos son un tipo de servicio distinto al que habitualmente el mercado está acostumbrado con el alquiler de oficinas completas. Por dicha razón, y por tratarse de una actividad de reciente creación, todavía existen muchas dudas jurídicas que han llevado algunas cuestiones a los tribunales.

• Contrato de Alquiler/Servicio: Revisa cuidadosamente todos los términos y condiciones del contrato de alquiler antes de firmar, incluyendo la duración del contrato y las responsabilidades de ambas partes. El hecho de ser arrendador supone una responsabilidad frente a los inquilinos, pero también ante terceros. Es conveniente que quede claro el funcionamiento del centro, los servicios que éste ofrece, los horarios, las condiciones de pago y las consecuencias de infringir las normas marcadas. Además de tener que pagar sus alquileres cada mes, los coworkers no pueden usar los locales que disfrutan para un uso distinto al mencionado en el contrato de arrendamiento.
• Impuestos y retenciones: Otro de los aspectos a tener en cuenta a la hora de arrendar un local son los impuestos y retenciones que debes pagar como inquilino, siendo un 19%. Sin embargo, con los espacios flexibles estás contratando un servicio, el cual está exento de IRPF, tan molesto en alquileres tradicionales. A este servicio se le imputa el IVA como en cualquier otra factura normal.
• Suministros: Adquirir un local por medio de arrendamiento presenta un problema, y es que la facturación de luz, agua, gas y demás suministros, quedan a nombre del arrendador. El desarrollo de la actividad empresarial no se ve afectado por esto, pero en términos fiscales, el hecho de no tener las facturas a nombre de la empresa te perjudica bastante. Lo más común es anexar la factura de suministro al contrato de alquiler con el dueño del local e incluir el cambio de titularidad.
• Licencias y Permisos: Verifica los requisitos legales necesarios para operar una oficina en tu ciudad, asegurándote de cumplir con todas las regulaciones locales. Te recomendamos que te informes en el ayuntamiento dónde vayas a desarrollar la actividad. Además, para la obtención de la licencia de actividad, el local deberá cumplir con la normativa de protección contra incendios y de accesibilidad del municipio. Mucho tiempo pensando en montar un coworking y cuando llega la hora de empezar con los trámites para la regulación de tu local, se te viene el mundo encima. Para este momento ya habrás realizado un importante estudio del mercado, la localización, el público objetivo, etc.
• Seguros: Protege tu empresa contra posibles daños a la propiedad o responsabilidades civiles, asegurándote de contar con el seguro adecuado para tu espacio de oficina.

Análisis de Precios y Presupuesto

Sabemos que probablemente ahorres, pero no es bueno caer en el error de que no hay que contrastar precios. Estudia todo detenidamente y plantéate si te sale más barato alquilar un local y adquirir tú el mobiliario que el hecho de acudir a una oficina de coworking. Los precios pueden oscilar de los 150 (15€/m2) a los 300 (30€/m2) en función de la zona y los servicios que ofrezca el espacio de coworking.

Coworking vs. Alquiler de Oficinas Tradicional

A continuación, presentamos una tabla comparativa para resumir las características principales de un espacio de coworking respecto del alquiler de oficinas tradicional:

5 Pasos para el Emprendedor al Elegir un Coworking

1. Segmentar los centros: Lo más importante es generar sinergias, con lo que, habiendo presupuesto, lo más interesante es posicionarse en los centros especialistas en tu rama de actividad. Lo primero y más importante es conocer a tu público objetivo.
2. Ajustarse al presupuesto: Las siempre presentes limitaciones económicas del emprendedor; llegar hasta donde uno se pueda permitir.
3. Analizar empresas del espacio: Una vez detectados los centros objetivo, visítalos y busca los que tengan “coworkers” cuya actividad intuyamos que pueden tener sinergias con las nuestras. No es obligatorio para los inquilinos o “coworkers” ejercer la misma profesión dentro de las mismas instalaciones.
4. Negociación de contrato y gastos: Aclarar con el propietario qué está incluido y qué no en las tarifas, haciendo hincapié sobre todo en si los gastos se incluyen en la cuota o no. Lee detenidamente el contrato antes de firmar y asegúrate de entender todos los términos y condiciones incluidos en el mismo. Negocia la duración del contrato, el precio del alquiler y cualquier otra condición que pueda beneficiar a tu empresa. Considera la posibilidad de consultar con un abogado especializado en contratos de alquiler para obtener asesoramiento legal adicional si es necesario.
5. ¡A por ellos!: Una vez realizado este proceso, ya solo queda sacarle el mayor partido posible a tu elección y a tus nuevos “compañeros de trabajo”.

Alquilar una oficina es una decisión importante para el futuro de tu empresa. Sigue los consejos de esta guía para encontrar el espacio ideal que impulsará el éxito y el crecimiento de tu negocio.