Plan de Viabilidad Técnica y Económica para tu E-commerce

En la era digital actual, numerosas empresas se enfrentan al dilema de digitalizar su compañía y adentrarse en el comercio online. El mundo avanza a una velocidad vertiginosa, y la presencia en la red se ha vuelto casi indispensable. Por esta razón, tanto comercios tradicionalmente offline como nuevas apuestas empresariales, consideran abrir un e-commerce para comercializar sus productos.

Sin embargo, lanzar un e-commerce no es una tarea sencilla, incluso en un momento donde la compra online se ha vuelto cotidiana. Las compañías a menudo debaten si la inversión se compensa con las ventas y los resultados. Esto pone en tela de juicio las conclusiones de Fundetec y Ontsi, que demostraron que el 69% de los e-commerce fueron rentables en 2014, un 19% más que el año anterior, aunque la rentabilidad también depende del tamaño de la tienda online y del sector al que pertenece.

Un e-commerce no es simplemente una tienda en el universo online; requiere un trabajo continuo y una gestión constante, tanto para el servicio al cliente como para el soporte y la actualización de productos. La clave no reside solo en estar en la red, sino en un Análisis, Planificación y Desarrollo estratégico de cómo se está en la red. No basta con abrir una tienda online; esta debe estar en continuo mantenimiento.

La Importancia de un Plan de Viabilidad

Un plan de viabilidad empresarial es un documento fundamental para todo emprendedor. Es un informe de viabilidad técnica y económica que sirve como guía para el emprendedor y como documento a presentar a posibles inversores, para buscar financiación o para la concesión de permisos, ayudas y subvenciones. Su propósito es demostrar que una empresa es viable y rentable en diversos aspectos: técnicos, económicos, financieros, humanos y otros.

Si se realiza un buen trabajo, una tienda online puede ser muy rentable, y este proceso puede calcularse. Para poner en marcha un proyecto de e-commerce, se debe hacer un análisis previo, una planificación, concretar unos objetivos y, principalmente, trazar un Plan de Viabilidad.

En NextQuality, nos diferenciamos por nuestra metodología, donde los proyectos se basan en un Plan de Viabilidad diseñado a medida para cada cliente desde el comienzo del proyecto. Este plan permite conocer la situación actual del cliente, la inversión requerida, las áreas donde focalizar la inversión para alcanzar los objetivos, y cuándo el e-commerce comenzará a ser rentable.

El Plan de Viabilidad se programa a 36 meses, y la inversión en tecnología, marketing, mantenimiento y las amortizaciones del proyecto se calculan anualmente. La evolución del proyecto depende de varios factores que deben considerarse para una estimación precisa. Es imprescindible conocer las visitas mensuales necesarias, la tasa de conversión requerida, el momento de recuperación de la inversión y, lo más esperado por las empresas: cuándo comenzarán a generar ganancias.

El primer reto de cualquier proyecto de negocio es identificar si es posible realizarlo en un tiempo determinado y de forma definida. El estudio de viabilidad técnica y económica funciona como la base para determinar si un proyecto brindará beneficios de rentabilidad a largo plazo, garantizando el éxito de un producto o ayudando a mejorar los procesos de trabajo.

Para desarrollar esta herramienta fundamental de análisis, es crucial elaborar estos estudios de viabilidad técnica y económica paso a paso, para que el proceso sea ágil, responsable y efectivo.

Secciones Clave del Plan de Viabilidad

No existe un modelo único de estudio de viabilidad, pero todo plan y estrategia empresarial debe contener un estudio de viabilidad económica, técnica y humana del proyecto. No debe ser excesivamente extenso, pero sí debe incluir los datos más importantes, como el origen y evolución del proyecto. Su extensión variará si se trata de un proyecto futuro o de una empresa ya en funcionamiento.

De manera generalista, las secciones que el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) recomienda para un estudio de viabilidad son las siguientes:

1. Resumen Ejecutivo

Proporciona una panorámica del contenido del documento del plan de viabilidad. Este apartado debe contener una descripción detallada de los productos y/o servicios que se pretenden comercializar. En un proyecto de comercio electrónico, es importante no solo centrarse en los productos/servicios, sino también en el modelo de negocio, especialmente si es diferente al clásico minorista online (pure player o brick and mortar). El propósito de esta sección es detallar lo que la empresa considera comercializar, sirviendo de base para los futuros apartados del plan.

2. Análisis del Mercado

Es uno de los aspectos más importantes de un plan de viabilidad. Para la captación de financiación, y en otros casos, saber cómo hacer un estudio de mercado es crucial para incluir datos precisos en esta sección. Debe incluir información sobre la situación actual del mercado relativo al tipo de negocio y ámbito geográfico. También es esencial identificar los puntos vulnerables financieros al ejecutar este proyecto. Esta parte del plan describe el mercado existente para los productos o servicios que la empresa desea comercializar a través de Internet: segmentos de clientes, principales competidores y su éxito, y cómo se distribuirán los productos.

En este apartado, se recomienda realizar un análisis del modelo de negocio usando un Business Model Canvas (BMC) para organizar todos los aspectos del modelo de negocio. Es conveniente hacer un estudio de competidores centrándose en métricas clave del canal online: nivel de visitas, tecnologías usadas, marketing mix en Internet, y un estudio de mercado o cuestionario sobre cómo el cliente investiga el producto o sobre el propio producto, para validar hipótesis lo antes posible.

3. Viabilidad Técnica

La viabilidad técnica evalúa la capacidad de realizar el proyecto con los recursos tecnológicos y humanos disponibles. Para la creación de la tienda online, se recomienda la plataforma Magento, cuya inversión inicial es significativa, pero a medio y largo plazo los resultados son mucho mejores. Esta herramienta, unida a acciones de marketing y comunicación, ofrece un retorno de la inversión más rápido.

Magento permite profundizar en la relación con el cliente B2B/B2C, facilitando su fidelización. Los informes que crea la plataforma permiten a Quality Marketing Contents profundizar en la relación "Person to Person" con los clientes.

La gran mayoría de las iniciativas de e-commerce requieren la implantación de tecnologías software ligadas a los procesos de negocio. Es necesario determinar las tipologías de soluciones tecnológicas, su interdependencia y sus costes en licencias, instalación y mantenimiento. También se debe considerar si la implantación se hará con un equipo interno o se subcontratará a terceros. La elección de proveedores es crucial, ya que el comercio electrónico requiere una inversión sostenida en el tiempo y un buen partner puede ahorrar muchos costes. Es conveniente incluir un plan preliminar de la implantación de cada tecnología y los beneficios que aportarán a la organización.

4. Viabilidad Financiera

La viabilidad financiera se refiere a los recursos financieros, como capital, préstamos o inversiones, para mantener el proyecto en movimiento durante el periodo necesario. Esta parte es la que probablemente más tiempo llevará y debe incluir una relación de los ingresos esperados frente a los costes que el proyecto generará. Es crucial prestarle mucha atención, ya que será cuidadosamente evaluada por posibles inversores, entidades bancarias o públicas a las que se solicite financiación. Se pueden presentar una cuenta de resultados, cálculos coste-beneficio, Valor Actual Neto (VAN), Tasa Interna de Retorno (TIR) o punto de equilibrio, pero debe quedar clara la rentabilidad del proyecto, que debe ser positiva.

Se debe analizar la inversión en tecnología, marketing, mantenimiento y las amortizaciones del proyecto, calculándolas anualmente. Es imprescindible conocer las visitas necesarias mensualmente, la tasa de conversión requerida, en qué momento se recupera la inversión y cuándo se comenzará a ganar dinero.

A la hora de elaborar un plan de viabilidad para un sitio web de comercio electrónico, es fundamental organizar y planificar. Esto implica analizar los recursos actuales, tanto los disponibles como los necesarios para empezar, además de las finanzas: cuánto dinero se necesita, y cuántos gastos grandes y pequeños hay.

5. Estrategia de Marketing y Comunicación

El estudio de viabilidad debe detallar cómo la empresa se dará a conocer en Internet y cómo promocionará sus productos y servicios. Debe incluir cómo se diferenciará de los competidores, qué tipos de estrategias y tácticas se utilizarán. Aunque las acciones de marketing en Internet son diversas y requieren conocimiento del canal online, es vital seleccionar las más adecuadas y definir su alcance (tareas, costes, plazos y ROI).

La estrategia de comunicación y marketing es crucial para dar a conocer el negocio y llegar al público ideal. Si nadie conoce el negocio, nadie comprará, lo que resultará en pérdidas. Es fundamental estudiar los productos y sus usos, e investigar el público objetivo.

Un aspecto clave es el diseño del sitio web y la experiencia de usuario. El diseño de tu sitio web es más importante que cualquier otra cosa, ya que la gente navega por sitios web que les atraen visualmente. Además, debes centrarte en ofrecer una mejor experiencia de usuario a tus clientes. Aprende todo lo que hay que saber sobre la aceptación de pagos en línea, incluyendo lo que ofrecen otros sitios web similares y lo que les gusta a los clientes en general.

6. Operaciones y Recursos Humanos

Cuando hagas un plan de negocio, asegúrate de incluir los detalles de tu configuración operativa. Esto incluye la estrategia de producto o servicio, la ubicación del negocio, la estrategia de precios y la estrategia de ventas y distribución de productos o contratación y cierre de servicios. También la legislación aplicable y el proceso productivo.

No importa lo increíbles que sean los productos en su sitio web de comercio electrónico, es vital saber cómo se obtendrán al por mayor y de dónde se comprarán. Si no puedes mantener el ritmo de los pedidos, no tiene sentido crear un sitio web de comercio electrónico. Por lo tanto, es esencial trazar los procesos de producción y de la cadena de suministro. Además, debes añadir información sobre el procedimiento logístico: cómo se enviarán los productos, quién pagará el envío y qué servicio se utilizará.

La información sobre proveedores debe ser precisa e incluir tanto los costes como quiénes serán o podrían ser. En cuanto a los recursos humanos, es diferente si se trata de un proyecto empresarial unipersonal, societario o si requiere de una plantilla laboral que será necesario contratar. Esta es una sección de gran relevancia dentro del plan de viabilidad de una empresa.

Nuestra experiencia nos dice que la mejor fórmula para una exitosa estrategia digital incluye: unos objetivos claros, un detallado plan de viabilidad, la plataforma correcta y acciones de marketing dirigidas a la fidelización del cliente.

Análisis DAFO

Es interesante elaborar un completo análisis DAFO para mostrar las debilidades y fortalezas de tu negocio, así como las amenazas y oportunidades para el mismo en el mercado actual.

De la unión de Next Ecommerce y Quality Marketing Contents nace NextQuality, y desde ambas empresas impulsamos el crecimiento de su e-commerce a través de un servicio especializado de Proyecto Digital y Plan de Viabilidad para la implantación de E-commerce y Estrategia de Marketing Digital.