El Plan de Negocio y la Cuenta de Resultados: Gestión del IVA y Viabilidad Empresarial

Uno de los objetivos principales de elaborar un plan de empresa es analizar la viabilidad económica del proyecto, vía la preparación de unas cuentas de resultados previsionales. Las previsiones económicas son muy importantes, porque permiten entender mucho mejor cuáles son las necesidades de financiación de un proyecto, y cuál puede ser la rentabilidad a corto, medio y largo plazo. Sin embargo, como todas las previsiones, son un ejercicio arriesgado y delicado. Nadie sabe el futuro, y es difícil evitar caer en dos extremos. Para intentar hacer una previsión lo más acertada posible, lo ideal es basarse en datos contrastados, razonables y razonados. A menudo existen referencias reales para guiarse. Pero nunca hay que perder de vista que se trata de una previsión, y que otros factores influirán mucho en la consecución de esos objetivos económicos. El equipo promotor a la cabeza de la empresa es sin duda el factor más importante. Con un buen liderazgo, se pueden superar expectativas en un proyecto que tendría una rentabilidad discreta a primera vista.

La Cuenta de Resultados: Estructura y Componentes Clave

La Cuenta de Resultados, también conocida como Estado de Resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG), en sus múltiples denominaciones como profit and loss account (P&L), es un documento financiero fundamental. En este post explicaremos brevemente su estructura, tanto en el formato del Plan General Contable español PGC-2007, como en el formato de las normas NIC o “International Financial Reporting Standards” (IFRS).

Es importante aclarar que la IASB y US-FASB son organismos privados que establecen el marco contable, definiendo las reglas de cómo debe hacerse el reporting financiero, pero no pueden forzar su cumplimiento legal.

Para la elaboración de un plan de negocio, es fundamental comenzar por los gastos, ya que es la parte de la cuenta de resultados más fácil de estimar. Cuando se trata de un negocio ya conocido, en realidad se disponen ya de muchos datos de referencia para hacer unas previsiones realistas. Cuando es un negocio más innovador, también hay formas de saber cuánto se puede vender. Una de las opciones es buscar modelos de negocio similares, aunque sean de otro sector. Otra posibilidad interesante es probar el negocio a pequeña escala, y extrapolar los datos.

En una empresa de distribución, como por ejemplo una tienda, el producto físico se compra por un precio y se vende por otro. En empresas de servicios, también puede ocurrir que el servicio vendido tenga un coste unitario asociado, como por ejemplo la compra de un servicio a otra empresa. Si restamos el coste de las ventas a los ingresos, obtenemos el margen del que hablábamos justo antes. A continuación, restaríamos los costes financieros (los intereses de los préstamos, si los hay), para obtener el resultado antes de impuestos.

Los principales componentes de la Cuenta de Resultados incluyen:

• Amortización (D&A): Pérdida de valor anual del inmovilizado o activo no corriente de la empresa.
• Gastos de Personal (GP): Contabilizan todos los sueldos y salarios más la seguridad social a cargo de la empresa, incluyendo salarios directos (GPD: operarios proceso productivo que estaban incluidos en los COGs) y salarios indirectos (GPI: incluidos en SG&A). GP = GPD + GPI.
• Trabajos Realizados para el Inmovilizado: Esta cuenta incrementa el valor de los ingresos por estar desarrollando activo no corriente en curso. Por ejemplo, si ingenieros desarrollan un software (activo no corriente intangible) en el año fiscal, se considera un activo no corriente en curso de realización.
• Otros Gastos de Explotación: Incorpora muchos de los términos denominados SG&A por IFRS (excluyendo la D&A), es decir, gastos operativos fijos recurrentes sin incluir en este caso los gastos de personal.
• Deterioros y Pérdidas por Enajenación de Inmovilizado: Registra las pérdidas contables debidas a los desajustes entre el valor contable y de mercado de los activos no corrientes.

En el PGC-2007 no aparece el término EBITDA como margen de beneficio, incluyéndose la D&A en el cálculo para llegar a EBIT (Earnings Before Interest and Taxes), denominado en español BAII (Beneficio antes de Intereses e Impuestos).

Llegado a este punto observamos que, por ejemplo, una empresa de TVs presenta ventas que van de los 150.000.000€ sin IVA en su primer ejercicio fiscal hasta los 385.000.000€ en el cuarto año, con un EBITDA que pasa de 100.000.000€ a 305.000.000€, y que supone un 77% en términos promedio.

Es crucial realizar previsiones mensuales, ya que en muchos negocios existe una estacionalidad importante, que puede hacer que las ventas se concentren en unos pocos meses (campaña de Navidad, verano, por ejemplo). Además, una evolución mes a mes permite darse cuenta de si existen momentos durante el año con mucha tensión sobre la tesorería. En unas estimaciones anuales, esas tensiones pueden ser escondidas en los datos totales.

El Tratamiento del IVA en la Gestión Contable

Una de las tareas más importantes para cualquier empresa es llevar una adecuada gestión contable, ya que permite un control efectivo de todas las operaciones y asegura el cumplimiento con las obligaciones fiscales. Entre los procesos claves en contabilidad, la contabilización del asiento de liquidación de IVA destaca por su importancia, ya que permite el registro de las operaciones relacionadas con el IVA soportado y repercutido, determinando si el resultado es a ingresar, compensar o devolver.

La liquidación de IVA es el proceso en el que se confrontan los importes de IVA repercutido y soportado en un período. El IVA repercutido es el que cobra la empresa a sus clientes por sus ventas o servicios, mientras que el IVA soportado es el que la empresa paga a sus proveedores. La correcta contabilización del asiento de liquidación de IVA permite a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, así como evitar posibles sanciones y asegurar la estabilidad de sus finanzas. Este asiento muestra el resultado de las operaciones con IVA que se han realizado en un período, reflejando si el saldo es positivo o negativo.

Para realizar el asiento de liquidación de IVA, el primer paso es calcular el IVA neto, que es la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado.

Prorrata del IVA: Regulación y Ajustes

Cuando una empresa realiza operaciones con y sin derecho a deducción del IVA, no siempre puede deducirse todo el IVA soportado. En estos casos, la empresa no puede deducirse automáticamente todo el IVA de sus compras y gastos. En función del caso, la empresa puede aplicar la prorrata general o la prorrata especial. La primera calcula un porcentaje global de deducción, mientras que la segunda exige distinguir con más detalle qué cuotas soportadas están vinculadas a operaciones con derecho a deducción y cuáles no. Por eso, al cierre del ejercicio es necesario revisar si el porcentaje de prorrata aplicado durante el año coincide con la prorrata definitiva. Ese porcentaje actúa como prorrata provisional.

Cada año, al finalizar el ejercicio y hacer el IVA del 4T se calcula la prorrata de ese año. El cálculo es una fracción en la que en el numerador se ponen los ingresos que generan el derecho a la deducción (básicamente los que llevan IVA y algún otro que no lo lleva pero igual no se tiene) y en el denominador se ponen todos los ingresos con y sin IVA. El resultado se redondea por exceso a la unidad superior y esa es la prorrata. Esa prorrata es la "proporción" de ingresos con y sin derecho a la deducción y por lo tanto es el porcentaje que se puede deducir del IVA soportado. La prorrata definitiva de un año se convierte en la provisional para el año siguiente, hasta que se vuelve a calcular la definitiva de ese año. En los trimestres 1T, 2T y 3T se tiene que aplicar esa prorrata provisional y regularizar con la definitiva del año. Contablemente lo que se tiene es un IVA no deducible "provisionalmente" que podrá variar al final de año.

Lo que se suele hacer a la hora de contabilizar los modelos trimestrales es llevar ese IVA soportado no deducible (que se tendrá en la cuenta 472) a una cuenta provisional del mismo grupo, y una vez conocida la prorrata definitiva cancelar el saldo resultante a la cuenta 634, que es la que recoge la regularización de la prorrata anual. Según la actividad que se desarrolle y alguna cosa más, se puede aplicar un tipo de prorrata especial que es igual que esta otra pero aplicándola por sectores de actividad (siempre que se pueda según dispone la normativa del IVA).

Al cierre del ejercicio, pueden darse tres situaciones con respecto a la prorrata:

• Que la prorrata definitiva sea igual a la provisional.
• Que la prorrata definitiva sea inferior: En este caso, debe corregirse el exceso de IVA deducido. Si la prorrata definitiva es menor, la empresa se ha deducido más IVA soportado del que correspondía. El asiento contable deberá reflejar ese ajuste negativo, utilizando habitualmente la cuenta 634 “Ajustes negativos en la imposición indirecta”.
• Que la prorrata definitiva sea superior: En este caso, la empresa se habrá deducido menos IVA soportado del que realmente podía deducir. Si la prorrata definitiva es mayor, la empresa se ha deducido menos IVA del que podía deducir. El asiento contable deberá reflejar ese ajuste positivo, utilizando habitualmente la cuenta 639 “Ajustes positivos en la imposición indirecta”.

El IVA soportado que no resulte deducible puede tratarse como mayor gasto o como mayor valor del activo, según la naturaleza de la operación.

Errores Comunes en la Regularización de la Prorrata del IVA

1. No recalcular la prorrata definitiva al cierre: Aplicar durante todo el año el porcentaje provisional sin calcular la prorrata definitiva puede provocar deducciones incorrectas.
2. Confundir operaciones exentas con operaciones no sujetas: No todas las operaciones tienen el mismo efecto en el cálculo de la prorrata.
3. No revisar sectores diferenciados: En algunas empresas no basta con calcular una prorrata global.
4. Olvidar los bienes de inversión: Los bienes de inversión tienen reglas específicas de regularización durante varios ejercicios. En terrenos y edificaciones, el periodo de revisión es más amplio.
5. Contabilizar el ajuste en cuentas incorrectas: La regularización debe reflejar correctamente si se trata de un ajuste negativo o positivo en la imposición indirecta.
6. No cuadrar contabilidad y liquidaciones de IVA: El ajuste contable debe ser coherente con la liquidación de IVA correspondiente.
7. Falta de documentación: La empresa debería conservar el detalle del cálculo de la prorrata, las operaciones incluidas, los criterios utilizados y la conciliación con las liquidaciones periódicas.

Liquidación del IVA y Asientos Contables

Si el resultado de la liquidación es a ingresar, el registro contable debe reflejar la obligación de la empresa de pagar el IVA a Hacienda. Los asientos típicos serían:

01. (4770) H.P. IVA repercutido (4772) H.P. IVA soportado (4700) H.P. Acreedora por IVA (4750) H.P. Deudora por IVA

02. (4750) H.P. Acreedora por IVA (5720) Bancos c/c

Si la liquidación de IVA da un saldo negativo, lo que implica que el IVA soportado es mayor al IVA repercutido, la empresa tiene un saldo a compensar en futuros periodos. En este caso, se realiza un único asiento contable de liquidación de IVA, sin necesidad de registrar un pago:

01. (4770) H.P. IVA repercutido (4772) H.P. IVA soportado (4700) H.P. Deudora por IVA a compensar

En caso de solicitar la devolución del IVA, se recomienda utilizar una cuenta específica, por ejemplo:

01. (4700) H.P. Deudora por IVA a devolver (4701) H.P. Deudora por IVA a devolver (cuenta específica)

02. (4701) H.P. Deudora por IVA a devolver (cuenta específica) (5720) Bancos c/c

La liquidación de IVA y la generación de sus asientos pueden ser una tarea compleja y propensa a errores, especialmente en empresas con grandes volúmenes de operaciones. La correcta contabilización del asiento de liquidación de IVA es fundamental para mantener la estabilidad financiera y cumplir con las obligaciones fiscales de tu negocio.