Guía Completa para la Redacción y el Lenguaje Efectivo en Correos Electrónicos

Escribir un correo electrónico puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Aparte de los mensajes instantáneos, el correo electrónico es el medio de comunicación escrita por excelencia hoy en día, sobre todo en entornos profesionales. Como dato que ofrece Statista, en 2023 se enviaron más de 330.000 millones de correos electrónicos al día en todo el planeta. En realidad, hay pocas diferencias entre el correo convencional y el electrónico en lo que concierne a su estructura; como las nuevas generaciones no han -o no hemos- tenido la necesidad de comunicarnos por carta, es frecuente que surjan problemas derivados de la estructura del correo, de cómo referirnos a nuestro destinatario o del registro que tengamos que usar.

Sin embargo, a través del correo electrónico corremos el riesgo de ser malinterpretados. Cuando enviamos un mensaje escrito, la persona que lo lee no nos tiene delante. No puede saber el tono que le damos y, mucho menos, interpretar la expresividad o intención de nuestras palabras. Por todo ello, saber cómo escribir un correo formal es fundamental (al menos si queremos causar una buena impresión). Un correo electrónico profesional se fundamenta en la claridad, el respeto y la eficiencia. Así, un mensaje claro y profesional facilita la comprensión por parte del destinatario. En definitiva, estos son tan solo algunos consejos que se pueden seguir a la hora de redactar un correo electrónico, y están basados tanto en las recomendaciones ortotipográficas de la RAE y la Fundéu como en la experiencia personal de quien escribe estas líneas.

1. Antes de Empezar: Preparación y Claridad

Antes de empezar a escribir el correo, debemos tener claras tres cosas muy importantes: en primer lugar, el tema; en segundo lugar, el destinatario, a quién va dirigido el correo; y en tercer lugar, el propósito, ¿qué queremos conseguir con este correo electrónico? No se trata de rigidez, sino de eficiencia, elemento muy subestimado por muchos programas enfocados en crear correos electrónicos de manera automatizada y que muchos han adoptado ciegamente sin tomarse el tiempo de revisar los resultados obtenidos. En otras palabras, debemos huir de la ambigüedad para que nuestro mensaje transmita lo que realmente queremos decir.

1.1. Conoce a tu Destinatario y Propósito

Cuando enviamos un correo, lo primero que debemos tener en cuenta es a quién se lo vamos a enviar. Y este hecho no tiene que ver solamente con escribir la dirección de correo del destinatario, sino, sobre todo, en saber quién es, porque esto hará que el cuerpo del correo sea de una forma u otra. Así pues, si el destinatario de nuestro correo es alguien cercano -un familiar, un amigo, etc.-, podemos usar un registro más coloquial. En un contexto formal, la cortesía es fundamental. Adapta el saludo al nivel de confianza y al conocimiento que tengas del destinatario. ¿A que no utilizas el mismo lenguaje con un amigo que en una comunicación con tu jefe o un socio estratégico? Con la correspondencia digital ocurre exactamente lo mismo. El tono, la estructura y el estilo de tu comunicación escrita se deben adaptar al receptor del mensaje.

2. La Estructura de un Correo Electrónico

Un correo electrónico se divide, por norma general, en varios apartados: el destinatario, el asunto, el cuerpo, los archivos adjuntos y la firma. Las dos partes principales de un correo son el asunto y el cuerpo. En cuanto a redacción, por supuesto, después están el destinatario y otras partes. Para que este sea legible, además requiere una correcta maquetación.

2.1. El Asunto: La Primera Impresión

El asunto debe ser relevante. ¿Y eso qué quiere decir? Pues que no podemos poner en el asunto "hola", porque la persona que lo reciba no va a saber de qué va el correo antes de abrirlo y el asunto es lo primero que leemos cuando nos llega un correo electrónico. Así que debemos poner algo que indique de qué trata aquel correo. Procura que sea relevante y que, además, resuma el tema del correo. Además, lo más importante de todo esto es que cuando buscas el correo lo encuentras rápido. Otro error muy típico es no poner un asunto relevante, poner 'hola' o 'cómo estás' en el asunto no da información sobre lo que queremos decir, así que debemos escribir algo que indique claramente el tema.

Ejemplos de Asuntos

2.2. El Encabezamiento y Saludo

En el encabezamiento en las cartas escritas en español se cierra con dos puntos. Los dos puntos se emplean tras las fórmulas de saludo en el encabezamiento de cartas y documentos. Como puedes ver, si el correo empieza con un 'Hola', e inmediatamente escribes el nombre del destinatario, tienes que poner necesariamente la coma del vocativo. Omitir la coma del vocativo -aunque esté muy extendido hacerlo- es una falta de ortografía. Y coincidiremos en que nadie quiere comenzar su correo con faltas de ortografía. Además, el cuerpo se inicia con mayúscula inicial, a pesar de que la palabra vaya precedida de dos puntos. Por norma general, estas fórmulas suelen ser válidas en la mayoría de ocasiones, pues el correo electrónico no es el medio de comunicación más formal. Por ello, es poco frecuente encontrar fórmulas como 'Excelentísimo señor' o 'Muy señor mío' en un correo electrónico.

Para un primer contacto o una figura de autoridad, se recomienda: "Estimado/a Sr./Sra. [Apellido],". Si conoces el nombre pero no el género, o prefieres ser neutro: "Estimado/a [Nombre y Apellido],". Si no conoces al destinatario (por ejemplo, un departamento): "A quien corresponda," o "Estimado equipo de [Nombre del Departamento],". Evita a toda costa saludos informales como "Hola", "¿Qué tal?" o "Buenas", a menos que ya exista una relación de confianza establecida.

Por otra parte, cuando tenemos un vocativo, cuando hay un saludo como 'buenos días' o 'hola' y después va el nombre de la persona a la que nos dirigimos debemos poner una coma, es la coma del vocativo. Por tanto esta coma es obligatoria: 'Buenos días, Carlos:'. Después de los dos puntos, la siguiente frase como vemos aquí empieza en mayúscula, no hay que poner minúscula. Poner una coma aquí y empezar aquí en minúscula sería incorrecto en español.

2.3. El Cuerpo del Mensaje: Introducción, Desarrollo y Conclusión

En el cuerpo del correo es pertinente especificar cuál es el motivo por el que se escribe tal correo -aunque previamente lo hayamos especificado en el asunto-. Por lo general, en el cuerpo de texto podemos extendernos cuanto queramos (aunque seguro que nuestro destinatario agradece que seamos lo más escuetos y concisos que podamos). El cuerpo del texto es la parte principal, que estará compuesta por una introducción, desarrollo y conclusión, como cualquier texto, solo que en este caso, pues específicamente para correos electrónicos tendremos un saludo, una parte principal y una despedida.

2.3.1. Introducción Concisa

Las primeras líneas deben ir al grano; el tiempo es oro. Presenta quién eres (si es necesario) y el motivo principal de tu correo de forma concisa. Algunas frases útiles son: "Le escribo en referencia a la conversación que mantuvimos en el evento [Nombre del Evento] sobre...", "Mi nombre es [Tu Nombre] y le contacto en calidad de [Tu Cargo] en [Tu Empresa] para...", o "Me pongo en contacto con usted para solicitar información detallada sobre…".

2.3.2. Desarrollo del Contenido

Aquí es donde expones todos los detalles. Para que sea fácil de leer y comprender: usa párrafos cortos (cada párrafo debe desarrollar una sola idea). Sé organizado: presenta la información de forma lógica. Usa viñetas o listas numeradas si es necesario para desglosar puntos complejos. Si necesitas enviar archivos, menciónalo en el cuerpo del texto. Por ejemplo: "Adjunto a este correo encontrará el informe detallado con las métricas del último trimestre". Revisa la gramática y la ortografía: un error puede minar tu profesionalidad. Usa un corrector antes de enviar. Por ejemplo, yo tengo instalado LanguageTool, que es una extensión que pones en el navegador y la verdad es que va súper bien.

2.3.3. Cierre y Llamada a la Acción

Antes de despedirte, deja claro cuál es el siguiente paso que esperas. ¿Necesitas una respuesta? ¿Una confirmación? ¿Propones una reunión? Tu destinatario no sabrá cuál es el siguiente paso. Y es que la conclusión debe despejar cualquier atisbo de duda y, además, proponer la siguiente acción. Algunas expresiones comunes son: "Quedo a la espera de su respuesta para poder avanzar", "Agradecería que pudiera confirmar su asistencia antes del viernes", o "No dude en contactarme si necesita cualquier aclaración al respecto".

2.4. La Despedida Formal

Tras el cuerpo de texto es necesario que nos despidamos correctamente. Y, para ello, primeramente podemos agradecer a nuestro destinatario su atención con fórmulas como 'Muchas gracias por tu atención' o 'Gracias de antemano'. Tras la fórmula de despedida se puede escribir una coma o punto y aparte. Por lo general, la coma se emplea cuando la fórmula de despedida no lleva verbo, como en 'Un saludo' o en 'Atentamente'. Cuando en la despedida sí empleamos un verbo, como ocurre en 'Reciba un cordial saludo' o en 'Te mando un saludo', lo correcto es acabar con un punto. La despedida debe mantener el tono formal del resto del correo. Las fórmulas más seguras y efectivas son: 'Atentamente,', 'Cordialmente,', 'Reciba un cordial saludo,', 'Un saludo cordial,'. Todas son opciones seguras que transmiten profesionalidad.

2.5. La Firma de Correo: Tu Tarjeta de Visita Profesional

Tras la despedida debe aparecer nuestra firma. Y aquí podemos recurrir a las firmas personalizadas. Los servicios de correo electrónico permiten que programemos una firma para que aparezca automáticamente al enviar un correo, en la que necesariamente se deberá especificar nuestro nombre y, adicionalmente, nuestra ocupación y dirección de contacto. Es importante remarcar, además, que no debe ponerse punto tras la firma. Tu firma es tu tarjeta de visita digital.

3. Mejorando la Legibilidad y el Formato

¿Cómo podemos mejorar el aspecto de un correo electrónico simplemente con el formato, con las herramientas que nos ofrece el mismo programa de correo electrónico? Con ello no me refiero a gráficos ni colores, sino a proporcionar un formato simple y claro. Con respecto al uso de las cursivas, negritas y subrayados, resulta pertinente utilizarlos únicamente cuando sea necesario. Si os fijáis, tenemos varias funciones de tamaño letra, color, negrita, subrayado, cursiva... Vamos a aprovechar todas estas opciones para que el correo se entienda mejor y que a simple vista podamos escanearlo y saber de qué nos están hablando.

Mi objetivo es que en lugar de leer un párrafo largo con varios servicios, que el cliente pueda ver los servicios uno por uno y de un vistazo. Al usar la negrita, estamos resaltando palabras clave. Hay que destacar todas las cosas importantes porque si no la gente a veces lee el texto escaneando y no se fija; entonces, para que se fije, lo que tenemos que hacer es resaltarlo visualmente. Podemos usar colores. Por ejemplo, tenemos una función para incluir enlaces, que hará que el correo se vea así y simplemente haciendo clic ya nos llevará a esa página o a ese documento que queremos abrir en línea, y muchos más recursos como emoticonos en determinados tipos de correos, no en todos por supuesto.

Normalmente, si hablamos de corrección lingüística, las negritas, las cursivas, los subrayados ya tienen una función; en este caso, yo no estoy usando estas marcas de forma lingüística, sino con el objetivo de llamar la atención, resaltar ciertas ideas y facilitar la lectura y la legibilidad del texto. Así que no es un uso estrictamente lingüístico, sino que es una preferencia para hacer que los correos se lean de forma mucho más fácil.

4. Errores Comunes al Redactar Correos Electrónicos

Ahora que ya hemos visto la estructura y el formato, pasaremos a los errores más comunes que nos encontramos en correos electrónicos. El primero de todos está en el saludo.

• Uso incorrecto de mayúsculas: La sensación que generas en el destinatario es poco o nada agradable. Si deseas que este tenga una buena percepción sobre ti, omite esto. Normalmente, se asocia a hablar a gritos. Debemos reservar las mayúsculas para los usos habituales cuando escribimos, así que olvidaos de escribir un correo todo con mayúsculas.
• Bloques de texto densos: Tampoco debemos escribir correos donde esté todo en un mismo párrafo, todo el texto pegado, todo junto, sin que respire, sin separar el saludo de lo que viene después, ni de la despedida, ni de la firma. Es decir, punto y aparte, pulsar el tabulador y otra línea, incluso dos líneas; dejad que se vea espacio, que el texto respire.
• No respetar el hilo de correos: A veces debemos cambiar el asunto por un motivo importante y esto rompe el hilo, pero en general debemos responder a la persona en el mismo correo en el que nos escribe. ¿Por qué? Muy sencillo, porque si no, cuando queremos seguir esa conversación, tienes una misma conversación dividida en muchos correos y es muy difícil seguir el hilo y encontrar todo lo que se ha dicho y todo ordenado. Así que os recomiendo que sigáis el hilo, excepto cuando sea necesario; es decir, clic a responder y redactáis vuestro correo, no creéis un correo nuevo cada vez.
• Asunto irrelevante: Otro error muy típico es no poner un asunto relevante, como os decía, poner 'hola' o 'cómo estás' en el asunto no da información sobre lo que queremos decir, así que debemos escribir algo que lo indique claramente.