Organigrama para Pequeñas Empresas: Ejemplos y Guía para su Creación

En el mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito. Los organigramas se erigen como herramientas esenciales. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental. El organigrama de una empresa es una representación visual de su estructura interna.

¿Qué es un Organigrama Empresarial?

¿Recuerdas el árbol genealógico de tu familia que creaste en el colegio? Era un ejercicio que te permitía tener una visión súper global de todas esas personas que han hecho historia en tu vínculo familiar. Pues más o menos así sucede con los organigramas empresariales. Con un organigrama de empresa puedes ver cuál es la jerarquía y los vínculos que entrelazan a todos los miembros o participantes de una entidad entre sí.

También son conocidos como gráficos organizacionales, y podríamos definirlos como un diagrama que estructura al equipo de trabajo y explica qué departamentos dependen entre sí y cuáles son los roles de cada participante. Así que si estás por comenzar tu emprendimiento o ya tienes un negocio en marcha, lo ideal sería que crees el propio organigrama empresarial… Aunque por el momento solo se trate de ti.

Con el gráfico organizacional tienes un orden estratégico para la empresa, y es que gracias a esta potente herramienta podrás coordinar mejor a los equipos de producción, los canales de distribución e incluso, las relaciones que se establecen con los clientes.

Importancia del Organigrama en una Empresa Pequeña

En el caso de las empresas pequeñas, el diseño adecuado del organigrama se hace imprescindible, ya que inicialmente una misma persona tiene varios roles a la vez, y cada miembro del equipo desempeña un papel fundamental en el crecimiento y el logro de los objetivos.

Un organigrama es una representación visual de la estructura jerárquica y funcional de una organización. Su objetivo principal es establecer claridad y orden en las responsabilidades, las relaciones de autoridad y la comunicación dentro de la empresa. El organigrama muestra los diferentes niveles de autoridad en la organización, desde los altos directivos hasta los empleados de nivel más bajo.

El organigrama también muestra los diferentes departamentos o áreas funcionales presentes en la empresa, como el departamento de ventas, el de marketing, el de recursos humanos, entre otros. El organigrama establece las relaciones de autoridad y comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos y departamentos. Esto ayuda a entender quién reporta a quién y cómo fluye la información dentro de la organización.

Beneficios de Implementar un Organigrama

La implementación de un organigrama en una empresa pequeña ofrece diversas ventajas:

• Claridad de roles y responsabilidades: El organigrama permite a cada miembro del equipo comprender su posición dentro de la estructura organizativa, así como las tareas y responsabilidades asociadas a su rol.
• Mejora de la comunicación: Un organigrama bien diseñado facilita la comunicación tanto vertical como horizontal dentro de la empresa.
• Visión clara de la jerarquía: El organigrama proporciona una visión clara de las posiciones y niveles jerárquicos dentro de la empresa.
• Distribución equitativa de tareas: Con un organigrama, se puede asignar de manera equitativa las tareas y responsabilidades entre los miembros del equipo.

Tipos de Organigramas Empresariales

Como cada empresa tiene una estructura diferente, existen diversos tipos de organigramas o esquemas organizacionales que permiten definir mejor al equipo y sus jerarquías.

Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.

1. Organigrama funcional o estructural: También llamado organigrama vertical, es la configuración de la estructura de la organización en base a las partes que la comprenden y sus funciones. Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad. Entonces la figura que es pilar y de la que parten los demás miembros es la del CEO. A partir de aquí se divide el esquema por departamentos y sus participantes. Por ejemplo, tendrás el departamento de marketing, el de recursos humanos, el legal y administrativo, el de ventas… y todos los especialistas que trabajan en cada área. La manera correcta de organizar este esquema es de forma vertical, y es que con este orden se esclarecen cuáles son las capacidades y competencias de cada empleado con una visión global.
2. Organigrama matricial: Aquí se combinan las estructuras verticales con las horizontales para dividir los puestos de trabajo con las funciones de cada miembro de la empresa. Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas. Así que podrías colocar en columnas y filas que sean independientes entre sí, aquellos elementos que les relacionan.
3. Organigrama lineal o vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Aquí podríamos tener una similitud con el organigrama funcional, solo que a diferencia de él, el organigrama lineal puede ser utilizado para cualquier departamento o proceso productivo sin tener que involucrar a la figura del CEO de la empresa. Se utiliza mucho por la sencillez que aporta y es factible para empresas pequeñas como aquellas muy grandes. Sobre todo son ideales si se tiene como objetivo analizar qué tal va el clima laboral y para darle un seguimiento organizado a los trabajadores. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Esta estructura aporta formalidad a la organización.
4. Organigrama horizontal: Parte de un primer elemento del que se desglosan los demás hacia la derecha. Por lo que verás a quienes tienen un puesto con mayor jerarquía de lado izquierdo mientras que aquellos miembros y departamentos que dependen de él tienen subcategorías o extensiones hasta completar la organización entera. Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística. Nos gusta de este organigrama que los vínculos suelen ser más participativos, ya que refleja la apertura de las figuras principales para involucrar opiniones y perspectivas de los demás miembros del equipo. Este tipo de organigrama enfatiza la colaboración y la igualdad entre los miembros del equipo. Este tipo de organigrama se utiliza en empresas pequeñas donde la estructura es más flexible y se prioriza la participación y la autonomía de los empleados.
5. Organigrama mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas. Aquí existe una mezcla entre el organigrama horizontal y el vertical, a diferencia del jerárquico en el que existe la posibilidad de estructurar la información de forma escalonada, con el mixto solo es posible hacerlo de esas dos maneras. Es el organigrama que se recomienda para aquellas organizaciones que tienen muchos departamentos y empleados.
6. Organigramas circulares: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Son una forma un poco más creativa de plantear y organizar las estructuras de la empresa, digamos que es el que tiene un atractivo visual neutro ya que parte de una figura céntrica de la que se desplazan el resto de miembros de cada departamento. Es entonces que verás un círculo que se despliega desde adentro hacia afuera, aquí no existe una jerarquía delimitada como tal. Lo que facilita la integración de todos los departamentos de manera más natural y espontánea, te recomendamos que pruebes con iniciar con un organigrama circular para tu emprendimiento o negocio.
7. Organigrama de una microempresa: Son organigramas sencillos que no tienen una mega estructura que definir con tanto detalle. De igual manera, tienen su importancia ya que permiten ver cuál es la relación entre los departamentos y sus responsabilidades.

Pasos para Crear un Organigrama Acorde a tu Organización

Para comenzar a definir un organigrama, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio.

1. Establecer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
2. Segmentar los departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta. Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo.
3. Definir y asociar tareas y responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras. Además, es importante definir las responsabilidades de cada integrante . ¿Qué se evita de esta manera? Problemas como repeticiones de tareas.
4. Establecer el ámbito de control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado. Esto es, el control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tengan sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos.
5. Obtener una visión global: Para comenzar a definir un organigrama, como ya hemos detallado, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.
6. Diseño del organigrama: El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital. No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible.

Diseño de un Organigrama para una Empresa Pequeña

El diseño del organigrama debe alinearse con las metas estratégicas de la empresa. Es importante analizar cómo fluye el trabajo dentro de la empresa. Un organigrama para una empresa pequeña debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios y crecimiento de la organización.

El organigrama de una empresa pequeña juega un papel crucial en el desarrollo del talento humano al proporcionar un marco claro y estructurado para el crecimiento y la evolución de los empleados.

El organigrama establece las líneas de comunicación dentro de la organización, lo que facilita la interacción entre los empleados y los diferentes niveles jerárquicos. El organigrama clarifica los roles y responsabilidades de cada puesto dentro de la empresa. Al visualizar la estructura jerárquica de la organización, el organigrama proporciona una visión clara de las oportunidades de crecimiento y progresión dentro de la empresa.

Un organigrama bien definido también permite identificar a los líderes y supervisores de cada área. Esto facilita la mentoría y el apoyo por parte de los empleados con más experiencia, que pueden guiar y orientar a los miembros más nuevos del equipo.

El organigrama muestra las relaciones y vínculos entre los diferentes departamentos o áreas funcionales. Esto promueve la colaboración y el trabajo en equipo entre los equipos, lo que permite a los empleados aprender de otros departamentos, compartir conocimientos y habilidades, y participar en proyectos interdisciplinarios.

Elementos Comunes en un Organigrama de Empresa Pequeña

Aunque cada empresa es diferente, hay algunos roles y áreas que suelen estar presentes en la mayoría de las empresas pequeñas:

1. Director General o Gerente: En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
2. Responsable Financiero: La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas. Este área puede estar supervisada por un Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas, dependiendo del tamaño de la empresa.
3. Departamento de Marketing y Ventas: El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
4. Área de Producción o Servicios: Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
5. Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente. El Departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) normalmente es responsable de crear el organigrama de la empresa, ya que se encarga de la selección, contratación y gestión del talento. En empresas más pequeñas que no cuentan con un departamento de RR.

Flexibilidad y Adaptabilidad

Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.

Este tipo de estructura es flexible y puede ajustarse según las necesidades y el crecimiento de la empresa.

Herramientas para la Creación de Organigramas

Se recomienda utilizar un sistema que facilite la creación de un organigrama empresarial en cuestión de segundos y con la ventaja de mantenerlo siempre actualizado, ya sea que haya una nueva incorporación o baja en el equipo.

Con el potente e innovador software de organigramas, Edraw Orgcharting, todo el proceso de crear un organigrama será sencillo y rápido. Edraw Orgcahrting también te permite importar y exportar los archivos de datos para establecer la estructura organizativa.

Además, es factible llevar el organigrama empresarial en una plantilla para rellenar. Claro que sí, una plantilla de organigrama es una manera fácil de controlar la estructura de la organización sin que pierdas tiempo en elaborar una desde cero. Se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o Power Point para empresas pequeñas o que se encuentran en una etapa inicial ya que la actualización de la información puede ser tediosa cuando se trata de empresas grandes o con mucha cantidad de trabajadores.

Obtén estas plantillas de organigramas y mejora la comunicación y organización de tus equipos, lo único que debes hacer es llenar el formulario con tus datos y las recibirás en tu correo electrónico. Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras de jerarquía y consideren al cliente como el centro de su organización.

Conclusión

El organigrama de una empresa pequeña es esencial para el buen funcionamiento y la eficiencia del negocio. Aunque la estructura es más simple que en una gran corporación, cada rol juega un papel crucial para garantizar que las operaciones funcionen de manera adecuada. La claridad en las responsabilidades, la comunicación efectiva y la adaptabilidad a los cambios son claves para el éxito de una pequeña empresa, y un buen organigrama contribuye a ello.