Particularidades de la Contabilidad para Microempresas

Según un estudio, el 82 % de las empresas fracasan, y el origen del problema es la mala gestión del flujo de efectivo. Las prácticas contables adecuadas son esenciales para que cualquier propietario de una pequeña empresa administre sus finanzas de manera efectiva y ponga en marcha un negocio exitoso. La contabilidad para pequeñas empresas incluye prácticas financieras para rastrear, administrar y comprender las finanzas de una empresa, por ejemplo, el seguimiento del inventario y del flujo de efectivo. Todos aquellos que realizan una actividad económica están obligados a tener un registro contable de ella. Las normas buscan mantener un equilibrio entre fiabilidad de la información y esfuerzo necesario para alcanzarla.

A modo de ilustración, usaremos el ejemplo de Sarah, una emprendedora que acaba de lanzar su propio negocio de comercio electrónico para vender joyas hechas a mano.

¿Qué es una Microempresa y Cuáles son sus Requisitos?

Los requisitos para considerar una empresa como microempresa dependen de cada país, aunque pueden variar en función del procedimiento para el que se requiera esta calificación. Para la Agencia Tributaria, a efectos de preconcursos, concursos y procedimientos especiales, los requisitos cambian.

En España, una microempresa se define por los siguientes criterios:

• Cifra del total de las partidas del activo que no supere el millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios que no supere los dos millones de euros.
• Número medio de trabajadores que no sea superior a 10.

Si tu negocio tiene forma de sociedad mercantil, estará sujeto al impuesto sobre sociedades. Lo mismo sucederá, en general, con las restantes personas jurídicas, salvo las sociedades civiles que no tengan objeto mercantil. En el impuesto sobre sociedades también declaran sus rentas algunas entidades que no tienen personalidad jurídica.

Microempresas vs. Autónomos y PYMES

Un autónomo puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica. Las PYMES (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas. Las PYMES pueden tener hasta 249 empleados y facturar hasta 50 millones de euros, mientras que las microempresas deben mantenerse por debajo de los 10 empleados y los 2 millones de euros de facturación. Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa, que disfruta de ciertos beneficios fiscales y menores exigencias contables.

Conforme al informe Cifras Pyme 2024, en diciembre de 2024 en España había 2.948.527 empresas, de las cuales 1.139.427 eran microempresas. Esto supone que el 38,64 % de las empresas de nuestro país son microempresas. En este informe llama la atención el reducido número de grandes empresas.

La contabilidad de una PYME va más allá de cumplir con las obligaciones fiscales. Ayuda a que tus proveedores, clientes, socios, potenciales inversores, trabajadores, entidades financieras y otras partes interesadas en la empresa la conozcan mejor. Proveer la información necesaria para rellenar los modelos tributarios.

El Plan General de Contabilidad para PYMES (PGC PYMES)

El Plan General Contable (PGC) es un conjunto de normas y criterios que regulan la contabilidad empresarial en España. El objetivo del plan es garantizar claridad, transparencia y homogeneidad en la información financiera. Por lo tanto, facilita la toma de decisiones de empresarios y gestores, puesto que refleja fielmente la situación económica de una empresa. El Plan General de Contabilidad está elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), un organismo independiente que está adscrito al Ministerio de Economía y Hacienda.

Para las PYMES existe una adaptación del Plan General Contable más sencillo de aplicar. Este plan concreto es el PGC de pequeñas y medianas empresas y está diseñado según las necesidades contables de microempresas y pequeños negocios. Con él reducen su carga administrativa sin perder precisión y rigor contable.

El Plan General de Contabilidad de PYMES presenta una estructura idéntica al Plan General de Contabilidad, habiendo reducido sus contenidos en las operaciones que se ha valorado que los destinatarios de esta norma llevan a cabo con menor habitualidad y habiendo simplificado algunos aspectos puntuales. Ha de resaltar, que dicho plan, PGC PYMES, puede ser también utilizado por las microempresas.

La estructura del Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas, tanto el balance y la memoria se podrán presentar abreviados. La diferencia principal entre el PGC y PGC PYMES con respecto al cuadro de cuentas es la supresión en el Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas de los grupos 8 (gastos imputados al patrimonio neto) y 9 (ingresos imputados al patrimonio neto). La función principal de los dos grupos (8 y 9) es contabilizar aquellos gastos o ingresos que no se imputan a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, sino en el Patrimonio Neto. Estas divergencias estructurales reflejan la voluntad de las autoridades contables de proporcionar un marco normativo adaptado a la diversidad empresarial, reconociendo que las PYMES representan un segmento vital en la economía.

Al abordar el Plan General Contable para PYMES, es fundamental entender también las disposiciones transitorias y su aplicación en pequeños negocios. Un ejemplo es la disposición que permite a las PYMES mantener ciertos activos y pasivos bajo las normas antiguas por un período específico antes de adoptar completamente los nuevos criterios de valoración y registro.

Las pequeñas y medianas empresas deberán formular el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, que son los documentos que forman parte de sus cuentas anuales. Con el ánimo de simplificar las obligaciones contables de las empresas que no superen el tamaño exigido para obligar a someter sus cuentas anuales a auditoría, la Ley 16/2007, de 4 de julio, no exige a estas empresas la presentación del estado de flujos de efectivo.

El artículo 1 de este Real Decreto aprueba el Plan General de Contabilidad de Pymes, determinando el artículo 2 su ámbito de aplicación. Debe resaltarse el carácter voluntario de este Plan General de Contabilidad de Pymes, cuya aplicación es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 175 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, aprobado por Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, para la formulación de balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados. Adicionalmente se exige que la empresa no se encuentre en alguno de los supuestos de exclusión regulados en el apartado 2 del artículo 2 de este Real Decreto. Por su parte, el artículo 3 de este Real Decreto prohíbe la aplicación parcial del Plan General de Contabilidad de Pymes, exigiendo que se considere como un cuerpo completo, de forma que el usuario de la información financiera externa pueda ser conocedor de los criterios que subyacen en unas cuentas anuales de pequeñas y medianas empresas.

Ventajas de aplicar el PGC PYMES

Implementar el PGC de pequeñas y medianas empresas aportará numerosos beneficios, por ejemplo:

• Simplificación administrativa: Reduce la carga de trabajo contable.
• Claridad y transparencia financiera: Ofrece una imagen fiel de la situación económica.
• Cumplimiento normativo: Asegura la legalidad de las operaciones contables.
• Facilidad de acceso al crédito: Al presentar información financiera clara y fiable.
• Tributación reducida: Disfruta de beneficios fiscales específicos.

Prácticas Contables Fundamentales para Microempresas

1. Elegir un Software de Contabilidad

Al elegir un software de contabilidad para tu pequeña empresa, es importante tener en cuenta algunos factores. Lo ideal es que elijas un software de contabilidad que pueda crecer contigo. Las opciones populares de contabilidad basadas en la nube, como Xero y MYOB, tienen funciones diseñadas para propietarios de pequeñas empresas, como informes que te permiten supervisar de forma fácil todas las áreas de tu negocio.

• Asequibilidad: Considera cuántas personas van a acceder a tu software de contabilidad y las funciones que necesitas en relación con el costo.
• Integraciones: Las capacidades de integración del software que elijas pueden ahorrarte tiempo en las tareas manuales de contabilidad o trabajo de inventario. Por ejemplo, un software que se integra con software de servicio al cliente y de gestión de inventario y que, además, puede sincronizar las ventas de Squarespace de forma automática.
• Opciones basadas en la nube: El software de contabilidad basado en la nube es un software financiero que almacena de forma segura tus datos contables en línea. Es conveniente si tienes otros empleados o si contrataste a un contador o contable, porque también permite iniciar sesión desde cualquier lugar.

Elegir las integraciones de contabilidad adecuadas puede ayudarte a mantener la precisión y ahorrar tiempo. Esto puede ser especialmente útil si eres dueño de un negocio en solitario, como Sarah, ya que las integraciones pueden funcionar como una segunda verificación de cualquier número que rastrees. Por ejemplo, con las integraciones de contabilidad de Amaka, puedes sincronizar tus transacciones de Squarespace directamente con tu software de contabilidad de forma fácil. Esto elimina el ingreso manual de información y garantiza que la información importante, por ejemplo, ventas, tarifas, pagos e impuestos, esté actualizada en ambos sistemas.

2. Configurar el Plan de Cuentas

Un plan de cuentas es una manera de categorizar todas las transacciones de tu empresa. Un plan de cuentas bien organizado y preciso te brinda información de cada aspecto de las finanzas de tu negocio, desde la cantidad de efectivo líquido que tienes hasta los gastos periódicos y ocasionales, además del dinero que adeudas. Consta de cinco tipos de cuentas principales:

• Activos: Son los recursos que posees y que tienen valor económico futuro, como dinero en efectivo, cuentas por cobrar, inventario, equipamiento, bienes inmuebles, etc.
• Pasivos: Son las deudas u obligaciones que contrajiste con terceros, como cuentas por pagar, salarios por pagar, préstamos bancarios, hipotecas, etc.
• Patrimonio neto: Son los derechos de los propietarios o accionistas de tu empresa; es el valor de los activos después de deducir los pasivos.
• Ingresos: Ingresos obtenidos de tus actividades comerciales, incluidas ventas, servicios, intereses, dividendos, etc.
• Gastos: Son los costos ocasionados para generar ingresos, por ejemplo, salarios de empleados, materias primas, publicidad, alquiler, servicios públicos, etc.

Al iniciar tu plan de cuentas, las diferentes categorías financieras se corresponderán con uno de los cinco tipos principales de cuentas. Algunas de las categorías principales que deberías considerar incluyen: Efectivo (activos), Cuentas por cobrar/cuentas por pagar (pasivos), Inventario (activos), Costo de los bienes vendidos (COGS) (ganancias), Impuesto sobre las ventas (ganancias), Ganancias por envíos/entregas (ganancias), Gastos de envío/entrega (gastos), Costos de embalaje (gastos). Por ejemplo, para Sarah, algunas cuentas importantes para su negocio de joyería incluyen los costos de envío y embalaje, ganancias por envíos, tarifas de pasarelas de pago y suscripciones.

Tener un plan de cuentas configurado correctamente facilitará el seguimiento de las finanzas de tu empresa. Si conectaste Squarespace a tu software de contabilidad con Amaka, la integración creará todos los tipos de cuentas y subcategorías pertinentes de forma automática. Estas cuentas también se pueden personalizar según las necesidades únicas de tu tienda.

El control interno de la actividad, de manera que quien la realiza puede tener una imagen fiel y actualizada de la situación económica. Los estados financieros, como el balance de situación y la cuenta de resultados, ofrecen una visión detallada de la situación económica y patrimonial de la PYME.

3. Seguimiento de Ingresos y Gastos

El mantenimiento adecuado de los registros es fundamental para que los propietarios de pequeñas empresas hagan un seguimiento de sus finanzas. Es importante documentar todo: todos los ingresos, ventas, gastos, facturas, letras de cambio y más. Por ejemplo, supongamos que Sarah dedica tiempo para armar un lugar de trabajo en casa para su negocio o almuerza con alguien que dirige una feria local de pequeñas empresas. Ella debería guardar los recibos de esas compras y anotar cuál era el objetivo del gasto.

Con la documentación clara, Sarah puede armar fácilmente los principales estados financieros, por ejemplo, el estado de resultados para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, un balance que resuma los activos y pasivos y un estado de flujo de efectivo para ver el dinero que entra y sale de su empresa. Verificar tus ingresos y gastos periódicamente te ayuda a asegurarte de que tu flujo de efectivo se esté usando donde más lo necesitas y que, si no es así, puedas hacer los ajustes que correspondan.

Ten en cuenta que es posible que tengas que usar un método de contabilidad específico, según el lugar donde desarrolles tu actividad comercial y en función de tus ingresos. Puedes usar el método de efectivo, donde los ingresos y gastos se reconocen cuando se reciben o se pagan. O puedes usar el método de acumulación, donde los ingresos y gastos se reconocen en el momento de la transacción, incluso si el efectivo aún no se ha desembolsado o no ha llegado a tu banco. Revisa las normas específicas del lugar donde desarrollas tu actividad comercial.

Con una integración contable, gran parte de esto se automatiza porque la integración incorporará de forma automática los datos de ventas, tarifas y depósitos. Aunque puede parecer desalentador al principio, gracias a la ayuda de la automatización el mantenimiento de los registros se convierte en un proceso fluido y te ayuda a controlar los ingresos y gastos.

El control de facturas es fundamental para evitar problemas fiscales y asegurar la transparencia en la gestión económica de la empresa.

4. Análisis y Administración del Flujo de Efectivo

Es importante que analices con detenimiento el flujo de efectivo, ya que el dinero que tienes disponible determina las decisiones que tomas para tu negocio. Al mirar los datos de los ingresos y gastos a lo largo del tiempo, puedes comenzar a pronosticar el flujo de efectivo en el futuro. Esto te ayuda a identificar la posible escasez de efectivo con mucha anticipación para que puedas tomar medidas y así evitar problemas. O puedes anticipar cuándo tendrás más efectivo a tu disposición para volver a invertir en tu negocio.

Por ejemplo, si Sarah ve un aumento significativo en sus ventas durante las fiestas, puede preparar y asignar recursos financieros para el momento en el que las ventas disminuyan tras la finalización del período festivo. Después de las fiestas, Sarah puede analizar sus ventas totales y los artículos más populares y que se vendieron mejor. De esa manera, ella puede hacer previsiones para el período de festividades del próximo año. Esto puede parecerse a contratar a alguien para que se incorpore al equipo durante la temporada y que la ayude a administrar el flujo de ventas, si el presupuesto lo permite.

Mantenerse al tanto del estado del inventario con herramientas de contabilidad también puede mejorar el flujo de efectivo. La clave es usar datos financieros para crear estrategias que aumenten la cantidad de clientes que regresan, garanticen que no haya exceso o desorden de existencias, o que se reserven fondos de emergencia para las épocas del año donde disminuyen las ventas.

Por ejemplo, ver qué productos se compran juntos habitualmente puede ayudarte a identificar los productos que puedes recomendar a los clientes existentes con el fin de fomentar las compras de clientes que regresan. O puedes ver cómo funcionan los diferentes productos a lo largo del año para planificar mejor tu inventario.

Con un análisis de flujo de efectivo frecuente, puedes detectar problemas antes de que ocurran y mantener las finanzas de tu empresa en buen estado. Trata de revisarlo de forma mensual o quincenal, o incluso con una frecuencia mayor.

5. Cumplimiento de Obligaciones Fiscales

Las PYMES deben cumplir con diversas obligaciones fiscales a lo largo del año, como el IVA, el Impuesto de Sociedades y las retenciones de IRPF, entre otros. Los restantes contribuyentes del IRPF deben llevar, no obstante, ciertos libros registro. Finalmente, hay que recordar que puede ser recomendable llevar una contabilidad según los modelos oficiales, aunque no estés obligado a ello.

6. Control de Inventarios y Conciliación Bancaria

Para aquellas PYMES que manejan productos físicos, el control de inventarios es una parte esencial de la contabilidad. La conciliación bancaria es un proceso que consiste en cotejar los registros contables con los movimientos de las cuentas bancarias de la empresa.

Marco Legal y Evolución del PGC en España

El Plan General de Contabilidad (PGC) es un documento que contiene la normativa contable vigente y aplicable a las empresas de España. El Plan General de Contabilidad se origina en 1973 (Real Decreto 530/1973 de 22 de febrero), aunque desde entonces se han llevado a cabo algunas modificaciones por la necesidad de normalizar las formas de registrar y elaborar las cuentas anuales de las empresas, tanto a nivel nacional como internacional. La segunda modificación tuvo lugar en 2007 con la aprobación del Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre. La finalidad era la de adaptar el PGC a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), referentes en la Unión Europea y así estandarizar la forma de proceder en esta materia y el lenguaje utilizado.

La disposición final primera de la Ley habilita al Gobierno para aprobar como norma complementaria del Plan General de Contabilidad, otro texto ajustado a las necesidades informativas de las pequeñas y medianas empresas (en adelante, también Plan General de Contabilidad de PYMES o Plan de PYMES), que recoja el tratamiento contable de las operaciones realizadas, con carácter general, por estas empresas y que simplifique criterios de registro, valoración e información a incluir en la memoria.

Con esta adecuación del Plan General de Contabilidad a las Pequeñas y Medianas Empresas se cumple el mandato legal, con la pretensión de dar a estas empresas una herramienta que facilite la aplicación del nuevo marco contable introducido a través de la Ley 16/2007, en la que se simplifican algunos criterios contables contenidos en el Plan General de Contabilidad y, por otra parte, se regulan sólo las operaciones que se considera que van a resultar más habituales en el entorno empresarial de las PYMES.

En el ámbito contable, las diferencias estructurales entre el Plan General de Contabilidad (PGC) y el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES) juegan un papel crucial en la adaptación de las normativas contables a las características específicas de las empresas. El Plan General de Contabilidad de Pymes que ahora se aprueba constituye el desarrollo de las normas contables que pueden ser aplicadas por ciertas empresas, delimitadas en el cuerpo de este Real Decreto.

Principios del PGC PYMES

La imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados, como corolario de la aplicación sistemática y regular de las normas contables, sigue siendo el objetivo de las cuentas anuales de las pequeñas y medianas empresas. En orden a mostrar la imagen fiel de las pequeñas y medianas empresas se enuncian los mismos principios que en el Plan General de Contabilidad:

• Empresa en funcionamiento
• Devengo
• Uniformidad
• Prudencia
• No compensación
• Importancia relativa

Los principios de registro y correlación de ingresos y gastos del Plan General de Contabilidad de 1990, se ubican como criterios de reconocimiento de los elementos de las cuentas anuales, y el principio del precio de adquisición se ha incluido en el apartado del Marco Conceptual relativo a los criterios valorativos, dado que la asignación de valor es el último paso antes de contabilizar toda transacción o hecho económico.

Criterios Contables Específicos para Microempresas

El artículo 4 de este Real Decreto desarrolla este mandato, recogiendo las circunstancias que han de cumplir las empresas para que puedan optar por la aplicación de los criterios contables específicos de las microempresas. Estas circunstancias se refieren a la cifra del total de las partidas del activo, que no podrá superar el millón de euros, al importe neto de la cifra de negocios, que no superará los dos millones de euros y al número medio de trabajadores que no podrá ser superior a 10.

El primer criterio específico se refiere al tratamiento contable de los acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar, estableciéndose la imputación de la cuota devengada en el acuerdo, como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En el momento en que se ejerza la opción de compra procederá registrar el activo por el importe satisfecho, aplicando el criterio valorativo del precio de adquisición.

El otro criterio específico se refiere al registro contable del impuesto sobre beneficios, considerándose como gasto por impuesto el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del ejercicio corriente, es decir, el gasto por impuesto sobre beneficios se hace equivalente al gasto por impuesto corriente.