Navision ERP: La Solución Integral para la Contabilidad y Gestión Empresarial

Actualmente, muchas empresas necesitan estar interconectadas. Si estás buscando una solución integral para optimizar todos los procesos de tu negocio, Navision podría ser la respuesta. Exploraremos en detalle qué es Navision, sus principales funciones, los beneficios de usar Navision software en tu empresa.

¿Qué es Navision (Microsoft Dynamics NAV / Business Central)?

Navision es una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) multicapa englobada dentro del grupo de productos de Microsoft Dynamics. También conocido como (Navision y Business Central), es un ERP creado para una solución integral para pequeñas y medianas empresas. Es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) diseñado para mejorar la eficiencia y la productividad de las empresas mediante la integración de varias funciones de negocio en un único sistema unificado.

Desarrollado inicialmente por una empresa danesa llamada Navision Software A/S, este software fue adquirido por Microsoft en 2002 y desde entonces ha sido integrado en la suite de soluciones empresariales de Microsoft Dynamics bajo el nombre de Microsoft Dynamics NAV. Navision, el precursor de Microsoft Dynamics 365 Business Central, ha evolucionado significativamente desde sus inicios.

Originalmente conocido por su robustez y flexibilidad como una solución ERP para pequeñas y medianas empresas, Navision se ha transformado en Business Central, una plataforma moderna y altamente integrada en la nube. Business Central no solo retiene las capacidades sólidas de gestión financiera y operaciones de Navision, sino que también incorpora inteligencia artificial, análisis avanzados y una interfaz de usuario intuitiva. Este ERP permite gestionar las ventas con una estructura definida en cuanto a finanzas y las relaciones estrechas con los usuarios. Además, ofrece un avance esencial en las áreas de fabricación, cadenas de suministros y comercio online. Navision (Business Central) es conocido por su capacidad para gestionar múltiples áreas de una empresa, facilitando la gestión de finanzas, inventario, ventas, compras, y más.

Ventajas de Navision para su Empresa

La implementación de Navision puede traer múltiples beneficios a tu empresa, ayudándola a operar de manera más eficiente y competitiva en el mercado. El ERP Microsoft Dynamics NAV ofrece múltiples ventajas con las que toda empresa moderna debe contar. Para una mejor gestión, automatización en los procesos y un marketing con mucho éxito, Navision es la manera más veloz, simple, intuitiva y dinámica de obtener beneficios.

• Solución Integral: Navision significa solución, ya que agrupa diversos procesos que tratan puntos fundamentales dentro de una compañía, como las finanzas, proyectos, ventas, marketing, cadena de suministros, etc. Al tener toda la información en un sistema, el trabajo es mucho más sencillo para acceder y permite coordinar todas las áreas de la empresa. Además, integra todas las áreas clave de una empresa en un solo sistema, eliminando la necesidad de usar múltiples aplicaciones y facilitando el flujo de información entre departamentos.
• Información Exacta y Centralizada: Uno de los beneficios de Microsoft Dinamics Nav es la obtención de forma veloz y fiable de la información sobre la empresa, logrando gestionar los informes analíticos y la contabilidad con gran precisión sin tener que realizar extensos procesos de búsqueda de registros o datos. Al centralizar la información y proporcionar herramientas avanzadas de análisis y reportes, Navision permite a los gestores tener una visión completa y en tiempo real del estado de la empresa.
• Optimización en la Toma de Decisiones: Al poseer un catálogo de soluciones, herramientas, alternativas e información, colabora y mejora la toma de decisiones dentro de la organización. Con Navision se consiguen informes y análisis muy concretos sobre un punto en específico y a partir de allí, es mucho más sencillo tomar una decisión correcta para las áreas involucradas.
• Velocidad y Mejoras en Procesos: El control de inventarios y asignaciones de tareas son algunos ejemplos que se pueden mejorar usando la interfaz intuitiva de Navision, ya que cada trabajador podrá tener acceso a información, documentos y otros componentes que necesite para llevar cualquier tarea de manera independiente, con el objetivo de aumentar el rendimiento. Al utilizar este ERP tiene la posibilidad de saber cuáles son los artículos que están disponibles, como también el estado del inventario y el movimiento de las salidas y entradas del almacén. La automatización de procesos y la reducción de errores humanos contribuyen a una disminución de los costos operativos.
• Escalabilidad: Microsoft Dynamics Navision software es altamente escalable, lo que significa que puede crecer con tu empresa. Ya sea que seas una pequeña empresa o una gran corporación, Navision se puede adaptar a tus necesidades específicas.
• Mejora del Servicio al Cliente: Con herramientas avanzadas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la capacidad de gestionar inventarios de manera eficiente, Navision ayuda a las empresas a mejorar sus servicios y satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.

Características Principales de Microsoft Dynamics Nav

• Personalización: Al poder adaptar el espacio de trabajo en el ordenador, ofrece la oportunidad de organizar, ocultar, mover los campos y columnas. Una buena manera de trabajar con más comodidad e incrementa el rendimiento laboral.
• Productividad: Con las actualizaciones realizadas incluyo la función de informes (Power BI y Microsoft Flow) con la cual automatiza las tareas del personal y mejora la gestión dentro de la organización. No es necesario ser programador para poder manejar este software.
• Seguimiento: Posibilidad de tener informes exactos siendo mucho más sencillo gestionar diferentes asuntos como retrasos, solicitudes, ventas, facturas de compras, entre otros.

Arquitectura y Funcionamiento de Navision

Un programa de gestión que se ejecuta por diferentes componentes de software, ideal para pequeñas y medianas empresas que desean agilizar y automatizar sus principales procesos como las compras, ventas, operaciones financieras, contabilidad o administración del inventario. El ERP Navision utiliza para ello Microsoft SQL Server, como servidor de bases de datos para almacenar la información y NAV Service Tier (NST) como servidor de aplicaciones propio, cuyo tratamiento de datos aplica la lógica y las reglas de negocio.

En la arquitectura de Navision system, es el cliente quien se encarga de recoger y visualizar la información de la manera más entendible y cómoda posible. A saber:

• El cliente Windows: Que accede a través de una aplicación en el escritorio de Windows.
• El cliente Web: Que accede a través de cualquier navegador.
• El cliente smartphone y tablet: Mediante una aplicación disponible para Windows Phone, Apple y Android.
• El cliente Sharepoint: Que se integra en el portal de este mismo nombre.
• El cliente API: Que mediante otros servicios web permite el acceso a la lógica de negocio a terceras aplicaciones.
• El cliente NAS: Sesión desatendida que para ejecutar procesos no cuenta con interfaz.

El software ERP de Navision funciona como las herramientas del paquete Office de Microsoft y se integra a la perfección con todos sus programas, como Outlook, Word o Excel. Con el software de Navision es posible llevar el control de la gestión de una PYME desde cualquier dispositivo, ya que ofrece las mismas capacidades para las plataformas Android, iOS y Windows. De esta manera, se puede trabajar desde cualquier lugar sin la necesidad de tener que acudir a la oficina, lo que incide de manera directa en la mejora del rendimiento de la empresa.

Navision se basa en la filosofía de dato único, de manera que evita la duplicidad de la información en los distintos sistemas como los programas de facturación, contabilidad, hojas de cálculo o bases de datos. Por lo tanto, NAV evita errores ya que mejora los procedimientos internos de trabajo. Cada uno de estos módulos o áreas funcionales corresponden a los diferentes roles y las tareas que llevan a cabo cada una de las personas que conforman la empresa. Navision está orientado a las personas dentro de una organización. Cuando los usuarios entran por primera vez a este software ERP multicapa, lo hacen a la página de su rol, de manera que pueden disponer de la información necesaria para llevar a cabo sus tareas diarias.

Módulos Clave de Navision para la Gestión Empresarial

Navision es un sistema de gestión de recursos empresariales que emplea una estructura que se basa en módulos, cada uno de los cuales se corresponde con las principales áreas de negocio en las que se divide una compañía, y se encuentran conectados entre sí y también con un servidor central. De esta manera, la comunicación e intercambio de información entre estos módulos es muy eficaz, rápida y ágil. Navision es una solución que se adapta a las necesidades específicas que cada compañía precise cubrir, debido a que NAVISION es un sistema con escalas y muy flexible. Pueden añadirse o suprimirse módulos y funcionalidades en el momento que se precise, atendiendo a la exigencia que en cada circunstancia requiera la empresa que lo utiliza. Una operación que se lleva a cabo de manera rápida y sin que la actividad normal del negocio se vea afectada por ello.

Tabla de Módulos Principales de Navision

Como se ha apuntado, el producto es altamente personalizable ya que, con la licencia adecuada, es posible acceder al código fuente. Por lo tanto, pueden crearse y añadirse nuevos módulos o áreas funcionales al sistema, completando de esta forma la funcionalidad estándar que ofrece esta solución informática empresarial. Se pueden también añadir nuevas funcionalidades a los módulos o áreas ya existentes. Hay más de 2000 soluciones ya desarrolladas y registradas, de manera que es posible ampliar de manera considerable la funcionalidad de dichas áreas o módulos que se integran en este software.

Fase de Implantación de Navision ERP

Es importante que el proceso de implantación de NAV se lleve a cabo en un tiempo prudencialmente corto, para que la organización que va a utilizar este ERP se adapte de forma cómoda pero segura a las nuevas herramientas de gestión empresarial que integra esta solución informática. Para llevar a cabo el cambio o traspaso de sistema de gestión, es fundamental contar con el apoyo de un partner o consultoría informática que se encargue de poner en marcha cada una de las fases de este proceso de implantación. De esta manera, el trasvase de datos necesarios no implicará asumir ningún tipo de riesgo. Implementar Navision en tu empresa puede ser un proceso sencillo si se sigue una estrategia bien planificada.

1. Análisis Previo: Se debe realizar un análisis previo de la empresa y los métodos de trabajo empleados, así como todas sus particularidades. Es importante conocer los procesos de cada una de las áreas funcionales y analizar las configuraciones particulares para ajustar completamente este software a las necesidades reales de la compañía.
2. Planificación del Proyecto: Posteriormente, hay que adentrarse en una fase de planificación, en la que se deben definir los roles y los responsables que van a llevar a cabo cada tarea. Una especie de plan de trabajo que tiene que clarificar qué va a hacer cada persona implicada de forma directa en la implantación. Es recomendable, en este sentido, que se marque un calendario de reuniones y plazos de entrega, para evitar que se produzcan desviaciones de costes o de tiempo y se pueda rectificar en caso de que concurran circunstancias inesperadas.
3. Revisión y Aprobación: Lo siguiente que hay que hacer es revisar que el sistema y sus funcionalidades se adaptan perfectamente a las necesidades reales de la empresa. Una vez finalizados los trabajos y después de haber alcanzado los objetivos fijados en la primera fase de este proceso, es importante que los responsables aprueben que todo marcha conforme a lo esperado.
4. Formación y Pruebas: La utilización de Navision ERP por parte de los trabajadores requiere de una lógica fase de formación. La instrucción de estas personas se llevará a cabo dependiendo de los roles definidos para cada una de ellas. Es el momento de generar los procesos de gestión que la empresa estime oportunos. Se entrará en una fase de pruebas inicial una vez se haya configurado el sistema.
5. Lanzamiento y Asistencia: El último y definitivo paso en esta fase de implantación es la puesta en marcha de Navision. Es el momento de arrancar, y para ello se hace necesaria la asistencia del consultor o partner que la empresa haya contratado para implementar el sistema. Los primeros días, como en todo, serán los más complicados, y es por esa razón que resulta conveniente contar con la ayuda de los expertos, que puedan solucionar cualquier incidencia que pudiera producirse en estos momentos tan delicados.

Después de completar la implementación de Microsoft Dynamics NAV, es probable que desee añadir periódicamente personalizaciones adicionales en el software para mejorar su funcionamiento y comportamiento para su negocio. Y, por supuesto, cada dos años generalmente sale una nueva versión de Navision, y tendrá que decidir si desea actualizar la suya.

Claves Importantes de Navision: Fiabilidad y Licenciamiento

Cualquier información o proceso que se inicie dentro de este sistema Navision ERP puede ser modificado siempre que no haya sido registrado. Una vez dado este paso, ya no se puede borrar el movimiento realizado, y para corregirlo es obligatorio anular el primero y volver a registrarlo correctamente. Esto permite que sea posible llevar a cabo una auditoría de datos en cualquier momento, ya que siempre queda un rastro de los movimientos registrados. De esta forma, la información en Navision es siempre fiable, ya que al no ser posible modificar aquello que se ha registrado sin que quede constancia de ello, se evitan incongruencias en los datos. Para que la información revertida que se genera en esta solución de planificación de recursos empresariales no se visualice, se desarrollan unos filtros en las pantallas determinadas que sirven para ocultar dicha información.

Licencias y Packs de Navision

Microsoft cuenta con una red de distribuidores partners que se encargan de proporcionar los servicios de planificación, implantación, personalización y puesta en marcha del sistema. Además, ofrecen soporte técnico y asesoramiento a sus clientes. El objetivo que se persigue con este método es el de optimizar la solución para las necesidades de cada uno de los usuarios que la contraten.

Existe la posibilidad de adquirir la licencia perpetua, que simplifica mucho la compra. Son cuatro los componentes básicos a través de los cuales se puede licenciar esta solución completa ERP Navision: Starter Pack, Extended Pack, Full User y Limited User. Cada usuario concurrente tiene la posibilidad de acceder a la funcionalidad de Navision a través de distintas licencias de usuario. El precio dependerá del pack elegido, que irá en función de las necesidades que presente cada empresa. El objetivo de esta licencia perpetua es el de ayudar a las PYMES a poner en marcha sus áreas financieras y de gestión de distribución, para después extenderla de manera sencilla si fuera necesario al resto de sus áreas funcionales, como las de servicio al cliente o fabricación.

Componentes de Licenciamiento de Navision

Esta solución única, conocida también como base de datos del sistema, ofrece la posibilidad de emplear los recursos de varios procesadores o servidores.

Para aquellas empresas que buscan optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y tener un control total sobre sus procesos, Navision central business, llamado actualmente Microsoft Dynamics 365 Business Central, es una opción excepcional. No solo proporciona una integración fluida con otras herramientas de Microsoft, sino que también ofrece una plataforma robusta y flexible que puede crecer con tu negocio.