Programas de Contabilidad para PYMES: Características y Beneficios

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son el corazón del ecosistema empresarial, contribuyendo significativamente al surgimiento de nuevas empresas. Ante su constante expansión, surge la necesidad de herramientas que agilicen sus procesos esenciales, siendo la contabilidad uno de los pilares fundamentales.

Apostar por la calidad y la implantación de programas informáticos contables puede ser muy beneficioso, tanto para aumentar la productividad como para minimizar los gastos. Un software de contabilidad alivia la carga de trabajo del área financiera y "suaviza" los picos en los períodos fiscales más "ajetreados". Además, proporciona la transparencia y fiabilidad que necesitan las pymes al presentar sus cuentas, utilizando cuadros de mando intuitivos.

En definitiva, un ERP de contabilidad no solo impacta sobre las tareas básicas, automatizando funciones del día a día. Permite tener toda tu contabilidad organizada y centralizada, algunas tareas y, a su vez, tener un mejor control de tus ingresos y gastos de cada mes.

Beneficios Clave del Software de Contabilidad para PYMES

Los expertos de Datisa coinciden en señalar tres beneficios concretos que aporta el software de contabilidad al ecosistema PYME:

1. Precisión

Las plataformas de contabilidad ayudan a las pymes a mejorar su precisión financiera al automatizar los cálculos. Por ejemplo, la suma de gastos para configurar el informe de pérdidas y ganancias. Si bien el Excel también permite hacer estos cálculos automáticamente, lo cierto es que abren la puerta a que se puedan cometer más errores al picar los datos y las fórmulas a mano.

El software contable calcula los resultados a partir de los datos que maneja el propio sistema. Eso hace que el margen de error sea mucho menor. Un software de contabilidad también mejora la precisión ya que identifica automáticamente las discrepancias e inconsistencias. Las funciones de conciliación bancaria de los movimientos reales del banco con la información contable de bancos facilitan la detección de errores de terceros, y la automatización de la contabilización de bancos.

2. Eficiencia

El software de contabilidad también puede hacer que los equipos financieros y, las organizaciones, en general, sean mucho más eficientes. Automatizar los cálculos y marcar las inconsistencias y descuadres, no solo mejora la precisión, sino que permite ahorrar tiempo. Y acelerar los flujos de trabajo. El software de contabilidad también mejora la gestión de los archivos.

Es decir que, en lugar de tener que buscar la información entre un montón de recibos en papel, es más fácil localizar el dato si está almacenado digitalmente en el repositorio de datos del software contable.

3. Flexibilidad

Un aplicativo contable, especialmente si opera en la nube, brinda a las pymes la oportunidad de ser más flexibles que nunca. Por un lado, las áreas de contabilidad pueden trabajar desde cualquier sitio. No tienen que estar necesariamente en la oficina.

Y, por otro, hablamos de flexibilidad en términos de análisis financieros. Muchas plataformas de contabilidad para pymes ofrecen la posibilidad de realizar informes personalizados, ya sea filtrando por fechas, o mirando ciertas categorías de gastos, evaluando el gasto/inversión por áreao departamento, etc. De este modo se evita tener que dedicar tiempo y recursos a revisar los informes estándar para encontrar la información que se necesita. O para realizar el presupuesto de cada área de trabajo.

Características Esenciales de un Programa de Contabilidad para PYMES

Un programa de contabilidad debe contar con un proceso de medición, tanto la realización de cálculos como llevar un registro de los datos y transacciones de la empresa. Afortunadamente, muchos de los programas de contabilidad se encargan de organizar y almacenar datos.

Además de la obligatoriedad de llevar todos los libros que deben presentar las cuentas anuales en el registro mercantil. Un programa de contabilidad cumple también con las exigencias de la Agencia tributaria, facilitando el cálculo y presentación de los modelos tributarios. Es de vital importancia que un software esté homologado por la Agencia Tributaria.

El estar adaptado a los cambios legislativos es importante a la hora de elegir un programa de contabilidad evolutivo. La presentación de los modelos no supone un problema ya que la generación de éstos se va haciendo.

No se puede decir que una opción sea mejor que la otra, ya que todo depende de las necesidades del negocio. Elegir entre una opción u otra dependerá de tus necesidades. Si buscas flexibilidad y acceso remoto, la nube es la mejor opción.

Entre las características más importantes que debe tener un software contable actual, destacan:

• Multiejercicio: Permite trabajar con múltiples ejercicios contables sin procesos de cierre y apertura.
• Múltiples Diarios Contables: Facilita la introducción y agrupación de asientos por tipología (bancos, gastos, ingresos, etc.).
• Asientos Predefinidos: Disponer de plantillas de asientos para ahorrar tiempo y reducir errores.
• SII (Suministro Inmediato de Información): Permite comunicar facturas emitidas y recibidas a la AEAT.
• Gestión de Impuestos: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales mediante modelos oficiales.
• Control de Bienes de Inmovilizado: Gestiona y amortiza automáticamente los bienes, con fichas detalladas y documentos vinculados.
• Gestión Financiera Avanzada: Permite gestionar vencimientos, generar cheques, pagarés y remesas bancarias.
• Contabilidad Analítica: Define centros de coste y presupuestos para obtener una visión detallada de la empresa.
• Balances y Cuentas de Resultados: Obtiene balances de situación y cuentas de pérdidas y ganancias en diferentes formatos.
• Libros Oficiales: Genera libros obligatorios para presentar en el Registro Mercantil (Diario, Inventario, Cuentas Anuales, etc.).

Criterios para Elegir el Software de Contabilidad Adecuado

Al seleccionar un programa de contabilidad, es esencial evaluar las necesidades específicas de tu negocio y considerar factores como la facilidad de uso, las funcionalidades ofrecidas, la integración con otras herramientas y el soporte técnico disponible. Pablo Couso, director comercial de Datisa, dice que “utilizar un software de contabilidad óptimo ayuda a gestionar desde las actividades contables básicas como la creación de informes mensuales de gastos, hasta las funciones más avanzadas como la previsión y/o planificación de ingresos anuales.

La mayoría de los aplicativos de contabilidad, especialmente los sistemas contables para pymes, se ejecutan en la nube. Esto facilita su implementación y la gestión desde cualquier lugar. Para las pequeñas y medianas empresas, estos sistemas de contabilidad proporcionan la flexibilidad y facilidad para gestionar:

• Impuestos
• Facturas
• Presupuestos
• Previsión de ingresos y gastos
• Planificación de cobros y pagos
• Reportes e Informes contables
• Estados de pérdidas y ganancias
• Conciliaciones bancarias

Algunas pymes minimizan la importancia de disponer de un buen ERP contable, bien porque cuentan con personal interno que compensa con trabajo manual la falta de automatismos, o bien porque recurren a una gestoría/asesoría para realizar estas funciones. Sin embargo, se puede ahorrar tiempo y dinero en este caso.

Si ya tienes experiencia en gestión contable, probablemente sepas qué funciones necesitas. Antes de elegir un software, analiza las necesidades de tu negocio y las funciones que más te convienen. Una vez tengas tu check list particular y hayas definido las prestaciones que más te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado y de ponderar sus pros y contras.

Algunos aspectos clave a considerar incluyen:

• Facilidad de uso: Los programas de contabilidad modernos se diseñan pensando en la máxima facilidad de uso.
• Máxima prestación en versiones estándar: El ERP es la columna vertebral del sistema de gestión de un negocio.
• Integración de funciones de facturación y gestión de inventario: Cada sistema ERP incluye sus propias funcionalidades básicas.
• Identificación y prevención de errores: Un ERP contable aporta más precisión y eficacia.
• Conexión sencilla entre las partes interesadas: Las pymes necesitan un software de contabilidad que facilite la coordinación entre clientes, proveedores, bancos y, en general, todas las partes implicadas en los procesos financiero-contables.
• Protección de datos sensibles: La información financiera es extremadamente sensible.

Ejemplos de Programas de Contabilidad para PYMES

Afortunadamente, el mercado ofrece diferentes posibilidades respecto a los programas de contabilidad. A continuación, se presentan algunos ejemplos de software de contabilidad para PYMES:

Gratuitos:

• CONTASOL
• Visionwin
• Keme
• Ayuda T Pymes

De Pago:

• Holded
• Sage 50cloud
• a3ERP Contabilidad
• Gespymes
• Altai
• Cuéntica
• DelSol Reviso
• Gábilos
• Contasimple
• E-autónomos
• Billin
• PGCONTA

Cada uno de estos programas ofrece diferentes funcionalidades y se adapta a distintas necesidades empresariales. Es fundamental analizar cuál se ajusta mejor a los requerimientos específicos de tu PYME.

Automatización y Nuevas Tecnologías en la Contabilidad para PYMES

Al contrario que en el caso de los sistemas ERP con aplicaciones dispares, Workday reúne varias aplicaciones de finanzas y RRHH de primera calidad en un solo sistema lleno de potencial. El aprendizaje automático reduce la fricción mediante la detección continua de anomalías y la formulación de recomendaciones.

Para ello, es fundamental llevar las cuentas al día y mantener toda la documentación digitalizada y bien organizada. Los programas de contabilidad que se utilizan en España se ajustan al Plan General de Contabilidad (PGC) y están preparados en muchos casos para presentar telemáticamente los formularios a la AEAT y elaborar automáticamente las cuentas anuales que después se legalizan en el Registro Mercantil.

Conclusión

En resumen, elegir el programa de contabilidad adecuado es crucial para la gestión financiera eficiente de una PYME. Evaluar las necesidades específicas del negocio, considerar las características clave del software y explorar las opciones disponibles en el mercado son pasos fundamentales para tomar una decisión informada. Con la herramienta correcta, las PYMES pueden optimizar sus procesos contables, mejorar la precisión y tomar decisiones financieras más sólidas.