Guía Completa para la Constitución de una Microempresa de Responsabilidad Limitada en España

El año pasado se crearon 102 169 nuevas empresas en España, lo cual significa que la actividad emprendedora registró su tercer máximo histórico desde el año 2008, superando la barrera de las 100 000 nuevas constituciones en un ejercicio, según reveló Axesor. Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

La burocracia puede ser una de las tareas más complejas al emprender. Sin embargo, gracias a la digitalización, crear una empresa es más ágil en algunos países, con requisitos más sencillos. Los requisitos para crear una empresa dependerán de su tamaño, la actividad que realizará y el lugar de registro. Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. La forma más común de que operen las pequeñas empresas es mediante sociedades limitadas o mediante la inclusión del titular de la actividad en el régimen de autónomos de la Seguridad social.

¿Qué es una Microempresa?

Las microempresas son pequeñas unidades comerciales, proyectos empresariales más pequeños que una PYME. Se definen como entidades con menos de 10 empleados y un volumen de negocio anual inferior a 2 millones de euros. Incluyen empresarios individuales, emprendedores de responsabilidad limitada, sociedades limitadas o comunidades de bienes. En España, representan más del 95,6% del empresariado. Por lo tanto, conocer los requisitos que tiene que cumplir una microempresa es fundamental para elegir la estructura empresarial más conveniente.

Microempresa vs. Otros Tipos de Empresas

Para acceder a ayudas y subvenciones, es fundamental entender qué se considera una PYME desde el punto de vista legal y administrativo. La Unión Europea (UE) ha establecido una definición precisa en la Recomendación 2003/361/CE.

Un autónomo puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica. Las pymes (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas. Las pymes pueden tener hasta 249 empleados y facturar hasta 50 millones de euros, mientras que las microempresas deben mantenerse por debajo de los 10 empleados y los 2 millones de euros de facturación. La forma más común de que operen las pequeñas empresas es mediante sociedades limitadas o mediante la inclusión del titular de la actividad en el régimen de autónomos de la Seguridad social.

Para una mejor comprensión de las diferencias entre las tipologías de empresas, la siguiente tabla resume los criterios principales según la Unión Europea:

Cumplir con estos requisitos permite acceder a ayudas y subvenciones específicas, líneas de financiación y programas de apoyo empresarial.

Ventajas de las Microempresas

Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa, que disfruta de ciertos beneficios fiscales y menores exigencias contables.

• Tributación reducida: Las microempresas a menudo se benefician de regímenes fiscales más favorables.
• Simplificación contable: Se pueden acoger al Plan General de Contabilidad para Pymes, lo que facilita la gestión contable y financiera.
• Facilidades en la contratación: Pueden tener acceso a incentivos o trámites simplificados en la contratación.

Formas Jurídicas de Responsabilidad Limitada para Microempresas

El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.

Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Constituirse como autónomo es otra opción para iniciar un negocio en España. Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica.

La Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL)

La Sociedad Limitada (SL) es uno de los tipos de sociedades mercantiles que más se utiliza en España. Constituir una SL puede parecer complejo, pero realmente lo que se debe es seguir el procedimiento correcto. Las SRL pueden conformarse a partir de un único socio, sin límite máximo, sin importar si la persona es física o jurídica. Cada socio debe aportar a la empresa un capital mínimo de 3.000 euros. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables, integradas por las aportaciones de los socios.

En caso de que se pretenda la constitución de una sociedad limitada, debe tenerse en cuenta quién será el propietario y quién la gestionará, pues son figuras muy distintas. La propiedad de la empresa corresponderá a quién posea el capital social, que en el caso de las sociedades limitadas se divide en participaciones sociales. La constitución de la sociedad, sus acuerdos, juntas, etc. operará en función de las mayorías de ese capital social. Cuestión distinta es quién sea el administrador, que es quien tiene poder para representar y actuar por cuenta de la sociedad: la compañía limitada es una persona nueva en la sociedad (es una ficción jurídica, por eso se le denomina persona jurídica en distinción de la persona natural), y dado que sólo existe porque hay un papel (un acuerdo de socios, unos estatutos, una escritura pública…) que así lo dice es necesario que alguien, una persona natural, actúe en su representación: contrate trabajadores, promueva contrataciones en su nombre, suscriba préstamos, opere con el banco, etc. Esa persona es el administrador, y es designado por la junta de socios según decisión de la mayoría de partícipes.

Pasos Detallados para Constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL)

Para poner en marcha una Sociedad de Responsabilidad Limitada, es crucial seguir una serie de pasos ordenados y cumplir con los requisitos legales establecidos.

1. Elección de la Forma Jurídica

   El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL).

2. Obtención de la Certificación Negativa del Nombre

   Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Toda Sociedad Limitada debe contar con un nombre o denominación social. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

3. Apertura de Cuenta Bancaria y Depósito del Capital Social

   Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3 000 euros. Cada socio debe aportar a la empresa un capital mínimo de 3.000 euros. Abre una cuenta bancaria para depositar el capital.

4. Redacción de los Estatutos Sociales

   Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos. Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

5. Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF)

   El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.

6. Firma de la Escritura Pública ante Notario

   Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública. Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales. A partir de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, es perfectamente posible el otorgamiento de la escritura fundacional mediante firma digital y, por tanto, no es necesario acudir presencialmente a la notaría.

7. Inscripción de la Empresa en el Registro Mercantil

   El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

8. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

   El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

9. Registro de Patentes y Marcas

   Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

10. Obtención del Certificado Electrónico

    La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

El Emprendedor de Responsabilidad Limitada (ERL)

Como alternativa a la sociedad limitada, se puede registrarse como emprendedor de responsabilidad limitada. El principal objetivo de la Ley de Emprendedores (Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización) es incentivar la cultura del emprendimiento a través de la nueva figura jurídica del ERL y su capacidad para constituir una empresa. El Emprendedor de responsabilidad limitada supone una vía mixta que cuenta como ventaja que se puede operar como empresario autónomo y tener la responsabilidad limitada en términos similares a como sucede con las sociedades limitadas.

Dicha limitación de responsabilidad se refiere a que por las operaciones relacionadas con su actividad empresarial o profesional la vivienda habitual del deudor no responderá de la deuda siempre que su valor no supere los 300.000 € (450.000 € en caso de poblaciones superiores al millón de habitantes). Para tal beneficio será necesario que el empresario se inscriba en el Registro Mercantil, en el que también constará el inmueble, propio o común, que se pretende no haya quedar obligado por las operaciones empresariales; esta limitación también constará en el Registro de la Propiedad. No todos los emprendedores califican dentro de la definición de ERL. Para que los profesionales individuales puedan constituirse como Emprendedores de Responsabilidad Limitada, deben cumplir con una serie de condiciones relacionadas con los bienes que impulsaron la creación de la figura y sus obligaciones frente a la Ley. La vivienda habitual, de ocupación familiar y excluida de la responsabilidad comercial, no debe aparecer relacionada con la actividad empresarial que se desarrolle. En cumplimiento del mencionado artículo de la Ley de Emprendedores, el valor de venta del inmueble no puede superar los 300 000 euros. Es necesario dejar constancia de este en la pertinente inscripción en el Registro Mercantil.

Proceso para constituirse como ERL

El proceso para constituirse como ERL consta de los siguientes pasos:

1. Primero, el emprendedor debe manifestar su voluntad de adherirse a esta figura jurídica ante un Notario. Es necesario que indique el tipo de actividad comercial que ejercerá, con su correspondiente código de Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE), e identificando a su vez la vivienda habitual que quedará excluida de la responsabilidad, evitando la posibilidad de embargo.
2. Realizar la inscripción del acta notarial en el Registro Mercantil del domicilio autónomo correspondiente.
3. Inscribir en el Registro de Propiedad la constancia donde se asienta la vivienda habitual, identificándola como perteneciente a un ERL.
4. Ratificada la inscripción, debe constar su condición como ERL en los datos de la documentación comercial. Las siglas “ERL” deben añadirse a su nombre, apellidos, logo y datos de identificación fiscal.
5. El Emprendedor de Responsabilidad Limitada debe someter a auditoría las cuentas anuales del ejercicio empresarial o profesional que desarrolle y debe depositarlas en el Registro Mercantil en un plazo de siete meses posteriores al cierre del ejercicio anual.

Siguiendo la estadística registral de los ERL que se han dado de alta en el transcurso de los últimos cinco años, observamos que el panorama es desalentador. Se totalizan un poco más de 120 empresas nuevas que manejan esta figura desde el año 2014. El número es ínfimo frente a la cantidad de sociedades anónimas o limitadas que se han constituido en el mismo tiempo.

Herramientas para la Creación Telemática de Empresas: CIRCE y DUE

Puede realizar de forma electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España a través del sistema unificado CIRCE, desarrollado por la Dirección General de Industria y PYME en 2003 y regulado por el Real Decreto 682/2003, de 7 de junio, que unifica todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de constitución de empresas. Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo. El DUE (Documento Único Electrónico) es un documento electrónico que recoge todos los datos necesarios para la constitución y puesta en marcha de una empresa.

Habilidades Esenciales para un Emprendedor Exitoso

Para tener éxito en la creación de una microempresa, es importante tener una combinación de habilidades tanto técnicas como blandas. Algunas de las habilidades más importantes son:

• Habilidades empresariales: Conocimiento de cómo funciona un negocio.
• Habilidades de marketing: Capacidad de atraer a los clientes potenciales.
• Habilidades financieras: Conocimiento básico de contabilidad.
• Habilidades de gestión: Capacidad de dirigir a un equipo de trabajo.
• Habilidades de comunicación: Capacidad de comunicarse eficazmente.
• Habilidades para adaptarse al cambio: Capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios.

Además de estas habilidades, es importante tener una pasión por lo que se está haciendo y un fuerte sentido de resiliencia para superar los obstáculos. La perseverancia y una mentalidad de aprendizaje continuo también son fundamentales para el éxito en la creación y gestión de una microempresa.