Qué es un Programa de Necesidades de Coworking

El término coworking ha ganado una popularidad significativa en los últimos años, transformando la manera en que profesionales independientes, emprendedores y pequeñas empresas conciben sus espacios de trabajo. Pero, ¿realmente comprendemos qué es un coworking y qué implica un programa de necesidades para este modelo?

El coworking es un modelo de trabajo en el que profesionales independientes, emprendedores y pequeñas empresas comparten un mismo espacio físico para desarrollar sus actividades. A diferencia de las oficinas tradicionales, un espacio de coworking ofrece una infraestructura compartida que incluye escritorios, salas de reuniones, conexión a internet de alta velocidad, cafetería y otros servicios.

Este modelo de trabajo promueve la colaboración, el networking y la flexibilidad. En lugar de alquilar una oficina privada con altos costos fijos, los profesionales pueden acceder a un espacio de trabajo dinámico pagando solo por el tiempo y los servicios que necesitan.

El término coworking proviene del inglés y significa «trabajo en conjunto». Surgió a principios de los años 2000 cuando los primeros espacios de trabajo compartido empezaron a aparecer en ciudades como San Francisco y Berlín. Con el auge del trabajo remoto y las startups, los espacios de coworking se convirtieron en una solución ideal para quienes buscaban un ambiente de trabajo profesional sin las ataduras de una oficina convencional.

Cómo Funciona y Qué Tipos de Espacios Ofrece un Coworking

Un coworking cuenta con diferentes tipos de espacios y planes de contratación para los profesionales que deciden adoptarlo como su espacio de trabajo, y una de las características que los distingue es su flexibilidad. Por un lado, cuentan con espacios flexibles que están diseñados para potenciar la creatividad y dejar fluir las ideas, pero sobre todo, para adaptarse a los nuevos modelos de trabajo y las necesidades de sus usuarios. Por otra parte, ofrecen diferentes planes que se adaptan al estilo de trabajo de profesionales y empresarios, así como a sus necesidades de espacio según el tamaño de cada equipo.

Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles (Hot desk): Una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo / Escritorio u oficina en espacio compartido: Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concentración y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones. Esta es una opción económica para aquellas personas que buscan tener un espacio de trabajo fijo, ya sea de forma independiente o en equipo, y que además valoran la coexistencia con otros coworkers que estén a su alrededor.
• Oficinas privadas: Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria. Esta opción es ideal para aquellos equipos que buscan mayor privacidad, pero que al mismo tiempo necesitan flexibilidad.

Además, el coworking pone a disposición de sus usuarios áreas como salas de reuniones, zonas de descanso, espacios para eventos, cabinas para llamadas y videoconferencias, y terrazas, entre otros espacios que le brindan al usuario múltiples opciones para potenciar sus actividades laborales, así como para facilitar el networking con otros coworkers.

Servicios y Amenidades Esenciales en un Coworking

Una característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. En primer lugar, un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día.

Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles (a menudo 24/7).
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso de internet de alta velocidad.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.
• Café y té gratis.
• Cafetería o cantina.
• Terrazas o áreas verdes.

Estos servicios no solo facilitan el día a día, sino que también contribuyen a crear un ambiente de trabajo cómodo y productivo.

Ventajas del Coworking: Más Allá de un Espacio Físico

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas. El coworking es un espacio de trabajo diseñado para potenciar estas nuevas modalidades de trabajo, y que ofrece múltiples beneficios para los profesionales y empresas modernas:

Coworking y la Brecha de Género

Según un estudio de población mundial llevado a cabo por las Naciones Unidas en el año 2017, el porcentaje de mujeres y hombres es prácticamente el mismo. Los coworkings contribuyen a romper la brecha de género de varias maneras:

• Fijando tarifas asequibles: Las políticas de precios asequibles hacen que estos espacios sean viables para las mujeres que cuentan con pocos recursos de entrada. Las emprendedoras tienen la oportunidad de empezar sus proyectos empresariales, sin depender de terceros y en un entorno que apoya y facilita el espíritu emprendedor. Además, las oficinas compartidas abordan este problema ofreciendo descuentos en las cuotas de afiliación, con eventos para sus miembros y servicios de valor añadido.
• Fomentando el aprendizaje y las redes de contactos: El coworking ofrece a las mujeres un ecosistema activo con sesiones formativas, intercambio de conocimientos y colaboración entre profesionales. Las emprendedoras tienen más posibilidades de encontrar sinergias en una oficina compartida que en un espacio de trabajo tradicional, reduciendo así la brecha de género.
• Articulando espacios comunes: La mayoría de los coworkings disponen de estancias comunes que fomentan las interacciones entre sus miembros. En muchos casos los puestos se asignan por orden de llegada, lo que hace que miembros de distintos géneros (o razas) trabajen juntos durante el día o se encuentren en estas salas abiertas.
• Estructurando sin una jerarquía definida: La ausencia de políticas destinadas a una clasificación de los miembros por ocupación o función laboral facilita una interacción más igualitaria y cotidiana entre hombres y mujeres, lo que se traduce en la reducción drástica de la brecha de género.
• Evitando largos desplazamientos: Desplazarse al puesto de trabajo es un problema especialmente acuciante para las mujeres, que hacen malabarismos cuando tienen responsabilidades de crianza. El coworking de barrio se convierte en una alternativa de valor, poniendo el acento en la conciliación laboral-familiar.
• Fomentando la conciliación familiar: Es un hecho conocido que los lugares de trabajo tradicionales tratan de forma diferente a las madres y a los padres que trabajan. Las madres trabajadoras necesitan desarrollar su actividad profesional en espacios inclusivos que ofrezcan flexibilidad y apoyo. Las oficinas compartidas son espacios que tienen en cuenta estas necesidades, y en muchos casos ofrecen servicios como guarderías o zonas de juego.

Fomentar la diversidad, la equidad y la inclusión para reducir la brecha de género es clave a la hora de atraer y retener a los mejores talentos. Una plantilla diversa e inclusiva fomenta un mayor compromiso de las personas, lo que a su vez repercutirá positivamente en la productividad.

Desventajas a Considerar en un Coworking

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo. Estos son algunos de los inconvenientes que puede encontrar una persona o grupo de personas que buscan tener su espacio de trabajo en un coworking:

• Menor privacidad en espacios compartidos: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Sin embargo, los usuarios siempre podrán optar por instalarse en una oficina privada dentro del coworking y seguir disfrutando de todos sus beneficios sin perder la privacidad.
• Ruido y distracciones: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Sin embargo, un coworking tiene a disposición de sus usuarios salas de reuniones y cabinas para llamadas o videoconferencias que ayudan a solventar este inconveniente.
• Costo comparado con el trabajo desde casa: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.
• Amplia oferta y dificultad para elegir: Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.

El Coworker: Perfil y Características

Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados. Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente), autónomos, emprendedores o startups, hasta empresarios que buscan innovar en sus modelos de trabajo.

A estos profesionales que habitan en un coworking se les conoce como coworkers. Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional.

A pesar de que los perfiles y sectores profesionales de los coworkers sean tan diversos, estas son algunas características que los distinguen:

• Son colaboradores, están dispuestos a compartir su experiencia y sus conocimientos, y contribuyen activamente para que exista un buen ambiente en el espacio de coworking, que sea propicio para crecer y crear con los demás profesionales que lo habitan.
• Los mueve la innovación y la creatividad, les gusta desarrollar nuevas ideas y no le temen a los cambios que tienen como objetivo mejorar.
• Son apasionados de sus proyectos, tienen sus objetivos claros y están decididos a ir a por ellos.
• Tienen inquietudes y preguntas que buscan responder, así como un gran interés por aprender y crecer.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.

Casos de Éxito y el Impulso del Trabajo Híbrido

Cada vez son más las empresas que apuestan por espacios de coworking para poner en práctica modelos de trabajo híbrido. Otra ventaja de estos espacios es la versatilidad que ofrecen cuando el equipo crece. Como consecuencia de la pandemia se está imponiendo una tendencia que ya venía gestándose desde años atrás: los modelos de trabajo híbridos. Combinar las jornadas de trabajo desde casa y desde la oficina es ya una realidad para muchas empresas, que encuentran en los espacios de trabajo flexible el lugar ideal para rotar equipos o adecuar el número de puestos a las necesidades puntuales.

Corporaciones Famosas que Empezaron en un Espacio de Coworking

Los principales actores que comenzaron como empresas disruptivas en espacios de coworking son:

• Uber: Travis Kalanick y Garrett Camp se valieron de estos centros para resolver la crisis de los taxis en San Francisco.

Ejemplos de Empresas en Coworking

HelpAge Internacional: “Coworking, el entorno perfecto para el crecimiento de cualquier negocio”

Irene Arcas, directora de HelpAge Internacional España, cuenta cómo su organización se unió a Impact Hub Barceló a principios del año 2019, “huyendo” en cierta manera de unas oficinas alquiladas que no cubrían sus necesidades pero en las que ya llevaban más de 10 años trabajando. Con solo 2 puestos fijos, aguantaron todo el año de pandemia como miembros de la comunidad (pagando su correspondiente cuota) y tras el confinamiento aumentaron a un despacho propio más grande.

Desde mediados de marzo 2020 el equipo entró en teletrabajo al 100% y desde septiembre del mismo año comenzaron a ir puntualmente a la oficina, combinando el trabajo desde casa con el trabajo presencial para facilitar y agilizar ciertas actividades o momentos puntuales. “El ambiente de trabajo que hay allí es impresionante, las instalaciones, el ambiente que se respira, la organización del espacio... Todo en su conjunto es el entorno perfecto para el crecimiento de cualquier negocio, sin duda. Además en nuestro caso fuimos ahí porque sabíamos que había un entorno de entidades del tercer sector.”

Innicia Consultoría: un espacio para poder “afrontar la soledad del emprendimiento”

Myriam Pérez Andrada, CEO de Innicia Consultoría, al igual que Irene, también comenzó su trayectoria como miembro en los espacios de Impact Hub Barceló, “el 1 de noviembre del 2019 (el mismo día que se abrió) cuando el edificio del Impact Hub Barceló ¡todavía estaba en obras!” recuerda. Comenzó con su emprendimiento como autónoma en un puesto fijo, luego fueron 2, 3 personas... y a día de hoy su crecimiento les ha llevado a ocupar 2 despachos, los cuales mantuvieron durante todo el periodo de pandemia.

Myriam Pérez Andrada cuenta cómo desde que comenzaron a trabajar en el coworking de Impact Hub han tenido la oportunidad de colaborar con diferentes empresas, ofreciéndoles sus servicios, pero también derivándose potenciales clientes los unos a los otros o lanzando servicios conjuntos. Pero, sobre todo, destaca el apoyo que supone poder contar con el apoyo de otros miembros de la comunidad en los momentos difíciles: “Para mí, personalmente lo que te ofrece un espacio como éste es poder afrontar la ‘soledad del emprendimiento’. Aquí he encontrado a grandes profesionales de otras empresas y juntos nos enfrentamos a miedos, dudas y problemas diarios relacionados con los recursos humanos, las redes sociales, la contabilidad, impagos, problemas con proveedores, pagos de impuestos, etc.”

MSH Global: “El ambiente de trabajo fomenta la colaboración”

Otro claro ejemplo de crecimiento estos últimos años es el grupo MSH Global, quienes hace dos años decidieron cohabitar dos espacios: por un lado una oficina en un concepto más tradicional -que siguen manteniendo a día de hoy- y sus oficinas en los espacios de Impact Hub Barceló. “La dimensión del encuentro y los requerimientos a nivel de equipo con conocimientos en la creación de eventos nos hizo ampliar nuestras necesidades dentro del hub”, declara Raúl Alcázar.

Para el CEO de MSH Global el ambiente de trabajo que se respira en los espacios del coworking ha contribuido a estar alineados con la forma de pensar y trabajar de su equipo, además de abrir puertas para colaboraciones y acuerdos entre su empresa e Impact Hub, como es el caso de la reciente colaboración y participación en Madrid Platform.

Y si bien estas historias respaldan cómo el trabajo híbrido sigue creciendo cada vez más, la realidad es que las necesidades de las empresas de guiar y facilitar la consolidación de sus equipos en estos entornos también tienen sus propios retos, los cuales inevitablemente impactan en la cultura de la empresa, el rendimiento de los equipos y el espíritu de la empresa.

Por Qué el Team Building es Vital en un Espacio de Coworking

Los equipos fuertes y unidos son importantes en cualquier tipo de empresa. Sin embargo, muchas corporaciones ponen el foco exclusivamente en sus clientes, descuidando las necesidades de sus propios empleados. Ante esta situación, el Team Building se revela como un recurso vital para articular una verdadera cultura corporativa. Estas acciones no solo sirven para optimizar la productividad o la comunicación en el seno de la empresa, sino que también pueden aumentar drásticamente el éxito y la rentabilidad de los negocios. Por lo tanto, el Team Building supone reunir a los empleados para fomentar relaciones sólidas y transformar los equipos de trabajo en bloques cohesionados.

El Team Building en espacios de coworking ayuda a:

• Generar confianza: La confianza juega un papel esencial en la construcción de equipos humanos. Cuando se genera confianza en el seno de los grupos sociales, crece el espacio y la autonomía para realizar tareas y tomar decisiones meditadas.
• Potenciar la comunicación: Cuando distintas empresas o profesionales hacen Team Building, pretenden comunicarse de forma más eficiente. Hablan entre ellos sobre propuesta e ideas, buscando encontrar las mejores alternativas y estrategias.
• Fomentar la creatividad y el aprendizaje: Una comunidad de coworking se apoya en el intercambio de conocimientos. Compartir espacio supone abrir la mente a propuestas, ideas y nuevas perspectivas.
• Mejorar la cultura corporativa: El Team Building espolea el sentimiento de identidad. Los integrantes se comunican y colaboran más, resolviendo conflictos y apuntalando un mayor nivel de identificación.
• Resolver conflictos: Los conflictos no siempre suponen algo negativo. Hay que reflexionar sobre las fortalezas y debilidades del equipo. Esto ayudará a determinar lo que se desea lograr durante el Team Building.

Se recomienda establecer objetivos claros, realistas y alcanzables en el tiempo para las actividades de Team Building.

La rápida evolución tecnológica y la pandemia están transformando nuestra forma de hacer y trabajar. Los trabajadores estaban pidiendo a gritos una alternativa a la oficina asfixiante por entornos que permitan la flexibilidad, el intercambio de conocimiento y nuevas maneras de crear comunidad. El modelo del coworking da respuesta a este nuevo paradigma.