Cómo Elaborar un Presupuesto Sólido para el Lanzamiento de tu Startup

Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente.

Elaborar el presupuesto inicial nos permitirá conocer cuánto necesitamos para que la idea se haga realidad y decantarnos por una opción u otra de financiación. Además, el presupuesto es una herramienta esencial para cualquier startup que busque crecer y atraer inversores. Un presupuesto bien elaborado permite gestionar los recursos de manera eficiente y planificar el futuro financiero.

La mayoría de las empresas, sean startups o no, deben pensar en el presupuesto. Sin embargo, a menudo las startups tienen menos dinero para gastar, lo cual hace que la elaboración del presupuesto sea incluso más importante para su supervivencia.

¿Por qué es importante calcular el presupuesto inicial?

Un buen presupuesto permite anticipar problemas financieros y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Además, es fundamental para atraer inversiones, ya que los inversores quieren ver una planificación financiera sólida antes de comprometer sus recursos. Un plan financiero es crucial porque proporciona un mapa claro para alcanzar tus objetivos empresariales.

La planificación es clave para poder gestionar tus recursos de manera eficiente y garantizar la viabilidad de tu proyecto.

Cinco pasos clave para elaborar el presupuesto de tu startup

A continuación, encontrarás una guía paso a paso para la elaboración de un presupuesto empresarial adecuado para tu startup:

1. Evalúa la situación financiera de tu startup

Para empezar, reúne los documentos financieros clave, como los balances, las cuentas de resultados y los estados de flujo de caja. Con ellos, podrás hacerte una idea completa de la posición financiera de tu startup.

• Comprueba tus recursos y obligaciones: Analiza detenidamente la hoja de balance. ¿Cuál es el estado de tus recursos, incluidos la caja, los cobros pendientes y el inventario? Supervisa también las obligaciones: préstamos, créditos y otras deudas. Calcula los coeficientes de liquidez. Con estos números averiguarás tu nivel de preparación de cara a dificultades inesperadas.
• Conoce tus fuentes de beneficios: Analiza el historial de tus ingresos. ¿Hay patrones, picos o mesetas? Asegúrate de diversificar tus fuentes de beneficios. Utiliza esta información para identificar cuál es tu punto de equilibrio, que es la cantidad de ingresos que necesitas para cubrir las facturas. Los ingresos de las startups pueden provenir de numerosas fuentes dependiendo de tu sector:
  • Ingresos por la venta de productos físicos o digitales
  • Beneficios por ofrecer servicios profesionales o de consultoría
  • Ingresos recurrentes por suscripciones o acceso a software
  • Beneficios por mostrar anuncios en tu plataforma o contenido
  • Ingresos por licencias de tu propiedad intelectual o tecnología
  • Ingresos de usuarios que pagan por acceder a funciones prémium
  • Contribuciones de seguidores o patrocinadores iniciales
  • Ingresos por acuerdos de marca o colaboraciones
• Dale seguimiento a los gastos: Debes diferenciar entre los costes fijos (que se mantienen invariables independientemente de la actividad de la empresa, como los alquileres o los salarios) y los costes variables (que fluctúan en función del volumen de negocio, como los costes de envío o el gasto en materia prima).
• Evalúa tu flujo de caja: El estado de flujo de caja muestra los movimientos de entrada y salida de la caja de la empresa. Evalúa tu situación en cuanto al capital circulante. ¿Con qué velocidad se convierte el inventario en ventas? ¿Con qué velocidad cobras a los clientes?
• Analiza tus deudas e inversiones: Revisa tus deudas. ¿Cuáles son las condiciones y los tipos de interés? ¿Cómo encajan en tu estrategia financiera general? Si tienes inversores, valora cómo afecta su participación a tus finanzas.
• Consulta el panorama fiscal y normativo: No pases por alto el impacto que tienen los impuestos y normativas, ya que pueden afectar sustancialmente a tu panorama financiero.

2. Establece metas y objetivos empresariales

Revisa la visión de tu startup. ¿Qué pretendes lograr a largo plazo? Los objetivos deberían marcar un avance hacia esta visión. Es importante establecer qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son.

• Usa el establecimiento de objetivos SMART: Adopta el marco SMART para el establecimiento de objetivos: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con tiempo límite. Esto mantiene tus objetivos claros, rastreables y realistas. Por ejemplo, en lugar de establecer un objetivo general para aumentar ingresos, establece un objetivo específico, como un aumento del 20 % en las ventas durante el próximo trimestre.
• Distingue entre los objetivos a corto plazo y los objetivos a largo plazo: El equilibrio es la clave. Establece objetivos inmediatos o a corto plazo (por ejemplo, el lanzamiento de una nueva característica de un producto en los siguientes seis meses) y objetivos a largo plazo (como convertirte en líder del mercado en un plazo de cinco años).
• Involucra al equipo: Implica a tu equipo en el proceso de establecimiento de objetivos para que se tenga en cuenta la perspectiva de todo el mundo. De esta manera, todo el equipo trabajará en la misma línea y estará comprometido con unos objetivos comunes.
• Haz un análisis del mercado y de la competencia: Investiga el mercado y la competencia para fijar objetivos realistas y relevantes. Por ejemplo, si tu sector cambia a gran velocidad, uno de los objetivos podría ser permanecer a la cabeza de ciertas tendencias o innovaciones tecnológicas.
• Incluye objetivos financieros: Establece objetivos financieros claros. Estos objetivos podrían centrarse en la financiación, los ingresos, los márgenes de beneficio o la reducción de costes. Con este tipo de objetivos, podrás conservar la salud financiera de la empresa.
• Objetivos centrados en los clientes: Establece objetivos para la captación y retención de clientes y para las puntuaciones de satisfacción y probabilidad de recomendación. A menudo, si los clientes están felices, el negocio funciona.

3. Haz una investigación de los costes y los canales de negocio

Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar, desde los costos de los productos y servicios hasta los gastos generales de la empresa, como el alquiler, los servicios públicos, los salarios, los impuestos y los costos legales.

• Gastos de inicio: Es necesario conocer y analizar el mercado en el que actuaremos. Debes fijar los gastos para realizar estudios e investigaciones de mercado, así como de tendencias en el sector para analizar a tu competencia más próxima. Aquí añadiremos otros gastos como viajes para contratar proveedores o para explicar nuestro negocio a futuros clientes, promoción y publicidad.
• Gastos de gestión y organización: En este apartado se incluyen todos aquellos gastos para inscribir a la empresa como sociedad limitada o cooperativa, todas aquellas licencias y permisos legales que requiera la apertura de un negocio de ese tipo, así como otras tareas administrativas en las que necesites ayuda externa: abogados, contables.
• Recursos Humanos y equipamiento: Una vez definido tu plan de negocio, es hora de saber cuántas personas son necesarias en tu equipo y sus respectivos sueldos. Un error muy común entre los emprendedores es intentar hacerse responsable de múltiples y diversas tareas. Aunque cuentes con poco capital, es importante contratar, aunque sea puntualmente, los servicios de profesionales expertos. Además de los profesionales, tendrás que realizar un inventario de equipamiento para tu empresa: desde ordenadores hasta programas de software, así como el alquiler o compra del local y los servicios básicos: teléfono, luz, Internet.
• Gastos operativos: Nos referimos a todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa. Dentro de los gastos fijos se englobaría el punto anterior: desde las remuneraciones a los empleados hasta todos los equipos técnicos necesarios para el funcionamiento de una empresa.
• Flujo de fondos: Además de todos los gastos y salidas de dinero, es importante estimar el porcentaje de ingresos que conseguiremos en un periodo concreto.
• Investiga las normas del sector: ¿Cómo se compara tu empresa con otras de tu sector? Comparar tu salud financiera observando las normas del sector puede ofrecer información valiosa.
• Revisa las estrategias de precios: Tus precios de venta afectan directamente a tus ingresos. Investiga los precios de la competencia y establece precios que sean competitivos, pero que también cubran tus costes y el margen de beneficio deseado.
• Analiza los canales de distribución y ventas: Identifica los costes asociados a cada canal de ventas y distribución que tengas planificado utilizar.
• Incluye los costes de la tecnología y el software: La tecnología y el software son dos piezas fundamentales en la mayoría de los negocios modernos.
• Ten en cuenta el coste de los empleados: Más allá de los salarios, debes incluir los gastos relacionados con los empleados, como las prestaciones, la formación, los impuestos y los seguros.
• Ten en cuenta los costes legales y de cumplimiento de la normativa: El cumplimiento de la normativa y las leyes puede conllevar costes.

Tabla de Tipos de Gastos para una Startup

4. Reparte el presupuesto entre diferentes actividades empresariales

Reparte el presupuesto en función de tus metas y objetivos. Las áreas de alta prioridad que contribuyen directamente a los objetivos clave deben recibir más financiación.

• Busca el equilibrio entre departamentos: Distribuye los fondos entre los distintos departamentos, como I+D, Marketing, Ventas, Operaciones y Administración.
• Analiza la rentabilidad de cada gasto: Para cada gasto de cierta magnitud, lleva a cabo un análisis de rentabilidad. Para ello, debes evaluar el posible retorno de la inversión (ROI) de cada gasto.
• Planifica las acciones de marketing y publicidad: Determina cuánto necesitas gastar en marketing y publicidad para llegar a tu público objetivo de forma eficaz.

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• Valora el gasto en I+D: Si tu startup pertenece a un sector que requiere inversión continua en I+D, asigna una partida del presupuesto a estas actividades para que la empresa pueda seguir siendo competitiva.
• Ten en cuenta qué actividades generan ingresos y cuáles son de soporte: Asigna una mayor parte del presupuesto a las actividades que generan ingresos, como las ventas y el marketing.
• Invierte en oportunidades de crecimiento: Asigna parte del presupuesto al crecimiento y la innovación. Esto puede incluir el desarrollo de nuevos productos, la expansión en el mercado o las actualizaciones tecnológicas.

5. Planifica las contingencias y los costes inesperados

Reserva una parte del presupuesto como fondo de contingencia. Como regla general, se asigna entre un 5 % y un 10 % del presupuesto total para este fin, pero este porcentaje puede variar en función del sector y de la fase de la startup. Este fondo puede utilizarse para gastos imprevistos.

• Evalúa los posibles riesgos: Analiza los posibles riesgos que podrían afectar a tu estabilidad financiera, como las fluctuaciones en el mercado, las interrupciones de las operaciones, los cambios en los costes de los proveedores o los fallos tecnológicos.
• Contrata coberturas de seguros: Debes contar con las pólizas de seguros adecuadas. Puede tratarse de seguros de responsabilidad civil general, seguros sobre la propiedad, seguros de responsabilidad civil profesional y otros tipos de seguros pertinentes en tu sector.
• Haz presupuestos flexibles: Diseña tu presupuesto para que sea flexible y puedas ajustar ciertas partidas individuales si surge un gasto inesperado, sin desbaratar tu planificación financiera.
• Planifica teniendo en cuenta las incertidumbres económicas: Observa los indicadores económicos y las tendencias que podrían afectar a tu empresa.
• Elabora un plan de respuesta a emergencias: Desarrolla un plan de respuesta a emergencias que incluya estrategias financieras para gestionar las crisis sobrevenidas.
• Plantéate abrir una línea de crédito: Establecer una línea de crédito con una institución financiera puede proporcionar una red de seguridad adicional.

Métodos habituales para determinar el tamaño del presupuesto de una startup

Existen muchas perspectivas a la hora de analizar la magnitud del presupuesto general con el que debe contar una startup. En última instancia, el mejor enfoque será aquel con el que te sientas más a gusto. Veamos a continuación varios métodos habituales para determinar el tamaño del presupuesto de una startup:

• Porcentaje de los ingresos: Este porcentaje puede variar en función del sector y la fase de crecimiento de la startup. Por ejemplo, una startup tecnológica en fase de crecimiento podría asignar un porcentaje más alto de sus ingresos a I+D en comparación con una empresa de comercio minorista consolidada.
• Presupuesto base cero: Este enfoque implica volver a elaborar el presupuesto («base cero») en cada nuevo periodo analizando y justificando cada uno de los gastos. El presupuesto base cero es útil para asegurarse de que todos los gastos sean necesarios y estén en línea con los objetivos de la empresa en cada momento.
• Presupuesto basado en el historial: Este método utiliza los datos financieros previos como base para la elaboración del nuevo presupuesto. En el caso de las startups con varios años en activo, este enfoque puede proporcionar un punto de referencia realista.
• Presupuesto orientado a objetivos: Los presupuestos orientados a objetivos se estructuran en torno a objetivos o hitos específicos de la empresa. Este enfoque es especialmente útil para las startups centradas en alcanzar ciertos objetivos, como hitos relacionados con el desarrollo de productos u objetivos de expansión en el mercado o de captación de clientes.
• Presupuesto flexible: Este método implica la elaboración de un presupuesto con flexibilidad integrada para poder adaptarse a los cambios en los ingresos o en las condiciones del negocio.
• Estándares del sector como referencia: La comparación de tu presupuesto con lo que suele ser habitual en el sector puede aportar información muy valiosa.
• Presupuesto ajustado: Este enfoque reduce el gasto a lo esencial. Se utiliza con especial frecuencia en las fases iniciales con el fin de conservar efectivo.
• Presupuesto basado en proyectos: Si tu startup funciona mediante proyectos, puede resultar eficaz elaborar un presupuesto para cada proyecto. De esta forma, se puede realizar una asignación de recursos más precisa en función de las necesidades y el rendimiento específicos de cada proyecto.
• Presupuesto impulsado por inversores: Si la startup cuenta con financiación de inversores, las expectativas y requisitos de estos pueden influir en el presupuesto.

Herramientas y consejos adicionales para la gestión del presupuesto

Herramientas para crear presupuestos financieros

Existen diversas herramientas que pueden facilitar la creación de presupuestos. Algunas de las más efectivas incluyen:

• Hojas de cálculo: Programas como Excel o Google Sheets son muy útiles para personalizar tus presupuestos.
• Software de contabilidad: Herramientas como QuickBooks o Xero ayudan a gestionar finanzas de manera integral.
• Aplicaciones de gestión de proyectos: Herramientas como Trello o Asana pueden ser útiles para seguir el progreso de tus objetivos presupuestarios.
• Stripe Atlas: Facilita la gestión financiera y el cumplimiento legal, brindando un marco sólido para startups.

Cómo Stripe Atlas puede ayudarte en la gestión financiera

Stripe Atlas es una plataforma diseñada para facilitar la creación y gestión de startups. Con esta herramienta, puedes simplificar varios aspectos de la gestión financiera de tu negocio.

En primer lugar, Stripe Atlas ofrece facilidades para abrir cuentas bancarias y procesar pagos, lo que te permite centrarte en hacer crecer tu negocio. Además, proporciona recursos y asesoría sobre cómo estructurar tu empresa, lo que es crucial para una gestión financiera adecuada. Por último, esta plataforma te ayuda a cumplir con los requisitos legales, lo que te permite evitar problemas futuros. Al utilizar Stripe Atlas, tu startup puede manejar sus finanzas de manera más efectiva, asegurando un crecimiento sostenible.

Consejos adicionales

• Desarrollo de software a medida: La mayoría de las startups requieren el desarrollo de software a la medida para que todas las funcionalidades back y front end del producto funcionen adecuadamente y, sobre todo, para que puedan ser escalables.
• Modelo de negocio basado en la nube: En lugar de invertir en costosos servidores y equipos físicos de infraestructura, adoptar un modelo de negocio basado en la nube ofrece flexibilidad y escalabilidad, permitiéndote pagar solo por los recursos que necesitas en cada etapa de crecimiento de tu startup.
• Producto Mínimo Viable (MVP): El MVP es lo que te permite lanzar tu startup con un producto o servicio básico, pero funcional. Al centrarte en las características esenciales y omitir las funcionalidades más avanzadas, puedes reducir los costos de desarrollo y acelerar el tiempo de lanzamiento al mercado.
• Alianzas estratégicas: Considera establecer alianzas con otras startups o empresas que compartan intereses o audiencias similares, pero que no representen competencia en tu mercado objetivo. Al colaborar con socios estratégicos, puedes aprovechar recursos compartidos, compartir costos y acceder a nuevas oportunidades de negocio.
• Growth hacking: El growth hacking es una estrategia innovadora que puede ayudarte a maximizar el crecimiento de tu startup a través de técnicas creativas y enfoques no convencionales de marketing.
• Acuerdos claros con colaboradores: Establecemos acuerdos claros y transparentes con tus colaboradores, incluyendo plazos de entrega, presupuestos y condiciones de trabajo.