El Teletrabajo en Microempresas: Un Modelo en Evolución

El teletrabajo ha irrumpido con fuerza en el panorama laboral, transformando la manera en que muchas empresas, incluidas las microempresas y pymes, conciben el trabajo. Lo que antes de la pandemia era una modalidad excepcional, los meses de confinamiento y la incertidumbre han consolidado el trabajo en remoto como una opción viable y, en muchos casos, preferida. Pero, ¿hacia dónde avanza este modelo? ¿Es posible mantener esquemas híbridos en un escenario post-pandemia?

La Adopción del Teletrabajo por el Tamaño de la Empresa

Los estudios recientes reflejan diferencias significativas en la adopción y las preferencias del teletrabajo entre distintos tamaños de empresas y sectores económicos. Según el IV Estudio sobre el estado de digitalización de las empresas y administraciones públicas españolas de Vodafone, aunque se espera una reducción general del teletrabajo post-pandemia, los niveles se mantendrán ligeramente superiores a la situación pre-pandémica.

Microempresas: Las Grandes Impulsoras del Cambio

Contrariamente a lo que podría suponerse, las microempresas (entre 1 y 9 trabajadores) y las pequeñas empresas (entre 10 y 25 empleados) son las que más aplican el teletrabajo. Este fenómeno se debe en gran medida a la flexibilidad que ofrece esta modalidad, facilitando la conciliación de la vida laboral y familiar, además de generar ahorros significativos en infraestructura.

Según el estudio de Vodafone, el porcentaje de trabajadores que desempeñarán su tarea en remoto será del 18% en las microempresas, frente al 14% previo a la crisis. Mientras que el 48% de las microempresas ya implementan el teletrabajo y el 42% en el caso de las pequeñas empresas.

Sin embargo, la cifra disminuye aún más en determinados sectores; por ejemplo, en el comercio minorista, la logística y el transporte, menos del 10% de los microempresarios apuestan por el teletrabajo o modalidades híbridas.

En el sector PYME es donde las soluciones de Cloud Computing tienen un mayor impacto económico. Hay una creciente tendencia al uso de soluciones Cloud Computing, especialmente entre Micro Empresa y Pequeña Empresa.

Beneficios y Ventajas del Teletrabajo

Ofrecer a los trabajadores la opción de realizar toda o parte de su jornada laboral en modalidad de teletrabajo puede tener muchas ventajas, tanto para el trabajador como para la empresa, si se implementa de forma correcta.

• Ahorro de Costos para la Empresa: La empresa puede lograr un importante ahorro en infraestructuras, no únicamente en el espacio físico para dar cabida a sus empleados de forma presencial, sino en otros gastos como energía, agua, etc.
• Ahorro para el Empleado: Este ahorro proviene de la eliminación de gastos, como el transporte (tanto público como privado) y las comidas fuera de casa. Un informe de beServices destaca que el coste por desplazamientos semanales supone entre 8 € y 11 € / hora, siendo casi 8 el promedio de horas semanales perdidas por este factor.
• Flexibilidad y Conciliación: El teletrabajo permite una mayor flexibilidad de horarios y una mayor facilidad para compaginar la vida laboral con la familiar.
• Aumento de Productividad: El aumento de productividad se ve claramente definido por la reducción del tiempo destinado a desplazamientos, pero también por el aumento de motivación que se produce en el trabajador que puede trabajar desde su domicilio, lo que le permite una mejor calidad de vida.
• Aprovechamiento del Talento Remoto: Permite a las empresas acceder a un abanico más amplio de talento, sin las limitaciones geográficas.
• Integración Laboral: Facilita la integración laboral de personas con discapacidad o con necesidades de movilidad reducida.

Consideraciones Legales y Derechos del Teletrabajador

La implementación del teletrabajo no solo implica aspectos logísticos, sino también un marco legal que protege los derechos del trabajador.

Es fundamental conocer la diferencia entre teletrabajo y trabajo a distancia. El trabajo a distancia debe ser siempre voluntario tanto para la empresa como para la persona trabajadora. Siempre que una persona vaya a prestar sus servicios desde casa es necesario firmar de manera obligatoria un acuerdo de teletrabajo.

La empresa deberá entregar a la representación legal de las personas trabajadoras una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia, incluyendo sus actualizaciones. La decisión de teletrabajar es voluntaria y, por lo tanto, es reversible para la empresa y la persona trabajadora.

Los gastos generados por realizar la actividad en modalidad de teletrabajo no pueden ser reemplazados por compensaciones en descansos.

Los derechos fundamentales del teletrabajador incluyen:

• Derecho a la Formación: Se debe garantizar el acceso en igualdad de condiciones y la formación necesaria para teletrabajar.
• Derecho a la Compensación de Gastos: La empresa debe compensar los gastos directos relacionados con los equipos y medios vinculados a su actividad laboral. No todo tipo de material debe ser aportado por la empresa.
• Derecho a un Horario Flexible: La persona trabajadora puede alterar el horario de trabajo respetando la normativa de trabajo y descanso conforme a los límites que se hayan establecido en el Acuerdo de teletrabajo firmado con la empresa.
• Derecho al Registro Horario: El sistema de registro horario debe incluir el inicio, fin de la jornada, tramos de actividad, tiempo de activación de equipos, tiempo de preparación para las tareas y entrega, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
• Derecho a la Prevención de Riesgos Laborales: La empresa sigue siendo responsable de la prevención de riesgos laborales, incluso si el trabajo se realiza desde casa. La evaluación debe tener en cuenta las características del puesto, incluyendo tiempo de disponibilidad, descansos y desconexiones. La empresa tiene que informarse sobre los riesgos para poder prevenirlos.
• Derecho a la Intimidad y Protección de Datos: El uso de medios telemáticos debe respetar los derechos del trabajador. La empresa no puede exigir instalar programas en dispositivos propiedad del trabajador, ni el uso de estos ordenadores para teletrabajar. El Tribunal Supremo ha confirmado que las empresas pueden solicitar el correo electrónico y el número de teléfono personal de personas que trabajan a distancia, siempre que sea necesario para la ejecución del contrato de trabajo.
• Derecho a la Desconexión Digital: Las personas trabajadoras tienen derecho a la desconexión fuera de su horario de trabajo. La empresa debe garantizar el derecho a la desconexión limitando el uso de medios de comunicación empresarial en horario de descanso y respetando la duración máxima de su jornada.
• Derechos Colectivos: Debe garantizarse el acceso a la comunicación con los representantes de los trabajadores y actividades organizadas por estos, así como los derechos de naturaleza colectiva.

La sentencia 80/2023, de 2 de marzo de 2023, rec. Una empleada que prestaba sus servicios como teleoperadora en una empresa pidió teletrabajar todos los días. La trabajadora alegó la dificultad que le conllevaba su presencialidad en las oficinas, ya que al ser madre de dos hijos (de 2 y 8 años) tenía que recogerlos del colegio.

El Tribunal Supremo ha reconocido como accidente laboral el infarto que provocó la muerte de una trabajadora que desempeñaba sus funciones en régimen de teletrabajo desde su domicilio y con horario flexible.

Implementación Segura del Teletrabajo en Microempresas

Implementar el teletrabajo puede entrañar riesgos para la privacidad y seguridad de la empresa si no se aplican una serie de políticas y recomendaciones. Para mantener la seguridad de tu organización en unos niveles adecuados, debes tener en cuenta las siguientes consideraciones si deseas implementar el teletrabajo en tu empresa.

Definir la Política de Teletrabajo

Cuando la empresa permite a los empleados teletrabajar, es recomendable elaborar una política para tal fin, con el objetivo de especificar los aspectos técnicos y organizativos que definen el teletrabajo en la empresa. Es una buena práctica establecer de forma clara los usos permitidos de los servicios empresariales, y las características y configuraciones de las tecnologías que se han de utilizar para el acceso remoto, como: tipo de dispositivo, redes permitidas, franjas horarias, wifi doméstica, etc. Si estos requisitos no están descritos en la política de teletrabajo, la empresa puede llegar a sufrir un incidente de seguridad, comprometiendo la privacidad de la información y de los clientes.

Objetivos de Seguridad

Independientemente de si el trabajo se realiza en la sede de la empresa o en la modalidad de teletrabajo, el principal objetivo será proteger la seguridad de la información. Para ello se deben asegurar las cinco dimensiones sobre las que se sustenta la ciberseguridad:

• Disponibilidad: asegurar el acceso a los recursos cuando sea necesario.
• Autenticidad: garantizar que la información está libre de modificaciones no autorizadas.
• Integridad: es la propiedad de la información por la que se garantiza que los datos son legítimos, es decir, no han sido modificados o alterados sin permiso.
• Confidencialidad: se garantiza que la información únicamente es accesible por personal autorizado.
• Trazabilidad: permite llevar un registro de la actividad llevada a cabo sobre un determinado activo.

Principales Amenazas en el Teletrabajo

Habilitar el teletrabajo en la empresa abre la puerta a nuevas amenazas que pueden afectar a la seguridad y privacidad de la información, tanto de los dispositivos cliente como de los servidores. Las principales que deben tenerse en cuenta son:

• Ausencia de controles de seguridad física: Es importante aplicar las medidas de seguridad necesarias para evitar accesos no autorizados a estos dispositivos y a la información que gestionan, como habilitar una clave de desbloqueo o el cifrado de la información almacenada en el dispositivo.
• Errores de configuración: El software que permite el teletrabajo, tanto en dispositivos cliente como servidores, debe estar configurado siguiendo unos requisitos de seguridad. Por ello es recomendable que lo realice personal especializado.
• Redes inseguras: Es habitual utilizar redes consideradas inseguras ya que no están bajo el control de la empresa. Para evitar accesos no autorizados a la información en tránsito es recomendable utilizar soluciones VPN.
• Dispositivos inseguros: El uso de dispositivos inseguros (propiedad de la empresa o del empleado en BYOD) puede suponer un riesgo. Es crucial contar con antivirus en todos los dispositivos y mantener todo el software actualizado.
• Accesos no autorizados: Para evitar accesos fraudulentos a la información corporativa, se deben habilitar mecanismos de autenticación robustos y, siempre que sea posible, habilitar un doble factor de autenticación.
• Falta de formación: La falta de formación o conocimiento de las políticas de seguridad de la empresa por parte de los empleados pueden poner en riesgo la seguridad de la información.
• Software desactualizado o fuentes no confiables: No mantener actualizado el software y evitar la instalación de software no autorizado o de fuentes no legítimas es fundamental.
• Robo, pérdida o destrucción del dispositivo: Estos dispositivos son susceptibles a pérdidas y robos, lo que puede suponer un riesgo para la información gestionada si esta no está protegida adecuadamente.
• Aplicaciones colaborativas: Pueden suponer un riesgo si no están configuradas adecuadamente.

Desafíos en la Gestión del Teletrabajo

Poner en práctica el teletrabajo no solo consiste en llevarse el ordenador a casa. La gestión de los Recursos Humanos y las personas no es la misma con trabajadores en la oficina que con teletrabajadores. Algunos de los desafíos incluyen:

• Gestión de Documentos: Si bien la mayoría de los documentos están digitalizados, aún existen gestiones en papel o manuales.
• Ciberseguridad: Los ataques a la ciberseguridad se han multiplicado. Si tus empleados son vulnerables cibernéticamente, tu empresa también lo es.
• Productividad y Control: Es fundamental establecer indicadores y objetivos claros para medir el desempeño, independientemente del lugar de trabajo.
• Cultura Organizacional: Generar cultura, celebrar cumpleaños, reconocer logros y ofrecer capacitaciones son elementos que requieren adaptación en un entorno de teletrabajo.
• Conciliación Laboral y Familiar: Es uno de los retos más complicados del teletrabajo, y los gestores de equipos deben dar herramientas a sus empleados para superarlo.
• Fatiga del Teletrabajo: El teletrabajo continuo puede generar "mamoneo", por lo que ofrecer opciones como espacios de coworking puede ser beneficioso.

El Futuro del Teletrabajo: Hacia un Modelo Híbrido

Según Vodafone, el 34% de las pymes apuestan por un futuro post-pandémico en el que el empleado divida su jornada entre la oficina y su domicilio. Un futuro que le parece adecuado al 61% de los directivos de las pymes encuestados. Un estudio de Actiu, empresa de diseño y fabricación de espacios de trabajo, revela que el 81,4% de los encuestados considera que los espacios de trabajo híbridos que combinen la oficina y el hogar han venido para quedarse e irán a más tras la pandemia. Solo el 11,7% considera que se trata de algo provisional.

En Colombia, el teletrabajo ha experimentado un crecimiento notable, pasando de 27 mil a más de 90 mil teletrabajadores. Sin embargo, se destaca la necesidad de ir más allá de lo mediático y consolidar el impacto del Pacto por el Teletrabajo.

La primacía de la realidad sobre la forma contractual es crucial: aunque el contrato establezca un centro de trabajo físico, lo realmente importante es el lugar efectivo de la prestación del servicio. El teletrabajo es una alternativa cada vez más utilizada por todo tipo de empresas y continuará evolucionando.