Plan de Negocios para una Cafetería: Guía Completa para el Éxito

Montar un negocio de hostelería, ya sea un restaurante, bar o cafetería, es una tarea desafiante que requiere una planificación meticulosa. Si siempre has querido montar una cafetería pero no tienes ni idea de por dónde debes empezar, en este post te lo vamos a contar todo para ayudarte en el proceso.

¿Qué es un Plan de Negocios?

Un plan de negocio es un documento detallado que describe los objetivos de tu negocio y los pasos necesarios para alcanzarlos. Es una herramienta esencial para emprendedores, ya que ayuda a prever los desafíos, establecer estrategias y asegurar financiamiento. La oportunidad de triunfar al montar una cafetería no se basa simplemente en tener una buena idea de negocio; debes diseñar una buena estrategia y conocer las exigencias sanitarias y las normativas vigentes.

Elaborar un plan de negocios antes de poner una cafetería da la posibilidad de:

• Agregar las estadísticas del sector de las cafeterías.
• Listar las nuevas dinámicas con respecto al sector.
• Analizar los criterios de éxito de una cafetería.
• Conocer a tus clientes potenciales e, incluso, su comportamiento.
• Crear una propuesta de valor atractiva para tu cafetería.
• Estudiar los competidores sin olvidar su posición estratégica.
• Encontrar las ventajas competitivas que aportarán mayor valor a los clientes de tu cafetería.
• Presentar, utilizando el Modelo Canvas, el modelo de negocio de tu proyecto.
• Diseñar un plan de desarrollo para transmitir tu visión.
• Analizar y responder de manera proactiva a los riesgos y las potenciales consecuencias negativas para tu cafetería.
• Convencer a un banco o un inversionista de que tu nuevo proyecto tendrá el potencial para alcanzar su punto de equilibrio.

Estructura del Plan de Negocios

Un buen plan de negocios integra algunos factores, variables y estudios. Además, es esencial ordenarlos para lograr un documento agradable y fácil de leer. A continuación, se detalla la estructura:

1. Resumen Ejecutivo
2. Presentación de la Empresa
3. Estudio de Mercado
4. Estrategia (Marketing y Operaciones)
5. Análisis Económico-Financiero

1. Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es una vista general de tu plan de negocio. Debe ser conciso pero informativo, destacando los puntos más importantes. Antes de comenzar, tenga en cuenta que su documento tiene que ser sucinto; no hay necesidad de escribir más de 1,000 palabras. Debe ser informativo y acreditar que su cafetería representará finanzas sanas. Tenga cuidado con faltas de ortografía que presentan un aspecto poco profesional e indique los puntos fuertes de este proyecto.

Algunos puntos fuertes para una cafetería pueden ser:

• Se esmera en la decoración del espacio para conseguir un ambiente cálido y acogedor.
• Incluye en su carta cafés raros y exóticos que no ofrece la competencia.
• Controla sus gastos de inversión para ofrecer cafés a precios competitivos.
• Crea un espacio dedicado a los estudiantes que deseen concentrarse para trabajar (provisto también de una potente conexión Wifi).

2. Presentación de la Empresa

En esta sección, presenta tu negocio en detalle. Describe qué tipo de establecimiento estás abriendo (cafetería), su ubicación, el concepto y la temática. Explica por qué tu negocio se destacará en el mercado y qué lo hace único. Decide si quieres abrir un restaurante, bar o cafetería, y elige un estilo y temática para tu establecimiento.

El modelo de negocio de una cafetería es la venta, en el local o para llevar, de bebidas calientes (principalmente a base de té o café), de pasteles y de repostería. El modelo de precios de una cafetería se basa en una tabla de precios, fijados anticipadamente y a la vista.

Esta parte evoca también la propuesta única de valor de su cafetería. Acaba con la presentación del responsable del proyecto (la persona que encabeza este futuro proyecto empresarial).

3. Estudio de Mercado

El estudio de mercado es crucial para entender el entorno en el que operarás. Antes de empezar, es esencial investigar el mercado en el que deseas incursionar. Analiza la demanda, identifica a tus competidores y define tu público objetivo. Incluye datos demográficos, preferencias del consumidor y tendencias del sector. Este estudio abre la posibilidad de identificar los diferentes elementos vinculados con su nueva empresa, como el comportamiento de los clientes, las últimas tendencias al igual que los competidores.

Análisis de Tendencias y Demanda

Analiza las tendencias actuales del sector, los tipos de establecimientos más populares y los hábitos de consumo de los clientes.

Segmentación del Mercado

Define tu público objetivo. ¿A quién quieres atraer? ¿Familias, jóvenes, profesionales? La segmentación de mercado consiste en seccionar una base de clientes en diferentes grupos con características similares. Algunos ejemplos de segmentos de mercado para su cafetería son los aficionados al café, los profesionales de empresas cercanas, así como los trabajadores autónomos.

Análisis de la Competencia

Estudia a tus competidores directos e indirectos. Observa qué están haciendo bien y en qué aspectos puedes diferenciarte. Su plan de negocios debe exponer un análisis a detalle de las cafeterías competidoras. Aconsejamos presentar sus características mayores, sin olvidar sus virtudes y lo que se pueden mejorar. Muestre, especialmente sus puntos débiles (por ejemplo: una ubicación sin visibilidad, locales con poca capacidad, precios no acordes con el mercado, personal poco acogedor, así como horario de apertura demasiado corto).

Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)

El análisis DAFO te ayuda a evaluar los factores internos y externos que pueden afectar tu negocio. Identifica las fortalezas que puedes aprovechar, las debilidades que necesitas mejorar, las oportunidades que puedes capitalizar y las amenazas que debes mitigar. Un SWOT bien construido de su cafetería tendría que ser resumido y persuasivo.

Una ventaja competitiva es todo lo que va a ayudar a su cafetería a triunfar frente a los competidores. Algunos ejemplos de ventajas competitivas que puede fomentar para una cafetería son:

• Contar con una amplia superficie (permitiéndole recibir una gran número de clientes sin sentirse agobiado por espacio reducido).
• Esmerarse en la decoración del espacio para conseguir un ambiente cálido y acogedor.
• Controlar sus gastos de explotación para ofrecer cafés a precios competitivos.
• Incluir en su carta cafés raros y exóticos que no ofrece la competencia.
• Situarse en una calle concurrida y disfrutar de un fácil acceso.
• Contar con una terraza al aire libre.

4. Estrategia (Marketing y Operaciones)

Estrategia Comercial y Marketing

Desarrolla una estrategia comercial que detalle cómo atraerás y retendrás clientes. Incluye planes de marketing, promociones, precios y distribución. Establece objetivos de ventas y describe cómo planeas alcanzarlos. La estrategia comercial debe estar alineada con los hallazgos de tu estudio de mercado. Crea una identidad de marca sólida que incluya un logotipo, colores, tipografía y un mensaje claro. Organiza promociones y eventos especiales para atraer clientes.

En el plan de negocios de su cafetería, tendrá que desarrollar una estrategia a largo plazo para garantizar el éxito de su proyecto. La estrategia de marketing presenta y ordena todas las actuaciones e iniciativas que va a realizar para que cada vez más clientes sean susceptibles de ir a consumir a su establecimiento. Por ejemplo, se puede mencionar la creación de una página web profesional para su cafetería, mejorar el posicionamiento web (a través del SEO) y estar en las diferentes redes sociales.

Diseño de la Carta de Productos

Para que una cafetería triunfe debes ofrecer algo diferente al resto. Es importante que realices una investigación de la competencia y que diseñes la carta de productos incluyendo platos y bebidas innovadoras. Existen muchas marcas de café artesanales que pueden ayudarte a destacar como una cafetería con un café original o diferente y que puede hacer que te posiciones como la cafetería de referencia de los amantes del café. Por otro lado, disponer de un buen pastelero cualificado hará que tu carta de bollos y pasteles puedan ser elaborados y originales.

Gestión de alérgenos: Todas las empresas del sector hostelero deben regirse por el Reglamento de alérgenos 1169/2011. Es obligatorio proporcionar a los clientes toda la información necesaria sobre los diferentes productos y trazas que contienen los platos que forman la carta. Esta es una de las medidas obligatorias que exige sanidad para abrir una cafetería.

Plan Operativo

Detalla el proceso operativo de tu negocio. Explica cómo se prepararán y servirán los productos, qué equipos necesitarás y cómo se gestionarán los inventarios. Adquiere equipos de cocina de alta calidad y eficiencia.

Equipo de Trabajo Cualificado

Si quieres montar una cafetería de éxito deberás esforzarte en la contratación de personal cualificado, ya que de la calidad de los empleados dependerá que el negocio funcione. Contratar un camarero profesional o pastelero profesional es una tarea difícil, pero existen apps de contratación de camareros que pueden hacerte mucho más sencillo la formación de tu equipo. Hoy en día, para destacar en hostelería debes contar con un buen equipo que cuente con formación especializada para poder realizar el trabajo de la manera más profesional.

Ubicación y Mobiliario

Selecciona una ubicación estratégica para tu negocio. El primer paso para montar una cafetería es seleccionar cuál va a ser el local en el que se localice el negocio, y si este será un local propio o de alquiler. Optar por el alquiler de un local que ya haya albergado previamente una cafetería puede ser buena idea. Dicho local deberá cumplir todos los requisitos legales como disponer de salida de humos, contar con los metros necesarios, zona de cocina externa separada del servicio. Además, la ubicación en la que se encuentre la cafetería puede ser un plus a favor si esta se encuentra en una zona transitada para vender más.

Selecciona el mobiliario de hostelería adecuado que refleje tu concepto y ofrezca comodidad a tus clientes. Si estás pensando en montar un restaurante o bar en España, en Feyma encontrarás el mobiliario hostelería perfecto para tu negocio. En Feyma, ofrecemos una amplia gama de mobiliario para hostelería de alta calidad para ayudarte a equipar tu restaurante, bar o cafetería.

5. Análisis Económico-Financiero

El análisis económico-financiero incluye un presupuesto inicial, proyecciones de ingresos y gastos, análisis de punto de equilibrio y flujo de caja. Esta sección es esencial para demostrar la viabilidad financiera de tu negocio. Incluye un plan de contingencia para manejar posibles imprevistos financieros. Calcula el presupuesto inicial necesario para montar tu negocio. Identifica las fuentes de financiamiento. Elabora proyecciones financieras para los primeros 3 a 5 años de operación. Prepara un plan de contingencia para enfrentar posibles imprevistos.

Un plan de negocios a detalle debería contener un estudio financiero con innumerables indicadores y tablas financieros. Aconsejamos, entre otras cosas, calcular las utilidades de su cafetería. Evidentemente, es necesario que estas estimaciones financieras resulten relevantes.

Costos Iniciales Estimados para Montar una Cafetería

Para montar una cafetería debes disponer de una planificación de gastos que te ayude a organizarte mejor. No existen cifras exactas ya que depende de muchos factores, pero podríamos fijar el gasto inicial en aproximadamente 25.000 euros. Hay una serie de gastos como los que tienen que ver con la decoración que pueden ser variables, pero, hay otros fijos que no podremos reducir. Algunos son los siguientes:

Análisis del Punto de Equilibrio

El estudio del punto muerto de su cafetería representa igualmente una sección fundamental del plan de negocios de su cafetería. El estudio del punto de equilibrio permite calcular cuántos ingresos debería conseguir para que su cafetería obtenga el potencial para alcanzar su punto de equilibrio.

Por ejemplo, si entre renta, sueldos, insumos y mantenimiento al mes debes pagar $20 mil pesos, el estudio de punto de equilibrio te ayudará a determinar cuántos productos necesitas vender para cubrir esos costos.

Normativa y Permisos Legales en España

Abrir una cafetería no es una tarea sencilla ya que requiere tener muchos trámites en regla y cumplir normativas legales. A continuación, se enumeran los permisos y requisitos que necesitarás tener bajo control:

Elección de Local

El local deberá cumplir todos los requisitos legales como disponer de salida de humos, contar con los metros necesarios y una zona de cocina externa separada del servicio.

Licencia de Actividad y Documentación

Generalmente la licencia de actividad para montar una cafetería suele ir ligada a la Comunidad Autónoma en donde se va a realizar dicha apertura de negocio. Debes acreditar la obtención de un local, darte de alta para desarrollar actividades del sector de hostelería, disponer de un proyecto técnico de actividad, contar con un seguro de responsabilidad civil y disponer de un informe acústico.

Alta en Hacienda y Seguridad Social

Para montar una cafetería deberás darte de alta en la Agencia Tributaria declarando el inicio de la actividad del negocio (Modelo 036). Sólo tras que este documento sea aceptado podrás abrir una cafetería. Además, tendrás que darte de alta como empresa o autónomo en la Seguridad Social y, en caso de tener empleados, darles de alta a ellos.

Evaluación de Riesgos Laborales

Para poder abrir una cafetería será absolutamente necesario realizar una evaluación de riesgos laborales y crear un plan de prevención de riesgos laborales para saber cómo actuar en caso de que se genere algún problema o incidente.

Técnico de Manipulación de Alimentos

Es imprescindible disponer de este certificado de manipulador de alimentos para poder desempeñar la actividad. Al tratarse de una empresa alimentaria, todo el personal que trabaje en ella deberá estar acreditado con el carnet de manipulador de alimentos.

Análisis de Peligros y Puntos Críticos (APPCC)

Uno de los puntos más importantes para montar una cafetería es la creación de un plan de análisis de peligros o puntos críticos. Debes anotar todos los posibles riesgos que pueden suceder en el negocio (alimentarios, laborales, aforo…) y enumerar todas las medidas de control que llevarás a cabo para conseguir sobrellevar la situación.

Licencia de Terraza

Este tipo de licencia se debe solicitar en el ayuntamiento donde se encuentre ubicada la cafetería, ya que generalmente se ocupará un tramo de vía pública. Existen 2 tipos de licencias de terraza:

• Licencias anuales para la habilitación de terraza.
• Licencias estacionales de terraza: Generalmente esto hace referencia a las terrazas de verano que suelen habilitarse desde marzo hasta finales de octubre.

Licencia de Venta de Tabaco

Si quieres disponer de una máquina de venta de tabaco ubicada en tu cafetería deberás solicitar en el estanco que te vaya a proveer el tabaco el modelo 598. Una vez se obtenga la autorización podrás disponer de una máquina de vending de tabaco que debe estar ubicada dentro del establecimiento. El precio del tabaco nunca debe superar el 15% del coste por el que lo adquieres.