Organigramas Funcionales para PYMES: Estructura y Eficiencia Operativa

Benjamin Franklin dijo en su día que «por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora» y es una frase de lo más útil en el mundo empresarial. Está demostrado que tener una estructura organizativa clara es esencial, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (pymes). Un organigrama bien diseñado facilita la gestión interna y mejora la comunicación entre áreas y la eficiencia en la toma de decisiones. La estructuración de la plantilla de una compañía tiene una importancia estratégica tanto para Recursos Humanos, como para cada uno de los empleados de la organización.

¿Qué es un Organigrama?

La definición de organigrama se relaciona con la representación de manera gráfica y esquemática de las distintas estructuras organizativas presentes en la empresa. El organigrama de una empresa es la viva imagen de la estructura interna de una compañía. Es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. A través de un organigrama, se representan visualmente a las personas empleadas, así como sus respectivos departamentos y cargos que desempeñan en la empresa. Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa que muestra la jerarquía y las funciones de los diferentes departamentos y empleados. Por lo tanto, es una herramienta clave para entender la organización y sus áreas y, además, se adapta a las necesidades específicas de lo que es cada pyme. Es importante disponer de un organigrama porque, así, las personas que se incorporan a una empresa, las que ya la integran e, incluso, sus clientes y proveedores pueden conocer a los perfiles responsables de cada área y saber en todo momento con quién comunicarse.

Organigrama Estructural vs. Organigrama Funcional

Todos los organigramas tienen como finalidad representar visualmente la estructura de una organización. Sin embargo, existen una serie de diferencias entre un organigrama funcional y un organigrama estructural, que radican esencialmente en su enfoque. El organigrama estructural consiste en una representación gráfica de la estructura de una organización en lo general. Sirve para observar cuáles son las células administrativas u operativas en la empresa, así como los vínculos y flujos que existen entre esas unidades para que el negocio funcione. Este último tiene, por lo tanto, el objetivo de mostrar la cadena de mando y las relaciones de dependencia entre los diferentes niveles. En tanto, el organigrama funcional es más específico.

Mientras que el organigrama estructural representa la organización típica y estructurada, el organigrama funcional es más específico. Este tipo de organigrama representa cada unidad de la empresa en relación con las funciones desempeñadas por sus miembros. Agrupa a los empleados por funciones o departamentos. Mediante el organigrama funcional una compañía puede observar de forma visual y estratégica cómo opera el negocio por áreas y sus funciones. Consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Así, cada una de las áreas funcionales o departamentos responden ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad. El organigrama funcional de una empresa sirve para clarificar roles y responsabilidades, facilitando la comprensión de cómo fluye la información y las decisiones dentro de la organización. También son útiles para identificar posibles áreas de mejora en la estructura organizativa.

Beneficios Clave del Organigrama Funcional para PYMES

Tener un organigrama de empresa ofrece una visión clara y global de la estructura organizativa. Un organigrama bien estructurado proporciona una visión clara de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades de cada empleado y área. Los beneficios que brinda la creación de organigramas tienen un impacto significativo tanto en la experiencia de los empleados como en la organización en sí. Implementar un organigrama en una empresa pequeña tiene múltiples beneficios.

Claridad y Definición de Roles

• Claridad: define los roles de cada trabajador de la empresa dejando claro quién es el responsable de cada tarea y mostrando cómo se dividen y organizan los diferentes departamentos.
• Organización de los departamentos: descripción de las funciones principales de cada departamento, señalando los nombres de los responsables de cada departamento, como gerentes o directores.
• Relación jerárquica: facilita que el personal empleado de cada departamento tenga claro a quién debe reportar.
• Jerarquía: posición de cada departamento dentro de la estructura. Las líneas que conectan los cuadros indican las relaciones de autoridad y subordinación.

Mejora de la Comunicación y Cohesión

• Mejora de la comunicación: establece canales claros de comunicación entre los diferentes departamentos, facilitando la coordinación y colaboración. Esto ayuda a evitar malentendidos y a mejorar la colaboración entre departamentos.
• Mejora en la comunicación entre empleados: la aplicación de un organigrama mejora la cohesión de los equipos, la asignación de tareas y la consecución de objetivos medibles.
• Transparencia: fomenta la transparencia y promueve valores corporativos.

Eficiencia Operativa y Crecimiento Estratégico

• Eficiencia en la gestión y planificación estratégica: contribuye a alinear los objetivos individuales con los objetivos generales de la empresa al tiempo que identifica las necesidades de recursos humanos y materiales para alcanzar los objetivos.
• Crecimiento alineado con la estructura y los planes de la empresa: sin la representación visual y organizativa que proporciona un organigrama, la empresa no podrá crecer de manera efectiva.
• Análisis ordenado de las estructuras organizativas: el organigrama nos facilita analizar de manera sistemática cada una de las estructuras representadas en la organización.
• Detección de errores: un organigrama claro facilita la identificación de errores comunes y señalar las áreas de mejora.
• Coordinación e información clave: un organigrama nos permite acceder a información esencial y coordinar diversos aspectos del negocio y los proyectos en curso.

Fortalecimiento del Liderazgo y Experiencia del Empleado

• Fortalecimiento del liderazgo: con un organigrama, los líderes pueden reafirmar su posición al estar reflejados en una posición específica. Además, la organización puede tener una visión general de todos los responsables y asegurarse de que todo funcione correctamente.
• Mejora de la experiencia del empleado: un organigrama facilita la comprensión de la jerarquía, las responsabilidades y las oportunidades de promoción dentro de la organización.
• Motivación: motiva y compromete a los empleados al ofrecerles claridad sobre su rol y desarrollo.

Departamentos Comunes en una PYME

Por lo general, debido al tamaño, las pymes no suelen disponer de muchos departamentos. Suele ser normal que cada uno de ellos cuente con las atribuciones que tendrían varios en una empresa más grande. Sin embargo, la dotación de estructuras organizativas especializadas es uno de los grandes retos de las pymes. Son necesarias para incrementar la productividad y proyección de la empresa. Cada empresa tiene sus necesidades particulares, pero estos son los departamentos más habituales:

Los departamentos se pueden crear por funciones, productos, países, procesos, etc. Puede ser distinto en cada una de las ramas del organigrama.

Cómo Crear un Organigrama Funcional Paso a Paso

Para elaborar un organigrama de manera adecuada, primero es indispensable saber qué datos ha de reflejar. Para comenzar a definir un organigrama, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado, cómo diseñarlo y realizar su despliegue son aspectos vitales. Una buena táctica para elaborar el organigrama es seguir una estructura basada en el análisis de puestos, que vaya de arriba hacia abajo. Después de recabar toda la información correspondiente, es momento de diseñar o construir tu organigrama funcional. Puedes utilizar rectángulos y líneas de flujo para cada área, que vayan ramificándose, y aclara cuáles son esos departamentos y cuáles son sus funciones.

1. Establece la Cadena de Mando y la Jerarquía: Conocer la cadena de mando es esencial. Se trata de determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto muy como poco jerarquizadas. En este sentido, también es importante determinar la jerarquía entre colaboradores, equipos y líderes, porque esto es fundamental para saber dónde ubicar cada unidad dentro de tu organigrama. Crea una estructura de autoridad sólida que deja claro quién supervisa a quién y permita a los gerentes comprender las responsabilidades de cada individuo y a quién dirigir en cada tarea.
2. Segmenta los Departamentos: La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial. Se trata de una tarea propia del análisis de puestos. Durante este proceso ya se habrá registrado en qué consiste cada trabajo y se podrán crear familias y departamentos. Estos pueden funcionar de manera independiente o conjunta. La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Asocia Tareas y Responsabilidades a Cada Grupo: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Al elaborar un organigrama empresarial es importante asignar funciones y responsabilidades específicas a cada grupo de personas empleadas. De esta manera podrás detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.
4. Determina el Ámbito de Control: El ámbito de control se encuentra estrechamente relacionado con el concepto anterior. Esto ayuda a definir la independencia -o dependencia- de los empleados. Este paso está íntimamente ligado a la asignación de tareas y responsabilidades ya que se trata de definir el grado de supervisión que tiene un mando sobre un equipo; si se trata de pocas o muchas personas empleadas. Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
5. Diseña de Arriba Hacia Abajo y Asegura una Visión Global: Para elaborar el organigrama de una empresa puedes servirte de los análisis de puestos que ya poseáis en la empresa. Empieza por el CEO de la compañía y sigue con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, etcétera, hasta llegar a los niveles más bajos. A la hora de determinar cómo hacer un organigrama empresarial es importante que te asegures de que este ofrece una visión global de la empresa, es decir, de todo el equipo de personas que forman parte de ella. Al hacer un organigrama es fundamental que este ofrezca una visión integral de todo el equipo que da vida a la organización.
6. Evalúa, Valida y Hazlo Accesible: Una vez que tengas tu organigrama visual es momento de analizarlo y evaluar si es consistente. Si notas algo que debas cambiar es el momento de hacerlo para que tu organigrama funcional represente realmente los procesos que ejecuta tu empresa. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias. Puesto que el objetivo final de un organigrama es ilustrar las relaciones empresariales, el diseño será un punto clave. Es decir, debe contar con una maquetación fácil de comprender y utilizar, sobre todo cuando hablamos de organigramas digitales u online. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.

Consideraciones Específicas para PYMES

La dotación de estructuras organizativas especializadas es uno de los grandes retos de las pymes. Una estructura con pocos niveles individualiza bastante las responsabilidades, ya que suele estar asociada a la existencia de un mayor número de departamentos más especializados y con funciones más concretas. En una pyme, una jerarquía con muchos niveles es muy complicada. Sin embargo, añadir niveles evita que demasiados empleados se sitúen en los puestos elevados. El precio que hay que pagar por cada nivel jerárquico añadido es que las órdenes y reportes pueden transmitirse con más dificultad. En ocasiones, resulta conveniente incorporar personal que no dé ni reciba órdenes de otros miembros de la plantilla. Es común que cada empleado tenga un único jefe. En toda empresa existe un conjunto de relaciones humanas que van más allá de lo que marca el organigrama. Al trazar un organigrama, hay que considerar siempre la influencia recíproca entre lo formal y lo informal. Un buen organigrama es aquel que no solo cumple con representar la jerarquía y las relaciones funcionales; es aquel que se adapta y evoluciona con el tamaño de la empresa, siendo un reflejo fiel de su dinamismo y complejidad.

Herramientas para la Creación de Organigramas

Utiliza herramientas tecnológicas como OpenHR que facilitan la creación de tus propios organigramas, sin importar el modelo de gestión organizativa que utilices, y que además se integran con programas de nómina como a3innuva Nómina. Al utilizar esta estrategia, establecerás una base sólida para la organización al contar con información esencial para la gestión de todos los procesos corporativos. Además, OpenHR facilitará la creación de organigramas flexibles para cada uno de los grupos de trabajo que hayas establecido en tu empresa. Las ventajas de trabajar en la nube explican su gran nivel de implantación.

Existen diferentes herramientas online para crear organigramas, tanto gratuitas como de pago:

• Lucidchart: Con un pack de funcionalidades muy completo, que permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida.
• Canva: Un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario.
• Creately: Tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online.
• Software de organigramas automatizado (ej. Bizneo HR): Con un software automatizado no importa el tamaño de la empresa o la complejidad de las relaciones laborales. Lograrás un organigrama exhaustivo y a medida en pocos clics y con actualización constante. Permite crear organigramas accesibles desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet, manteniendo un diseño responsive y cuidado. Ayuda a los mánagers y responsables de equipo a gestionar la carga laboral y las unidades que supervisan.

También se pueden usar plantillas de organigrama en Excel. Cuando usamos una plantilla de este tipo para una empresa es necesario preguntarse si esa plantilla refleja de forma correcta la estructura de la organización.

Mantenimiento y Evolución del Organigrama

Una vez creado, es fundamental mantener el organigrama actualizado para reflejar los cambios en la estructura de la empresa. En toda empresa el organigrama está sujeto a cambios. Sin embargo, las grandes empresas tienen más recursos para afrontarlos. Por eso en las pymes es especialmente recomendable bosquejar posibles organigramas futuros. El organigrama no es un documento estático, se trata de una herramienta viva que refleja la estrategia y objetivos de la empresa. Asegúrate de que el organigrama refleje los objetivos estratégicos de la empresa con todo detalle. La estructura organizativa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en el mercado y en la estrategia empresarial. Utiliza el organigrama como una herramienta de comunicación para asegurar que todos los empleados entiendan la estrategia de la empresa y su rol en ella y en su departamento concreto. Los negocios crecen junto a sus necesidades. Puede que aparezcan nuevos cargos o que, con la ayuda de nuevas tecnologías, los cargos existentes se amplíen para cubrir nuevas responsabilidades. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y capaces de evolucionar según sea necesario. Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de pymes no tiene límites.