Organigrama de una PYME: Ejemplos y Guía para una Estructura Eficiente

Al principio de montar una empresa, los autónomos suelen hacer un poco de todo, con funciones propias de diferentes departamentos. Sin embargo, a medida que la empresa va creciendo, es normal que vaya aumentando la plantilla, las funciones y las responsabilidades. Es en este punto en el que el organigrama de una empresa cobra importancia, ya que nos ayuda a entender quién se encarga de cada cosa, quién es responsable de un problema o quién tiene que tomar diferentes decisiones.

¿Qué es un Organigrama Empresarial y Para Qué Sirve?

Un organigrama de una empresa no es nada más que una representación visual de la estructura interna de un negocio. Esta gráfica tiene que mostrar qué departamentos hay en la empresa, quién depende de quién y cómo es la organización de los puestos. Así podemos ver de un primer vistazo a la persona responsable de cada área, cómo es la comunicación entre departamentos y cómo se reparten las funciones.

Un organigrama claro y bien definido es crucial para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. El organigrama de una empresa es una excelente herramienta de recursos humanos que permite a la organización una mayor coherencia y orden internos, facilitar el flujo de información acorde con la jerarquía y presentar una imagen sólida y funcional de la marca.

Importancia de Contar con un Organigrama Empresarial

Los beneficios que brinda la creación de organigramas tienen un impacto significativo tanto en la experiencia de los empleados como en la organización en sí:

• Crecimiento alineado con la estructura y los planes de la empresa: Sin la representación visual y organizativa que proporciona un organigrama, la empresa no podrá crecer de manera efectiva.
• Análisis ordenado de las estructuras organizativas: El organigrama nos facilita analizar de manera sistemática cada una de las estructuras representadas en la organización.
• Coordinación e información clave: Un organigrama nos permite acceder a información esencial y coordinar diversos aspectos del negocio y los proyectos en curso.
• Mejora de la experiencia del empleado: Un organigrama facilita la comprensión de la jerarquía, las responsabilidades y las oportunidades de promoción dentro de la organización.
• Detección de errores: Un organigrama claro facilita la identificación de errores comunes.
• Mejora en la comunicación entre empleados: La aplicación de un organigrama mejora la cohesión de los equipos, la asignación de tareas y la consecución de objetivos medibles.
• Fortalecimiento del liderazgo: Con un organigrama, los líderes pueden reafirmar su posición al estar reflejados en una posición específica.

Con la estructura de tu empresa de manera visual puedes ver si actualmente es correcta o se puede mejorar, buscando alternativas con la contratación de nuevos empleados para desarrollar nuevos departamentos o eliminar algún departamento que se exceda en costes externalizando sus servicios, como por ejemplo, el departamento financiero contratando un director financiero externo o el departamento de marketing.

Tipos de Organigramas de una Empresa

Según cómo se represente la jerarquía de las personas que forman el negocio, podemos ver diferentes tipos de organigrama de una empresa. Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.

Aquí te presentamos los tipos más comunes:

1. Organigrama Vertical

• Es el tipo de organigrama más común, con una estructura clara: la autoridad va de arriba hacia abajo.
• Arriba se representa la dirección, después los mandos intermedios y por último el personal operativo.
• El organigrama vertical de una empresa es más común en negocios tradicionales y con una estructura jerárquica muy marcada.
• Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados.

2. Organigrama Horizontal

• En este caso la representación se hace de izquierda a derecha, con el objetivo de no mostrar tanta rigidez en la estructura.
• El organigrama horizontal de una empresa se suele utilizar en compañías más colaborativas, con una idea más moderna de cooperación colectiva.
• Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.

3. Organigrama Funcional o Estructural

• Básicamente es un organigrama que se crea por funciones, para delimitar bien cada área con más detalle (finanzas, marketing, producción, etc.). Es más común en PYMES.
• Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento.
• Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.

4. Organigrama Matricial

• Es un organigrama que se utiliza cuando hay personas que dependen de dos responsables a la vez, es decir, que combina departamentos por proyectos.
• Es una organización más compleja y típica de empresas más grandes.
• Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.

Otros Tipos de Organigramas

• Organigrama Mixto: Fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
• Organigrama Circular: Se distribuye en círculos concéntricos comenzando por el centro, en el que se ubican los empleados de mayor responsabilidad. Las unidades de igual o menor jerarquía se van desplegando alrededor.
• Organigrama Informativo: Es el más simple y el que debe ser entendido por cualquier tipo de público.
• Organigrama Analítico: Tiene como finalidad entender un proceso administrativo de forma global. Tiene que ser manejado por un agente especializado.
• Organigrama Formal: Representa el modelo de una organización cuando ya ha sido aprobado por la empresa en sus órganos directivos.
• Organigrama Informal: No tiene necesidad de ser aprobado por ninguna dirección o consejo directivo.
• Organigrama General: Contiene información de una organización privada a nivel general, representando unidades organizativas hasta el nivel de departamento u oficina, además de su jerarquía.
• Organigrama Específico: Detalla las relaciones jerárquicas y las funciones de los miembros de un área de la organización, ya sea un grupo de trabajo, una oficina, o un centro.

Ejemplos de Organigramas Según el Tamaño de la Empresa

Muchas pequeñas y medianas empresas funcionan sin organigramas por departamentos, lo que puede traer problemas de organización. Un organigrama es un instrumento básico para el funcionamiento de cualquier empresa, aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad. Sin embargo, es vital. Ahora vamos a ver ejemplos de cómo se hace un organigrama según el tamaño del negocio:

Organigrama de una Empresa Pequeña o Microempresa

El organigrama de una empresa pequeña o microempresa suele ser muy simple, ya que consta de gerente o propietario (CEO), administración, comercial y operaciones. Si se trata de un autónomo, es muy fácil: lo harás todo tú. Si tienes a alguien más que te ayuda o es una empresa pequeña, normalmente el propietario hace también de responsable financiero, comercial y operativo. En el caso de una empresa pequeña, esta estructura suele ser más simple y menos burocrática en comparación con grandes corporaciones.

Roles Clave en una PYME:

• Director General o Gerente: En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
• Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas: La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas.
• Departamento de Marketing y Ventas: El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
• Área de Producción o Servicios: Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
• Área de Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.

Este tipo de estructura es flexible y puede ajustarse según las necesidades y el crecimiento de la empresa. Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.

Organigrama de Empresa Mediana o PYME

En pequeñas y medianas empresas que ofrecen productos o servicios se empieza a ver más estructura de departamentos. En este caso ya se pueden crear personas responsables, con mandos intermedios y supervisores. La creación de un organigrama en una PYME permite establecer un orden interno necesario para cualquier empresa que quiera crecer. El organigrama de una PYME ayuda a asentar las bases de la organización y coordinar de manera eficiente los flujos de trabajo y la cadena de producción.

Departamentos Comunes en una PYME de Servicios:

• Dirección
• Finanzas
• Marketing
• Operaciones
• Atención al cliente

Departamentos Comunes en una PYME de Productos:

• Dirección
• Finanzas
• Producción
• Logística
• Ventas
• Marketing

Los departamentos de una empresa varían según el tamaño y el tipo de negocio. El objetivo de dividir la empresa por departamentos es crear una persona responsable de cada área, como el director general, el responsable financiero, de marketing o director comercial. No obstante, es normal que en empresas más pequeñas una misma persona controle varias áreas.

Organigrama de una Empresa Grande

En empresas más grandes los organigramas son más complejos, añadiendo áreas como:

• Consejo de administración
• Dirección general
• Direcciones por área (financiera, comercial, operaciones, RRHH, tecnología)
• Gerencias
• Coordinadores
• Equipos

En este caso se suelen hacer estructuras matriciales o más divididas por varios responsables.

¿Cómo Hacer un Organigrama de una Empresa?

Para facilitarte la elaboración de la estructura de tu negocio, vamos a ver paso a paso cómo hacer el organigrama de una empresa:

Pasos Esenciales para Crear un Organigrama

1. Define las funciones reales: Es recomendable que hagas una lista de todas las tareas importantes en tu negocio para poder establecer bien a qué hay que destinar recursos de personas de la plantilla.
2. Agrupa por áreas: Organiza todas las tareas por departamentos (ventas, finanzas, producción, etc.). La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Asigna responsables a cada área: Cada agrupación de tareas y departamentos tiene que tener una persona responsable de supervisar que todo salga según lo previsto y ajustar lo que sea necesario. Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento.
4. Define las jerarquías: Deja claro quién tiene que supervisar a quién y qué es lo que hay que revisar. Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
5. Establece el ámbito de control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
6. Elige el tipo de estructura: Según la organización de tu negocio, decide si harás un organigrama vertical, horizontal o de qué tipo. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio.
7. Crea una imagen visual: Puedes utilizar Canva, PowerPoint o la herramienta que quieras para que la estructura se vea fácilmente. El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.
8. Ajusta si es necesario: Al igual que tu empresa irá cambiando con el tiempo, el organigrama no será siempre el mismo. Ve cambiándolo según el crecimiento del negocio y la plantilla. Una vez creado, es fundamental mantener el organigrama actualizado para reflejar los cambios en la estructura de la empresa.

Herramientas y Consideraciones Adicionales

Utiliza herramientas tecnológicas como OpenHR que facilitan la creación de tus propios organigramas, sin importar el modelo de gestión organizativa que utilices, y que además se integran con programas de nómina como a3innuva Nómina. Al utilizar esta estrategia, establecerás una base sólida para la organización al contar con información esencial para la gestión de todos los procesos corporativos.

Asegúrate de que el organigrama refleje los objetivos estratégicos de la empresa con todo detalle. La estructura organizativa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en el mercado y en la estrategia empresarial. Utiliza el organigrama como una herramienta de comunicación para asegurar que todos los empleados entiendan la estrategia de la empresa y su rol en ella y en su departamento concreto.

Con el organigrama de una empresa puedes ver claramente cómo organizar tu negocio, en quién delegar y quién se ocupa de cada tarea. No importa si tu empresa es pequeña, mediana o grande, ya que el organigrama te ayudará a ver bien la estructura interna de tu empresa para tener todo más ordenado.

Tabla Comparativa de Tipos de Organigramas para PYMES