Plan de Continuidad del Negocio vs. Plan de Contingencia: Garantizando la Resiliencia Empresarial

Tras la reciente pandemia de Covid-19, conceptos tales como planes de contingencia o de continuidad del negocio se han popularizado bastante en el mundo empresarial. La necesidad de prepararse para eventos disruptivos es más evidente que nunca. Ya en el año 2012 se publicó la primera versión de la ISO 22301, considerada como la primera norma internacional específica para la gestión de la continuidad del negocio. En esta norma ya se especificaban los principios fundamentales para planificar, desarrollar, implantar, controlar y mejorar un Sistema de Gestión que permitiera la respuesta y la rápida recuperación de las operaciones en caso de interrupción.

¿Qué es un Plan de Continuidad del Negocio (BCP)?

Una forma simple de definir la continuidad del negocio sería: la capacidad o el grado de preparación que tiene una organización para mantener su funcionamiento, tras producirse algún tipo de evento que interrumpa la totalidad o al menos una parte de su actividad. En esencia, se trata de garantizar la continuidad de las operaciones del negocio, aunque se produzca algún tipo de incidente que las ponga en riesgo. Desde este punto de vista, la mejor forma de garantizar la continuidad del negocio es que la organización desarrolle un Plan de Continuidad del Negocio, desde la perspectiva de la mejora continua.

Beneficios de un Plan de Continuidad del Negocio

Cada año miles de organizaciones sufren todo tipo de incidencias que provocan interrupciones en su actividad diaria. Desarrollar una estrategia corporativa materializada en un Plan de Continuidad del Negocio supone contar con un apoyo esencial para la estrategia de la organización. Esto es así porque estos planes incrementan la protección de la actividad esencial del negocio. Por otra parte, hacer el plan supone adoptar una perspectiva preventiva del riesgo, la ideal para gestionar mejor las situaciones de adversidad. Contar con un plan de este tipo también minimiza las pérdidas ocasionadas por un incidente.

El incumplimiento legal también puede considerarse un incidente que puede afectar negativamente al negocio. Las sanciones derivadas, que pueden incluir la paralización de la actividad, pueden llegar a suponer un enorme quebranto para la empresa. En este aspecto, los planes ayudan a reducir las sanciones que puedan venir por parte de los organismos reguladores. Estos planes son también la base sobre la que construir la resiliencia de la empresa, entendida esta como la capacidad de adaptación al cambio. Mantener el negocio en funcionamiento pese a las adversidades es un elemento de refuerzo para la imagen y la reputación de la empresa. Los clientes, los proveedores y los inversores confían más en empresas que son capaces de continuar con su actividad en cualquier tipo de circunstancia.

Fases para el Desarrollo de un Plan de Continuidad del Negocio

Cuando se aborda el desarrollo de un Plan de Contingencia y Continuidad del Negocio, la organización se incorpora a un proceso continuo de identificación de personas, activos y recursos, imprescindibles para la fabricación de sus productos, ya sean estos bienes o servicios. El Plan en definitiva permite mantener el nivel de servicio en los límites definidos por la organización y establecer un período de recuperación mínimo. El desarrollo de un plan de este tipo se basa en un proceso articulado a través de varias fases:

1. Determinación del Alcance

   Esta es la fase que menos recursos necesita y que menos tiempo conlleva; sin embargo, es imprescindible ejecutarla correctamente. Para empezar hay que valorar la complejidad organizativa de la empresa y ver si el proceso se extiende a su totalidad o solo a determinadas áreas con mayor importancia. Se trata de determinar cuáles van a ser los focos o elementos para los que hay que mantener la continuidad. Esta identificación se puede hacer por enfoque activo, focalizándose en la mejora de la continuidad de un conjunto de activos, y de ellos sacar la información de los procesos en los que participan.

2. Análisis de la Organización

   La siguiente fase se centra en obtener, elaborar y comprender cuál es el contexto (interno y externo), los procesos y los recursos de la organización. Esta información debe ser lo más cercana a la realidad, y eso significa contar con la participación y la ayuda de mucha gente. Reunirse con los usuarios finales del proceso que hemos elegido es imprescindible para obtener el máximo posible de información acerca de lo que se considera imprescindible para realizar el proceso.

3. Análisis de Impacto sobre el Negocio (BIA)

   Llevar a cabo un Análisis de Impacto sobre el Negocio, a partir de la información recogida, es el siguiente paso. En este documento se detallan los requisitos de tiempo y de recursos de los procesos que vamos a mejorar. Es decir, para cada proceso analizado, debemos averiguar su tiempo de recuperación (el tiempo que estará detenido antes de su recuperación). También debemos precisar los recursos humanos y materiales que el proceso emplea para su funcionamiento. Definiremos también el nivel mínimo de recuperación del servicio. Este es el nivel mínimo de recuperación que debe tener una actividad para que, aunque no sea a un nivel óptimo, sí se pueda considerar como recuperada. Por supuesto, también hay que valorar la dependencia de otros procesos (internos o externos a la organización).

4. Identificación de Estrategias de Continuidad

   Si las fases anteriores se han ejecutado bien, a estas alturas debemos tener una serie de informaciones básicas como el listado de procesos críticos del negocio. También dispondremos de los recursos implicados en cada uno de esos procesos y de los tiempos de recuperación de ambos. En general sabremos a qué tipo de riesgos se encuentra sometida la organización. Empezaremos determinando la diferencia entre las necesidades de los procesos y las capacidades de los recursos. Una vez hecho esto, se determinarían las estrategias de continuidad a seguir con cada uno de los elementos que pudieran llegar a ser afectados, incluyendo el personal crítico para el negocio o los propios locales y centros de trabajo.

5. Implementación y Respuesta a la Contingencia

   Una vez diseñadas las estrategias de recuperación, es hora de proceder a su implementación. La siguiente fase sería la de respuesta a la contingencia, que se inicia con la ejecución de las iniciativas detectadas en la fase anterior. Por supuesto, hay que clasificar las medidas de respuesta y priorizar las medidas de contingencia. Esto se hace en función de lo crítico que sea el proceso afectado para el sistema general y para el funcionamiento normal de la organización. Las respuestas a la contingencia se articulan a través de elementos tales como el Plan de Crisis o de Incidentes. Aquí encontraremos los supuestos que dan lugar a la activación de la crisis, así como el diagrama de flujo de las decisiones a adoptar. En este plan se encontrarían también los medios asignados para la crisis y el personal encargado de la activación y gestión de la misma.

6. Planes Operativos de Recuperación y Mantenimiento

   Superada la crisis mediante la aplicación de las respuestas a la contingencia, llega el momento de activar el proceso de recuperación de los activos afectados. Se activarán por tanto los procedimientos técnicos de trabajo. La siguiente cuestión a abordar es la necesidad de mantenimiento de los planes. Estos deben permanecer actualizados en todo momento y, además, hay que comprobar periódicamente que esto es así, es decir, hay que realizar pruebas. Básicamente se trataría de hacer simulacros anuales para cada una de las amenazas consideradas como críticas para la organización. Tras el simulacro, el pertinente informe del mismo recogerá los resultados y las posibles incidencias acaecidas.

7. Concienciación del Personal

   La última fase, y posiblemente la más importante, se basa en las acciones de concienciación del personal ante situaciones que requieran la activación del Plan de Continuidad. Hay que informarles de los elementos que hemos ido comentando hasta ahora, como el plan de crisis o los mecanismos de recuperación.

¿Qué es un Plan de Contingencia?

Un plan de contingencia es un conjunto de medidas organizativas, técnicas y humanas cuya finalidad es garantizar la continuidad de la actividad empresarial. Es un plan destinado a superar todo tipo de riesgos, tanto externos como internos, que puedan ver amenazado el negocio. La falta de suministro eléctrico vivida es algo inusual. Aun así, muchos hospitales y grandes empresas cuentan con autogeneradores para poder continuar su actividad sin necesidad de contar con la red pública. Asegurar el suministro eléctrico es un punto clave dentro de sus planes de contingencia y protocolos de actuación.

Elementos Clave de un Plan de Contingencia

Antes de analizar los riesgos y amenazas debemos conocer en profundidad nuestra empresa. Podemos catalogar los riesgos dependiendo de si son conocidos, potenciales o desconocidos. También podemos etiquetarlos por su gravedad o grado de probabilidad. La variedad de riesgos y amenazas puede ser de lo más variopinta. Desde un incendio en una oficina o almacén hasta el fallecimiento del CEO, pasando por un ciberataque o una crisis reputacional en redes sociales.

Una vez identificadas todas y cada una de las posibles amenazas se deben diseñar tanto acciones para prevenirlas como iniciativas para solventar la crisis en caso de que realmente ocurra. Con todo lo anterior debemos armar un plan en donde se establezcan los protocolos de actuación acordados en cada caso. El plan no se pone en marcha solo en caso de que una amenaza realmente ocurra, sino que está activo constantemente precisamente para que el potencial riesgo no llegue a ocurrir.

Un buen plan, bien diseñado y bien ejecutado, ayuda a mitigar los riesgos y a volver a la normalidad lo antes posible. Contar con un plan de contingencia no solo es una cuestión de supervivencia empresarial, sino de madurez organizacional. Así, demostramos que estamos comprometidos con nuestros equipos, clientes y socios, que sabemos responder con agilidad y responsabilidad, y que estamos listos para seguir trabajando incluso en los peores escenarios. Un plan de contingencia eficaz es una inversión en el futuro de nuestra empresa. Nos brinda tranquilidad operativa, refuerza nuestra reputación y nos sitúa un paso por delante en un entorno cada vez más volátil y competitivo.

El Plan de Recuperación ante Desastres (DRP): Un Componente Clave

Los planes de Continuidad de Negocio (BCP) y los planes de Recuperación ante Desastres (DRP) son dos conceptos relacionados pero distintos, dos estrategias importantes que ayudan a las empresas a prepararse para recuperarse de eventos disruptivos. Un DRP se centra en la planificación proactiva y en medidas preventivas para minimizar el impacto de eventos disruptivos. El objetivo principal del DRP es recuperar datos y sistemas de TI rápidamente después de un incidente para minimizar la pérdida de datos y el tiempo de inactividad. El DRP se enfoca en minimizar el tiempo de inactividad de los sistemas de TI y, por lo general, establece objetivos de tiempo de recuperación (RTO) y objetivos de punto de recuperación (RPO) para determinar cuánto tiempo puede pasar entre el desastre y la recuperación.

Es recomendable probar el plan de recuperación con regularidad. La frecuencia con la que se deben realizar las pruebas de recuperación depende de la complejidad del plan y de la frecuencia con la que se esperan cambios en los sistemas o procesos. En la práctica, un plan de recuperación ante desastres generalmente se desarrolla primero, seguido de un plan de continuidad de negocio. El plan de recuperación ante desastres identifica los sistemas y procesos críticos de una organización y describe cómo se restaurarán después de un incidente o desastre. En caso de desastre, el hecho de tener definido y poder aplicar un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio repercutirá positivamente en nuestra imagen y reputación, además de mitigar el impacto financiero y de pérdida de información crítica ante estos incidentes.

Diferencias y Relación entre los Planes

Aunque los términos a menudo se usan indistintamente o de forma solapada, es crucial entender sus diferencias y cómo se complementan:

La seguridad al 100% no existe. Las empresas deben estar preparadas para protegerse y reaccionar ante posibles incidentes de seguridad que pudieran dañar la capacidad operativa o hacer peligrar la continuidad del negocio. Tenemos que ser capaces de dar una respuesta rápida y eficaz ante cualquier contingencia grave, de manera que podamos recuperar la actividad normal en un plazo de tiempo tal que no se vea comprometido nuestro negocio. Para ello diseñaremos un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio, donde regularemos los mecanismos a poner en marcha en caso de un incidente grave de seguridad. Estos mecanismos nos ayudarán a mantener el nivel de servicio en unos límites predefinidos, establecerán un período de recuperación mínimo, recuperarán la situación inicial anterior al incidente, analizarán los resultados y los motivos del incidente, y evitarán la interrupción de las actividades corporativas.

La Importancia de la Preparación y la Adaptación Continua

El plan de contingencia no es un documento estático. Es un documento vivo que se debe actualizar frecuentemente para tener en cuenta todos los posibles cambios que sucedan tanto interna como externamente. También es importante adaptar el plan según los resultados obtenidos. Lo más habitual es que cuando una empresa sufre una amenaza real y no tiene preparado un plan de contingencia, entre en pánico, no sepa reaccionar adecuadamente y tome decisiones precipitadas. Sin miedo, sin prisa, pero sin pausa, es momento de ponerse manos a la obra y prepararse para cualquier contingencia. Porque las crisis no avisan y, cuando llegan, la improvisación no es siempre la mejor garantía de éxito.

La teoría de la evolución de las especies de Charles Darwin nos habla de que solo sobreviven las que se adaptan mejor a su entorno. Llevado al ámbito empresarial, las organizaciones que no solo sobreviven, sino que crecen y evolucionan, son las que están preparadas para adaptarse a entornos cambiantes, mantienen la continuidad del negocio en cualquier circunstancia y son resilientes para reactivarse siempre y en todo momento. Y todo ello lo hacen con rapidez. El momento de actuar no es cuando la crisis ya ha estallado: es ahora.