Plan de Negocios y Presupuesto para Importar Productos: Una Guía Completa

Iniciar una empresa importadora es una aventura emocionante y cada vez más accesible en un mundo interconectado. Aunque no se tenga una vasta experiencia en la industria, las oportunidades de negocio en el comercio internacional son abundantes para empresas emergentes. Este artículo proporciona una guía detallada para elaborar un plan de negocios y un presupuesto efectivo, elementos cruciales para el éxito en la importación de productos.

Definición del Negocio y Selección de Productos

Lo primero que debes hacer antes de comenzar un negocio importador es definir el negocio en el cual te involucrarás, al igual que conocer el producto que importarás. El hogar promedio en Europa está lleno de productos fabricados en otros países, y estos llegan a ti a través de negocios de importación y exportación. No es necesario tener una empresa para importar, ya que se puede hacer como persona natural, aunque formalizar el emprendimiento es aconsejable para recuperar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), controlar mejor el negocio y aprovechar herramientas de crecimiento como créditos bancarios y fondos estatales.

Considera qué industria o productos te inspiran más. La clave para una importadora exitosa radica en identificar un nicho de potenciales clientes que tengan la necesidad de consumir productos del extranjero, descubriendo realmente qué es lo que buscan y dirigiendo los esfuerzos para establecer mejores relaciones.

Búsqueda de Proveedores Confiables

Existen varias alternativas para buscar proveedores en el exterior. Los más comunes son del gigante asiático, China, donde podrás conectar con varios servidores como Alibaba, Global Sources, Made-in-China, DH Gate, China Cn, entre otros, así como empresas exportadoras para encontrar oportunidades. Otras alternativas, igual de eficientes pero más demandantes, serían asistir a ferias comerciales o viajar por negocios. Una vez que encuentres el proveedor, es recomendable realizar una importación de un volumen pequeño y comenzar de a poco a aumentar las cantidades, de esa forma podrás darte cuenta qué productos son los que se venden más y menos.

Logística y Transporte Internacional

Llegó el momento de buscar un medio de transporte internacional para la carga, que puede ser marítimo o aéreo, y que se adecúe mejor a las necesidades de la mercancía y del negocio.

Incoterms y Agentes de Carga

En primer lugar, hay que elegir el International Commercial Term (incoterm), términos creados por la Cámara de Comercio Internacional que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las partes de un contrato de compraventa internacional de mercancías acerca de las condiciones de entrega de la carga. Estos términos se emplean para determinar en qué momento de la compra se transmite el riesgo sobre la mercancía y las responsabilidades del comprador y vendedor. El que elijas dependerá del país al cual se está realizando la importación.

Optar por un freight forwarder/agente de carga, como KLog.co, es la opción más recomendable, ya que se pondrá en contacto directamente con el proveedor para organizar y gestionar todo el proceso, desde la contratación del transporte para trasladar la mercancía del país de origen al de destino, hasta toda la tramitación documental y aduanera necesaria.

Elaboración del Presupuesto de Importación

Si manejas una pequeña empresa y decides importar productos del exterior, debes comprender a fondo los "costos de importación". Los costos de importación son los gastos totales que tienes que pagar para traer un producto desde el proveedor hasta tu almacén o negocio. Estos costos no solo incluyen lo que pagas inicialmente por el producto, sino también gastos adicionales como el envío, impuestos, seguros y otros más. Es esencial que calcules estos costos correctamente para fijar precios justos y asegurar tus ganancias. Cualquier error en este proceso puede afectar tus precios y reducir tus márgenes de beneficio.

Componentes de los Costos de Importación

Para calcular los costos de importación de manera precisa, es fundamental identificar todos los elementos que los integran:

• Precio del Producto: Obtén el costo inicial o precio del producto que quieres importar.
• Costos de Flete y Envío: Considera los gastos de transporte desde el proveedor hasta tu almacén o negocio. Estos costos varían según la distancia y el método de transporte.
• Seguro: Evalúa cuánto cuesta asegurar los productos durante su tránsito y elige el tipo de seguro adecuado.
• Aranceles e Impuestos de Importación: Investiga los impuestos que el gobierno impone sobre los productos importados. Estos pueden cambiar según el producto, su valor y su origen.
• Tarifas de Almacenamiento: Si necesitas almacenar los productos antes de venderlos o distribuirlos, incluye ese costo.
• Tarifas de Agente Aduanal: Si contratas a un agente para que te ayude con el proceso de importación, suma sus tarifas.
• Otros Cargos Misceláneos: Incluye gastos adicionales como manejo, embalaje o conversión de moneda.

Cálculo de Costos y Pre-liquidación

Con todos los datos en mano, realiza los siguientes cálculos:

1. Suma el precio del producto, los costos de flete y envío, el seguro, los costos de almacenamiento y todos los cargos adicionales para llegar a un subtotal.
2. A ese subtotal, añade los aranceles e impuestos de importación.
3. Si contrataste a un agente aduanal, asegúrate de sumar sus honorarios.
4. Esta suma te proporcionará el costo total de importación.
5. Finalmente, divide el costo total entre el número de unidades importadas para determinar el costo por unidad.

Siempre es una buena práctica realizar una pre-liquidación para determinar el verdadero costo de importar un producto. Esto se hace cotizando los productos que se quiere importar y todos los costos asociados. Esto da una visión clara de los costos reales y permite planificar una posible estrategia de precios antes de importar un producto. Durante este proceso, también se evalúan las mejores opciones en términos de costos de transporte e impuestos, teniendo en cuenta el origen del proveedor y el precio del producto.

Caso de Estudio: Costos de Importación de Relojes Inteligentes

Vamos a calcular juntos los costos de importación para relojes inteligentes. Imaginemos que queremos importar 100 relojes inteligentes desde China a $50 cada uno. A continuación, te presento una tabla que desglosa el costo de importación por unidad.

En este ejemplo, se puede ver claramente cuánto me cuesta realmente importar los 100 relojes y cuánto cuesta cada reloj. Con esta información, podemos definir un precio de venta adecuado y entender el verdadero margen de ganancia por cada venta del producto. Por ejemplo, si decidimos vender cada reloj a $100, obtenemos un margen de $22 por cada reloj que se vende.

Generalmente, los pequeños negocios tienden a realizar estos cálculos de importación utilizando plantillas en Excel. Sin embargo, trabajar con Excel puede complicar el registro y la aplicación de estos costos al inventario, ya que demanda constantes entradas de ajuste para reflejar los cambios en el inventario y en la contabilidad. Una alternativa más integrada y automatizada es la herramienta de costos de importación que ofrece Cashflow. Esta herramienta no solo efectúa los cálculos de los costos de importación, sino que también actualiza de forma automática el inventario y la contabilidad con los costos reales.

Gastos Operativos Mensuales

Además de los costos directos de importación, un negocio importador tendrá gastos operativos recurrentes. Estos pueden incluir:

• Salarios y Seguridad Social: Si te das de alta como autónomo, la seguridad social es un coste fijo que ronda los 300€ mensuales (con bonificaciones, puede ser menor).
• Alquiler de Oficina o Almacén: Si la idea es hacer de intermediario, podrías no necesitar invertir en esta partida. Sin embargo, si tu producto requiere un almacén, el alquiler mensual variará mucho dependiendo de los metros cuadrados y la ubicación. Una alternativa es acudir al propio transitario o a empresas de transporte locales para ceder parte de su almacén y gestionar envíos.
• Suministros: Agua, luz, internet, teléfono.
• Gastos Generales: Tributos, asesores, limpieza, seguros (responsabilidad civil, transporte y otros riesgos).
• Gastos Comerciales: Publicidad, relaciones públicas.
• Gastos Financieros: Intereses de préstamos o créditos bancarios.

Para redondear, se podría estimar unos gastos mensuales de 500€ (sin incluir nómina), más tu propia nómina que para empezar puede ser de 1000€. Es crucial controlar el flujo de caja para evitar fallas, como la no determinación de un precio adecuado al producto, como comenta Tomás Schulze, Business Development Executive de KLog.co.

Documentación Necesaria para la Importación

Lanzar un negocio de importación puede ser desalentador debido a las complejidades de las reglas y regulaciones del comercio global. Para gestionar las operaciones eficientemente, es crucial estar familiarizado con la documentación de envío común y los requisitos legales.

Documentos Clave

• Factura Proforma: Incluye una descripción de los bienes y una garantía para proporcionarlos a un precio y fecha específicos. Se utiliza típicamente como un presupuesto para negociar la venta.
• Factura Comercial: Versión ampliada de una factura proforma, con números de referencia, términos de pago e información bancaria.
• Lista de Empaque: Detalla la cantidad de bienes, el embalaje, peso, dimensiones y otra información relevante cuando los productos están listos para ser enviados.
• Conocimiento de Embarque Aéreo (Air Waybill): Similar al conocimiento de embarque, pero se utiliza para los envíos realizados por transportistas aéreos.
• Certificado de Origen: A veces necesario para cartas de crédito o a solicitud del comprador. Debe ser firmado por un funcionario gubernamental.
• Declaración Sumaria de Salida (DSS): En Europa, cuando una exportación supera los 1.000 euros de valor o cuando se requiere una licencia de exportación, es necesario presentarla. La DSS permite a las autoridades aduaneras recopilar información detallada sobre las mercancías exportadas y facilitar el control del comercio exterior.

Licencias y Permisos

Un plan de negocio establece cómo gestionarás el registro de la empresa en el extranjero, un requisito necesario para poder operar en otros países. También detalla los requisitos de licencias, seguros y permisos. Muchos productos no requieren una licencia para comerciar, pero algunos, como los productos agrícolas, necesitan autorización o permisos adicionales de agencias gubernamentales. Puedes verificar si el producto necesita una licencia en el TARIC. Los negocios de importación y exportación pueden necesitar proporcionar una garantía aduanera que actúe como seguro para cubrir los aranceles e impuestos asociados a los envíos de mercancías importadas. El seguro de crédito a la exportación, que se obtiene a través de entidades especializadas como CESCE, protege contra pérdidas en caso de que los compradores en otros países no paguen.

Estrategia de Ventas y Marketing

Luego de que la mercancía haya cruzado océanos para llegar a su destino final y que el agente de carga haya gestionado toda la documentación necesaria para que la carga ingrese al país, hay que centrarse en cómo venderlos y promocionarlos. Contar con una calidad excelente de atención al cliente e innovación es clave para comenzar con éxito un negocio de importación, de forma diferenciadora con el mercado.

Para comenzar con las ventas, se recomienda iniciar en una plataforma de comercio electrónico, para tener un negocio exitoso de e-commerce y poder conocer más en profundidad el mercado. Establecer una fuerte presencia online y contactar directamente a fabricantes, distribuidores o minoristas es crucial para atraer a tu público objetivo. Shopify Markets, por ejemplo, te ayuda a vender en múltiples países y escalar tu negocio internacionalmente, todo desde una sola tienda.

Determinación de Precios y Formas de Pago

Determinar qué cobrar y cómo llevar los productos del fabricante al comprador es complejo. El precio de venta se determina por el volumen de unidades vendidas y la comisión ganada. Habitualmente se cobra un recargo de entre el 10 y el 15 %. Obtener un pago fijo significa recibir un pago garantizado preestablecido.

Existen varias formas de pago en el comercio internacional:

• Pago Anticipado: El exportador recibe el pago antes de que el producto llegue al comprador, a veces ofreciendo un descuento u otra ventaja.
• Cartas de Crédito: Son un compromiso de un banco en nombre del comprador. El banco asegura que el exportador recibirá el pago, siempre que cumpla con los términos y condiciones de la venta.
• Cobranzas Documentarias: Tienden a ser más asequibles que las cartas de crédito, pero carecen de un proceso de verificación.
• Cuentas Abiertas: Otorgan a los importadores 30, 60 o 90 días de plazo para pagar por los productos después de la entrega.
• Consignación: El exportador no recibe el pago hasta que el comprador venda los productos. El exportador retiene técnicamente la propiedad de los bienes hasta que se complete la venta.

El Plan de Negocios Estructurado

La creación de una empresa de importación y exportación es una idea que inspira a algunos empresarios. De todas maneras, antes de comenzar, es fundamental elaborar un plan de negocios estructurado y completo. Esta iniciativa ofrece la oportunidad de implantar el plan más eficaz para mejorar su empresa de importación y exportación, mediante el cual contemplará los indicadores listados a continuación: el presupuesto para empezar, los competidores, los gastos, los KPIs, sin olvidar las utilidades de su empresa de importación y exportación. Además, el plan de negocios servirá de gran ayuda para obtener exitosamente un financiamiento (préstamo, subvenciones, ayudas públicas, etc.) con un grupo de inversionistas.

Partes del Plan de Negocios

Un plan de negocios bien elaborado, agradable y fácil de leer debe incluir los siguientes elementos:

1. Oportunidad de Mercado

   Esta parte debe incluir datos e investigaciones relevantes del sector del comercio exterior, listando las recientes tendencias de consumo (por ejemplo, la importación de productos exóticos, contratos de exclusividad, transporte multimodal, digitalización de servicios y seguimiento por blockchain) y los elementos que posibilitan que una empresa de importación y exportación sea viable.

2. Presentación de la Empresa

   Expone los detalles de su empresa: tipo de mercancías a proponer o comprar, profesiones representadas en la empresa (jefe de ventas, agente de importación-exportación, comprador, director de ventas, encargado de logística, director de marketing, etc.), ubicación de la bodega o almacén, y la propuesta de valor. Finaliza con la presentación del responsable del proyecto.

3. Estudio de Mercado

   Identifica los perfiles de los clientes, los principales datos y dinámicas del sector, los diferentes segmentos de mercado y un estudio de los competidores con un análisis del ambiente competitivo. Incluye un análisis SWOT (FODA) detallado para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

4. Estrategia

   Detalla un plan de desarrollo que contiene las fases que harán que su empresa genere utilidades, incluyendo un plan de marketing para el crecimiento de los ingresos a largo plazo (diseño de sitio web, SEO, Google Ads, presencia en redes sociales, etc.).

5. Finanzas

   Expone una estrategia financiera detallada de su empresa, incluyendo un estado de resultados, punto muerto, balance general y flujo de caja.

Resumen Ejecutivo (Executive Summary)

El Resumen Ejecutivo debe ser conciso (no más de 1,500 palabras), informativo y exhibir que su empresa de importación y exportación generará utilidades. Debe ser persuasivo y señalar los atributos de su nuevo proyecto (por ejemplo: exportar materiales abundantes localmente pero escasos en el extranjero, vender productos y servicios con formación para su uso, maximizar operaciones con países cercanos, especializarse en varios mercados).

Análisis de la Competencia y Ventajas Competitivas

Su plan de negocios tiene que demostrar un análisis a detalle de las empresas de importación y exportación competidoras, presentando sus características destacadas, sin olvidar sus fortalezas y sus debilidades (por ejemplo: mercancía con daños, precios de servicios demasiado elevados, selección limitada de productos, servicios sujetos a cantidades mínimas elevadas, mala comunicación). Es crucial identificar estas debilidades para crear ventajas competitivas, como contratar a un equipo competente, recurrir a consultores de alto nivel, construir un sitio web profesional y especializado, o maximizar operaciones con países cercanos.

Modelo de Negocio (Business Model Canvas)

El modelo de negocio de una empresa de importación/exportación consiste en una empresa especializada en la venta, distribución y envío de mercancías de un país a otro. Puede enfocarse solo en la importación o solo en la exportación, actuar como representante de un fabricante, especializarse en una industria (alimentos, bebidas, muebles, ropa) o realizar transacciones como comerciante o agente de importación/exportación. El Business Model Canvas es una herramienta administrativa que permite presentar rápidamente los detalles de su empresa, como las oportunidades de generación de ingresos, los diferentes gastos, las actividades clave, etc.

Segmentación de Mercado

La segmentación de mercado se trata de dividir una base de clientes en varios grupos que muestran similaridades. Para una empresa de importación y exportación, tendría que fragmentar las personas que puedan comprar sus productos. Ejemplos de segmentos de mercado para su empresa de importación y exportación son las grandes cadenas de distribución, los mayoristas y los distribuidores, así como los propietarios de diferentes tipos de empresas.

El comercio internacional tiene cada día mayor importancia en el crecimiento de las economías nacionales, y España no permanece ajena a este fenómeno. Buena parte de las más de 200.000 empresas exportadoras son sociedades recién estrenadas en el comercio internacional, con una gran presencia de pequeñas empresas. La falta de experiencia de las PYME se suple con el apoyo de empresas consultoras de comercio exterior o profesionales expertos. La internacionalización de las empresas es un objetivo prioritario de la política exterior de la Administración, que habilita grandes recursos para este fin a través de información (sobre mercados, países, sectores, empresas, ferias, oportunidades de negocio, misiones comerciales, licitaciones internacionales, etc.), formación y asesoramiento (guías y manuales, programas de competencias profesionales, etc.), y ayudas y financiación.