Optimización y Rentabilidad: El Plan de Negocio para el Mantenimiento de Flotas

Un buen plan de mantenimiento de flota no solo previene averías, sino que reduce costes, mejora la operativa y aumenta la vida útil de los vehículos. La falta de un plan de mantenimiento de la flota puede provocar innumerables pérdidas y afectar el desarrollo de la empresa. No es de extrañar que los directivos estén cada vez más preocupados por evitar costes elevados e innecesarios.

Una avería en ruta no es solo el coste de la reparación; es el servicio que no llega, el cliente que llama y el conductor parado esperando una grúa. Un plan de mantenimiento bien estructurado convierte la mayoría de esos imprevistos en intervenciones programadas que cuestan menos y no paran la operativa. Por lo tanto, saber estructurar la planificación representa el primer paso para avanzar en las operaciones, ya que se puede comprender el ciclo de vida de los vehículos y, más que eso, prevenir accidentes.

Un plan de mantenimiento de la flota juega un papel vital. Su principal objetivo es evitar fallos mecánicos, averías y, como consecuencia, accidentes. Estas situaciones no solo suponen riesgos para la vida de los conductores, sino que también pueden impactar negativamente en la seguridad de quienes los rodean. Por tanto, invertir en mantenimiento es, de hecho, asegurar la empresa en su conjunto. Además, el plan de mantenimiento brinda una valiosa oportunidad para registrar todas las actividades relacionadas con vehículos y maquinaria, lo que permite un análisis detallado y la toma de decisiones informadas para mejoras continuas.

¿Qué es el Mantenimiento Preventivo de Flotas?

El mantenimiento preventivo de flotas es el conjunto de intervenciones programadas que se realizan en los vehículos de una empresa antes de que se produzca una avería, con el objetivo de preservar su estado óptimo, prolongar su vida útil y evitar paradas inesperadas que impacten la operación. A diferencia del mantenimiento correctivo -que actúa cuando algo ya está roto- el mantenimiento preventivo opera sobre un calendario y unos indicadores predefinidos: kilómetros recorridos, horas de uso, tiempo transcurrido o señales de desgaste detectadas por sensores. La importancia de este enfoque se hace aún más evidente si tenemos en cuenta que el mantenimiento representa el 30% del coste operativo de una flota. Por lo tanto, un plan de mantenimiento eficaz es una medida de seguridad y una estrategia vital para mantener la salud financiera de la empresa al mismo tiempo.

Por qué el mantenimiento preventivo es crítico para la rentabilidad de tu flota

El coste de una avería inesperada no es solo la reparación; es también:

• El vehículo inmovilizado (pérdida de productividad).
• El coste del vehículo de sustitución.
• El impacto en clientes o entregas comprometidas.
• Las reparaciones de emergencia, siempre más caras que las planificadas.

Las empresas que implementan un programa de mantenimiento preventivo estructurado reducen sus costes de mantenimiento entre un 18% y un 25% y disminuyen las paradas no planificadas hasta en un 40%.

Los Tres Tipos de Mantenimiento que Necesita tu Flota

Para una gestión eficiente, tu flota necesita aplicar diferentes tipos de mantenimiento:

• Mantenimiento Preventivo o Programado: Realiza una intervención técnica y planificada para comprobar el estado de los principales elementos del vehículo, con el fin de evitar accidentes, averías mecánicas o imprevistos con antelación. Es el más importante y se subdivide en:
  • Mantenimiento por kilómetros: El más extendido. Se programa cada X kilómetros (5.000, 10.000, 20.000...) e incluye cambio de aceite, filtros, revisión de frenos y neumáticos. Requiere un sistema que registre el kilometraje actualizado de cada vehículo.
  • Mantenimiento por tiempo: Independientemente de los kilómetros recorridos, ciertos componentes envejecen con el tiempo: correa de distribución, líquido de frenos, batería, gomas de limpiaparabrisas.
• Mantenimiento Predictivo: Usa telemetría y datos para anticiparse a los fallos. Reduce tiempos de inactividad cuando el volumen de flota lo justifica. Utiliza sensores y datos telemáticos para anticipar cuándo va a fallar un componente antes de que falle. Los sistemas de gestión de flotas con IA permiten hoy este nivel de previsión.
• Mantenimiento Correctivo: Ocurre después del problema y generalmente presenta un costo mayor, además de aumentar las posibilidades de pérdida, ya que retira el vehículo de la circulación e interrumpe el flujo operativo. Si este tipo de mantenimiento representa la mayor parte de la gestión, el plan preventivo no está funcionando de manera óptima.

Cómo Estructurar un Plan de Mantenimiento Eficiente Paso a Paso

La eficiencia de un plan de mantenimiento de flota está directamente relacionada con su organización y ejecución. Para garantizar un proceso eficaz, es fundamental seguir una hoja de ruta clara y lógica:

1. Inventario Completo e Historial por Vehículo: El primer paso es documentar cada vehículo: marca, modelo, año, kilometraje actual, historial de intervenciones, componentes sustituidos y próximas revisiones. Sin esta base, no hay plan posible. Comience su plan con un estudio exhaustivo de todos los vehículos de gestión de flotas, destacando las áreas que requieren atención inmediata. Esto proporciona una visión clara de las prioridades y guía los próximos pasos.
2. Identificar los Intervalos de Mantenimiento por Tipo de Vehículo: Cada fabricante establece los intervalos de mantenimiento en el manual del vehículo. Recoge esta información para cada modelo de tu flota. Para vehículos industriales o maquinaria, los intervalos pueden basarse en horas de uso. De acuerdo a la antigüedad, marca y modelo podemos determinar la confiabilidad y disponibilidad.
3. Crear el Calendario Anual de Mantenimiento y Automatizar Alertas: Con los datos anteriores, crea un calendario que muestre cuándo toca cada intervención para cada vehículo. Esto permite anticipar los costes y planificar las paradas sin impactar la operación. El mayor error en la gestión del mantenimiento de flotas es depender de la memoria humana. Un software de gestión de flotas debe enviar alertas automáticas cuando se acerca una revisión programada, cuando un vehículo supera el kilometraje previsto o cuando un sensor detecta una anomalía.
4. Registrar Cada Intervención: El historial de mantenimiento de cada vehículo es un activo valioso: permite negociar mejor con talleres, justificar el valor residual al renovar la flota y detectar vehículos con un patrón anómalo de averías. La toma de datos se debe realizar con rigor, sistemáticamente y con periodos de frecuencia acordes a los vehículos a estudio.
5. Canal de Comunicación con Conductores: El conductor es el primero en notar que algo falla. El plan de mantenimiento debe establecer las tareas necesarias que deben tener en cuenta los conductores durante su jornada laboral, con sus frecuencias, como la revisión de las presiones de neumáticos, inspecciones visuales, revisión de niveles. La gestión de incidencias convierte esas señales en acciones documentadas y el empleado debe tomar parte del plan de mantenimiento preventivo. Un empleado tomado en cuenta es propenso a ser productivo en la actividad.
6. Documentación Centralizada: ITV, permisos, fichas técnicas. Dispersos son un riesgo sancionador. La gestión documental los mantiene accesibles y trazables. Además, el plan de mantenimiento debe tener en cuenta inspecciones legalmente establecidas por terceros y los costes en los se incurren.
7. Control de Consumo y Gastos: Un aumento en consumo suele ser la primera señal de un problema. El seguimiento por unidad permite detectarlo a tiempo. El PPFV debe obtener a diario datos de los propios conductores de los vehículos a estudio, mediante un checklist que permita obtener información adelantada de las posibles averías mecánicas o eléctricas que pudieran producirse.
8. Presupuesto Programado Anual y Stock de Repuestos: El PPFV debe establecer un presupuesto en un determinado periodo de tiempo para cada vehículo, estimando el coste programado anual. Para ello, se deben conocer las frecuencias y costes de los mantenimientos especificados por el fabricante, fechas de revisión y costes de oportunidad. Este plan permitirá una compra optimizada de los materiales necesarios. De acuerdo al programa de mantenimiento, se tendrán disponibles los repuestos, siendo importante que los proveedores estén homologados para mantener el mínimo stock crítico y la unidad operativa alineada con los objetivos corporativos.
9. Análisis de Fallas por Sistemas y Patrones: Los sistemas de cada marca y modelo vehicular tienen fallas particulares. Los sistemas fallan de acuerdo a diferentes patrones; identificando estos patrones de falla podemos tomar acciones de mantenimiento. De acuerdo al patrón de falla se programan las inspecciones y se determina la frecuencia óptima de los servicios, reemplazo preventivo y overhaul.
10. Seguimiento Continuo de Indicadores de Productividad: Al completar cada etapa del plan de mantenimiento de la flota, monitoree de cerca los indicadores de productividad y desempeño. Estructure informes detallados para analizar áreas que requieren mejora. Registre el tiempo promedio de ejecución de tareas para extraer información valiosa y optimizar procesos futuros.

Errores Comunes a Evitar al Definir un Plan de Mantenimiento de Flota

Comprender la importancia de un plan de mantenimiento para optimizar costos y garantizar la seguridad operativa es crucial. Sin embargo, la eficacia real de este proceso a menudo se ve comprometida por errores comunes que pueden evitarse:

• Mal manejo de combustible: Conocer el consumo de combustible de la flota es fundamental para realizar un mantenimiento preventivo y evitar gastos excesivos. La ausencia de un plan adecuado puede resultar en una falta de información crítica sobre los vehículos que consumen más de lo esperado, imposibilitando actuar de forma proactiva.
• Uso de piezas de baja calidad: Aunque un plan de mantenimiento de flota le permite comprar piezas por adelantado, es importante recordar que ahorrar más de lo necesario en componentes puede generar mayores costos en el futuro. Los materiales de calidad cuestionable ponen en riesgo la integridad del vehículo y del conductor con el tiempo. Invertir en piezas confiables desde el principio puede generar ahorros a largo plazo y evitar dolores de cabeza.
• Gestión ineficaz de los neumáticos: La gestión de neumáticos impacta directamente en el consumo de combustible y en la vida útil del vehículo. Viajar con neumáticos gastados o desgastados es una trampa que compromete la seguridad y eficiencia, aumentando el riesgo de multas y accidentes. Un plan de mantenimiento de flota sólido debe incluir controles periódicos y reemplazos cuando sea necesario.

Configuración de un Presupuesto para el Mantenimiento de la Flota

La eficiencia y la rentabilidad de la flota de vehículos de una empresa depende en gran medida de una buena planificación. El desarrollo de un presupuesto resulta clave en la optimización del servicio, siendo la mejor forma de saber si una flota está bien gestionada. A menudo, el éxito se mide en función de cómo se controlan o reducen los costes. Los presupuestos de gestión de flotas no solo ayudan a las empresas a establecer objetivos financieros para sus operaciones, sino que también desvelan en qué áreas se puede mejorar.

¿Qué son los costes de la flota?

Los costes de la flota, también conocidos como coste total de propiedad (TCO), incluyen los diversos costes asociados a la compra y el mantenimiento de los vehículos de la flota. A menudo, los gestores de flotas pasan por alto el coste total de propiedad al realizar compras de vehículos, lo que puede dar lugar a un gasto excesivo. Para calcular correctamente el coste total de propiedad, debes tener en cuenta lo siguiente:

• El coste de cada vehículo de flota, incluidos los impuestos y las tasas de interés.
• El valor de retorno de los vehículos de tu flota en caso de que decidas venderlos o desecharlos.
• Todos los costes de mantenimiento y reparación acumulados a lo largo de la vida útil del vehículo.

Es el momento de desglosar todos los costes derivados de la creación de la flota. En este punto la empresa tendrá que decidir entre adquirir los vehículos (compra directa) o elegir soluciones alternativas como el renting de flotas (flexible o a largo plazo).

¿Cómo reduce los costes la gestión de flotas?

La gestión de flotas puede reducir los costes mediante la supervisión y la evaluación del rendimiento del vehículo y del conductor. Al optimizar el rendimiento de la flota con el uso de soluciones telemáticas, es probable que tu flota se vea afectada positivamente en el ámbito financiero. Para reducir costes, puedes adaptar tu estrategia de gestión de flotas para centrarte más en estrategias de ahorro de costes, como:

• Examinar los costes comerciales.
• Reducir los riesgos para ahorrar dinero en seguros.
• Crear programas de mantenimiento.
• Gestionar la adquisición y la eliminación de vehículos.
• Controlar el tiempo en ralentí y el consumo de combustible del vehículo.

Mediante la supervisión de los patrones de la flota existentes, puedes ver indicadores claros de gastos futuros y ajustar tu estrategia para reducir costes innecesarios. También puedes realizar un seguimiento de las actividades inesperadas y centrarte en las áreas problemáticas para aumentar la eficiencia.

Proceso de Cuatro Pasos para Crear un Presupuesto de Flota

La creación de un presupuesto de gestión de flotas no tiene por qué ser complicada. Combinando los datos de la flota y la información operativa anterior, puedes encontrar una forma sencilla de obtener una estimación de los gastos comerciales para el próximo año. Hemos creado un proceso sencillo de cuatro pasos:

1. Establecer objetivos para el año: El mejor presupuesto es aquel que está alineado con los objetivos de la empresa. Para desarrollar tu estrategia presupuestaria, tendrás que establecer objetivos específicos para tu flota y alinear tu presupuesto con ellos para que te ayude a alcanzarlos. Un gran método para determinar los objetivos de la empresa es un análisis DAFO, una herramienta para identificar los puntos fuertes y débiles, las oportunidades y las amenazas. Por ejemplo, se podría establecer como objetivo la implementación de un nuevo programa para reducir el tiempo de inactividad o empezar a incorporar vehículos eléctricos a tu flota para alcanzar objetivos de sostenibilidad. Los objetivos sentarán las bases para el presupuesto.
2. Revisar los gastos del año pasado: La recopilación de información sobre los costes anteriores proporciona una guía sobre los gastos que deben incluirse en el nuevo presupuesto. Una revisión de los gastos anteriores también puede poner de relieve áreas de mejora. Preguntas clave a considerar incluyen:
   • ¿Los gastos han sido demasiado altos o demasiado bajos?
   • ¿Cuáles fueron las áreas en las que más se gastó?
   • ¿Hay áreas de la flota que no se utilizan al máximo y que puedan optimizarse más?
   • ¿Qué gastos inesperados se produjeron y por qué?
   • ¿Qué se hizo para reducir costes? ¿Tuvieron éxito?
3. Estimar los gastos del próximo año: Al preparar un presupuesto, se pueden utilizar diferentes técnicas. El presupuesto incremental añade un aumento fijo a los gastos del año anterior, pero puede no tener en cuenta la necesidad del gasto o incentivar la reducción de costes. El enfoque del presupuesto base cero es más riguroso, justificando cada elemento desde cero, lo que fomenta una cultura de gestión de costes. Algunos de los elementos de línea clave para un presupuesto de gestión de flotas son:
   • Combustible
   • Mantenimiento
   • Licencia e impuestos
   • Ajuste de eliminación
   • Leasing y gestión de flotas
   • Seguros y colisiones
   • Devoluciones por uso personal
   • Depreciación del vehículo
   • Gastos por intereses
   • Seguridad
4. Realizar un seguimiento de tus resultados con respecto a tu presupuesto: Después de haber determinado los objetivos de tu flota, reflexionado sobre las finanzas de años anteriores y desarrollado un plan para el próximo año, es imprescindible mantenerlo todo alineado. Esto significa comprobar regularmente si las métricas de la flota se ajustan a los objetivos, comparándolas con las de años anteriores. Calcular la productividad de la flota y gestionar el tiempo de inactividad es un paso imprescindible para controlar los gastos innecesarios.

Herramientas para Gestionar el Mantenimiento de Flotas y KPIs Clave

Una hoja de Excel puede funcionar para flotas de menos de 5 vehículos. Sin embargo, cuando la flota crece, aparecen los límites: revisiones olvidadas, versiones duplicadas del archivo, control centralizado en una sola persona y averías que se detectan tarde. A partir de 10 vehículos, necesitas un software especializado que automatice las alertas, registre el historial y genere los reportes. En ese punto, un sistema digital gestiona el mantenimiento de forma automática, avisa antes de los vencimientos y mantiene el control de costes por activo visible en tiempo real. El software de Gestión de Mantenimiento nos apoya en la mejora continua manejando una cantidad de datos y parámetros que sería imposible efectuarlo sin contar con él.

Cómo las Soluciones Telemáticas Ayudan a un Mejor Presupuesto y Gestión

Todas las flotas, ya sean pequeñas o grandes, privadas o públicas, necesitan un presupuesto. Un presupuesto bien definido ayuda a la empresa a emprender el camino hacia el éxito. Las soluciones telemáticas son especialmente útiles para elaborar presupuestos. Los gestores pueden utilizar la información de datos para identificar nuevas oportunidades de ahorro de costes. Una vez establecido el presupuesto, los gestores de flotas pueden controlar los costes mediante el uso de soluciones telemáticas para controlar el consumo de combustible, optimizar las rutas y gestionar de forma proactiva el mantenimiento del vehículo. La solución de plataforma abierta de Geotab para la gestión de flotas ofrece una amplia gama de herramientas para orientar a los conductores y reducir los costes operativos. La tarjeta de puntuación de seguridad del conductor, el panel de gráficos para una flota sostenible, los informes de tendencias sobre el consumo de combustible y Geotab GO TALK son solo algunas de las herramientas disponibles. Geotab facilita el seguimiento y la gestión de tus vehículos.

KPIs del Mantenimiento de Flotas que Debes Medir

Para medir la eficacia de tu plan de mantenimiento, es crucial monitorear los siguientes Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs):