Ventajas de la Subcontratación para PYMES Turísticas: Impulsa tu Crecimiento

El término outsourcing, o subcontratación, se refiere a la contratación por parte de una empresa a otra para que desempeñe uno o varios servicios específicos durante un período determinado. Esta estrategia permite a las empresas enfocarse en sus objetivos estratégicos mientras expertos externos atienden tareas específicas.

La subcontratación no es solo una tendencia, sino una herramienta poderosa que transforma costes fijos en variables, adaptando la inversión a la actividad real y ofreciendo una solución eficiente para empresas con alta variabilidad operativa o necesidad de escalabilidad.

¿Por Qué Subcontratar en el Sector Turístico?

El mercado turístico es volátil. Contar con un partner de outsourcing experimentado puede ayudar a las empresas a mostrar su lado proactivo a los clientes. Por ejemplo, en el caso de call centers, los agentes pueden informar a los clientes sobre retrasos en vuelos, cambios en pautas de viaje y requisitos de documentación, mejorando la experiencia del cliente.

1. Aumento de Ventas por Nuevos Canales

Una empresa puede ofrecer el mejor servicio en un área, pero esto no garantiza la venta total. El aumento de ventas está directamente relacionado con una promoción constante. Es indispensable tener presencia en todos los canales de venta que existan y tener acceso a más oportunidades. La externalización en el proceso comercial tiene una visión de potenciar las ventas utilizando nuevos canales y buscando nuevas oportunidades de negocio.

Para lograr el éxito, es esencial realizar una previa evaluación de la actividad de la empresa contratante, un análisis de sus servicios y estructura actual para potenciar sus ventas. Esto incluye un análisis de factores positivos y negativos, internos y externos, y una investigación del entorno, mercado actual y competencia.

Las líneas de negocio que se realizan con la externalización comercial son las mismas que las de un departamento comercial interno: marketing online y offline, canales de distribución online, estrategia de captación y oferta complementaria.

2. Reducción de Costes y Aumento de Recursos

La subcontratación permite reducir gastos significativamente. Al invertir en un esfuerzo puntual, se deja como coste variable algo que hubiera podido convertirse en coste fijo. Las empresas contratadas utilizan sus propios medios, equipos e instalaciones, permitiendo a la empresa contratante enfocar sus recursos en necesidades más prioritarias.

En el caso de un campo de golf o un hotel, siempre es necesaria una persona especializada con contactos y conocimiento en el mercado de golf. La subcontratación puede ser por un tiempo determinado, pero muchas empresas la continúan de forma indeterminada al darse cuenta de que es un servicio más rentable, logrando presencia en todos los canales de forma más ágil y proactiva, y consiguiendo objetivos más rápidamente.

3. Cubre Nuevas Áreas en el Mercado y Redefine el Público Objetivo

Las empresas subcontratadas buscan continuamente nuevos nichos de mercado para promocionarse. Esto incluye captar nuevos canales de venta directa, establecer contactos con agencias independientes y profesionales de viajes, o tener acceso a nuevas plataformas como las OTAs de golf. Es crucial conocer previamente dónde está el cliente, su localización, sus gustos, para saber qué ofrecerle y generar atracción sin parecer que se le está vendiendo directamente.

Los clientes acuden a las agencias de viajes porque quieren obtener asistencia instantánea con las reservas sin tener que pasar por la molestia de filtrar opciones, comparar precios y navegar por varios sitios web. Necesitan una empresa de viajes que les ayude a reservar el paquete o vuelo más conveniente al precio más bajo.

El análisis de datos es un proceso mediante el cual se pueden estudiar los hábitos de los viajeros: lo que buscan y compran, sus preferencias de hoteles, transporte, vuelos e itinerarios. Todo debe ser observado y evaluado para brindar ofertas y servicios vendibles.

4. Optimización de la Gestión de Recursos Humanos

Los profesionales de Recursos Humanos del sector de la hostelería y el turismo se han visto desbordados debido a la escasez y la difícil búsqueda de personal, así como a la alta rotación. La externalización de funciones de Recursos Humanos puede ser una solución eficiente.

Las principales actividades del departamento de RR. HH. que se pueden externalizar incluyen:

• Proceso de contratación: Publicar ofertas de empleo, verificar el historial laboral, hacer entrevistas y contratar. Externalizar estas tareas quita una carga de trabajo significativa al departamento interno.
• Normativa: Para hoteles o restaurantes pequeños, la normativa puede ser una carga constante. Un proveedor externo especializado puede asegurar el cumplimiento.
• Formación: Garantizar que el personal reciba la formación necesaria es crucial. Externalizar esta función asegura un personal capacitado y eficaz.

Ventajas de la Externalización de RR. HH.

• Reducción de costes: Al subcontratar la gestión de nóminas, cumplimiento normativo, contratación y formación, las empresas turísticas pueden reducir costes en personal interno y gastos administrativos. Esto permite invertir más fondos en equipos o tecnología.
• Reducción de riesgos: La externalización de actividades de RR. HH. puede mitigar riesgos asociados al cumplimiento normativo y la gestión de personal.

Es importante elegir un proveedor externo especializado en el sector de la hostelería y el turismo, que cumpla con las normativas sobre datos y empleo en su mercado.

5. Mejoras en el Servicio al Cliente

Las empresas de viajes y turismo utilizan canales digitales y de voz para comercializar y conectarse con sus clientes. Es importante prestar la máxima atención a todos los canales y responder a las consultas de los usuarios en el menor tiempo posible para ofrecer un excelente servicio. Un call center externalizado puede gestionar estas interacciones de manera eficiente, evitando que los clientes cambien a otro agente de viajes por falta de respuesta.

Los viajeros de negocios, por ejemplo, tienden a estar más comprometidos con los esquemas de fidelización. Prefieren reservar las mismas aerolíneas y alojarse en el mismo hotel para disfrutar de ventajas y ganar puntos de fidelidad. Un soporte al cliente externalizado puede gestionar y potenciar esta fidelización.

¿Cuándo Elegir el Outsourcing en la Comercialización de Turismo de Golf?

La externalización de servicios para hoteles y campos de golf es una solución eficaz cuando te planteas las siguientes cuestiones:

• ¿Cómo trabajas en otros mercados?
• ¿Conoces tu buyer persona y sabes dónde encontrarlo?
• ¿Estás al día con tu base de datos y tus contactos con agencias de viaje que venden golf?
• ¿Tienes conocimiento de las acciones de promoción en mercados de origen para atraer nuevos turistas?
• ¿Realizas un seguimiento de dichas acciones e incorporas las peticiones recibidas en el CRM?
• ¿Sabes cuáles son las nuevas plataformas de venta directa en las que puedes incluirte?
• ¿Compartes tus contenidos entre tu clientela y trabajas el blog de tu web (por ejemplo, con guías de viaje)?
• ¿Tienes la capacidad de diferenciarte de otros campos y destacar tus virtudes?
• ¿Son rentables tus gastos de comercialización al final del año?

Si alguna de estas preguntas no se contesta de forma satisfactoria, es momento de considerar la subcontratación para reevaluar y mejorar tu estrategia.

La subcontratación externa es una tendencia cada vez más recurrente en el mercado hotelero y turismo de golf por su contrastada efectividad. Ahorra costes, optimiza servicios y añade valor. Es un servicio planteable y accesible para todas las empresas.

Ejemplos de Aplicación de Outsourcing en el Sector Turístico

Podemos plantear tres ejemplos de empresas contratantes que demandan el servicio:

• Un hotel con golf o cerca de un campo de golf: Si el departamento comercial está enfocado en el turismo vacacional o de negocios, y el golf es un nicho que requiere especialización y contactos, la subcontratación de este departamento sería la solución ideal.
• Un campo de golf: Con un presupuesto más limitado, un campo de golf que quiera aumentar ventas en mercados internacionales puede externalizar este servicio. El equipo interno se enfocaría en la operativa y atención al cliente, mientras una empresa externa gestionaría ventas y marketing internacional, aportando especialización.
• Cuando quien contrata el outsourcing comercial es un destino: Una entidad que necesita apoyo puntual para organizar eventos de golf o viajes de familiarización, o para ayudar a vender un destino y sus empresas relacionadas, dando a conocer toda la oferta existente en una localización.

La labor de ventas para garantizar el éxito de las actividades de outsourcing requiere una previa evaluación de la actividad de la empresa contratante. Es imprescindible realizar un análisis de sus servicios y estructura actual para tener una visión de futuro y potenciar sus ventas. Lo primero será realizar un análisis previo de los factores positivos y negativos, tanto internos como externos. Una vez estudiado, podemos investigar el entorno, su mercado actual y competencia.

Ayudas para la Digitalización en el Sector Turístico

La subcontratación se alinea con las iniciativas de digitalización y modernización del sector turístico. En este contexto, existen convocatorias de ayudas que facilitan la implementación de proyectos tecnológicos.

Líneas de Ayuda y Presupuestos

Las ayudas se estructuran en diferentes líneas con distintos presupuestos y porcentajes de financiación:

Línea 1: Proyectos de desarrollo tecnológico innovadores.

• Presupuesto mínimo del proyecto: 300.000 euros.
• Presupuesto máximo del proyecto: 3.000.000 euros.
• Pymes: Máxima ayuda del 50% del presupuesto financiable.
• Grandes empresas: Máxima ayuda del 15% del presupuesto financiable.
• Asociaciones: Máxima ayuda del 70% del presupuesto financiable.

Estos proyectos deben incorporar tecnologías emergentes o de nuevo desarrollo con riesgo tecnológico medio/bajo, cercanos al mercado (TRL 6-8), para mejorar la competitividad del sector turístico mediante la incorporación de IoT, 5G, big data, ciberseguridad o aplicaciones móviles, entre otros.

Línea 2: Proyectos de implantación y adopción de nuevas tecnologías.

• Presupuesto mínimo del proyecto: 200.000 euros.
• Presupuesto máximo del proyecto: 750.000 euros.
• Pymes: Máxima ayuda del 50% del presupuesto financiable.
• Grandes empresas: Máxima ayuda del 15% del presupuesto financiable.

Esta línea se enfoca en la implementación de IoT, 5G, big data y ciberseguridad o aplicaciones móviles, sin carácter limitativo.

Línea 3: Proyectos de implantación y adopción por parte de PYMES de tecnologías testadas previamente en el mercado o procesos de digitalización.

• Carácter de ayuda de minimis, con límites de 200.000 € en un periodo de tres años fiscales.

Entidades Beneficiarias y Requisitos

Pueden beneficiarse de estas ayudas agrupaciones, asociaciones sin ánimo de lucro, federaciones y confederaciones legalmente constituidas, así como empresas individuales (Línea 3) y autónomos que cumplan criterios de pyme.

Los proyectos deben estar alineados con las prioridades europeas y los seis pilares del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia: transición verde, transformación digital, crecimiento inteligente, sostenible e inclusivo, cohesión social y territorial, resiliencia sanitaria, económica, social e institucional, y políticas para las próximas generaciones.

Gastos Subvencionables

Se consideran gastos subvencionables aquellos relacionados con la actividad objeto de la ayuda, necesarios para su ejecución y contraídos durante el periodo aprobado. Esto incluye:

• Coste laboral del personal: 100% si la dedicación es exclusiva al proyecto; hasta el 80% en otros casos. Aplica a personal técnico, administrativo y autónomos económicamente dependientes (TRADE).
• Costes de instrumental, material, edificios y terrenos: Valoración por amortización durante el periodo de ejecución.
• Costes de investigación contractual, conocimientos y patentes: Incluye gastos de subcontrataciones, que no podrán superar el 50% del importe de la actividad subvencionable de cada beneficiario individual.
• Gastos generales y otros gastos de explotación: Consumos de electricidad, agua, telefonía, material de oficina, gastos de limpieza, mantenimiento de instalaciones, cuotas de conexiones, pólizas de seguros relacionados con el proyecto.
• Gastos de asistencias externas: Análisis, asistencias técnicas, elaboración de protocolos o informes previos. La subcontratación en este caso puede ser hasta un 70% del coste total del proyecto.
• Coste de compra, leasing, renting y adquisición de activos materiales e inmateriales: Incluye equipos, sensores, software, aplicaciones informáticas, gestión y mantenimiento de servidores, con una amortización del 20% anual.
• Gastos de material fungible: Materiales cuya vida útil no supere el periodo de ejecución del proyecto.
• Gastos de marketing digital: Posicionamiento, SEM y SEO.

No se pueden imputar costes de obra civil para la implantación de infraestructuras tecnológicas, ya que el objeto de estas ayudas es la digitalización y los fondos Next Generation tienen un etiquetado digital del 100%.

Las ayudas a grandes empresas son compatibles con el mercado interior si colaboran de manera efectiva con PYMES en la actividad objeto de ayuda y si las PYMES con las que colaboran corren con un mínimo del 30% de los costes subvencionables.

La resolución de la convocatoria se notificará a cada entidad solicitante a la dirección de correo electrónico indicada en el formulario. El pago de la subvención se realizará de forma anticipada, limitado por anualidades presupuestarias, por el 100% de la ayuda concedida.