Errores comunes al darse de alta como autónomo en España: Guía completa para evitarlos

El proceso de darse de alta como trabajador autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda es un paso crucial para aquellos profesionales que desean emprender su camino en el mundo de los negocios por cuenta propia. Sin embargo, darse de alta como autónomo en España tiene sus complicaciones y a veces es importante el orden de las gestiones o el cuándo, pues en caso de un error se pueden recibir sanciones o la pérdida de ayudas y bonificaciones. Este proceso administrativo puede parecer desafiante a primera vista, pero con el conocimiento adecuado y la orientación correcta, puede ser un proceso más fluido y exitoso.

La crisis económica derivada de la pandemia ha provocado que muchos trabajadores en paro encuentren una salida laboral en el autoempleo. Por este motivo, la cifra de afiliación al Régimen Especial de Trabajadores y Autónomos (RETA) está creciendo y supera ya los 3 millones, la mayor cifra desde 2018.

Es fundamental entender que seguir el orden correcto de los pasos es esencial para evitar problemas futuros. Cualquier error en este proceso puede tener consecuencias financieras significativas. Para ayudar a los autónomos a evitar estos errores, proporcionaremos consejos prácticos, información sobre cómo determinar el epígrafe adecuado y cómo comunicar cambios relevantes.

Organismos implicados en el alta de autónomos

El alta de autónomo en España es un proceso a cumplir en dos organismos diferentes: la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

• Hacienda (Agencia Tributaria): Es la autoridad tributaria que regulará los aspectos fiscales de todo negocio en España, como el pago de impuestos y retenciones.
• Seguridad Social: Es la autoridad social encargada de recoger el pago de la cuota de autónomo a través del RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos). Con este se contribuye al sistema público que permite prestaciones sociales como desempleo, jubilación o cese de actividad.

Para darse de alta es necesario presentar el modelo 036 o modelo 037 en Hacienda y el modelo TA.0521 en la Seguridad Social.

Errores comunes en el proceso de alta y cómo evitarlos

1. Orden incorrecto de registro: Primero Seguridad Social, luego Hacienda

Uno de los errores más comunes que cometen los nuevos autónomos es darse de alta en Hacienda antes de hacerlo en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. El procedimiento correcto y recomendado por los expertos es iniciar el proceso de alta en el RETA de la Seguridad Social antes de cualquier otro trámite. Esto significa que debes registrarte como trabajador autónomo en la Seguridad Social antes de hacerlo en Hacienda.

Muchos autónomos que se dan de alta desconocen que es requisito realizar el alta en la Seguridad Social (RETA) y, al mismo tiempo o posteriormente, el alta en Hacienda. Antes del 2018 tenías que gestionar primero el alta en Hacienda, y después, tenías un plazo de 30 días para darte de alta en el RETA. Por eso mi recomendación es que te des de alta en Hacienda y en la Seguridad Social al mismo tiempo. Esto es súper importante.

Es importante tener en cuenta que, como nuevo autónomo, dispones de un período de 60 días antes del inicio de tu actividad emprendedora para realizar el alta en la Seguridad Social. Este plazo es una ventana de oportunidad que no debes desaprovechar.

Si, por error, te das de alta en Hacienda antes de la Seguridad Social, podrías enfrentar consecuencias desfavorables. Por ejemplo, podrías sufrir sanciones económicas que pueden alcanzar los 3.000 euros. Además, perderías el derecho a acceder a ciertas ayudas y bonificaciones, como la tan buscada "tarifa plana". En resumen, el orden de registro es fundamental para evitar problemas y sanciones en el futuro.

2. Elección incorrecta del epígrafe del IAE

El segundo error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y Hacienda se refiere a la elección incorrecta del epígrafe en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El epígrafe en el IAE es un código de identificación de la actividad económica que el autónomo lleva a cabo. Este código es fundamental ya que determina cómo tributarás y las obligaciones fiscales que deberás cumplir. Elegir el epígrafe incorrecto puede llevar a problemas fiscales y sanciones.

Las consecuencias de elegir el epígrafe incorrecto pueden ser costosas. La Agencia Tributaria no toma a la ligera esta decisión, y cometer un error puede resultar en sanciones económicas. Por ejemplo, la multa por no inscribirse en el epígrafe correcto puede ascender a 250 euros. Además, una elección incorrecta puede llevarte a tributar en un régimen fiscal inadecuado, lo que puede afectar tus ingresos y gastos de manera negativa.

Para evitar este error, es fundamental comprender cómo determinar el epígrafe adecuado para tu actividad. Los epígrafes del IAE se dividen en tres grupos principales: actividades empresariales, actividades profesionales y actividades artísticas. Para diferenciar entre actividades empresariales y profesionales, puedes considerar si tu trabajo se desarrolla de manera independiente, individual y directa, lo cual indicaría una actividad profesional. Por otro lado, si tu actividad se lleva a cabo dentro de una organización o estructura empresarial, se consideraría una actividad empresarial. Algunos ejemplos de actividades profesionales incluyen periodistas freelance, abogados y diseñadores.

Es importante considerar que si vendes productos online en un ecommerce, Hacienda recomienda no darte de alta en el epígrafe de los ecommerce sino seguir el epígrafe según la propia naturaleza del negocio. Ten en cuenta que podrás seleccionar uno o más epígrafes, sin límite ni coste adicional. En resumen, elegir el epígrafe adecuado es esencial para evitar problemas fiscales y sanciones.

3. Falta de información en la declaración censal (Modelo 036/037)

El tercer error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y en Hacienda es la falta de información en la declaración censal. Uno de los aspectos clave de la declaración censal es informar de la provincia en la que se realiza la actividad. Esta información es esencial, ya que puede tener implicaciones significativas en términos de impuestos y ayudas disponibles.

Para comprender la relevancia de este error, consideremos un caso real. Imagina a un autónomo que decide solicitar la "tarifa plana" en la Comunidad de Madrid pero omite informar la provincia en su declaración censal, a pesar de que efectivamente trabaja en Madrid. Esta omisión puede resultar en la denegación de la tarifa plana, lo que significa una oportunidad de ahorro significativa perdida.

Es importante destacar la diferencia entre el domicilio fiscal y el domicilio de actividad. El domicilio fiscal es la dirección a la que llegarán notificaciones y correspondencia de la Agencia Tributaria. Por otro lado, el domicilio de actividad es el lugar físico donde el autónomo realiza y gestiona su negocio. En algunos casos, estos domicilios pueden coincidir, especialmente cuando un autónomo trabaja desde su residencia. Cualquier cambio o modificación en estos domicilios debe ser comunicado en la declaración censal. La falta de actualización puede llevar a situaciones incómodas, como recibir notificaciones en una dirección antigua, lo que podría llevar a retrasos y malentendidos.

Si eres freelance y desarrollas tu actividad desde casa, a la hora de rellenar los modelos 036 o 037 deberás reflejar los metros cuadrados de tu vivienda que dedicas a tu profesión. Recuerda debes indicar los metros que verdaderamente utilizas y de esa forma podrás deducirte el porcentaje de IVA correspondiente de los gastos totales en tu hogar. Para poder deducir los IVAs de todos estos gastos, se debe indicar que se desarrolla la actividad profesional en casa en el modelo 036/037 especificando cuántos metros cuadrados se destinarán a vivienda y cuántos a oficina. Si no se especifica, no se podrá deducir nada. Además, para poder deducir estos gastos, todas las facturas de gastos, alquiler, hipotecas, etc.

En el modelo censal 036 hay un punto, en el inicio de actividad, donde te preguntan directamente si vas a facturar al mismo tiempo que adquieres bienes o servicios o si primero vas a adquirir esos bienes y servicios para después comenzar a vender. Y para deducir los gastos que necesites hacer al arrancar tu negocio, tienes que haber tramitado el alta en Hacienda.

En resumen, la declaración censal es un paso crucial y la omisión de información relevante, como la provincia de actividad, puede resultar en la pérdida de beneficios y problemas innecesarios.

4. Falta de comunicación de cambios relevantes

El cuarto error que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y en Hacienda es la falta de comunicación de cambios relevantes. La importancia de comunicar cambios de domicilio radica en la necesidad de mantener información precisa para la comunicación con la Agencia Tributaria. El domicilio fiscal es la dirección a la que se enviarán notificaciones y correspondencia oficial. No actualizar esta información puede resultar en que las notificaciones se envíen a una dirección antigua, lo que puede llevar a problemas legales y fiscales.

Es importante destacar que la Agencia Tributaria ha mejorado la comunicación con los autónomos a través de la implementación de notificaciones electrónicas y la firma digital. Estos avances simplifican la recepción de notificaciones y facilitan la comunicación con las autoridades fiscales.

Para ilustrar la importancia de informar cambios de domicilio, consideremos un ejemplo en el que un autónomo cambió su lugar de residencia y no actualizó su dirección fiscal. Como resultado, siguió recibiendo notificaciones fiscales en su dirección anterior, lo que resultó en retrasos en la toma de decisiones y en la gestión de asuntos fiscales. En resumen, la comunicación de cambios de domicilio es esencial para mantener una administración fiscal efectiva y evitar problemas derivados de la falta de información actualizada.

5. Olvidar bonificaciones y ayudas

Estudiar todas las posibles alternativas disponibles en cuanto a bonificaciones aplicables a tu situación antes de darse de alta como autónomo es lo ideal. ¿Por qué? Primero, porque normalmente cuando solicitas una bonificación pierdes el derecho a disfrutar de cualquier otra en el futuro. Segundo, quizás te decantas por un tipo de descuento sin conocer cuál es la que mejor se ajusta a tus características y la que repercutiría en mayor beneficio para tu actividad.

Las ayudas y bonificaciones no tienen carácter retroactivo. Si se te pasa el plazo, no podrás reclamarlas después. También existen varias ayudas y bonificaciones a las que un autónomo puede acogerse en el momento del alta, algunas excluyentes entre sí y otras no, que dependen de cada sector o actividad a desarrollar. Quien se olvide, no tiene vuelta atrás y no es posible solicitarlas.

6. Errores al capitalizar el paro

Si pretendes iniciar un proyecto de negocio por cuenta propia, cabe la posibilidad de solicitar el pago único del desempleo ANTES de tramitar el alta autónomo. Así cuentas con algo de pasta para financiar los costes de arranque en tu empresa. Pero recuerda, para poder de alta de autónomo y que tengas tu pago único, no solo basta con solicitarlo anteriormente sino además debes esperar a que este proceso ya esté confirmado y concedido.

Si se pretende capitalizar el paro para el nuevo proyecto, se debe realizar la solicitud de Pago Único ante el Servicio Público de Empleo (SEPE) antes de iniciar la actividad, es decir, antes de la fecha de alta en el RETA. Anxo Barreiro, Partner de Quipu de BV Asesores, recuerda que “el uso del importe recibido por la capitalización del paro debe destinarse exclusivamente a financiar los gastos derivados del inicio de la actividad económica como autónomo o la creación de una sociedad.

Tabla de Requisitos para la capitalización del desempleo

7. Comprar material o contratar servicios antes del alta

Otro error muy frecuente es empezar a comprar material o mobiliario para el nuevo negocio o contratar algún servicio deducible, antes de gestionar el alta como autónomo. Comprar material o contratar servicios antes de estar formalmente dado de alta puede salir caro. La Agencia Tributaria puede no aceptar esos gastos como deducibles y, además, sancionar por no respetar los plazos administrativos.

8. Marcar la casilla 600 del modelo 036/037 por error

La casilla de responsabilidad civil limita tu responsabilidad en la actividad que desarrollas. Esta casilla del alta en Hacienda asocia la responsabilidad como autónomo con la actividad que se desempeña y limita esta responsabilidad. Marcar esta casilla es muy importante y para hacerlo, antes, hay que ir al notario para realizar una escritura y, luego, se debe ir al registro para inscribirla. Si no haces esto, cuando Hacienda te solicite la documentación firmada ante notario para la verificación te vas a quedar a cuadros y sin saber qué hacer. Se trata de un despiste que sale caro.

Raul Perez, gestor fiscal de Quipu, nos revela que “si se marca esta casilla (600 del modelo 036/037), se tiene que presentar el Modelo 130 obligatoriamente y no siempre se va a querer presentarlo, porque ya has retenido suficiente IRPF en tus facturas, por ejemplo”.

9. No elegir mutua correctamente

Ahora los autónomos tienen la obligación de elegir mutua y no todas son buenas opciones. Hay que elegir mutua en base a criterios de prestaciones, según las necesidades y cercanía, porque cuando realmente se necesite sus servicios se agradecerá. Trabajar con una mutua por motivos que no sean prestaciones o cercanía (en términos de respuesta, no necesariamente de presencia física) es una mala decisión. Las ofertas y esos rollos deberías dejarlas en un segundo plano.

10. Olvidar las obligaciones fiscales y presentar los modelos correspondientes

Cuando te das de alta como autónomo no basta con registrarte en Hacienda y en la Seguridad Social: es imprescindible indicar en qué impuestos vas a tributar (IVA, IRPF, retenciones, etc.) y asegurarte de presentar los modelos correspondientes en plazo. La cuota que deberás pagar es el 31,20% de tu base de cotización. Antes, si eras nuevo autónomo con tarifa plana, cotizar por cese de actividad y formación profesional era voluntario, pero te aseguraba unas prestaciones por cese de actividad o enfermedad.

Durante la vida como autónomo se puede ir modificando la base de cotización en función de lo que más interese en cada momento. No obstante, hay que saber que no siempre va a ser así ya que solo se permite hasta los 47 años. De esta forma, si hasta los 47 años la base era inferior a 2.052€ podrás cotizar entre la base mínima de 944,4 euros y los 2.077,8 euros. Ahora la base de cotización es por ingresos reales, con lo cual, se debe escoger la base de cotización encuadrada en el tramo correspondiente a los ingresos reales.

¿Qué hacer si te has dado de alta como autónomo por error?

Una alta de autónomo por error puede arreglarse. Cualquiera puede equivocarse al darse de alta como autónomo, pero hay que enmendar lo más pronto posible, si no, podría haber consecuencias con Hacienda y Seguridad Social. Sin embargo, suele suceder que alguien se dé de alta por equivocación o malentendido. Tranquilidad, hay solución, pero no debes dormirte en los laureles, sino ponerte en marcha a darte de baja. En asuntos fiscales y administrativos, la rapidez es clave.

Claro está que cuando te diste de alta presentaste el modelo 036 o modelo 037. Bueno, pues para darte de baja debes volver a presentar este modelo, pero enfatizando que es para una baja como autónomo. En Hacienda debes rellenar el modelo 036 o el modelo 037, dependiendo del que hayas utilizado para darte de alta.

Puede ocurrir el caso afortunado de que sólo te hayas dado de alta en Hacienda, pero todavía no en la Seguridad Social. Lo anterior lo decimos porque hay que prevenir el riesgo de su capitalización del desempleo para que el SEPE o INEM (Ministerio de Empleo) no tenga sus datos y lo considere un autónomo de oficio.

Recuerda que los trámites relacionados con la Seguridad Social y Hacienda -como solicitar bajas, por ejemplo- los puedes hacer más fáciles y muy rápido de manera telemática ingresando a la web de la entidad con certificado digital. Este certificado digital contiene tus datos personales que acreditan tu identidad ante internet, es como si te estuvieras presentando en persona en una oficina para decir quién eres, pero a diferencia de que lo haces online a través de esta herramienta. Si no lo tienes y lo necesitas ahora mismo, consíguelo en minutos con CertificadoElectronico.es, si quieres, pueden ayudarte a instalarlo en tu ordenador con su soporte técnico.

La importancia de la asesoría profesional

La gestión de la actividad como autónomo no es una tarea sencilla. Además de evitar los errores mencionados anteriormente, existe una serie de cuestiones más complejas y específicas que requieren un conocimiento experto. Los autónomos pueden ser expertos en sus propios campos, ya sean fontaneros, abogados, tasadores o cualquier otra profesión, pero no todos poseen el conocimiento necesario para gestionar aspectos fiscales y administrativos. La carga burocrática de las actividades por cuenta propia es significativa, y un error en la gestión fiscal puede resultar en sanciones y pérdida de beneficios.

Aunque te lo estoy explicando todo al detalle para que entiendas a la perfección como darte de alta como autónomo, la realidad es que la mayoría de emprendedores tienden a errores en el proceso, sobre todo si lo hacen por primera vez. Los epígrafes, las obligaciones fiscales, los impuestos que debes presentar, la manera de hacer las facturas… hay muchas cuestiones en las que contar o no con una asesoría puede ser crucial. Si lo necesitas, no olvides que en Ayuda T Pymes estaremos encantados de echarte un cable.

Para comprender la relevancia de contar con expertos, consideremos algunos ejemplos de gestiones que requieren conocimiento especializado. Si deseas alquilar un local para tu negocio, debes conocer las regulaciones locales, los requisitos de licencia y los trámites burocráticos específicos de tu ubicación. El proceso de contratación de empleados también puede ser complicado, ya que involucra aspectos legales, fiscales y laborales que requieren conocimiento especializado. En resumen, la gestión de un negocio como autónomo conlleva desafíos complejos que requieren el conocimiento de expertos. Un asesor o gestor puede proporcionar orientación valiosa en aspectos fiscales, legales y administrativos.