El Plan General Contable para PYMES: Simplificando la Gestión Financiera

Mantener la contabilidad al día es fundamental para cualquier empresa, grande o pequeña. Llevar una buena contabilidad en la empresa, minimizando los errores contables, es uno de los elementos clave para que cualquier negocio funcione bien. El Plan General Contable (PGC) es un conjunto de normas y criterios que regulan la contabilidad empresarial en España. El objetivo del plan es garantizar claridad, transparencia y homogeneidad en la información financiera, facilitando así la toma de decisiones de empresarios y gestores, puesto que refleja fielmente la situación económica de una empresa.

Con el tiempo, se comprobó la necesidad de adecuarlo más a las pequeñas y medianas empresas, cuya contabilidad era mucho más sencilla. Y ese es el espíritu del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES) aprobado en el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre. No se trata de crear un sistema diferente, sino de simplificar las obligaciones contables de las pymes y ajustarse mejor a su tamaño y actividad, para que puedan llevar una contabilidad clara y fiable. En este artículo te explicamos qué es, cómo aplicarlo, sus partes principales y por qué debes seguirlo en tu día a día empresarial.

¿Qué es el PGC para PYMES?

El Plan General Contable para pymes es un documento legal diseñado para recoger la contabilidad. Es una adaptación del Plan General Contable más sencilla de aplicar, diseñada según las necesidades contables de microempresas y pequeños negocios. Con él, reducen su carga administrativa sin perder precisión y rigor contable. Las pymes son pequeñas y medianas empresas que tienen un tamaño, volumen de negocio, operaciones, etc., diferentes a las de las grandes. Por eso, el Plan General Contable para pymes es más simplificado, para atender mejor a sus necesidades concretas y su operativa real.

La aplicación del PGC de pymes es opcional, a diferencia de la aplicación del PGC general. En caso de que la empresa cumpla todos los criterios expuestos, será optativo acogerse al PGC PYMES. Si cumples con las condiciones, puedes beneficiarte de las ventajas específicas del PGC de pymes, ya que la contabilidad de las pymes es más simple a nivel contable y administrativo. Sin embargo, si tu empresa se considera una microempresa (menos de 10 trabajadores, menos de 2 millones de euros de volumen de negocio), los criterios para aplicar el Plan General Contable cambian. Además, hay que tener en cuenta que hay cierto tipo de empresas que no pueden aplicar el PGC de pymes, incluso si se adaptan a estos requisitos, por ejemplo, que no formen parte de un grupo de sociedades que haya formulado o tuviera que haber formulado cuentas anuales consolidadas.

Requisitos para aplicar el PGC PYMES

Para acogerte al PGC PYMES, tu empresa debe cumplir al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios contables consecutivos:

• Tener menos de 50 empleados de media durante el ejercicio.
• Que el importe neto de la cifra anual de negocio no supere los 10 millones de euros.
• Que el total de tu activo no supere los 5 millones de euros.

Dado que utilizar el Plan General Contable para pymes es voluntario, si no cumples con las condiciones anteriores, puedes seguir presentando tus cuentas con arreglo al PGC de siempre.

PGC PYMES para Microempresas

Dentro del PGC PYMES existe una adaptación aún más reducida pensada para microempresas, que simplifica todavía más las obligaciones contables de los negocios más pequeños, que además cumplan con tener:

• Menos de diez empleados.
• Un activo total inferior a 1 millón de euros.
• Un neto de la cifra anual de negocios inferior a los 2 millones de euros.

Además, tiene alguna diferencia con respecto al PGC PYMES, para simplificar y facilitar aún más su operativa:

• Hay una mayor simplificación contable porque se permite contabilizar directamente determinados gastos en el ejercicio (arrendamientos financieros, ciertos impuestos, etc.), en lugar de activarlos y amortizarlos.
• También se simplifican los instrumentos financieros porque no se exige aplicar ciertos criterios de valoración complejos.
• Se excluyen las operaciones menos frecuentes, como las obligaciones de información en la memoria y cuentas anuales, y reflejar operaciones poco frecuentes para las microempresas, como coberturas contables.
• Hay menor carga administrativa, ya que la contabilidad se centra en las operaciones corrientes básicas y la memoria anual puede ser más breve y sin detallar en exceso.

¿Cómo aplicar el Plan General Contable para PYMES?

Las pequeñas y medianas empresas que quieren aplicar el PGC PYMES no tienen que cambiar todo el sistema contable, tan solo deben adaptar la forma de registrar las operaciones a lo que se establece en esta normativa. El proceso es el siguiente:

1. Comprobar si tu empresa cumple los requisitos: Lo primero es asegurarte de que cumples al menos dos de los tres criterios mencionados (menos de 50 empleados, activo < 5 millones de euros, cifra de negocios < 10 millones de euros).
2. Decidir acogerte al PGC PYMES: Aplicarlo o no en tu contabilidad es voluntario, y no tienes que solicitar nada ni informar a Hacienda o el Registro Mercantil. Si cumples todos los requisitos, tan solo empieza a utilizarlo desde el inicio de un ejercicio completo (el 1 de enero del siguiente ejercicio) porque no se puede cambiar a mitad del ejercicio. La empresa deberá dejar constancia de que va a acogerse, especificándolo cuando termine el ejercicio, es decir a 31 de diciembre, en el punto 2 de la memoria (base de presentación de cuentas anuales).
3. Adoptar la estructura contable del PGC PYMES y aplicar las Normas de Registro y Valoración: Lo siguiente es organizar tu contabilidad según los cinco bloques principales. No tienes que aplicar los criterios que afectan a las grandes empresas, pero sí que tienes que cumplir con las Normas de Registro y Valoración porque son obligatorias y te indican cómo hay que registrar las operaciones.
4. Preparar las cuentas anuales y presentar la información en el Registro Mercantil: En el cierre de cada ejercicio vas a tener que seguir presentando las cuentas anuales en el Registro Mercantil, pero, al ser pyme, serán más reducidas.

En resumen, aplicar el PGC PYMES es tener menos carga administrativa y una contabilidad más ajustada a tu realidad, mientras cumples con la normativa vigente.

Partes del Plan General de Contabilidad de PYMES

Como ya hemos señalado anteriormente, la estructura del PGC para pymes es exactamente la misma que la del PGC 2007. Aunque la esencia del plan se mantiene inalterable para dar seguridad, este marco también se creó para que fuera flexible y pudiera adaptarse a los cambios. El PGC PYMES mantiene la misma estructura básica del PGC general, aunque adaptado. A continuación, se detallan los 5 bloques principales en los que se divide:

1. Marco conceptual.
2. Normas de registro y valoración adaptadas a pymes.
3. Cuentas anuales.
4. Cuadro de cuentas.
5. Definiciones y relaciones contables.

Estos bloques ordenan toda la información contable y sirven de guía para registrar operaciones, elaborar las cuentas anuales y garantizar que la contabilidad refleje una imagen fiel de la empresa.

Marco Conceptual

La contabilidad de una empresa necesita tener un marco general de actuación común con todas las demás. Así se facilita la recogida de datos, el contraste de la información, la comparativa entre empresas, etc. El marco conceptual del PGC PYMES, regulado por el Real Decreto 1515/2007, recoge los principios y criterios que deben guiar toda la contabilidad de la empresa, con el objetivo de que las cuentas ofrezcan una imagen fiel de su patrimonio, su situación financiera y sus resultados. Además, es el soporte de las Normas de Registro y Valoración. Conforme al marco conceptual de la contabilidad, no existen cambios significativos entre los diferentes planes, por lo que es común para ambos.

Principios Contables

Los principios contables que crean este marco teórico de actuación son:

• Principio de empresa en funcionamiento: Se presupone que la actividad se va a mantener en el tiempo.
• Principio de devengo: Todo se anota cuando ocurre, no cuando se pagan o cobran.
• Principio de uniformidad: Los criterios adoptados y que fueron elegidos para generar las cuentas anuales se han de mantener en el tiempo y aplicarse uniformemente.
• Principio de prudencia: Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. Únicamente se contabilizarán los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio.
• Principio de no compensación: No se podrán compensar las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos, y se valorarán separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales.
• Principio de importancia relativa: Se puede obviar algún principio si no afecta a la imagen fiel de la empresa.

Actualizaciones del Marco Conceptual

El marco conceptual también se creó para que fuera flexible y pudiera adaptarse a los cambios que se han ido produciendo:

• 2016: Modificación y ampliación del PGC para alinearse con directiva europea sobre cuentas anuales.
• 2021: Reformas en el PGC y PGC PYMES (Real Decreto 1/2021, BOE del 30 de enero de 2021) para adaptar la contabilidad de ingresos, arrendamientos y criterios de presentación a las NIIF-UE.

Normas de Registro y Valoración (NRV)

Las Normas de Registro y Valoración (NRV) del PGC PYMES son de obligado cumplimiento y establecen los criterios contables que deben aplicarse en las operaciones más habituales de una pequeña o mediana empresa. Por ejemplo:

• Inmovilizado material.
• IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
• Arrendamientos y otras operaciones similares.
• Existencias.
• Provisiones y contingencias, etc.

También hay otro tipo de operaciones y actuaciones que las pymes no hacen y, por tanto, quedan excluidas. Si en tu caso necesitas realizar alguna de estas operaciones excluidas, lo tendrás que hacer según los criterios del PGC normal. En las normas de registro y valoración, no se incluyen determinadas operaciones que se considera que apenas realizan este tipo de empresas. Estas incluyen:

• Fondos de comercio.
• Activos no corrientes y grupos no enajenables de elementos, mantenidos para la venta.
• Instrumentos financieros compuestos.
• Derivados de inversiones.
• Contratos de garantía financiera.
• Fianzas entregadas y recibidas.
• Coberturas contables.
• Conversión de las cuentas anuales a otra moneda.
• Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
• Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
• Combinaciones de negocio.
• Operaciones de fusión, escisión y aportaciones no dinerarias entre empresas del grupo.

Para finalizar este punto, además de las actualizaciones que se han ido realizando a lo largo del tiempo, el PGC PYMES también ha incorporado novedades que permiten:

• Prestar una mayor atención a la sostenibilidad, con directrices para registrar e informar sobre factores medioambientales, sociales y de gobernanza (ASG) en los estados financieros y saber cómo impactan en las personas y el entorno.
• Adoptar normas internacionales de contabilidad para mejorar la coherencia de la información financiera y facilitar las operaciones a nivel internacional.

Por lo tanto, estas normas lo que hacen es garantizar que, aunque las pymes apliquen un sistema contable más simple, seguirá siendo igualmente válido y coherente con el marco general. Una cuestión muy importante a tener en cuenta, las operaciones se deben registrar según la realidad económica que presenten con independencia de su instrumentación jurídica, es decir, el registro contable se realizará según la naturaleza económica de la transacción que se realice.

Cuentas Anuales

Las cuentas anuales son los documentos que resumen toda la información financiera de la empresa. Su finalidad es mostrar una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos durante el año. Las cuentas anuales se hacen con el cierre del ejercicio contable todos los años y tienen que:

• Redactarse de forma clara y comprensible.
• Ser fiel a la imagen real del patrimonio, situación financiera y resultados.
• Aportar información relevante y fiable para terceros.

Según esto, las cuentas anuales que debe elaborar y presentar a nivel general cualquier empresa son:

• El balance.
• La cuenta de pérdidas y ganancias.
• El estado de cambios en el patrimonio neto.
• El estado de flujos de efectivos.
• La memoria.

Para las pymes, existen algunas simplificaciones:

• El estado de cambios de flujos de efectivo y del patrimonio neto son voluntarios.
• La memoria puede presentarse en versión abreviada, prescindiendo de los subgrupos, los epígrafes, las partidas y los apartados de información de las operaciones no están dentro del PGC PYMES. Pero, si las realizas fuera del PGC PYMES, deberás reflejarlas en las cuentas anuales y en la memoria.

Lo que sí continúa siendo obligatorio es su presentación en el Registro Mercantil. La responsabilidad de formular dichas cuentas es de los administradores que deberán firmarlas. Tendrán un plazo de 3 meses a contar desde el cierre de ejercicio.

Cuadro de Cuentas del PGC para PYMES

El cuadro de cuentas es la herramienta práctica del PGC PYMES que organiza todas las operaciones económicas en grupos y subgrupos. La principal diferencia respecto al PGC general es que el PGC normal recoge las cuentas en nueve grupos, mientras que el PGC PYMES tiene solo siete: se eliminan los grupos 8 y 9 (gastos e ingresos imputados al patrimonio neto).

Estructura del Cuadro de Cuentas

El cuadro de cuentas del PGC para PYMES queda de la siguiente forma:

• Grupo 1: Financiación básica.
• Grupo 2: Inmovilizado.
• Grupo 3: Existencias.
• Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de tráfico.
• Grupo 5: Cuentas financieras.
• Grupo 6: Compras y gastos.
• Grupo 7: Ventas e ingresos.

Aquí es donde se muestra la simplificación de la operativa que ofrece este plan porque las pymes no necesitan reflejar con tanto detalle operaciones complejas vinculadas al patrimonio neto. La función principal de los dos grupos (8 y 9) es contabilizar aquellos gastos o ingresos que no se imputan a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, sino en el Patrimonio Neto. En cuanto a las subvenciones, donaciones y legados que se corresponden con los grupos 8 y 9 (los grupos eliminados) y suponen un incremento de patrimonio, ahora se van a registrar contablemente de manera gradual como parte del resultado de la cuenta PyG. Así, este cuadro de cuentas te permitirá trabajar con un plan contable más sencillo y reducido, pero sin perder información relevante de tu actividad económica.

Definiciones y Relaciones Contables: Libro de Ingresos y Gastos

Este último bloque es como un manual de uso del cuadro de cuentas, que tiene como objetivo:

• Definir el contenido de cada cuenta y subcuenta.
• Indicar qué movimientos generan cargos y abonos.
• Explicar cómo se relacionan unas cuentas con otras.

Para las pymes, este apartado es especialmente útil porque se centra en las operaciones más habituales: ventas, compras, gastos de explotación, tributos, nóminas o financiación básica. Además, también facilita llevar un libro de ingresos y gastos más claro y ordenado, e identificar un subgrupo de cuentas cuando sea necesario. A continuación, se muestra un ejemplo del Grupo 1 - Financiación básica:

Además de las definiciones, el plan incluye las relaciones contables, que muestran de forma práctica cómo se utilizan las cuentas: qué movimientos generan cargos y abonos, cómo se enlazan entre sí y cómo se trasladan finalmente al resultado del ejercicio. De esta manera, las definiciones y relaciones contables consiguen que la contabilidad de las pymes se organice de forma coherente y comparable.

Beneficios del Plan General de Contabilidad de PYMES

Implementar el PGC de pequeñas y medianas empresas te aportará numerosos beneficios, tales como:

• Simplificación administrativa: Reduce la carga de trabajo contable al adaptar las normas a la realidad de las pymes.
• Claridad y transparencia financiera: Permite una visión más clara y fiel de la situación económica de la empresa.
• Cumplimiento normativo: Asegura que la empresa cumple con la legislación vigente de forma más sencilla.
• Facilidad de acceso al crédito: Al presentar cuentas más claras y adaptadas, se facilita la relación con entidades financieras.

En definitiva, con el Plan General Contable para pymes tu empresa será más eficiente y transparente. Así las cosas, este Plan General Contable supone un marco legal y normativo que permite llevar la contabilidad de las pymes de una forma más ágil, sencilla e, incluso, automatizada.