Qué es el software ERP y sus características principales en el contexto hispano

Enterprise Resource Planning (ERP), o planificación de recursos empresariales, es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento, y las operaciones de la cadena de suministro. Los sistemas de ERP enlazan multitud de procesos empresariales y facilitan el flujo de datos entre ellos. Hoy en día, los sistemas de ERP son elementos imprescindibles en la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y de todas las industrias.

Definición y propósito del ERP

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que centraliza y automatiza en una sola plataforma todos los procesos clave de tu empresa: finanzas, ventas, inventario, RRHH y más. Su objetivo es eliminar los silos de información, evitar datos duplicados y ofrecer una visión en tiempo real de toda la organización para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son plataformas completas e integradas, tanto locales como en la nube, que gestionan todos los aspectos de un negocio de producción o distribución. Los sistemas de ERP también proporcionarán transparencia en todo tu proceso de negocio al supervisar todos los aspectos de producción, logística y finanzas.

ERP vs. Software financiero

Aunque el término "finanzas" se suele utilizar para describir el software de ERP, las finanzas y ERP no son lo mismo. El software financiero utiliza análisis de datos y funciones de generación de informes para cumplir con normas de los órganos rectores, como la International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS) y la Financial Accounting Standards Board (FASB), y generar estados financieros para reguladores como la Comisión de Valores y Bolsas de EE. UU.

En las instituciones públicas, el software de finanzas tiene que producir estados financieros periódicos para las entidades reguladoras, como la Securities and Exchange Commission de EE. UU. (SEC, con informes como 10-Q y 10-K anuales), la Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM) y otros. Estas tecnologías mejoran la eficiencia y proporcionan estadísticas detalladas. Las finanzas se centran en un área específica, mientras que el ERP cubre una amplia gama de procesos empresariales, incluyendo compras, gestión de inventarios, gestión de la cadena de suministro, producción y más.

ERP también se integra con aplicaciones de atención al público para crear vistas integrales de los clientes, incluidas las soluciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Además, las aplicaciones ERP basadas en la nube suelen estar integradas con tecnologías de última generación, como el internet de las cosas (IoT), la blockchain, la IA, el aprendizaje automático y los asistentes digitales.

Características y funcionalidades clave de los sistemas ERP

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una estructura de datos común, garantizando que la información en toda la empresa esté normalizada y basada en definiciones y experiencias de usuario comunes. Esto ayuda a garantizar que la información utilizada en toda la empresa está normalizada y se basa en definiciones y experiencias de usuario comunes.

Centralización de datos

Uno de los principios clave de la ERP es la centralización de datos. En lugar de múltiples bases de datos independientes, los sistemas de ERP organizan la información, permitiendo a todos los usuarios acceder a los mismos datos a partir de procesos comunes. Gracias al repositorio de datos seguro y centralizado, cualquier persona de la organización puede estar segura de que los datos son correctos y que están actualizados y completos.

La historia de la ERP comenzó en 1913 cuando Ford Whitman Harris desarrolló el modelo de cantidad económica de pedidos (EOQ), un sistema basado en papel para la programación de la producción. En la década de los 60, la aparición de las primeras computadoras comerciales para empresas marcó el inicio de una nueva forma de gestionar la información en los negocios. En esta década también se fundaron la mayoría de los proveedores de ERP que conocemos actualmente, como SAP (1972), Oracle y J.D. Edwards. Los MRP fueron el origen de algunas compañías nacidas en esa época que luego se especializaron en el desarrollo de ERP.

En 1983, la planificación de recursos de fabricación (MRP II) introdujo "módulos" clave, integrando compras, listas de materiales, programación y gestión de contratos en un sistema común. Por primera vez, se integraron diferentes tareas de fabricación en un sistema común. MRP II mejoró la eficiencia operativa con mejor planificación, inventarios reducidos y menos residuos. Con el tiempo, se incorporaron finanzas, gestión de relaciones con clientes y recursos humanos. La década de los 90 es la década en la que nace el ERP tal y como lo conocemos hoy. Por lo tanto, ya no se trataba de software exclusivo para empresas de fabricación, sino que podía ser utilizado por negocios de cualquier tipo.

La popularización de estos software llevó a Microsoft a entrar en el mercado de los ERP con la compra de Great Plains en 2000 y de Navision en 2002. En 2002 se crea la norteamericana INFOR, que a lo largo de esta década irá adquiriendo otras compañías incorporando soluciones ERP a su portfolio como MOVEX o BAAN. A partir de año 2000 alcanzan su popularización y en 2005, la tendencia del mercado ya es el Cloud y nacen los primeros ERP de Código Abierto.

El panorama de la ERP ha cambiado debido a la rápida evolución de las aplicaciones de software como servicio (SaaS) en la nube. Debido a las plataformas móviles y a la descentralización del personal (en cualquier momento y lugar) los sistemas de ERP ya no pueden vincularse a las aplicaciones internas locales del pasado.

Ventajas de un sistema ERP

La ERP tiene un impacto significativo en las empresas, alineando departamentos y mejorando flujos de trabajo. Sus beneficios incluyen:

• Optimización de procesos: Al integrar todas las funciones críticas de negocio en un solo sistema, los ERP permiten a las empresas automatizar y estandarizar sus operaciones, reduciendo la redundancia y eliminando ineficiencias.
• Mejora de la toma de decisiones: Al centralizar los datos, los ERP proporcionan una visión holística de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos.
• Aumento de la productividad: Los ERP eliminan la necesidad de ingresar manualmente información en múltiples sistemas, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
• Mejora de la colaboración: Los software ERP fomentan la colaboración al proporcionar a diferentes departamentos acceso a la misma información en tiempo real.
• Cumplimiento y seguridad: Los ERP ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones y estándares de la industria al proporcionar herramientas para monitorear y garantizar el cumplimiento.
• Adaptabilidad y escalabilidad: Los ERP son adaptables y escalables, lo que significa que pueden crecer y evolucionar con la empresa. Las aplicaciones ERP modernas son altamente escalables, lo que significa que pueden adaptarse al tamaño y necesidades de la empresa, ya sea una pequeña empresa local o una gran corporación multinacional.

Módulos de un ERP

Un ERP se compone de módulos especializados en una función específica, pero todos están interconectados, lo que permite una comunicación fluida entre ellos. Por ejemplo, un cambio en el inventario puede desencadenar actualizaciones automáticas en los módulos de ventas y compras, manteniendo así una visión precisa del estado de la empresa en todo momento.

Los módulos de un ERP son los bloques funcionales del sistema. Cada módulo cubre un área de la empresa y puede activarse de forma independiente según tus necesidades. Los principales son:

• Finanzas y contabilidad: gestión de pagos, cobros y estados financieros.
• Ventas y facturación: presupuestos, pedidos y facturas.
• Inventario y almacén: control de stock en tiempo real.
• Compras: gestión de proveedores y pedidos de compra.
• Recursos Humanos: nóminas, contratos, ausencias e información de empleados.
• Gestión de proyectos: planificación y control de rentabilidad.
• CRM: seguimiento de clientes y oportunidades de venta.
• Business Intelligence: informes, cuadros de mando y análisis de datos.

Cada ERP tiene sus propios módulos, y además las empresas pueden adquirir solo algunos de ellos.

Tipos de software ERP

Los ERP se pueden clasificar de diversas maneras, atendiendo a varios criterios como la escala de implementación, la personalización, la arquitectura y el modelo de despliegue. Los tres tipos más comunes de ERP son el ERP local, basado en la nube e híbrido.

ERP local (On-premise)

Un sistema ERP local se ejecuta en la ubicación de los servidores de una empresa, lo que permite al usuario tener más control sobre los datos, pero requiere inversión en infraestructura y personal técnico para el mantenimiento. Normalmente, suelen ser empresas más grandes las que optan por el software en local ya que prefieren no guardar su información con terceros y tienen los recursos para mantenerlo al día.

ERP en la nube (Cloud ERP)

Un sistema ERP basado en la nube funciona en un servidor remoto de terceros y es al que se accede a través de internet. No requiere de instalación alguna y normalmente se puede empezar a usar después de crear una cuenta. Con este sistema, el usuario no tiene el mismo nivel de control que con el programa ‘en local' pero ahorra mucho tiempo y recursos empresariales ya que no tiene que preocuparse por el mantenimiento, seguridad o actualización.

El proveedor de la nube aplica parches, gestiona y actualiza el software varias veces al año, en lugar de una actualización costosa una vez cada 5-10 años en un sistema on-premises. La nube puede reducir tanto los gastos operativos (OpEx) como los gastos de capital (CapEx), ya que elimina la necesidad de que las empresas adquieran software y hardware o contraten personal de TI adicional. Estos recursos pueden invertirse en nuevas oportunidades de negocio, de forma que la organización esté siempre al día con el software de ERP más reciente.

ERP híbrido

Para empresas de todos los tamaños, incluidas empresas y pymes, no es posible retirar sistemas locales y trasladarlos por completo a la nube a la vez. O, al menos, no es algo que se sientan cómodos haciendo dentro de un corto periodo de desarrollo. Entretanto, mantener el curso con una ERP local, ignorando todas las ventajas de la planificación de recursos empresariales como una solución en la nube, ya no es una ruta ideal.

La mejora e integración de software heredado con aplicaciones en la nube puede complementar, mejorar y suplir tareas importantes. Encontrar aplicaciones en la nube que complementen tus módulos de software de ERP heredados te permite aprovechar inmediatamente las nuevas tecnologías, que evolucionan rápidamente, y mejorar los paradigmas de usuario.

La importancia de un ERP para las empresas españolas

El sector empresarial español se caracteriza por una mayor presencia de pequeñas y medianas empresas. Esta mayor demanda ha facilitado la aparición de una mayor oferta dentro del sector, lo que ha provocado una mayor presencia de este tipo de herramientas en pequeñas empresas y la Administración Pública.

Muchos proveedores - la mayor parte de ellos extranjeros - han optado por desarrollar soluciones ERP verticales para poder satisfacer la enorme demanda de pequeñas empresas muy especializadas en su producción. Y es que, si por algo se caracteriza el mercado español, es por la dificultad de adecuar el software de gestión empresarial - de cualquier tipo, tanto ERP como CRM - a las pequeñas y medianas empresas.

Es por esta razón que mucha de las actualizaciones de la versión estándar conllevan un tiempo de demora en el mercado español. Sin embargo, la compra de Navision y de Axapta por parte de Microsoft resultó ser crucial para la buena adecuación de la solución ERP de Microsoft, que pasó a llamarse Microsoft Dynamics NAV desde la compra. Este hecho facilitó mucho la adquisición por parte de pequeñas y medianas empresas - pymes - de un software ERP para solventar los problemas diarios relacionados con la gestión de la empresa.

Casos de uso y aplicaciones de los ERP en España

Existen soluciones ERP especializadas en sectores industriales específicos, como fabricación, distribución, construcción, salud, educación, servicios financieros, comercio minorista, entre otros. Estos sistemas están diseñados para abordar los requisitos y desafíos particulares de cada industria, incluyendo regulaciones específicas y mejores prácticas.

En Inforges, por ejemplo, dan servicio con dos soluciones ERP, SAP Business One y Cegid Ekon. SAP Business One es un ERP reconocido a nivel mundial y ampliamente empleado por las pymes en diversos sectores industriales. Cegid Ekon Cloud ERP es una solución integral Cloud ERP que incluye la gestión de software, las infraestructuras, la seguridad, los servicios y un servicio SaaS (pago por uso), todo ello con total libertad.

La implementación de un ERP es todo un desafío, pero con el partner adecuado el éxito está asegurado. En Inforges son expertos en el ERP para PYMES: SAP Business One, y también en Cegid Ekon Cloud ERP, que ha recibido el premio al mejor partner en España en los Cegid Partner Awards 2023.

Tendencias del ERP en 2026

Los sistemas ERP han evolucionado significativamente en los últimos años. Estas son las tendencias que están marcando el sector en 2026:

• ERP con inteligencia artificial (IA): los ERP modernos integran IA para automatizar la clasificación de facturas, predecir la demanda de inventario y generar informes financieros automáticos. En 2026, la IA es ya una característica estándar en la mayoría de soluciones en la nube.
• ERP 100 % en la nube (SaaS): la migración a la nube sigue acelerándose. Permite actualizaciones automáticas, acceso desde cualquier dispositivo y menor coste de mantenimiento.
• Cumplimiento normativo integrado: con la llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria en España, los ERP deben estar adaptados al marco legal vigente.
• Modularidad y escalabilidad: las pymes ya no necesitan un ERP monolítico. La tendencia es contratar solo los módulos necesarios e ir ampliando a medida que crece el negocio.
• Integraciones con otras herramientas: los ERP modernos se conectan vía API con plataformas de ecommerce (Shopify, WooCommerce), herramientas de marketing o bancos (Open Banking).

El futuro de las soluciones ERP pasa por una mayor inteligencia, adaptabilidad y seguridad. Con el paso del tiempo, la nueva generación quiere centrarse más en crear una empresa que en trabajar por cuenta ajena, por lo que aumentará la demanda de sistemas ERP.