Pasos Esenciales para Crear y Formalizar una PYME en España

Emprender un negocio en España es una aventura emocionante que requiere una planificación meticulosa y la comprensión de una serie de pasos legales y administrativos. En las últimas décadas, el espíritu empresarial ha ganado terreno, impulsando la creación de un número creciente de nuevas empresas y startups.

Tanto si planeas operar como autónomo o como una sociedad mercantil, es fundamental seguir un proceso estructurado para asegurar la correcta constitución y formalización de tu PYME. Este artículo te guiará a través de los requisitos y pasos necesarios para lanzar tu proyecto con éxito.

1. Requisito Indispensable: Documentación de Identificación

Antes de iniciar cualquier trámite, es crucial verificar que dispones de un DNI español o NIE. Este documento de identificación válido es imprescindible para firmar la escritura de constitución ante notario y realizar los trámites posteriores. En caso de no disponer de él, es posible tramitar un NIE de no residente, que es suficiente para poder firmar la operación y constituir la sociedad en España.

2. La Idea de Negocio y el Plan Empresarial

El primer paso que debes abordar es concretar la idea de negocio en un plan empresarial. Este plan deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Realiza un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieres emprender, así como tu competencia.
• DAFO: Analiza las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Establece un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

3. Elección de la Forma Jurídica de la Empresa

Una vez analizada la viabilidad de tu proyecto empresarial con el plan de empresa, el siguiente paso es elegir la forma jurídica que más te convenga. Esta decisión dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.

Es un paso muy importante, por lo que conviene dedicar el tiempo pertinente a escoger la forma jurídica que mejor se adapte a tus necesidades. Te recomendamos que hables con un asesor jurídico o un experto en temas fiscales para que te ayude a tomar la mejor decisión.

Tipos de Formas Jurídicas Comunes

A continuación, se presentan algunas de las formas jurídicas más comunes para PYMES en España:

En el caso de la Sociedad Limitada, actualmente es posible constituirla con un capital social inferior a 3.000 €, incluso desde 1 euro, gracias a la figura de la SL de formación sucesiva. La mayor parte de su capital social es propiedad de los trabajadores, y su constitución requiere un capital superior a 3.000 euros.

4. Denominación Social y Certificación Negativa

Una vez decidida la forma jurídica, lo siguiente es dotar al negocio de una denominación social (nombre que identifica a la empresa), que irá seguida de la forma social. La constitución de una sociedad en el Registro Mercantil requiere la obtención de una certificación negativa previa por parte del Registro Mercantil Central que deje constancia de que no hay ninguna sociedad registrada con la denominación elegida. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro.

Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. La certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

5. Depósito del Capital Social

Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales.

Tipos de Aportaciones

• Aportación dineraria: Consiste en ingresar el capital en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el que deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.
• Aportación no dineraria: El capital se aporta mediante bienes (ordenadores, maquinaria, mobiliario, vehículos, equipos informáticos, etc.). En este caso deberás tener en cuenta tres aspectos:
  1. No es necesario abrir una cuenta bancaria para constituir la sociedad.
  2. Los bienes deben describirse y valorarse correctamente en la escritura de constitución.
  3. Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

6. Redacción de los Estatutos Sociales

Ahora es el momento de redactar los estatutos sociales, que son el conjunto de normas que rigen el funcionamiento de tu empresa y su relación con los socios y trabajadores. La redacción de los estatutos sociales es fundamental para la vida de tu empresa, ya que establecerán las bases de su funcionamiento y su relación con los demás. Debes ser cuidadoso y asegurarte de que contengan toda la información necesaria y relevante para tu negocio.

Los estatutos sociales deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.

Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

En este paso, te recomendamos que acudas a un abogado o a un experto en temas legales para que te asesore en la redacción de los estatutos sociales. Es importante que estén bien estructurados y definan claramente las responsabilidades de cada uno de los socios y trabajadores. Con unos estatutos sociales bien redactados, tu empresa podrá crecer de manera ordenada y con una base sólida.

7. Constitución de la Sociedad ante Notario

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Este paso implica formalizar el acta de constitución de tu empresa y firmar ante un notario. Es importante que tengas en cuenta que este trámite es necesario para que tu empresa sea legalmente reconocida y pueda operar de manera oficial. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil.
• Certificado bancario de depósito de capital social.
• Estatutos sociales.
• DNI o NIE de los socios.

Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública. El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento.

8. Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF)

Ahora, es el momento de solicitar el NIF provisional. Este documento es el número de identificación fiscal provisional que te permitirá realizar trámites fiscales mientras se tramita el número de identificación fiscal definitivo. El NIF es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad.

Para solicitar el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Para solicitar el NIF provisional, debes acudir a la Agencia Tributaria o hacerlo en línea a través de su página web. Es importante que tengas a mano todos los documentos necesarios, como el certificado de constitución y los estatutos sociales. Una vez que hayas solicitado el NIF provisional, podrás empezar a realizar trámites fiscales como la apertura de una cuenta bancaria para tu empresa.

Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad. Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública.
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil.
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal.
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

9. Inscripción en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca.

Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

La certificación tiene un plazo de vigencia limitado, por lo que es muy importante no superar dicho plazo y acudir a tiempo al notario y posteriormente al Registro Mercantil para inscribir la sociedad.

10. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Ahora es momento de darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Este trámite es fundamental para que tu empresa pueda desarrollar su actividad de manera legal y cumplir con las obligaciones fiscales. El IAE es un tributo municipal que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas. Toda empresa debe darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) indicando la actividad que va a desarrollar.

Para darte de alta en este impuesto, deberás acudir al ayuntamiento correspondiente a tu domicilio fiscal y presentar la correspondiente declaración censal. De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa.

Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada». El alta en el IAE no implica necesariamente el pago del impuesto, ya que su cuantía dependerá de la actividad económica que realice tu empresa y de su nivel de facturación.

Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

11. Registro de Patentes y Marcas

Aunque no es obligatorio, registrar la marca o el nombre comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas es altamente recomendable. Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento. En España, el organismo encargado de gestionar los registros de patentes y marcas es la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). En su página web encontrarás toda la información necesaria para realizar el registro de tu marca, incluyendo formularios y tarifas.

12. Legalización de los Libros Empresariales

Otro de los pasos que también forma parte del proceso de registro de las PYMES es la legalización de los libros empresariales, donde las PYMES recogen sus operaciones, esto es, el libro de inventarios y cuentas anuales. La legalización del libro de sociedades es un trámite que debes realizar ante el Registro Mercantil, y es obligatorio para todas las empresas constituidas en España. Una vez que legalices el libro, deberás llevar un registro ordenado y actualizado de todas las reuniones de la junta de accionistas, así como de todas las decisiones que se tomen en el seno de la empresa.

13. Inscripción en la Seguridad Social

Inscribir tu empresa en la Seguridad Social es un paso esencial para asegurarte de que tus trabajadores estén protegidos y que tu empresa cumpla con todas las obligaciones legales y fiscales. Además, esto te permitirá acceder a una serie de beneficios, como las prestaciones sociales y la protección de la seguridad social en caso de enfermedad o accidente laboral.

Es importante destacar que el proceso de inscripción en la Seguridad Social puede variar dependiendo de la estructura legal de tu empresa y del tipo de trabajadores que tengas contratados. Por ejemplo, si tienes trabajadores autónomos o freelance, tendrás que hacer una inscripción especial para ellos. Es por eso que es fundamental que te informes bien sobre los requisitos específicos para tu caso y te asegures de cumplir con todos los procedimientos y documentos necesarios para la inscripción. En general, deberás presentar el modelo TA.6 de la Tesorería General de la Seguridad Social, en el cual se incluirán los datos de tu empresa y de tus trabajadores.

14. Obtención del Certificado Electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Simplificación de Trámites: Documento Único Electrónico (DUE) y Puntos PAE

Crear y registrar una PYME requiere un gran número de trámites burocráticos. Una manera fácil de hacer los trámites es a través de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE). En Servicios para Emprender encontrarás entidades públicas y privadas que ofrecen puntos PAE, en los cuales la tramitación no tiene ningún coste y la constitución se realiza en un tiempo mínimo. Puedes realizar de forma electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España a través del sistema unificado CIRCE, desarrollado por la Dirección General de Industria y PYME en 2003, que unifica todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de constitución de empresas.

Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo.

El Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para poner en funcionamiento sociedades cooperativas, civiles y comunidades de bienes. También puede utilizarse para realizar por vía electrónica cualquier trámite relativo al cese de actividad y extinción de empresas, entre los que se encuentran, por ejemplo, la disolución y extinción de sociedades en el Registro Mercantil, la baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, la baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas, etc.

Consideraciones Finales

Crear una empresa en España no tiene por qué ser un proceso complicado si se hace con la información correcta y en el orden adecuado. Cada proyecto es distinto y, aunque los pasos generales son los mismos, contar con un asesoramiento profesional desde el primer momento te permite ahorrar tiempo, evitar errores costosos y tomar decisiones estratégicas acertadas desde el inicio.

Una vez que estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas.