Cómo Elegir la Fotocopiadora Ideal para tu Negocio Pequeño

No todos saben cómo elegir la impresora para su negocio, se deben tomar en cuenta muchos aspectos. Las empresas actuales tienen muchas necesidades de comunicación: impresión de imágenes, copia y escaneado de documentos. Pero, ¿Cómo tratarlas y, sobre todo, cómo elegir la fotocopiadora para mi negocio que sea adecuada para llevar a cabo todas esas acciones? La oferta del mercado es abrumadora y no siempre es fácil entender las diferentes funcionalidades que ofrece cada modelo.

La pequeña empresa quizá no cuente con la infraestructura de una gran compañía, pero sí tiene necesidades similares, a menor escala. A la hora de elegir la mejor fotocopiadora para su negocio debe tener en cuenta numerosos aspectos. Para empezar, que se adapte a su presupuesto, y también a las necesidades de la empresa.

Tipos de Fotocopiadoras y sus Características

A la hora de elegir una fotocopiadora, es fundamental conocer las distintas categorías disponibles en el mercado.

Fotocopiadora Multifuncional

• Este tipo de equipo combina varias funciones en un solo dispositivo: copiado, impresión, escaneo y envío de fax.
• Son ideales para oficinas que buscan eficiencia, ahorro de espacio y centralización de tareas.
• Las impresoras multifunción, que combinan 4 dispositivos en 1 (impresora, fotocopiadora, escáner y fax) permiten optimizar el espacio.
• De la misma manera, permiten lograr ahorros sustanciales en energía y consumibles.

Fotocopiadora Profesional

• Diseñadas para entornos con altos volúmenes de impresión, las fotocopiadoras profesionales ofrecen velocidades superiores, opciones de acabado avanzado (como grapado o encuadernación) y una mayor durabilidad.

Fotocopiadora Láser

• Utilizan tecnología láser para ofrecer impresiones de gran calidad a una velocidad constante.
• La diferencia entre impresoras láser y de tinta se acentúa en la velocidad de impresión.

Fotocopiadora Digital

• Aunque hoy día casi todas las máquinas son digitales, este término se refiere a equipos que permiten almacenar, enviar y gestionar documentos electrónicamente.

Fotocopiadora con Escáner

• Esencial en cualquier oficina moderna.

Fotocopiadora Ecológica

• Estas máquinas están diseñadas para reducir el impacto ambiental, tanto por su consumo energético optimizado como por su uso de tóneres reciclables y materiales sostenibles.

La elección de una u otra va a depender de lo que requieras en tu oficina. Ambas opciones (láser o tinta) son igual de buenas, pero se diferencian en la carga de trabajo a la que la someterás.

Factores Clave para Elegir la Fotocopiadora Adecuada

No todas las empresas tienen las mismas necesidades. El tamaño del equipo, el volumen de impresión y el tipo de documentos a trabajar influyen en la elección. Es importante elegir equipos con prestaciones que permitan realizar las tareas de una forma más ágil.

Volumen y Ciclo de Trabajo

El ciclo de trabajo es la clave y la primera pregunta que os tenéis que hacer como empresa antes de comprar una impresora. Es un dato esencial, que mucha gente a priori no presta atención y es el detalle que marca la diferencia; los fabricantes de impresoras fabrican modelos basando sus gamas en estos datos y separando las impresoras en función de la vida útil para la que se van a diseñar, fabricar y vender.

• Dependiendo de los volúmenes mensuales de impresión y copiado de tu empresa, puede ser más apropiado elegir una u otra de estas tecnologías.
• Si tu negocio se dedica exclusivamente a la impresión de copias, entonces lo que necesitas es una impresora para alto volumen.
• Si su volumen de impresión es muy elevado, se recomienda invertir en un equipo lo suficientemente rápido. Por ejemplo, una multifunción láser de producción.
• A modo de guía, 20 páginas por minuto es suficiente para pequeñas oficinas que generan varios cientos de copias al mes.
• Para un volumen medio, digamos 5.000 copias mensuales, deberíamos pensar en una fotocopiadora de unas 30 páginas por minuto.

Velocidad de Impresión

La velocidad de impresión es clave para ganar en inmediatez y evitar parones de impresión. Mientras más tardan los equipos en imprimir, menor será la producción de documentos en las empresas.

• Al estudiar los diferentes modelos de impresoras o fotocopiadoras, ten en cuenta que la velocidad indicada por los fabricantes corresponde a la impresión en modo normal. Cabe esperar unos números más bajos al imprimir impresiones de alta calidad.
• Las fotocopiadoras tienen una velocidad que va de 15 a 100 páginas por minuto dependiendo del modelo.
• Velocidad: A diferencia de otros equipos, las impresoras láser realizarán las impresiones a hoja completa y no línea por línea.
• Si en tu oficina prima la agilidad, hay modelos que priorizan la velocidad sin sacrificar calidad.

Calidad y Resolución de Impresión

Por último, también debe tenerse en cuenta la calidad de impresión que va ligada a la resolución máxima que soporta el dispositivo, especialmente si tienes que imprimir fotos o documentos en color destinados para tus clientes. La resolución se expresa en dpi o ppp y cuanto mayor sea el número, mejor será la calidad de impresión.

• Algunas opciones disponen de una mejor calidad de imagen, incluyendo impresiones a color.
• Calidad de impresión: los equipos multifunción ofrecen cada vez mejores resoluciones, pero no todos son iguales. Antes de elegir, identifica cuál va a ser su uso, porque no es lo mismo si lo que imprimimos es en modo borrador que si queremos trabajos impecables para cliente a todo color.
• Resolución: se mide en puntos por pulgadas y cuanto sea mayor el valor, mejor serán los resultados de la impresión.

Funciones Adicionales y Conectividad

En la actualidad, casi todos los modelos de fotocopiadoras también pueden imprimir, escanear y enviar documentos por fax. De esta forma, en un solo equipo vamos a disponer de todas las herramientas necesarias para nuestro negocio.

Los comandos que tenga la impresora serán un factor importante. Algunos de los modos más versátiles que incorporan estos equipos son escáner, fotocopiado, envío y recepción de fax y almacenamiento de archivos en la nube.

• Conexión: Las impresoras multifuncionales de esta categoría necesitan de una conexión rápida a internet para acceder a los archivos en la nube.
• Conectividad: comprueba si el modelo que te encaja cuenta con conexión WiFi y puertos USB. Olvídate de los cables por el suelo y, sobre todo, de depender de configurar todos los equipos o de conectarlos a un PC donde la privacidad y el cumplimiento de la ley de protección de datos queda en entredicho.
• En los negocios, el espacio es importante, así que las impresoras multifuncionales con Wifi son las más recomendadas.
• Funciones adicionales: aparte de hacer copias de documentos, con estos equipos puedes realizar escaneo o digitalización de documentos, impresión, envío de fax y gestión documental. Los mejores equipos incluyen opciones como borrado de tinta, en el caso de las impresoras ecológicas e impresión con cifrado, entre otros.
• La gama de impresoras para PYMES y autónomos cuenta con prestaciones avanzadas como la impresión a doble cara, consumibles de larga duración y amplia conectividad entre otras que ofrecen un ahorro en tiempo y dinero, todo con calidad profesional.
• Permiten ahorrar en cada página que se imprima y además, ampliar el tiempo entre reemplazos y reducir parones por falta de consumibles.

Tamaño y Espacio

Para empresas pequeñas o autónomos, es fundamental una máquina compacta, con bajo consumo y un mantenimiento sencillo. Brother cuenta con una amplia gama de impresoras e impresoras multifunción, todas ellas de tamaño compacto para que el espacio en tu negocio no sea un problema.

• La opción ideal cuando el espacio es limitado. Son compactas, silenciosas y fáciles de ubicar incluso en escritorios.
• Dimensiones: a pesar de que la tecnología ha avanzado mucho, seguimos teniendo equipos de copiado de gran tamaño, al que le hemos de buscar un sitio y pensar en su volumen y su peso.
• Por ejemplo, dependiendo de la naturaleza de tu negocio, quizás no sea necesario una impresora con tamaño A3. Del mismo modo, es posible que no necesites imprimir en color.

Nivel de Ruido

Un nivel de ruido excesivo puede afectar a la concentración y por tanto, a la productividad.

Consumibles y Coste por Página

El coste por página variará principalmente en función de la tecnología elegida, láser o inyección de tinta y del tipo de impresión, en blanco y negro o en color.

Por norma general, la inyección de tinta es más barata de comprar que el láser, pero cuando se utiliza es lo contrario. El precio por página es más bajo en una impresora láser porque el coste del tóner es más bajo. Los modelos de tóner son más costosos, pero su vida útil es más larga y el rendimiento de las impresoras tóner es muy alto, van a imprimir un gran número de copias. Otro aspecto es que estos modelos no se van a secar por falta de uso.

Algunos prefieren los cartuchos de tinta por su bajo precio, por lo que es una opción para los negocios pequeños.

Precio reducido: El tóner es más costoso que los modelos convencionales, sin embargo, sacará mayor cantidad de copias antes de agotarse. Uno de los errores más comunes es optar por tóners genéricos sin verificar su calidad.

Uno de los factores clave a largo plazo es el coste por copia, es decir, cuánto te cuesta cada página impresa (incluyendo tóner, piezas y energía). Optar por una fotocopiadora con bajo coste por copia te permitirá ahorrar de forma significativa mes a mes.

Aunque dos modelos puedan tener un precio similar, su coste por página puede ser muy distinto.

Comparativa de Tecnologías de Impresión: Láser vs. Inyección de Tinta

Opciones de Adquisición: Comprar, Alquilar o Segunda Mano

Una de las decisiones clave al incorporar un nuevo equipo a tu oficina es si conviene comprar o alquilar la fotocopiadora.

Compra

• Si necesita este equipo habitualmente, la mejor opción es comprarlo. Una inversión importante que se amortizará a largo plazo.
• De esta forma, no dependerá de servicios de terceros y podrá satisfacer la demanda de sus clientes.
• Dependiendo del número de impresoras y copiadoras que tu empresa necesite, y de las características de éstas, el precio de compra de las mismas puede ser significativo.

Renting (Alquiler)

• Si tu empresa es pequeña y el desembolso para adquirir una fotocopiadora puede afectar notablemente a tu tesorería, contempla el renting de impresoras como la mejor opción.
• El Renting te ofrece mayor liquidez, sin un gran desembolso inicial y cómodas cuotas mensuales, además de los beneficios fiscales que conlleva.
• Otra ventaja es la adhesión a un contrato de mantenimiento como parte del Renting. La empresa que te alquila la fotocopiadora realizará un mantenimiento preventivo acudiendo regularmente a tus instalaciones para su mantenimiento y también para corregirlo en caso de avería.
• Recibirás una factura a final de mes, de la cual ya conoces el importe. Contarás con servicio de asistencia 24/7 y pagarás solo por las copias que realices, con una tarifa distinta para los folios en blanco y negro que en color. Además, te despreocuparás para siempre del mantenimiento y averías, incluído el cambio de tóners, que vienen con el contrato.

Fotocopiadoras de Segunda Mano o Reacondicionadas

• Otra opción intermedia es optar por una fotocopiadora de segunda mano, que permite reducir costes sin renunciar a un buen rendimiento.
• Las fotocopiadoras reacondicionadas son una excelente opción para empresas pequeñas o con presupuestos ajustados.

Consejos Adicionales para Pequeños Negocios

• Reduce el número de dispositivos necesarios en un negocio y da respuesta a las distintas necesidades de cada usuario.
• Muchas empresas pagan de más por equipos con funcionalidades que no van a utilizar. Cuantas más funciones, más alto será el coste de mantenimiento y de adquisición. Por ello, evalúa si necesitas todas las funciones.
• A la hora de elegir una fotocopiadora para oficina, busca que sea versátil, rápida y fiable. Suele tratarse de un equipo multifuncional de gama media, pensado para un uso diario sin interrupciones.
• Para empresas con grandes necesidades de impresión, como editoriales, asesorías o departamentos administrativos intensivos, se necesita una fotocopiadora de alto rendimiento.
• Apuesta por fotocopiadoras multifuncionales para optimizar el espacio y los recursos.
• Tener un buen servicio técnico es fundamental para evitar paradas imprevistas. Un mantenimiento personalizado y transparente evitará gastos inesperados.
• Es necesario tener en cuenta el tiempo de precalentamiento de un dispositivo, el hecho de que la mayoría de las veces permanecerá en modo de espera por la noche, etc. y luego multiplicar estos datos por el número de dispositivos de tu empresa.
• Además, muchas impresoras cuentan con 3 años de garantía siempre que registres el equipo en la página web del fabricante.

Es recomendable buscar asesoramiento profesional para que elijas la que se adapte mejor al presupuesto y carga de trabajo de tu empresa. También, te pueden ofrecer el servicio de Renting de impresoras con el que disfrutarás de muchos beneficios.