Cómo Montar una Escuela de Negocios Exitosa: Tu Guía Esencial

¿Sueñas con dejar una huella en el panorama educativo y te preguntas cómo abrir una escuela? No es solo un proyecto empresarial, es un compromiso social y formativo. Este artículo es tu hoja de ruta esencial si estás a punto de dar el paso o simplemente explorando la idea.

Abrir una escuela de negocios puede ser una inversión muy rentable. Es probable que a lo largo de este proceso necesites la asistencia de profesionales con experiencia en la gestión de centros docentes. La formación es uno de los sectores más prometedores en la economía actual. De hecho, el Financial Times clasificó 2 escuelas de negocios españolas entre las 30 mejores de Europa en su último ranking. Montar una academia te permite tener beneficios de manera directa y constante y te ofrecerá una indudable estabilidad económica. Siempre hay estudiantes que necesitan aprender y tú estarás ahí para ofrecer este servicio.

1. Planificación Estratégica y Definición del Negocio

Una Escuela de Negocios no se diferencia en mucho de cualquier otra organización, ya que cuenta con un área específica para el desarrollo de su actividad intrínseca a la línea de negocio (en este caso el departamento académico) y un área que le da cobertura al buen desarrollo de dicha actividad. Antes de empezar, debes tomar algunas decisiones clave, que podrás ajustar al crear el primer borrador de tu plan de negocio.

1.1 Identificación del Público Objetivo y Nicho de Mercado

Lo primero que debe tener claro a la hora de planificar su escuela es a quién quiere dirigirse. ¿Cuál es su público? Le animo a que dedique todo el tiempo que sea necesario a identificar a su público. No se salte esta fase, le facilitará todas las decisiones posteriores.

• ¿Quiere trabajar con personas que nunca han comprado una sola acción?
• ¿O con traders avanzados que buscan asesoramiento y estrategia diaria?

Tus clientes son tus alumnos, pero debes definir su perfil personal y profesional. Lo ideal es que busques un nicho que te permita diferenciarte claramente de la competencia. Hay un mercado brutal en LATAM, sin embargo, es posible que tengas que adaptar tus precios a sus posibilidades económicas.

1.2 Análisis de la Competencia y Diferenciación

Una vez que hayas decidido qué tipo de academia vas a montar, tendrás que investigar el mercado, la competencia y, por supuesto, el tipo de alumno que vas a tener en tu futuro centro de enseñanza. Esto también puedes llevarlo a cabo antes de decidir qué tipo de academia montar si no lo tienes muy claro y deseas especializarte en un nicho de mercado no tan explotado.

En mi caso, cuando lancé mi Escuela de Negocios, al principio teníamos más profesores que alumnos, pero era un peaje inevitable, ya que sin alumnos las entidades no confían en ti, si no confían en ti no puedes llegar a acuerdos y si no llegas a acuerdo no consigues alumno.

1.3 Plan de Viabilidad y Estudio de Mercado

Un plan de viabilidad recoge el análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de tu proyecto con el objetivo de analizar la rentabilidad de tu futuro negocio.

• Debilidad: Una desventaja frente a la competencia.
• Amenaza: Algo externo a tu negocio, por ejemplo una crisis económica o sanitaria.
• Fortaleza: Qué puede ofrecer tu academia que no ofrezca el resto.
• Oportunidad: Factores externos positivos que puedes aprovechar.

¿Existe demanda para tu tipo de escuela (internacional, bilingüe, especializada, etc.) en tu ubicación?

2. Aspectos Legales y Estructura de la Escuela

El primer y más decisivo paso al plantearte abrir una escuela en España es comprender el complejo marco legal. Tu alcance geográfico también va a determinar algunos de los aspectos legales básicos de tu negocio, así como el marco regulatorio formativo de aquellos lugares en que quieras que se reconozcan tus titulaciones.

2.1 Tipo de Centro y Autorización Administrativa

• Debes decidir si será un centro público, privado concertado (financiado parcialmente por el Estado) o privado no concertado.
• Necesitarás una autorización previa y una autorización definitiva de la Consejería de Educación de la CC.AA. correspondiente.

La legislación que afecta a las Escuelas de Negocios es la misma que afecta a cualquier otra empresa. Me parece una barbaridad que cualquier empresa pueda abrir un “centro formativo” y autodenominarse “Escuela de Negocios”.

2.2 Formas Jurídicas para tu Escuela

Elegir una forma jurídica adecuada es fundamental para garantizar la viabilidad de cualquier proyecto. En este punto tienes varias opciones; una es escoger la forma jurídica en función de la inversión inicial y la facturación, y otra es decidir montar una franquicia de una academia que ya exista.

• Sociedad: Las hay capitalistas (S.A.) o personalistas (S.L.). Además pueden ser unipersonales, por lo que el verdadero elemento común es que limitan la responsabilidad del empresario. Esto puede ser fundamental, especialmente en un marco cada vez más estrictamente reglamentado.
• Fundación: Las fundaciones son figuras de interés público muy utilizadas en el ámbito formativo. Contra lo que creen muchas personas, el hecho de que no tengan ánimo de lucro no implica que no puedan generar ganancias. Realmente, lo que no podrás hacer es liquidarla a tu favor si cierras el negocio.
• Cooperativa: Otra de las figuras recurrentes a la hora de dar forma a un centro formativo es la cooperativa. Especialmente la de trabajo asociado, que se caracteriza por organizar a un grupo de profesionales para el desarrollo de un servicio. También presenta algunas limitaciones, derivadas del principio cooperativista.

Como ves, cada estructura jurídica tiene sus particularidades.

2.3 Cumplimiento Normativo y Trámites

Determinados los ámbitos territorial y formativo y la estructura jurídica de la escuela de negocios todavía deberás elaborar un importante corpus normativo interno. Parte de estos protocolos se pueden incorporar en los planes de cumplimiento normativo. El cumplimiento normativo o compliance engloba una serie de herramientas destinadas a evitar las vulneraciones del marco regulatorio en vigor. Aunque el compliance no es obligatorio, presenta numerosas ventajas para la empresa.

Al margen de estos documentos, deberás preparar todos los trámites laborales para poner en marcha el negocio. Por eso, desde hace años viene hablándose del concepto de “asesoría 360º” o “asesoría integral”. Gracias a esta forma de trabajo el empresario puede despreocuparse de la parte legal de su negocio, al dejarla en manos de un despacho especializado.

3. Infraestructura y Local

Una academia se concibe hoy como un centro en el que podemos combinar la enseñanza de distintas áreas o una en concreto. Se caracteriza por reunir a grupos de estudiantes en un local específico y adaptado en el que desarrollarán sus actividades educativas.

3.1 Requisitos del Local

En España, para montar una academia en local hay que contar con un local habilitado para ello. Si tienes la oportunidad de alquilar o adquirir un local que ya era previamente una academia, podría resultarte más económico que acondicionarlo por completo.

El local tiene que estar adaptado. Son muchos los requisitos para tener una academia, como el ancho de las puertas correcto para que quepan los discapacitados, baños adaptados, salidas de emergencia. Y luego dependiendo del tamaño del aula, ¿cuánta gente puedes meter dentro?

En relación con las aulas y las zonas comunes, debe estar adaptado a personas con movilidad reducida, así como respetar los parámetros de ventilación y la relación alumnos-metro cuadrado. No olvides: La recepción es lo primero que ve el futuro alumno que entra a apuntarse a tu academia.

3.2 Apertura en Piso o Edificio de Viviendas

La legislación no prohíbe ni especifica que puedas montar una academia en un local determinado, así que es perfectamente viable la opción de abrirla en un piso. Para abrir una academia en un piso, este ha de cumplir con la reglamentación antiincendios vigente.

El alumnado no puede ocupar o estar en las zonas del local que están fuera de la longitud del recorrido de evacuación. La longitud del recorrido de evacuación variará en función del número de salidas que tenga el local. Por ejemplo, si el local tiene dos salidas, el recorrido de evacuación puede ser de hasta 35 metros. Si solo tiene una salida, pero esta es directa a un espacio exterior seguro y la ocupación no es mayor de 25 personas, entonces puede ampliarse a 50 metros.

En casos de que se trate de una academia pequeña, ubicada en nuestro propio piso, en el contexto de un edificio de viviendas, podemos considerarla como un despacho profesional doméstico y, así, acogernos a esta figura para no necesitar contar con licencia especial. Lo habitual, sin embargo, es que nuestra academia sea catalogada como una actividad empresarial.

3.3 Licencias y Costes Asociados

Hay que solicitar una licencia de apertura en el ayuntamiento donde se abrirá el centro de estudios. Si es necesario acondicionar el local, entonces hay que solicitar la licencia de obras de acondicionamiento también en el correspondiente ayuntamiento.

Coste de la Licencia de Apertura de Academia en España (Estimación)

Obviamente, dependerá de las características del local, de los fondos propios con los que cuentes y la financiación que puedas tener de manera externa (créditos bancarios, socios). También si tienes que pagar alquiler o no y, en última instancia, de cuánto de ambicioso sean tu mobiliario o tus prestaciones.

Por lo general, una inversión inicial de unos 10.000 euros podría repartirse entre acondicionamiento, mobiliario, material didáctico y licencias.

4. Desarrollo de Contenidos y Oferta Académica

¿Qué sería de una Escuela de Negocios sin formaciones? Pues un negocio abocado a su desaparición. Este es un punto de real trascendencia e importancia para tu modelo de negocio. Pero no pretendas salir con todo el elenco de formaciones de un tirón porque va a ser muy difícil gestionarlo y promocionarlo.

4.1 Tipos de Formación y Diseño Curricular

Tras analizar la formación y crearla debe quedar un dossier explicativo con un estudio de mercado que le sirva de argumentario tanto al departamento de marketing como al departamento de ventas.

• Cursos de compra única: Perfectos para formaciones completas donde el alumno necesita una base sólida. Una inversión de, por ejemplo, $997 requiere un cierto nivel de compromiso con el crecimiento personal. Cuando ofreces un producto como este como compra única, te aseguras de que tus alumnos mantengan el acceso al contenido por el que han pagado incluso cuando no tengan ganas de seguirlo.
• Suscripciones o membresías: Ideales para problemas continuos que requieren una "solución para siempre", como el asesoramiento diario sobre los movimientos del mercado bursátil para traders avanzados. Esta oferta es perfectamente adecuada para un modelo de precios de ingresos recurrentes porque el "producto" que entregas está vivo, es dinámico e ilimitado (vídeos diarios, acceso a canal privado, coaching mensual).
• Másteres: Con una duración aproximada de un año, aunque esto no es realmente así puesto que por medio están las vacaciones de verano, las vacaciones de Semana Santa y Navidad.

Una de mis obsesiones siempre ha sido cuidar mucho la calidad de los productos o servicios que vendo ya que me importa mucho mi reputación como profesional. Por este motivo, diseñé un itinerario formativo por módulos secuenciales, por el que el alumno no daba más de una asignatura simultáneamente (salvo que se matricule en más de una formación, cosa muy común).

¿La formación va ir acompañada de material extra como lecturas, pdfs…? ¿De dónde va a salir ese material, lo van a crear los profesores, se va a reutilizar de ediciones anteriores…? No regales la nota, que se la tengan que ganar y que salgan bien formados. Uno de los secretos del éxito de una Escuela de Negocios es la empleabilidad que genere así como el sueldo medio al que puedan aspirar sus alumnos.

4.2 Flexibilidad y Planes Personalizados

Sé flexible, aquí deberás valorar las circunstancias de tu alumno medio. En mi caso, nuestros alumnos son profesionales en activo con familia a su cargo, por lo que sus horas escasean y tienen picos de trabajo en los que pueden llegar a estar meses sin poder estudiar. ¿Qué hacemos nosotros? Si nos avisan con anterioridad, diseñamos un plan de estudio personalizado para el alumno donde intentamos buscar un equilibrio entre la carga laboral y la carga académica.

4.3 Reconocimiento y Equivalencia de Títulos

Si hablamos de cómo crear una Escuela de Negocios de éxito no podemos dejar de hablar sobre el Plan Bolonia. En realidad, como Escuela de Negocios que no imparte formación oficial no tienes ninguna obligación de “traducir” tus horas de formación a créditos, sin embargo, es muy recomendable que lo hagas para que los posibles alumnos puedan comparar, pero siempre dejando bien claro que se trata de una formación no conducente a un título oficial.

5. Plataforma Tecnológica y Herramientas

Antes de llegar a la fase de construcción de su plataforma de educación financiera, pensemos en algo. ¿Estás empezando de cero, sin contenidos, sin sitio web, sin audiencia? ¿O ya tienes un sitio web, un podcast, un canal de YouTube o un pequeño pero poderoso grupo de seguidores en las redes sociales?

5.1 WordPress: Flexibilidad y Control

Lo mejor de utilizar WordPress es que tienes un control total sobre las herramientas que utilizas y una flexibilidad ilimitada para crear tu propia visión. Básicamente, la ética de WordPress apoya esta idea: "Si puedes soñarlo, puedes hacerlo".

Dicho esto, la mayor fortaleza de WordPress es también una especie de debilidad. Al ser tan flexible y personalizable, depende de ti planificar, diseñar y montar tu visión. No se trata de un enfoque "plug and play" que puedas poner en marcha en una hora. Si esta situación de tener que construir todo te frustraría, te recomiendo que optes por WordPress. Con WordPress, aunque las cosas puedan parecer un poco manuales, siempre hay una forma de crear tus ideas.

Por ejemplo, supongamos que ya tiene un blog de WordPress en el que lleva varios años compartiendo sus ideas sobre inversión. Si este es el caso, podría tener más sentido para usted añadir un área de contenido privado a su sitio web existente.

5.2 Plataformas Alojadas: Conveniencia con Limitaciones

Si no optas por WordPress, tendrás que encontrar la herramienta de alojamiento adecuada. Existen docenas de estas herramientas. Y todas están diseñadas para diferentes modelos de negocio. Tendrás que investigar por tu cuenta para encontrar la herramienta adecuada para tu negocio.

Aunque estas herramientas son muy potentes y prácticas, tienen sus propias limitaciones. Lo que he visto suceder una y otra vez es que los empresarios comienzan sus negocios con una de estas herramientas alojadas, y la utilizan hasta que se encuentran con una limitación insuperable. Al igual que ocurre con WordPress, el punto fuerte de estas herramientas es también su punto débil. Aunque una herramienta alojada puede resultar más cómoda al principio, podría acabar limitando la evolución de tu negocio a largo plazo. Cuando esto ocurra, tendrás que plantearte migrar tu negocio a otra solución.

Imagina que tu sitio web de educación financiera ya está en marcha. Durante el fin de semana, te viene la inspiración de una nueva idea para tu negocio. El lunes por la mañana, te sientas delante del ordenador y empiezas a desarrollarla. Pero cuando intentas construir tu idea, te das cuenta de que tu herramienta de afiliación o de cursos online no te lo permite.

5.3 Campus Virtual: Moodle como Opción

Aquí sí que acertamos de pleno, para el campus virtual usamos Moodle, todo un acierto, ya que la formación es la única función para la que ha sido desarrollado, pero mi recomendación es que no te conformes con la apariencia básica que trae por defecto, tiene muchas limitaciones, pero si consigues un programador espabilado puede personalizar todo lo que le pidas.

6. Equipo Humano y Gestión Interna

6.1 Contratación y Gestión de Profesores

El claustro de profesores es el motor de tu escuela. La pasión por la enseñanza debe ir de la mano con una gestión económica y administrativa sólida.

• Profesores por horas: Es una opción viable para el control de costes, pero a la larga me parece poco recomendable ya que obtendrás muy poco compromiso por su parte, tampoco vas a poder exigirles mucho y no sabes cuándo puedes contar con ellos. En lo que respecta al precio, para que te hagas una idea la hora se paga entre 50,00 euros y 120,00, aunque si te vas a un perfil PRO pueden llegar a pedirte más de 500,00 euros la hora.
• Profesores en plantilla: Me parece una opción más interesante ya que conseguirás mayor compromiso y disponibilidad por parte del profesorado, una opción muy viable es contratar por media jornada. De partida las condiciones las pones tú, sino el caos administrativo que puedes llegar a tener va a ser insostenible y evitarás los conflictos que se pueden generar si cada profesor recibe una remuneración y condiciones laborales diferente.

Es inviable que todos los profesores sean “pro” (salvo que vengas con una carretilla de dinero). Mi recomendación en este sentido es que por cada formación tengas un profesor gancho de reconocido prestigio al que le cedas la dirección de esa formación, participará junto con tu equipo en la selección del claustro de dicha formación. La experiencia me ha demostrado que es necesario tanto un Call Center como un Departamento comercial que haga visitas en frío.

La mayor dificultad es la captación y retención de docentes, puesto que es un mercado muy decadente en España. Contrata una persona con experiencia, creatividad, dinámica y con iniciativa, que conozca el marketing tradicional, pero que esté absolutamente familiarizada con las nuevas tecnologías (un nativo digital).

6.2 Departamentos Clave

• Dirección Académica: Se encarga de la formación y creación de contenidos, elaborando un dossier explicativo con estudio de mercado. Más adelante, si la Escuela de Negocios crece mucho, podrás ir contratando directores académicos para cada una de las áreas de enseñanza, para finalmente crear diversos Institutos de Postgrado que funcionarán como entes independientes.
• Departamento de Marketing: Debe estar especialmente alineado con el departamento de ventas y con el departamento académico. Es muy interesante ya que por una parte genera un gasto importante, pero participa activamente (aunque de forma indirecta) en la generación de ingresos.
• Departamento de Ventas (Call Center y Comercial): Su función principal es cerrar la venta y darle una calurosa bienvenida al alumno. El Call Center se ocupa de llamar a los leads o cupones que ha conseguido el departamento de marketing, dividido en tres niveles: primeros llamadas y calificación, y un segundo nivel que hace seguimiento y cierra la venta. El Departamento comercial debe contar con una buena red de contactos y capacidad para cerrar un número de ventas al mes por su propia cuenta.

7. Marketing, Ventas y Colaboraciones

Como ya hemos visto tanto en este artículo como en otros publicados en el blog, todos los departamentos de la empresa deben estar alineados con la misión, visión y objetivos así como con el resto de departamentos de la organización.

7.1 Estrategia de Marketing y Ventas

Una de las decisiones cruciales que debes tomar es qué estilo de ventas quieres hacer, un estilo más pasivo pero con clientes más agradecidos o un estilo de ventas más agresivo pero que pueda llegar a quemar a los potenciales clientes. Una Escuela de Negocios vive de su reputación por ello es fundamental que cuides hasta el último de los detalles.

Automatiza todas las tareas que sean posibles; estudia el ciclo de vida de tus alumnos desde que ven tu publicidad hasta que terminan la formación.

7.2 Eventos y Reputación

Es muy importante organizar con una cierta periodicidad eventos para dar a conocer la Escuela, en estos eventos se deben cuidar hasta el más mínimo detalle. La clave para abrir una escuela y prosperar no está solo en la pedagogía, sino en dominar la gestión educativa.

7.3 Colaboraciones Estratégicas

En nuestro caso somos “centro colaborador” que no “centro adscrito”, esto último es otro cantar, si das con una buena Universidad que te apoye y se comprometa contigo puede suponer un cambio importante, pero este es un proceso largo y tedioso. Centro adscrito son aquellos centros, públicos o privados, que están adheridos a una universidad.

Estos acuerdos pueden ser realmente interesantes si das con una buena empresa que se comprometa y que participe en las ventas. Lo bueno de empezar la academia en colaboración con la residencia es que no tuvieron que alquilar desde un principio el local, sino las aulas que necesitaban.

Abrir una Escuela de Negocios es muy fácil, pero mantenerla es caro y complicado, por lo que te lo deberás pensar dos veces antes de tirarte a la piscina. Te aseguro que si me haces caso te ahorrarás muchos quebraderos de cabeza y mucho dinero.