SAP Business ByDesign: Potenciando la Eficiencia en Empresas de Servicios

En el panorama empresarial actual, la necesidad de disponer de información en tiempo real en el área digital es crucial. SAP Business ByDesign se presenta como una solución ERP robusta y completa, diseñada específicamente para gestionar la información de forma potente en empresas medianas, lo que se conoce en SAP como “mid market”.

¿Qué es SAP Business ByDesign?

SAP Business ByDesign es la primera y única solución ERP de SAP que es 100% Cloud, de forma nativa. Este sistema se presenta en forma de un software como servicio (SaaS, Software as a Service) para ofrecer un ERP sólido y completo que no necesita ser instalado de forma local. Adicionalmente, cuenta con una base de datos Hana y por esto mismo, posee un core digital crítico para empresas que buscan una transformación digital con una herramienta flexible, escalable y adaptable a sus requerimientos de negocio. SAP Business ByDesign es una solución de SAP que data de 2007. SAP, a la hora de desarrollar este sistema, ha recopilado sus mejores prácticas, llegando a la conclusión de la regla 80/20: en el 80% de las empresas, incluso siendo de diferentes sectores o ámbitos, han podido definir unos procesos empresariales como best practices, de tal forma que el sistema es más fácil y rápido de implementar y da respuesta a uno de los objetivos que persigue la empresa al implantar un ERP.

Comparativa de soluciones ERP de SAP

SAP dispone de diferentes ERP, y la elección entre ellos depende de distintos factores empresariales:

• S4HANA: Enfocado a empresas de gran volumen.
• SAP Business One: Enfocado a la pequeña empresa.
• SAP Business ByDesign: Enfocado a empresas medianas, lo que se conoce en SAP como “mid market”.

Para seleccionar una u otra opción, las empresas han de tener en cuenta distintos factores:

• Requerimientos funcionales de la empresa: Si estos son muy complejos y/o son específicos de un sector de actividad, se deben tener en cuenta los grados de coberturas de cada solución.
• Solución internacional vs local: Aquí hay un diferencial positivo en S4 y SAP ByDesign, siendo SAP Business One una solución más local.
• Solución on premise vs solución cloud: SAP Business One solo puede dar una solución on premise, con sus ventajas e inconvenientes.
• Costes y tiempo de implantación: S4 es una solución para grandes empresas, con costes elevados y plazos de tiempo más largos. SAP ByDesign, por el contrario, tiene un coste económico y tiempos de implementación más cortos.

Funcionalidades Clave de SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign permite gestionar los procesos end to end de la compañía, y en su base de datos en tiempo real, se pueden presentar indicadores de gestión y/o reporting dentro del propio sistema. De esta forma, se evitan costosos e interminables proyectos de BI.

Este sistema integral ofrece 6 características principales que ayudan a administrar de manera eficiente una empresa:

1. Gestión Integral del Proyecto: Desde la gestión de tareas de generación de demanda (ventas), la gestión de oportunidades, hasta la gestión de oferta y cierre de contrato (venta colaborativa). Una vez que se tiene un proyecto vendido, se gestionan recursos materiales o humanos, compras, subcontrataciones, imputación de horas y gastos, ingresos del proyecto, facturación y provisiones. Finalmente, habrá una gestión de las cuentas por cobrar y la gestión de la liquidez relacionada con el proyecto (tesorería).
2. Visión en tiempo real de la situación financiera: Permite optimizar los procesos de contabilidad centrales y gestionar mejor el efectivo y la liquidez. Esto se logra gracias a la contabilidad financiera y administrativa, que sirve para cuentas de múltiples unidades operativas, divisas y estándares de informes.
3. Optimización de procesos de Recursos Humanos: SAP Business ByDesign ayuda a optimizar los procesos de RR. HH., mejorar las experiencias y empoderar a todo el personal para que se desempeñe al máximo. Permite la integración de IA para simplificar operaciones, ofrece información estratégica de datos para mejorar el rendimiento del negocio y las decisiones, y cuenta con aplicaciones para RR. HH. que impulsan la agilidad organizacional.
4. Gestión de abastecimiento y contrataciones: Empodera a los empleados con funcionalidades de compra por autoservicio.
5. Integración y conectividad: Ofrece un conjunto de APIs (Application Programming Interfaces) estándar y personalizadas que facilitan la integración con sistemas externos. Los Web Services ofrecen una amplia variedad de funcionalidades y operaciones predefinidas, lo que permite a los sistemas externos interactuar con SAP ByDesign de manera eficiente. SAP ByDesign permite la integración de datos mediante el uso de herramientas ETL y soluciones de middleware para la transformación, el enrutamiento y la sincronización de datos.
6. Herramientas de Transformación Digital (Intelligent Enterprise): Son comunes en los tres ERP de SAP, pero en SAP ByDesign están incluidas en el precio del usuario. Entre ellas destacan:
   • Escaneo de facturas de proveedores: Permite no solo el escaneo, sino también la obtención de un registro de factura en contabilidad a partir de los datos.
   • Robots o bots: Permiten configurar procesos, generalmente aquellos con poco valor añadido y tareas repetitivas.
   • Apps para la gestión de dirección: Para directores de proyectos y personal de la compañía mediante un portal del empleado.
   • Workflows: Permiten configurar los procesos y autorizaciones dentro de la compañía.

Gestión de Proyectos en Detalle

La siguiente gráfica muestra la integración y diseño de los procesos para gestionar una empresa que trabaja bajo proyectos:

Venta Colaborativa

La venta colaborativa hace referencia a aquella oportunidad que se ha obtenido mediante alguna acción de marketing, generando una oportunidad que necesita ser gestionada y que acaba traducida en una contratación de proyecto. Desde un punto de vista comercial, SAP ERP ByDesign permite ver todas las opciones de manera gráfica.

Oferta de Venta

En primer lugar, se determinan los valores del nuevo proyecto a ofertar, tomando como base un proyecto ya existente para copiar y pegar la estructura de un proyecto tipo/s. Se seleccionan los valores a añadir, se definen los datos de cabecera del proyecto, el calendario propuesto, las tareas propuestas y los perfiles a incluir. Con todo esto, se crea una nueva oferta de venta vinculada al proyecto plantilla. En función de los perfiles añadidos, el sistema proporcionará una serie de precios de lista. Para los elementos facturables, se pueden definir diferentes opciones de precio (por incurridos, por precio fijo, etc.). Todo es configurable dentro del sistema. Además, se pueden adjuntar diferentes archivos, anexos, PDF, entre otros.

Seguimiento de Proyectos

El seguimiento se realiza mediante los KPIs de los proyectos, su rentabilidad y las desviaciones sobre el indicador objetivo que la dirección se haya marcado para el año, comparando con el año anterior.

Si el margen global del año está en el 51,4%, estará en color verde, pero en el listado inferior se ven los efectos compensatorios. Es decir, hay algunos proyectos en naranja que están fuera del objetivo. Se puede navegar al detalle del proyecto y entender el porqué, así como enviar una notificación al responsable del proyecto, para que indique qué acciones se van a realizar para mejorar la situación. Además, se pueden registrar las acciones en el sistema para analizar los resultados el siguiente mes.

El director de proyectos requiere un análisis más detallado para identificar las causas que afectan a la rentabilidad de un proyecto u otros eventos, como la baja del personal del proyecto. Dado que el jefe de proyecto tiene un trabajo móvil, SAP ByDesign ofrece apps que permiten consultar tareas, responsables, progreso y si van a tiempo.

En la ficha de proyecto se dispone también del plan de facturación, donde se puede confirmar, bloquear o realizar otras acciones sobre una factura. Además, el programa crea una alerta en caso de que el proyecto haya terminado y sea necesario emitir determinada factura.

SAP ERP ByDesign permite también gestionar compras: solicitudes de compras asociadas al proyecto, compras de material, la compra de una licencia, etc. Todo esto es cargable en el sistema como solicitudes de compra, que a su vez se convertirán en pedidos de compra posteriormente.

En definitiva, SAP ByDesign dispone de una trazabilidad de la gestión del proyecto, pudiendo ligar todos los eventos que cada proyecto ha supuesto en SAP, entendiendo por eventos los lead, oportunidades, ofertas, compras, facturaciones, imputaciones de horas, etc.

Integración del Personal Implicado

Uno de los principales problemas en la gestión de proyectos es que la información de las tareas diarias se reporte de forma continua. SAP ByDesign ayuda a agilizar este control. Permite facilitar que el personal implicado pueda reportar tanto su actividad como los gastos incurridos. SAP ByDesign no solo indica lo que ha hecho, sino también lo que debe hacer, cuándo y en cuántas horas previstas.

Addon para la Planificación de Recursos y Reporting de Tiempos

Para resolver problemáticas específicas, SAP ByDesign cuenta con un entorno de desarrollo y capa de desarrollo que permite adaptarse a las necesidades de la empresa mediante addons. Un ejemplo destacado es el Addon Advanced Planner, una herramienta adicional integrada con SAP Business ByDesign, especialmente útil para empresas cuyos servicios son realizados por personal cuyo trabajo impacta tanto en su jornada laboral como en diversos proyectos. Este addon facilita la gestión de la planificación de recursos para grandes equipos de manera sencilla y eficaz. Permite hacer un seguimiento de los servicios y de las horas trabajadas por cada operario/a, lo cual facilita la comunicación de incidencias al área de nómina.

Disponer de toda la información del proyecto en tiempo real es básico para poder sustituir un recurso por otro y que el servicio al cliente no se vea afectado. Gestionar este proceso es internamente complejo, ya que puede suponer más horas de trabajo de las previstas, e incluso horas fuera de jornada. También es importante el seguimiento de la rentabilidad del proyecto, sobre todo en aquellos proyectos de márgenes muy ajustados.

Beneficios de SAP Business ByDesign para Empresas de Servicios

Una empresa mediana o en rápido crecimiento debería tener en cuenta esta solución en su selección de ERP por varias razones significativas:

• Rapidez en la implementación: En el caso de SAP Business ByDesign se sitúa entre 3 y 10 semanas de media, dependiendo de la configuración de negocio y la cantidad de módulos extra en el ERP.
• Costes claros en el mantenimiento de la aplicación: Los costes iniciales suelen ser menores que los de un ERP on-premise, ya que no hay que realizar inversión en infraestructura y hardware. Los costes son ajustables y comparables con otros ERP del mercado, teniendo en cuenta que se incluyen todas las funcionalidades de SAP Business ByDesign.
• Independencia de los consultores.
• Confianza y trazabilidad: Ofrece la confianza de tener un ERP totalmente auditable y trazable, tanto para sus inversores como para la propia empresa, al colaborar con la empresa líder del mercado cuyo core business es el ERP.
• Escalabilidad: Crece con usted y su negocio. Su diseño dinámico permite definir procesos de una forma tan compleja o simple como se requiera, y agregar nuevos usuarios, incluir nuevos almacenes o generar nuevas compañías con solo un par de clics.
• Integración Móvil: Se enfoca principalmente en adaptarse a ambientes rápidos y dinámicos para permitir que las personas puedan acceder y explotar la información desde cualquier lugar o dispositivo. Cuenta con una suite de aplicativos disponibles tanto para iOS como Android.
• 100% Cloud, 100% SaaS: Está alojada totalmente en la Nube de SAP, por lo que no implica ningún costo para el área o infraestructura de TI. Asegura que la solución se encuentre siempre a la vanguardia y cumpla con los últimos requerimientos operativos. Al ser un SaaS, su mantenimiento y actualizaciones se realizarán de forma casi inmediata por el propio proveedor, con el consecuente beneficio para el usuario. Cada tres meses, hay una actualización planificada del sistema, lo que significa que la empresa siempre está en la última versión, sin costes de proyectos de migración.
• Soporte online: Ofrece un soporte online directo de SAP dentro del propio aplicativo y su seguimiento.
• Seguridad: Garantiza la seguridad del sistema, ante caídas, cambios tecnológicos y posibles ataques cibernéticos.

Consideraciones

SAP Business ByDesign es la solución más innovadora y completa, pero es importante tener en cuenta que SAP es conocido por la complejidad de sus sistemas, lo que puede provocar que algunos usuarios tengan dificultad a la hora de poner en marcha este ERP. Además, muchos de los módulos y opciones que vienen en las opciones on-premise tendrán que ser adquiridos por separado, lo que puede provocar que el precio se dispare si la empresa tiene una lógica de negocio compleja. Al tener el ERP en la nube, los datos estarán a merced del proveedor, por lo que habrá que asegurarse de que el acuerdo de licencia de usuario no permite el acceso a terceros a dichos datos bajo ningún concepto.

En la gestión de proyectos con SAP, el sistema está completamente integrado. Cada rol puede utilizarlo para satisfacer sus necesidades específicas de trabajo, permitiendo que la información fluya de un extremo a otro según los requerimientos de cada usuario. Es una solución Cloud ERP para pymes (desde 10 a 500 empleados) en crecimiento que pretenden escalar y competir sin complejidad ni costes. Basa sus procesos en las mejores prácticas recogidas por SAP tras más de 45 años desarrollando aplicaciones, y han dado como resultado una potente solución Cloud (SaaS, Software como Servicio) muy completa e integrada, que da soporte a todo negocio. Solo se paga por su uso y los módulos se activan en función del alcance.