Cómo organizar un evento empresarial: Guía completa para el éxito

Organizar un evento de empresa es tanto un arte como una potente herramienta de comunicación y marketing. Detrás de cada evento existe un complejo proceso de diseño, planificación y producción que abarca una organización 360º. Los eventos empresariales son acontecimientos en los que se reúne a distintas personas vinculadas a una entidad con un fin concreto. Estos actos sociales en directo, organizados por una empresa, congregan a un público determinado para conseguir un objetivo predefinido.

La importancia y los beneficios de los eventos corporativos

Los eventos corporativos se han convertido en una de las principales tendencias dentro de las estrategias de marketing y comunicación de empresas de todos los sectores. El motivo es sencillo: los eventos hacen posible un trato mucho más directo y cercano entre personas, favoreciendo la interacción entre ellas. Podemos aprovechar ese entorno de apertura para potenciar todavía más el valor de nuestra empresa y sellar la imagen de nuestra marca.

¿Por qué celebrar un evento corporativo?

Celebrar un evento corporativo supone una gran inversión de capital para la empresa, por eso siempre que esta opta por la celebración de un acto empresarial, persigue unos objetivos definidos para así sacar rentabilidad y obtener los beneficios que busca. Los eventos corporativos pueden celebrarse en diferentes momentos del ciclo de vida de la empresa y están definidos por los objetivos que la organización quiere conseguir. Algunas de las motivaciones comunes incluyen:

• Presentar las novedades para el próximo año.
• Entregar premios a los mejores socios del año.
• Mostrar el crecimiento del año anterior.
• Exponer casos de éxito de clientes.
• Mostrar, exponer o promocionar un producto, servicio o idea.
• Celebrar un logro o unos resultados positivos.

Ventajas de celebrar un evento corporativo

La organización de un evento empresarial genera una serie de beneficios, no solo económicos, sino también intangibles, como la notoriedad y la presencia de marca. Algunas de las ventajas más destacadas son:

• Fidelizar a los clientes existentes.
• Ganar nuevos clientes.
• Establecer nuevas alianzas.
• Generar contenidos en medios sobre tu marca.
• Obtener mayor visibilidad y mejorar la reputación de marca.
• Conseguir un aumento de ventas.
• Crear una buena experiencia de marca.
• Generar una mayor implicación de los equipos de la compañía y potenciar el sentimiento de pertenencia.
• Mejoran la comunicación al ser un buen espacio para intercambiar ideas y resolver problemas.
• Refuerzan la cultura empresarial y el sentido de pertenencia.
• Hacen networking, generando nuevas oportunidades de negocios y captando nuevos clientes.
• Facilitan el aprendizaje al ser un espacio para la capacitación.

Tipos de eventos corporativos

Existen muchos tipos de eventos de empresa, y cada uno de ellos se celebra con un objetivo distinto. Clasificarlos ayuda a identificar el tipo de evento que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.

Eventos internos

Dirigidos hacia el equipo y trabajadores de la empresa, con el objetivo de capacitar, integrar o motivar a la plantilla. Incluyen:

• Aniversarios de empresa: Una oportunidad para afianzar relaciones laborales y premiar el esfuerzo diario.
• Eventos formativos: Cursos, talleres, masterclass, con el objetivo de adquirir conocimientos o habilidades.
• Cenas de navidad y días especiales o celebraciones de éxitos empresariales.
• Reuniones anuales o trimestrales.
• Team building o dinámicas de equipo: Mejoran el ambiente laboral y optimizan la productividad.
• Capacitaciones y workshops.
• Town Halls.

Eventos externos

Dirigidos a clientes, proveedores o stakeholders, con el objetivo de fortalecer relaciones, generar nuevas oportunidades de negocio o promover productos y servicios. Incluyen:

• Congresos y ferias: Se organizan por sectores, normalmente de forma periódica, para poner en común progresos e investigaciones.
• Seminarios y conferencias: Reuniones con carácter formativo para desarrollar temas en profundidad, mejorar la credibilidad de la empresa y fidelizar clientes.
• Lanzamientos de productos o servicios: Para dar visibilidad y atraer clientes potenciales.
• Ferias comerciales o eventos del sector: Para conseguir contactos de profesionales y clientes potenciales.
• Fiestas de presentación de producto o servicio.
• Inauguraciones: Perfectas para darse a conocer, aportar notoriedad e imagen de marca.
• Entrega de premios: Una manera de reconocer el esfuerzo y añadir valor a la organización.
• Eventos de networking: Generan oportunidades de negocios y dan visibilidad.

Eventos híbridos

Combinan la modalidad presencial con la virtual, permitiendo llegar a más público sin importar la ubicación. Se han vuelto populares por su flexibilidad. Ejemplos incluyen seminarios, talleres, conferencias y presentaciones híbridas.

Fases de la organización de un evento empresarial

En el momento en el que nos planteamos cómo organizar un evento empresarial es crucial considerar que todo acto consta de 3 fases fundamentales que deberemos tener bien identificadas desde el principio: la preproducción (antes del evento), la producción (durante el evento) y la postproducción (tras el evento). Cada una de ellas requiere de una planificación y unas acciones concretas que contribuirán al correcto desarrollo del evento.

1. Fase de Preproducción: La planificación estratégica

Una buena planificación te garantiza el 99% del éxito de tu evento corporativo. Es el punto de partida donde se plasma el planteamiento estratégico y se acuerda qué es lo que se quiere conseguir con el evento.

1.1. Define los objetivos del evento

Antes de liarte la manta a la cabeza y ponerte a organizar un evento empresarial, lo primero y más importante es tener claro cuál es el propósito del evento. ¿Qué quiero lograr con este evento? ¿Qué se espera del evento? ¿Realmente necesitamos un evento para alcanzar estos objetivos? Puedes distintos propósitos, como fortalecer la cultura de la empresa, generar nuevas oportunidades de negocio o simplemente celebrar los logros del equipo. Tener claro el objetivo te ayudará a tomar buenas decisiones.

1.2. Determina tu presupuesto

Una vez que hayas definido el propósito, es momento de establecer el presupuesto. Este paso es fundamental porque el dinero disponible determinará muchas de las decisiones, desde la elección del lugar hasta el catering y la decoración. Es importante definir el presupuesto desde un inicio para saber a qué puedes optar y a qué no, y saber qué cosas son las más importantes para empezar a priorizar.

1.3. Define tu público objetivo

El siguiente paso es definir a quién te diriges, cuál es tu público objetivo y las personas en las que se va a centrar tu evento. Conocer sus gustos e intereses para que salgan satisfechos del acto y se sientan identificados con la personalidad de marca y sus valores, para así fortalecer los lazos.

• Tu buyer persona: en función de si el evento de empresa va dirigido a empresas B2B o es B2C. Los martes, miércoles o jueves son buenos días para B2B.

1.4. Selecciona la fecha y el lugar de tu evento

Seleccionar la fecha y el lugar adecuados es crucial. Debes considerar la disponibilidad del sitio y asegurarte de que sea conveniente para tus invitados. Define la fecha en la que quieres celebrar tu evento y el lugar ideal para este. En este paso se tiene que tener en cuenta el presupuesto, ya que no todas las fechas tienen el mismo precio ni tampoco todos los lugares, de manera que estos dos conceptos tienen que ceñirse al presupuesto marcado.

• Locación: La elección del lugar debe alinearse con el tipo de evento y el mensaje que se quiere transmitir. Un lugar mal comunicado o demasiado alejado puede hacer que los asistentes se pierdan o que ni siquiera acudan.
• Fecha y hora: Definirá si es al aire libre o en el interior, y si el clima es propicio.
• Accesos para invitados: Debes visualizar espacios amplios para evitar embotellamientos.

1.5. Planificación detallada y retroplanning

Una vez tienes el briefing, la fecha y la hora del evento, debes pensar todo lo que tienes que hacer para que el día elegido se pueda celebrar. Es muy cómodo hacer un retroplanning (se llama así porque vamos desde la fecha del evento hacia atrás). Se trata de ir plasmando en un documento todas las tareas que tienes que hacer, quién es el responsable y cuándo tienen que estar realizadas. Un excel donde puedas filtrar por responsable, ordenar por fecha y horario puede ser muy útil.

Calcula bien la duración de cada una de las partes y date margen. Es muy fácil que los tiempos se alarguen y no hay nada que odie más el asistente que un evento que comience más tarde o se alargue demasiado.

1.6. Elección y coordinación de proveedores

Los proveedores juegan un papel fundamental en la organización de un evento. Es importante listar todos los servicios externos que deberemos contratar, tales como catering, equipos audiovisuales, seguridad, azafatas, obsequios promocionales de recuerdo, etc. Es importante coordinar con antelación y asegurarse de que todos entiendan bien lo que se espera de ellos.

• Negocia que el personal técnico con el que haces el montaje o ensayo sea el mismo que luego vas a tener en tu evento.
• Deberás controlar que los proveedores tengan firmada la documentación básica por la que afirman estar informados de todos los riesgos laborales que pueden ocurrir en el montaje y desmontaje.
• Algunos lugares ya tienen definidos quiénes son sus proveedores y no puedes escoger otros.

1.7. Gestión de invitados y promoción

De forma paralela, debemos elaborar una base de datos de todas las personas a las que deseamos invitar y encargarnos de diseñar las invitaciones. Si es un evento corporativo abierto al público, hay que pensar en una campaña de difusión para dar a conocer el evento y atraer al público objetivo que anteriormente has definido. Es necesario establecer los canales adecuados y transmitir el mensaje de la mejor forma posible en cada uno de ellos manteniendo la coherencia del lenguaje.

• Puedes utilizar muchos formatos para registrar a tus invitados.
• Deberás estar pendiente del número de inscritos en cada momento.
• En el caso de que se trate de plazas limitadas, pide confirmación de los asistentes días antes del evento.

2. Fase de Producción: La ejecución del evento

Cuando hablamos de producción nos referimos a poner en marcha toda la planificación que hará posible el directo del evento corporativo.

2.1. Diseño y conceptualización del evento

Un evento de empresa debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo, durante y después del evento. Haz que toda la experiencia que viva el asistente tenga coherencia entre sí (y con tu estrategia de comunicación). El público deberá reconocer y entender esa personalidad, haber sentido que forma parte del hilo conductor que has creado. Para marcar la diferencia tenemos que conseguir generar una experiencia única que logre comunicar los valores de la marca y que cree un vínculo con el público. Todo lo que el asistente vea desde el primer momento del evento tiene que guardar coherencia.

• Olores: El marketing olfativo trabaja los sentidos a través del perfume para provocar recuerdos y sensaciones.
• Merchandising: Una forma más de comunicación corporativa, su selección debe ser cuidada y coherente con el evento y público.
• Uniformes: De azafatas, camareros, técnicos y personal auxiliar.
• Flores y elementos naturales: La decoración floral permite crear un ambiente especial, considerando el tipo de evento y la época del año.
• Música: Transmite y refuerza los valores de la marca, consiguiendo mayor conexión con el cliente.

2.2. Agenda y logística del día del evento

Organizar un evento corporativo implica encargarse de la agenda y la logística. Este documento debe especificar qué se hace en cada momento, cuándo, dónde y quién es el responsable. Para que la ejecución sea perfecta, lo ideal es hacer una reunión previa con todo el personal involucrado.

• Tener controlada la duración de las actividades, los descansos y los tiempos de interacción te salvará de algún apuro.
• Debes controlar el transporte (si se trata de un evento presencial) o garantizar una plataforma virtual accesible (si es un evento digital).

2.3. Montaje y ensayo

Es importante tener muy claro todo lo que necesitas para el montaje, para que este sea lo más ágil posible y no quede ningún fleco suelto. Piensa que el lugar en el que vas a celebrar tu evento corporativo puede no tener todo lo que puedes necesitar. Es muy recomendable hacer un ensayo de todo el evento corporativo al menos con 24 horas de antelación. Te permite asegurar que todo está en su sitio y que la parte técnica funciona bien. Y si el evento es online, también, probando con diferentes asistentes virtuales.

2.4. Discursos y ponentes

Es muy importante que controles los discursos de todas las personas que participan en el evento, no solo los que formen parte de tu equipo. Si formas parte del equipo de comunicación, incluso puede que te toque a ti preparar las palabras de los ponentes.

2.5. Eventos híbridos y virtuales

Durante los meses de confinamiento de la pandemia aprendimos que puede haber eventos en los que los asistentes sean 100% digitales. Hoy por hoy, está a la orden del día conectar a gente que no puede asistir presencialmente en eventos mixtos.

3. Fase de Postproducción: Evaluación y seguimiento

Después de que el evento haya finalizado, realiza una evaluación para saber si se cumplieron los objetivos propuestos.

3.1. Recopilación de feedback y análisis

Puedes hacer encuestas de satisfacción para conocer la opinión de los asistentes. Recibir feedback es muy importante para mejorar en el futuro. Algunas formas de evaluación pueden ser: encuestas post-evento, métricas como indicadores de asistencia, interacción en redes sociales o reflexiones propias sobre qué funcionó y qué no. Añade además cosas que han podido fallar o se pueden mejorar, lo que mejor te ha funcionado y cosas que has echado de menos. Apunta para ti todos los temas que quieras recordar. Con toda esta información, prepara un informe de conclusiones (puedes tener dos, uno oficial y otro para ti). Si es un evento que se va a repetir en el futuro te servirá para mejorarlo de cara a la próxima edición.

3.2. Gestión de pagos y cierre con proveedores

Cada proveedor puede tener distintos periodos para recibir sus pagos. Seguramente ya habrás pagado mucho por adelantado (reserva del espacio, decoración…). Pero otra parte importante se paga una vez finalizado el evento y no debes descuidar que cada proveedor reciba lo que le corresponde.

3.3. Documentación y difusión post-evento

Recopila todas las fotos y vídeos del evento de empresa. Algunos medios de comunicación crean sus propias galerías de los eventos. Recuerda que se trata de un elemento más de comunicación. Crea un hashtag fácil de recordar y refuérzalo durante el evento para que los asistentes lo usen. Invita a los asistentes a compartir su experiencia en redes sociales.

Como has podido comprobar, casi todo el trabajo relativo a organizar un evento de empresa es el que no se ve durante el evento: el previo. Organizar un evento de empresa puede ser todo un reto, pero con la planificación adecuada, puede convertirse en una experiencia enriquecedora para los asistentes y exitosa para la organización. Actualmente, los eventos corporativos han evolucionado para adaptarse a nuevas tecnologías y necesidades empresariales. Además, la sostenibilidad se ha convertido en un factor clave en la organización de eventos.

Tabla resumen de pasos clave para organizar un evento corporativo

Aquí tienes un resumen de los pasos esenciales para organizar un evento de empresa, desde la planificación inicial hasta la evaluación final.