Gestión y Configuración de Bases de Datos en Sistemas ERP: HansaWorld Enterprise y Dolibarr

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son fundamentales para la gestión integral de una empresa. Entre sus componentes más críticos se encuentra la base de datos, que almacena toda la información vital para las operaciones. Este artículo detalla cómo gestionar y configurar bases de datos en plataformas como HansaWorld Enterprise y Dolibarr, incluyendo la creación, el cambio de nombre y la migración.

Componentes Clave de un Sistema HansaWorld Enterprise

Los componentes más importantes de un sistema Hansa son la aplicación y la base de datos. La aplicación, o programa, posee un símbolo específico en la ventana de directorio (Windows) o en el Finder (Macintosh).

El Archivo de la Base de Datos

El archivo de la base de datos es utilizado por Hansa para almacenar los datos. En muchos casos, esos datos pertenecen a una sola empresa, pero incluso en los casos donde existan departamentos separados o empresas subsidiarias que mantienen su contabilidad por separado, sus datos también pueden ser almacenados en una única base de datos. Cada departamento o subsidiaria estará configurada en la base de datos de Hansa, donde recibirán el nombre de 'Empresas'.

Si configura más de una Empresa en Hansa, cada una será una entidad completamente separada: no existirá información en común. No obstante, siempre le será posible copiar la información de una a otra utilizando las funciones de exportación e importación o por medio del drag&drop. Se podrán mantener balances contables separados, y para cada Empresa dentro de la Base de Datos se puede crear el archivo de back-up por separado o de forma conjunta.

Considere que deberá utilizar esta funcionalidad para diferenciar departamentos si pretende llevar la contabilidad de cada uno por separado. Si va a utilizar un solo plan de cuentas para toda su organización, solo necesita tener una Empresa en su base de datos.

Requisitos de Nomenclatura y Ubicación

La base de datos debe llevar el nombre de "Hansa.HDB" y estar presente en la misma carpeta o directorio que la aplicación Hansa. Si la base de datos es renombrada o se modifica su ubicación, la próxima vez que inicie Hansa, una nueva base de datos será creada.

Para iniciar Hansa, haga doble clic en el ícono del programa. Hansa cargará la base de datos llamada "Hansa.HDB". Después, haga doble clic en la Compañía apropiada en la lista, o resáltela y presione la tecla Enter en su teclado. La base de datos estará lista para usar.

Si tiene solo una Compañía en su base de datos, quizás le resulte innecesario tener que seleccionarla cada vez que inicie Hansa. Para obtener instrucciones sobre cómo omitir la ventana 'Seleccionar Compañía', consulte la página Modo de Programa.

Configuración Inicial de HansaWorld Enterprise

Las aplicaciones de HansaWorld Enterprise no tienen interfaz gráfico. Por tanto, según lo indicado en la página Instalación - Multi - Usuario, se recomienda utilizar una aplicación GUI para crear y configurar una nueva base de datos. Puedes realizar esto en una máquina servidor si tienes acceso o en una máquina local (lógicamente deberás copiar la base de datos al servidor cuando finalices la configuración).

Asegúrese que no haya ningún otro archivo con el nombre "HANSA.HDB" en la carpeta que contiene la aplicación HansaWorld Enterprise y luego ábrela con doble clic. Los archivos de texto "DBDEF.TXT" y "DEFAULT.TXT" deben estar presentes en la misma carpeta de la aplicación al momento de crear la nueva Base de Datos.

Creación de una Nueva Base de Datos o Importación de un Respaldo

Haga clic en el botón [Base de Datos Principal] si está iniciando HansaWorld Enterprise por primera vez; o haga clic en el botón [Importar Backup de Texto] si ha estado utilizando HansaWorld Enterprise y desea importar un archivo back-up a una nueva base de datos.

Hansa ahora abrirá una ventana listando los archivos de respaldo que pueden ser importados. Hansa busca en la carpeta o directorio que contiene la aplicación las carpetas llamadas "Backup" y "Setup". Cualquier archivo en estas carpetas en el formato correcto se lista en esta ventana.

Tenga en cuenta que si la lista de archivos de respaldo no aparece en este punto, esto se debe a que su ejemplo del archivo "DBDef.txt" no ha instruido a Hansa para crear una nueva Compañía, por lo que deberá hacerlo usted mismo. En este caso, diríjase a la página Crear una Nueva Compañía y siga sus instrucciones.

Rutas de Configuración

Proceda por una de las siguientes rutas, dependiendo de sus circunstancias:

• Primer Lanzamiento sin Respaldos: Si está lanzando Hansa por primera vez, no tendrá archivos de respaldo para importar.
• Importación de Base de Datos de Ejemplo o Plan de Cuentas: Si está lanzando Hansa por primera vez y desea importar la base de datos de ejemplo o el Plan de Cuentas de muestra, haga doble clic en el archivo a importar, o resáltelo y presione la tecla Enter. Si elige importar la base de datos de ejemplo, Hansa se cerrará cuando termine de importar el archivo.
• Creación de Nueva Base de Datos Basada en Datos Existentes: Si está creando una nueva base de datos de Hansa que se basará en sus datos existentes (quizás esté restaurando desde un respaldo porque su base de datos anterior se ha dañado o porque está actualizando a una nueva versión), haga doble clic en el archivo de respaldo a importar, o resáltelo y presione la tecla Enter.

Si la lista de archivos de respaldo no apareció como se esperaba y como se describió anteriormente, esto se deberá a que su ejemplo del archivo "DBDef.txt" no instruyó a Hansa para crear una nueva Compañía automáticamente. Por lo tanto, deberá hacerlo usted mismo.

Creación de una Nueva Compañía

Cuando se crea una nueva base de datos, la primera tarea es ingresar una nueva Compañía. Si el archivo "DBDef.txt" no instruyó a Hansa a hacerlo automáticamente, Hansa abrirá la ventana 'Compañías: Inspeccionar' para que pueda realizar esta tarea.

Haga clic en el campo Código en la primera fila en blanco e ingrese la información como se describe a continuación:

• Ingrese un código único.
• Ingrese un nombre por el cual esta compañía o departamento será identificado en la ventana 'Seleccionar Compañía'. Cuando inicie sesión en Hansa, esta ventana le permite elegir la Compañía con la que desea trabajar. Si tiene más de una Compañía en su base de datos, es posible cambiar entre Compañías en una sesión de trabajo, dejando las ventanas de cada Compañía abiertas. Este Código Corto aparece como parte de cada título de ventana para indicar la Compañía a la que pertenece la información en la ventana.
• El archivo de texto "Default.txt" debe estar presente en la misma carpeta que la aplicación Hansa cuando se crea una nueva Compañía. Hansa usará este archivo para importar algunas configuraciones básicas a la nueva Compañía.

Cuando la entrada esté completa y se haya asegurado de que el archivo "Default.txt" esté en el lugar correcto, haga clic en el botón [Guardar] en la esquina superior derecha de la pantalla de la Compañía. Ahora deberá informar a Hansa que desea utilizar la Compañía que acaba de crear.

Configuración Multi-Usuario de HansaWorld Enterprise

En una instalación multi-usuario, inicie Hansa en el servidor primero. Si su servidor tiene una interfaz gráfica, siga el procedimiento descrito en la sección 'Usuario único' anterior: elija cualquier Compañía cuando aparezca la ventana 'Seleccionar Compañía'. Seleccione 'Servidor' del menú Módulos. Aparecerá la pantalla 'Estado del Servidor'.

Si su servidor es una máquina Linux o Macintosh OS X, primero debe ponerlo en modo "Terminal" antes de poder iniciar la aplicación de servidor Hansa. Esto inicia la aplicación de servidor Hansa. El & es opcional: permite ejecutar el programa en segundo plano y usar la ventana Terminal para otras tareas. Esto asume que la aplicación se llama "hansa".

Conexión de Clientes al Servidor

Por defecto, cuando inicie la aplicación desde el servidor (pasos 14 y 15 más adelante), el sistema esperará que los clientes se conecten utilizando el Puerto 1200. Cierre la aplicación seleccionando ‘Salir’ desde el menú Archivo (Windows y Linux) o desde el menú HansaWorld (Mac OS X).

Si no está trabajando en la máquina servidor, entonces copie la base de datos (cuyo nombre es "HANSA.HDB") al directorio situado en el servidor el cual contiene la aplicación. La siguiente etapa consiste en conectar el servidor a un cliente.

En cada cliente, ahora se debe crear una nueva base de datos. Su única tarea será permitirle iniciar sesión en el servidor: poca información se guardará en las máquinas cliente. De nuevo, esencialmente deben seguirse los mismos pasos que los descritos aquí. Asegúrese de que no haya ningún archivo de base de datos con el nombre "Hansa.HDB" en la misma carpeta que la aplicación Hansa, y lance la aplicación haciendo doble clic. Sin embargo, asegúrese de que los archivos "DBDef.txt" y "Default.txt" estén presentes. Se creará una nueva base de datos con el nombre "Hansa.HDB".

Configuración de Compañías en el Cliente

Una vez más, la primera tarea es asegurar que las Compañías correctas hayan sido ingresadas. Para hacer esto, use el registro de Compañías. Todo lo que es necesario hacer aquí es ingresar una vez más las Compañías que ha ingresado previamente a la base de datos en el servidor. Esto le permitirá iniciar sesión en ellas.

En el campo Código (el campo de la izquierda de la cuadrícula), ingrese el mismo Código(s) que ingresó en el servidor. Los campos TCP/IP y Puerto ahora se vuelven relevantes. En el campo TCP/IP, ingrese la dirección IP de la máquina del servidor. Esto se puede obtener del software de control TCP/IP en el servidor y se utiliza para permitir que la copia cliente de Hansa localice el servidor correcto en la red. En el campo Puerto, ingrese el valor que ingresó en el campo Puerto del Servidor en la pantalla Modo de Programa en el servidor. Esto se utiliza para permitir que el cliente Hansa localice la copia correcta de Hansa en el servidor. Si ingresó una Clave de Cifrado a la Compañía en el servidor, debe ingresar la misma en todas las Compañías en el cliente que se utilizarán para iniciar sesión en ese servidor.

La lista de 'Compañías' ahora aparecerá permitiéndole informar a Hansa qué Compañía desea utilizar. Haga doble clic en la Compañía apropiada en la lista, o resáltela y presione la tecla Enter.

Si el resultado es que Hansa muestra un mensaje de error "Límite de usuario en el servidor alcanzado" y está seguro de que este no es el caso, la causa probable es que el Código de Compañía de la Compañía elegida (en la primera columna del registro de Compañías) no coincide con el de ninguna de las Compañías que se ingresaron en el servidor.

Migración de Base de Datos Dolibarr

Esta sección explica cómo mover una instancia existente del ERP y CRM Dolibarr en un servicio de alojamiento web remoto en la nube. Este tutorial debería servir para cualquier instalación de Dolibarr que use una base de datos MySQL.

Paso 1: Copia de Seguridad de la Base de Datos

Para ello, vaya al menú Inicio - Utilidades sistema - Copia de seguridad. Haga clic en Generar copia de seguridad (preferiblemente con el método mysqldump). Esto lanzará el comando de copia de seguridad y verá el archivo de copia de seguridad generada. Si ha tenido problemas en este paso (por ejemplo, debido a que su antiguo servidor no le permite ejecutar mysqldump), puede ejecutar el comando de copia de seguridad desde cualquier otro ordenador con MySQL instalado. Si es así, guarde el archivo en un lugar seguro.

Paso 2: Copia de Seguridad de los Archivos de Documentos

Todos los archivos enviados o generados en Dolibarr en su antigua instancia se encuentran almacenados en un directorio llamado generalmente documents o dolibar_documents. Para saber cuál es el nombre exacto de este directorio en su caso, vaya al menú Inicio - Utilidades sistema - Info. Dolibarr. Guarde este directorio y todo su contenido (subdirectorios y archivos), creando un zip del directorio y su contenido o copiando todo su contenido a otra ubicación en el disco duro.

Paso 3: Restauración en la Nueva Instancia DoliCloud

En primer lugar, acceda a su nueva instancia de Dolibarr Dolicloud (login es admin por defecto). Vaya al menú Inicio - Utilidades sistema - Info. Dolibarr. Con un programa SFTP (WinSCP o FileZilla para Windows, Nautilus en la mayoría de Linux), entre en la cuenta Dolicloud en el servidor a través de SFTP con sus identificadores. Copie todos los directorios y archivos que ha guardado en el directorio de documentos DoliCloud.

Paso 4: Verificación y Actualización

Ingrese a su panel de control de cliente Dolicloud de nuevo. Vaya a cualquier equipo en el que tenga instalado MySQL. Si su versión antigua de Dolibarr era menor que la versión de DoliCloud, debe tener un mensaje que le pide iniciar el proceso de migración de datos. Basta con elegir la opción recomendada ofrecida por el asistente. Una vez terminada la actualización, o si su versión era la misma que la de DoliCloud, puede conectarse a su Dolibarr usando un usuario existente en su antigua instalación con la misma contraseña. El usuario puede cambiar su propia contraseña, por lo que conviene tomar medidas por motivos de seguridad.

Creación y Configuración de una Base de Datos Demo

Una Base de Datos Demo te permite testear funcionalidades nuevas o poco frecuentes. Esto se realiza recomendablemente antes de salir en una base de datos “en vivo”. La Base de Datos Demo es completamente funcional salvo los Servicios de Internet (los cuales permanecen desactivados). Puedes utilizar una Base de Datos en modo Demo durante 30 días, periodo tras el cual se configurará automáticamente en Modo Restringido.

Después de los 30 días, solamente podrás visualizar reportes y documentos en pantalla, no así pasarlos a impresión, pasarlos a un archivo o algún otro medio. Estos archivos demo se incluyen dentro del paquete de instalación HansaWorld Enterprise y cada uno de ellos contiene Empresas “ficticias” con transacciones habituales.

La anterior ventana aparecerá cada vez que ingreses a la Base de Datos Demo como un recordatorio para que siempre tengas en cuenta que su objetivo es manejar datos de prueba y no datos reales. Haz clic en el botón [Continuar usando una base demo] para comenzar a trabajar. Finalmente aparecerá el Panel de Control.

Selección y Características de un ERP

Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral. Es crucial identificar los problemas que esperamos solucionar con el software. ¿Realizamos nuestra actividad en un sector concreto? ¿Nuestro ERP requiere de funcionalidades muy concretas?

Áreas de Implementación

Para implantar un ERP la empresa debe definir dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso, y escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.

Opciones de ERP para PYMES y Autónomos

Existe la creencia de que un ERP para PYMES resulta demasiado costoso, o que se trata de tecnología que únicamente sirve a grandes empresas. Pero las opciones disponibles han avanzado mucho en los últimos años y hoy en día existen alternativas tanto on premise como online para que pequeñas y medianas empresas también puedan integrar y automatizar todos sus procesos clave: contabilidad, gestión de inventarios, ventas, recursos humanos, atención al cliente... Los autónomos y micropymes también disponen de opciones: el acceso a herramientas basadas en el cloud computing elimina la necesidad de grandes inversiones en infraestructura. Además, muchos ERP ofrecen módulos personalizables y soporte técnico especializado.

Pero ¿qué más puede hacer nuestro ERP por el negocio?

• CRM: El Customer Relationship Management puede ser un módulo o bien puede estar integrado con nuestro ERP. A nivel conceptual, hay diferencias entre CRM y ERP: el primero da soporte y forma interacciones con contactos y clientes, y permite planificar acciones comerciales con total trazabilidad.
• Gestión de autoventa y preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.
• Gestión de proyectos: Facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.

Flexibilidad y Conectividad

A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales. Otro punto interesante es el de la conectividad con plataformas estándar como Microsoft Office o aplicaciones del sector y, en definitiva, que el ERP tenga la flexibilidad suficiente a nivel de datos y funcionalidades, y que no sea estático o cerrado.

Ejemplos de Soluciones ERP

En Wolters Kluwer llevamos décadas desarrollando software de gestión para la empresa, a medida de todas sus necesidades y siempre actualizado a cualquier cambio normativo como la Ley Crea y Crece o la Ley Antifraude, para que no tengas que preocuparte por ello.

• a3ERP: El software ERP diseñado para la PYME, que permite gestionar las diferentes áreas de tu empresa de forma fácil y ágil. Intuitivo y fácil de usar, te permite generar informes que te ayudarán a tomar las mejores decisiones en tu negocio y crecer en funcionalidades al ritmo que tu empresa necesite, al integrarse con soluciones estándar del mercado.
• a3innuva ERP: El software ERP online que permite integrar la contabilidad, facturación y los procesos clave en un único entorno al que, además, puede tener acceso la asesoría.

Instalación de Perfiles en Dolibarr

Es muy importante tener en cuenta que el pass que nos va a pedir es el admin-pass, con lo que deberemos ponerlo. También deberemos dar un nombre a la base de datos (que en este caso es curso). Confirmar contraseña: repetir la anterior. Lo primero que nos va a pedir el asistente es que seleccionemos un perfil. El Manufacturer profile instalará los módulos necesarios para gestionar una empresa de fabricación. Ahora bien, hay que tener mucho cuidado a la hora de instalar cualquiera de estos profiles, ya que pueden entrar en conflicto con la instalación de la localización española.

En la segunda pestaña de información de los informes, ahí podemos poner la información que nos interese que se visualice en el pie de los informes, en las casillas de cabecera 1 y cabecera 2, como son: CIF, página web, teléfono, etc. Lo siguiente que nos pedirá es que instalemos la interfaz simplificada o la extendida.

Importación de Cuentas en Dolibarr

Vamos a ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Cuentas -> Cuentas’, abrimos la vista formulario y seleccionamos en el menú “Formulario -> Importar datos…”. Seleccionamos el fichero deseado y pulsamos “Auto-Detección”. Pulsamos aceptar. Después de importar las cuentas, necesitamos saber el identificador (ID) que ha asignado a cada una.

A continuación, unos ficheros de carga sencillos para cuentas: