Desafíos Legales y Regulatorios del Coworking en España

La resaca emocional tras la XI Coworking Spain Conference (CWSC) por fin da sus frutos, y lo hace en clave guerrillera y con un titular cargado de -ismos. Intrusismo, asociacionismo y popularismo. Tres sustantivos que describen - sin dedos acusadores ni escarnio público -, el estado actual del coworking en España y en Europa. Ya sea por la “novedad”, la versatilidad o la heterogeneidad de los denominados “espacios de trabajo flexibles” - coworking, hubs, oficinas flexibles y centros de negocios van en un mismo saco -, la legislación española no ha establecido un marco jurídico específico para regular la actividad del coworking.

Uno de los pocos pronunciamientos administrativos para intentar encuadrar la actividad del coworking se produjo el pasado 2016 con la Resolución Vinculante de Dirección General de Tributos, V3457-16 de 20 de Julio de 2016. El problema de esta solución es doble. Por un lado, se olvida que la propia naturaleza del coworking, servir como espacio para la innovación, la creatividad y la experimentación, implica que las actividades que en ellos se realizan varían con cierta rapidez, en función de las inquietudes y necesidades de las personas que los ocupan.

El proceso de licencia de actividad para abrir un coworking tampoco está exento de complejidad. La categoría de “oficinas y despachos privados” se queda bien corta: deja fuera actividades y servicios tan habituales como la celebración de eventos privados, la restauración y las guarderías, entre otros. Esta falta de una regulación clara ha permitido, en ocasiones, que se establezcan espacios de trabajo colaborativo con una inversión mínima, sin cumplir con los estándares de calidad o las obligaciones legales que corresponden a un negocio de esta índole. ¿Que tengo un piso vacío en pleno centro de la ciudad? Pues pongo un par de mesas y sillas y abro un coworking. ¿Que me sobra un poco de espacio en mi nave o edificio y quiero aumentar ingresos? Pues gestiono un espacio de trabajo colaborativo.

¿Qué es un Coworking?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. Los espacios de coworking son oficinas compartidas en las que profesionales autónomos, teletrabajadores y empresarios se dan cita para trabajar, y donde los gestores del espacio intentan conectar y crear oportunidades profesionales y personales entre y para sus miembros.

A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades. Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking. Los coworkers pueden asociarse, trabajar en común, o mantener su autonomía. De ese modo pueden acceder a un local compartido en que coincidan varios de ellos. Y además de compartir espacio físico también comparten servicios comunes, conexión a internet, etc.

Popularidad Actual de los Coworkings

Hoy en día, el coworking sigue siendo extremadamente popular por varias razones:

• Flexibilidad: El trabajo remoto y el freelance han ganado protagonismo en los últimos años, especialmente tras la pandemia de COVID-19, que aceleró la adopción de modelos de trabajo más flexibles.
• Fomento de la colaboración y la comunidad: Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales.
• Costos más bajos y optimización de recursos: Los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin los costos elevados de una oficina tradicional.
• Espacios diseñados para la productividad y creatividad: Los coworkings están diseñados cuidadosamente para crear un ambiente inspirador y funcional, con iluminación natural, espacios abiertos y zonas de descanso.
• Diversidad de servicios y comodidades: Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas y áreas para eventos.
• Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales: El coworking se alinea con tendencias laborales como el auge de los nómadas digitales y el crecimiento del trabajo freelance.

Los coworkings tienen ciertas particularidades frente al alquiler tradicional de las que pueden beneficiarse los autónomos. “A diferencia del arrendamiento clásico, nosotros facilitamos un servicio. Como servicio, en el que vienen incluidos el internet, la luz, el gas, la electricidad la limpieza, somos un gasto de deducible para los trabajadores por cuenta propia. Todo está en un única factura, en un sólo proveedor. Los autónomos pueden alquilar el espacio en función de sus necesidades o el volumen que vaya adquiriendo su negocio. Si cuando comienzan su actividad son sólo dos trabajadores, podrán ir moldeando su oficina si crecen o reducirla si han perdido clientes. Esto en una oficina tradicional es imposible, puede tener una sala de juntas que pagas y no utilizas nunca”, comentó el presidente de la asociación.

El Escrutinio de Hacienda y el Fraude Fiscal

En España existen más de 1.200 ‘coworkings’ u oficinas compartidas que, en su mayoría, están regentados por autónomos. Estos espacios sirven para que otros emprendedores puedan desarrollar su actividad utilizándolos para su trabajo.

El Ministerio de Hacienda incluyó al coworking como objetivo de seguimiento para verificar si cumplen con sus obligaciones censales. "Dichas visitas alcanzarán los denominados 'nidos de sociedades', esto es, coworking, despachos o simplemente, lugares de simple recepción de correspondencia", dice el texto original de Hacienda. “No nos posicionamos en contra del Ministerio de Hacienda ni de sus actuaciones de inspección. Sin embargo, rechazamos que se nos califique como ‘nidos de sociedades’, explicó Eduardo Salsamendi, presidente de la asociación. “Nosotros acogemos a todos los tamaños de negocio que quieran establecer su actividad en nuestros espacios."

No obstante, surge una problemática: cuando un trabajador por cuenta propia cesa su actividad o una sociedad desparece, no pierden el tiempo ni su dinero en acudir a un notario para declarar que ese negocio está muerto. Esto deriva en que, finalmente, muchas empresas que establecen su domicilio fiscal en un coworking no existan. Hace tiempo que nos reunimos con la Agencia Tributaria para que exista una formula de quitar esa dirección fiscal de los negocios desaparecidos. “En España tu puedes ir al notario y establecer tu negocio incluso en el Palacio de la Moncloa. Nosotros como sector defendemos que tiene que haber alguna comprobación en esas direcciones”, añadió el representante de las oficinas flexibles. “Estamos de acuerdo y apoyamos a las administraciones en contra del fraude fiscal, pero para ello hay que también limpiar los censos en vez de señalar con el dedo a los autónomos propietarios de estos negocios”, expresó Salsamendi.

Aspectos Legales Clave para Operar un Coworking

Abrir un espacio de coworking es un reto que puede ser apasionante y enriquecedor, pero también está lleno de dificultades, especialmente en lo que respecta a los aspectos legales. No existe una licencia específica para la actividad de coworking, lo que puede complicar el proceso de regulación. Los aspectos legales son fundamentales para la apertura y gestión de un espacio de coworking. Aquí se detallan algunos de los más importantes:

Licencia de Actividad

La licencia de actividad es un documento imprescindible para abrir cualquier tipo de negocio en un local. Es el permiso del ayuntamiento para llevar a cabo determinada labor en un local específico. No existe una licencia empresarial específica para coworkings; de ahí la importancia de saber qué actividades se incluyen dentro de la propia licencia de centro de negocios/oficinas, y qué actividades paralelas que quieres organizar en el espacio van a necesitar de licencias propias (eventos, exposiciones, «marketplace»…).

Factores que influyen en el tipo de licencia y requisitos:

• Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos pueden variar.
• Tamaño del espacio: Influye en el tipo de licencia requerida.
• Tipo de actividades: Si se van a realizar eventos, seminarios o actividades que involucren a muchas personas, pueden ser necesarias licencias adicionales.

Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

La Dirección General de Tributos ha contestado (Consulta nº V3457-16 de 20 Julio 2016) que en un centro de trabajo en el que distintos autónomos, PYMES y aficionados artísticos podrán realizar su actividad compartiendo el mismo espacio y los mismos equipamientos, debería darse de alta en las siguientes rubricas de la sección primera:

Normativas de Seguridad y Accesibilidad

• Normativa de Protección Contra Incendios: Es fundamental tener en cuenta la normativa de protección contra incendios: número mínimo de salidas de emergencia, extintores, señalización, según la legislación nacional vigente.
• Movilidad/Accesibilidad: El espacio deberá cumplir con los mínimos de movilidad/accesibilidad exigidos por la normativa del país.

Prevención de Riesgos Laborales

Otras cuestiones que debes tener en cuenta, ya seas coworker o bien ofrezcas los servicios de coworking, son las relacionadas con la prevención de riesgos laborales ya que desaparece el concepto de puestos estáticos clásicos. Por eso a la hora de evaluar los riesgos laborales hay que tener en cuenta que no disponer de un puesto fijo, puede implicar mayores riesgos ergonómicos, ya que en algunos centros de coworking cada trabajador se sienta en aquellos sitios que queden libres, o incluso trabajando de pie. Por otro lado se debe prestar especial atención a los riesgos relacionados con las condiciones ambientales, las condiciones de temperatura, iluminación, acústica, entre otras.

El mercado laboral vive una transformación profunda. Este modelo ofrece flexibilidad y reducción de costes, pero también impone responsabilidades legales que las empresas no siempre contemplan. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales también se aplica a los modelos híbridos. El teletrabajo implica costes adicionales para los empleados. Dejar estos aspectos sin regular puede provocar reclamaciones o litigios. El teletrabajo híbrido también plantea retos en materia de protección de datos y cumplimiento del RGPD.

El Contrato de Coworking

En nuestro ordenamiento jurídico el coworking no es más que un arrendamiento parcial de un local de negocio, entre un coworker y un propietario que le ofrece un espacio y unas instalaciones a cambio de un precio, que puede ser por horas, semanal o mensual. Además el coworker puede tener acceso a otros espacios dentro de la organización: servicios, instalaciones comunes para comidas, sala de reuniones, etc, siempre que estos términos se hayan establecido en el contrato.

La relación entre el coworker y el propietario no es una relación laboral sino mercantil porque el coworker no trabaja para el propietario, actúa por cuenta propia. Por su parte, el responsable no obtiene ningún beneficio del trabajo realizado por el coworker más allá del pago de la renta. El coworker debe informar al arrendador de cualquier incidencia que impida la prestación del servicio y permitir las reparaciones que sean necesarias. También es importante, predeterminar en el contrato las reglas de comportamiento que deben regir en el coworking, por ejemplo a modo de anexo establecido como un reglamento de comportamiento que los coworkers deben firmar y comprometerse a cumplir.

Consideraciones Adicionales

• Forma jurídica: Consulta con tu abogado de empresa qué forma jurídica es la más adecuada para tu actividad. Puedes operar el coworking como freelance hasta constituirte en una SL por ejemplo.
• Impuestos y retenciones: Ten en cuenta los impuestos y retenciones que debes pagar como inquilino, siendo un 19%. Lo más común es anexar la factura de suministro al contrato de alquiler con el dueño del local e incluir el cambio de titularidad.

El Espacio de Coworking como Centro de Trabajo

Determinar si un espacio físico donde uno o varios trabajadores prestan servicios es un centro de trabajo es crucial porque de esa calificación nacen diversas obligaciones formales específicas, que no se dan si no existe y es un mero lugar de trabajo. El Estatuto de los Trabajadores (ET) definió el concepto de centro de trabajo hace ya más de 40 años como “la unidad productiva con organización específica, que sea dada de alta, como tal, ante la autoridad laboral” (artículo 1.5).

De manera resumida, y aunque hay que analizar cada caso concreto, existe un centro de trabajo siempre que haya una unidad de servicios con configuración propia y diferenciada, que cuente con un equipo integrado en una estructura jerárquica independiente y el trabajo se organice de forma autónoma. En concreto, según la doctrina judicial, se podrá considerar que es un centro de trabajo cuando:

• Exista una unidad productiva dotada de una organización específica, requiriéndose a este respecto, por ejemplo, que la unidad productiva cuente con un organigrama de personal incluyendo a un responsable general.
• Exista una unidad de explotación con individualidad propia y diferenciada, dotada de los medios materiales y personales necesarios para elaborar un producto o un componente, o para prestar uno o más servicios, y de una organización específica. Además, esta unidad de explotación debe estar claramente diferenciada desde el punto de vista geográfico o de localización.

Por tanto, no toda ubicación física donde uno o varios trabajadores presten servicios ni todo espacio alquilado en un coworking serán necesariamente un centro de trabajo si allí no concurren los requisitos indicados. Que un espacio físico sea o no un centro de trabajo es una cuestión de relevancia, pues hay diversas obligaciones formales asociadas a este (de comunicación de apertura, de seguridad social o de prevención de riesgos laborales, por ejemplo) que no se dan en un mero lugar de trabajo.

Domiciliar tu Empresa en un Coworking

Domiciliar una empresa implica registrar la sede social y fiscal de tu negocio en una dirección específica. Esta dirección se utilizará para todas las comunicaciones oficiales, incluidos correos, notificaciones de Hacienda, y cualquier otra correspondencia legal o administrativa. Al domiciliar tu empresa en un coworking, puedes acceder a una dirección comercial sin la necesidad de alquilar una oficina completa. Los espacios de coworking ofrecen diferentes planes que pueden adaptarse a tus necesidades.

Pasos y consideraciones para la domiciliación:

1. Investiga y selecciona un espacio de coworking que ofrezca servicios de domiciliación.
2. Asegúrate de que el espacio de coworking cumple con todos los requisitos legales para ser utilizado como dirección fiscal y social de tu empresa.
3. Una vez que hayas seleccionado el coworking adecuado, contrata el servicio de domiciliación.
4. Actualiza la dirección de tu empresa en los registros oficiales.
5. Asegúrate de que el coworking te informe sobre cualquier correspondencia recibida en tu nombre.
6. Opta por un coworking situado en una zona céntrica y bien comunicada.
7. Considera los servicios adicionales que ofrece el coworking, como salas de reuniones, eventos de networking, y soporte administrativo. Un buen servicio de atención al cliente es crucial.

Domiciliar tu empresa en un coworking puede ser una excelente opción para startups, freelancers y pequeñas empresas.

La Respuesta del Sector y el Futuro del Coworking

Nueve son los años que el equipo de wayCO lleva dedicándose a cuidar y profesionalizar el sector del coworking. Nueve años que se resumen en la apertura de 3 espacios de coworking en València - nos enorgullece decir que fuimos pioneros en aquel 2013- , una comunidad formada por más de 400 miembros y la firme convicción de que la colaboración entre los gestores de espacios de trabajo flexible en España es imprescindible para que se superen todas estas carencias.

Afortunadamente, ProWorkSpaces, la asociación española de operadores de espacios de trabajo flexibles, realiza auditorías entre sus asociados para certificar y categorizar la calidad de los espacios, los servicios que ofrece y los recursos tecnológicos de los que dispone. A día de hoy, la Asamblea sigue trabajando junto a los espacios de coworking y los responsables políticos para defender los intereses de los coworking independientes en Europa a través de múltiples vías.

“Durante la pandemia sufrimos en silencio. Nadie se acordó de nosotros a la hora de definir ayudas o alguna medida para paliar nuestra situación. Los autónomos y negocios no podían salir en muchos casos de sus casas y el teletrabajo aumentó”, comentó el presidente de la asociación. “El 14 de marzo de 2020 muchas oficinas se quedaron vacías, algunas grandes empresas sí seguían pagando por su espacio, pero eso no fue el caso más extendido. Los eventos también son uno de los principales ingresos de estos trabajadores por cuenta propia. Sin embargo con la crisis sanitaria desaparecieron “completamente”. Sin embargo, explicaron desde la asociación, “en los últimos meses estamos teniendo más demanda. Cada vez existen más formulas mixtas de trabajar en la oficina y en casa." En Ilcoworking no solo ofrecemos espacios flexibles de trabajo, sino también un equipo legal especializado que acompaña a las empresas en su adaptación al modelo híbrido. El teletrabajo híbrido ha llegado para quedarse.