Manual de Usuario para el Programa de Contabilidad PYME Ciclón: Adaptado al Nuevo Plan General Contable

La contabilidad empresarial puede parecer un desafío lleno de detalles y variables. El PGC Pymes, aunque pueda sonar como un término super técnico, es esencial para gestionar adecuadamente la contabilidad de pequeñas y medianas empresas. Es importante destacar que cualquier empresa que cumpla estas condiciones, ya sea una persona física o jurídica, se considera una Pyme.

Remontarse al origen de la contabilidad es examinar la evolución de las transacciones comerciales e industriales a lo largo de la historia. El comercio más antiguo se remonta hasta las economías del trueque. En esta evolución de las operaciones comerciales e industriales, en 1340 en Génova surge por primera vez un nuevo concepto, el de "partida doble".

La contabilidad desde la más compleja a la más elemental está basada en registrar de manera normalizada y homogénea, las entradas y salidas de capital, muebles e inmuebles, productos, servicios y/o dinero, bajo un sistema denominado de "partida doble". Este sistema nos permite recoger los créditos y débitos, ingresos y gastos, o capital y rentas, que se darán en el desarrollo de un negocio, actividad de un empresario o empresa, y que permitirá informar para controlar, organizar y tomar decisiones. Son muchos los agentes interesados en conocer la información que nos proporciona la contabilidad: la dirección de la empresa, los accionistas, los proveedores, los acreedores, el Estado para la recaudación de impuestos, etc.

¿Qué es la Contabilidad Aplicada para PYMES?

La contabilidad aplicada a las pymes se refiere a la establecida en el Código de Comercio, no a un simple registro de ingresos y gastos. Mediante el proceso de contabilidad se procede a registrar, ordenar y agrupar de una manera determinada todas las operaciones económicas que la persona o entidad de que se trate ha realizado en un período de tiempo concreto. Pero, para que se denomine contabilidad, hay que seguir unas pautas e informes determinados. Es decir, no siempre que se deja constancia de movimientos económicos se está realizando una contabilidad. Por ese motivo, en el ámbito empresarial y donde se realizan actividades económicas es cuando se lleva a cabo una contabilidad propiamente dicha, porque estas organizaciones llevan su contabilidad de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.

El Plan General de Contabilidad (PGC) es un texto legal elaborado para regular la contabilidad de las empresas en España ajustado a las correspondientes disposiciones de la Ley 16/2007, de 4 de julio, la cual introdujo en el Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas, la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada (estas dos últimas derogadas y sustituidas por Ley de Sociedades de Capital), y otras disposiciones como la Ley de Impuesto sobre Sociedades, Ley de Cooperativas, Auditoría, etc. las modificaciones imprescindibles para avanzar en el proceso de integración internacional.

El Plan General de Contabilidad para Pymes (PGC-PYMES) es un marco legal que las empresas deben cumplir en España. Existen dos normativas diferentes, el PGC general, diseñado para grandes empresas, y el plan general contable de pyme, una adaptación simplificada para pequeñas y medianas empresas. Dependiendo del tipo de entidad que seas, deberás cumplir con uno o con otro. El PGC-PYMES es más simple y flexible que el PGC, y requiere de menos recursos para su elaboración.

La estructura del PGC y del PGC de PYMES, sigue el formato de los anteriores planes contables españoles en todos los aspectos que no se han afectado por los nuevos criterios introducidos. Está dividido en cinco partes, que van precedidas de una Introducción donde nos explica las características principales del plan y las diferencias con el anterior de 1990. La base de aplicación de las normas contables no es otra que mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Estructura del PGC para PYMES

El Plan General Contable para PYMEs consta de cinco apartados:

1. Primera parte, Marco conceptual de la contabilidad: Se especifican los principios contables, los criterios que hay que seguir a la hora de registrar las partidas y los distintos elementos que forman las cuentas anuales. Recoge los documentos que integran las cuentas anuales así como los requisitos, principios y criterios contables de reconocimiento y valoración, que deben conducir a que las cuentas anuales muestren la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Además, se definen los elementos de las cuentas anuales. Esta parte es de cumplimiento obligatorio.
2. Segunda parte, Normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas: En esta segunda parte se detallan los principios y otras disposiciones contenidas en la primera parte. En estas normas se recoge cuáles han de ser los criterios de registro y valoración de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho registro se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la información contable de una empresa con la de otra.
3. Tercera parte, Cuentas anuales: Establece la estructura de las cuentas: normales o abreviadas, y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Esta parte no es obligatoria en cuanto a la numeración o designación de la cuenta, aunque las empresas deben seguir esta base propuesta para la inclusión adecuada de información contable dentro de las Cuentas anuales. El PGC de PYMES omite algunas cuentas (grupo 8 y 9), o existen diversas adaptaciones sectoriales, que el PGC permite siempre que no sean contrarias a lo establecido en él.
4. Cuarta parte, Cuadro de cuentas: Este apartado contiene las cuentas contables del plan. El cuadro de cuentas contiene los grupos, subgrupos y cuentas necesarios con su codificación en forma decimal y con un título expresivo de su contenido, intentando dar cabida a todas las situaciones que pueden darse en el mundo empresarial. Para tratar de garantizar cierta flexibilidad en la contabilidad española, no es obligatoria la numeración de las cuentas y la denominación de las mismas. Pero, eso sí, este cuadro de cuentas es una guía o referente obligado en relación con las partidas de las cuentas anuales. Las cuentas del PGC se organizan dentro de 9 Grupos, que se clasifican en grupos de cuentas de Balance (del grupo 1 al 5), de cuentas de gestión para la Cuenta de Resultados (del grupo 6 al 7), y cuentas de gasto o ingreso que integran el patrimonio neto para el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
5. Quinta parte, Definiciones y relaciones contables: En esta última parte se explica el funcionamiento de cada una de las cuentas, para qué se utilizan y dónde se encuentran dentro del balance. Se presenta la definición para cada uno de los grupos y subgrupos que forman el cuadro de cuentas, indicando a qué masa patrimonial afecta (activo, pasivo, gasto o ingreso); seguidamente, define cuenta por cuenta y explica dónde figurará (si es de balance: activo-pasivo-patrimonio neto) y cuál será su movimiento, es decir, si se cargará o abonará.

Este manual se compone de los siguientes bloques:

• Un completo esquema del Plan General Contable de PYMES.
• Las normas de registro y valoración.
• Contabilización de operaciones más usuales.
• Las cuentas anuales.
• El cuadro de cuentas del PGC de PYMES.
• Una tabla de cuentas del anterior PGC y del PGC de PYMES, con la procedencia y destino de saldos, aporte de un resumen de las nuevas cuentas y las antiguas que desaparecen.

Los supuestos prácticos resueltos analizan los siguientes conceptos:

• Inmovilizado material: Anticipos, adquisiciones y amortizaciones, inmovilizado en curso, reparaciones, renovaciones y ampliaciones, grandes reparaciones, baja de elementos de inmovilizado material, permutas.
• Inversiones inmobiliarias: Adquisiciones y amortizaciones, inmovilizado en curso.
• Inmovilizado intangible.
• Activos no corrientes y grupos enajenables de elementos mantenidos para la venta.
• Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar.
• Instrumentos financieros.
• Contratos financieros que originan activos y pasivos financieros.
• Existencias.
• Moneda extranjera.
• Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
• Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
• Combinación de negocios.
• Negocios Conjuntos.
• Operaciones entre empresas del grupo.

Legislación del Nuevo Plan General Contable

La legislación que regula el Plan General de Contabilidad de PYMES incluye:

• Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
• Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas.
• Estos Reales Decretos desarrollan la Ley 16/2007, del 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable, según el criterio de transparencia y comparabilidad marcadas por la Unión Europea.
• Adaptaciones posteriores con el Real Decreto 1159/2010, del 17 de septiembre, el Real Decreto 602/2016, del 2 de diciembre, y el Real Decreto 1/2021, del 12 de enero.

Estos documentos constituyen las normas contables básicas y presentan su contenido de la siguiente forma: marco conceptual, normas de registro y valoración de aplicación generalizada, modelos de cuentas anuales normales y abreviadas, y definiciones y relaciones contables más comunes.

Las diferencias entre el Plan General Contable estándar y el Plan General Contable para pymes son significativas y reflejan las distintas necesidades de las empresas según su tamaño. En cuanto a los estados financieros obligatorios, el PGC general requiere la presentación de cinco documentos fundamentales: el balance, la cuenta de resultados, la memoria, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y el Estado de Flujos de Efectivo (EFE).

Para las PYMES, los estados financieros obligatorios se simplifican a:

• Cuadro de Cuentas
• Balance
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Otra diferencia fundamental radica en el tratamiento de operaciones especiales. El PGC general incluye procedimientos detallados para operaciones complejas como los fondos de comercio o los instrumentos financieros compuestos. El PGC para PYMES simplifica estas operaciones para reducir la carga administrativa.

La Importancia de un Programa de Contabilidad para PYMES

Tener un programa de contabilidad puede ser una gran diferencia para tu empresa. Elige el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio y asegúrate de que el software sea intuitivo y que pueda integrarse con otras herramientas con las que ya cuentes.

Un software de contabilidad para pymes es una herramienta fundamental para optimizar la gestión financiera de una empresa de tamaño reducido. Los programas de contabilidad para pymes tienen que ofrecer una variedad de funciones básicas que son indispensables para llevar un control preciso de las transacciones y la salud financiera de la empresa. Entre las funciones más comunes se encuentran la contabilización automática de ingresos y gastos, la generación de informes financieros, la conciliación bancaria, la gestión de impuestos y la facturación.

Ventajas de un Programa Contable para PYMES

Contar con un programa contable para pymes tiene un impacto significativo en múltiples aspectos estratégicos de la empresa. Un programa contable para pymes proporciona una visión clara y precisa de la situación financiera de la empresa. Permite tener un seguimiento detallado de los ingresos, gastos, activos y pasivos, lo que ayuda a comprender la rentabilidad de cada área del negocio.

Y por supuesto, un beneficio importante es la optimización de los procesos contables. Con un software como Cegid DiezCON puedes automatizar tareas repetitivas y reducir la posibilidad de errores humanos. Esto ahorra tiempo y recursos, permitiendo que el personal contable se enfoque en actividades más estratégicas, como el análisis financiero y la planificación presupuestaria.

En definitiva, contar con un programa contable para pymes va más allá de la simple gestión de las finanzas. Estas herramientas impactan positivamente en aspectos estratégicos del negocio al proporcionar una visión clara de la situación financiera, generar informes precisos, optimizar los procesos contables y mejorar la toma de decisiones financieras.

Funcionalidades Clave de un Software Contable:

• Registro y categorización de transacciones: Un programa de contabilidad para autónomos y pymes permite registrar y categorizar de manera eficiente todas las transacciones financieras, como compras, ventas, pagos y cobros.
• Generación de informes financieros: En tu software de contabilidad puedes consultar los resultados del análisis contable con gráficas y ratios de rentabilidad. Te permite analizar tus balances, de PyG de los últimos 5 años. Esto simplifica el proceso de obtención de información clave para la toma de decisiones.
• Conciliación bancaria: Otra funcionalidad importante de los programas de contabilidad para pymes es la conciliación bancaria, que permite comparar y conciliar los registros contables con los estados de cuenta bancarios. Esto ayuda a detectar posibles discrepancias y errores, y asegura la exactitud de los registros financieros.
• Gestión de impuestos: Estas herramientas también incluyen opciones para la gestión de impuestos, lo cual es esencial para los autónomos y pymes. Permiten registrar y categorizar los gastos deducibles, generar informes fiscales y mantener un seguimiento de las obligaciones tributarias.
• Facturación: Permite la gestión eficiente de la facturación.
• Integración: Un programa de contabilidad debe integrarse con otras herramientas empresariales para una visión más completa de tu negocio. Por ejemplo, Cegid DiezCON automatiza más procesos al conectarse con Cegid DiezNOM y Cegid DiezFac.

Cegid DiezCON: Una Solución Adaptada

Cegid DiezCON es un software de contabilidad intuitivo en el que puedes introducir asientos contables de forma ágil y parametrizable. Cegid DiezCON se adapta a tus circunstancias ya que tiene diferentes versiones, según seas autónomo o pyme. Sí, Cegid DiezCON está diseñado pensando en la facilidad de uso, incluso para personas que no son expertas en contabilidad. Una de las principales ventajas es que es un programa de contabilidad en línea, lo que significa que puedes acceder a todas sus funcionalidades desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Además, al ser uno de los programas de contabilidad online más intuitivos del mercado, ofrece una interfaz amigable y fácil de navegar. Esto es especialmente útil para las pymes y autónomos que no tienen un departamento contable dedicado. El programa también incluye tutoriales y soporte técnico para ayudarte a resolver cualquier duda que puedas tener, lo que es un gran alivio para aquellos que no tienen experiencia previa en contabilidad.

Beneficios de la Contabilidad en la Nube con Cegid DiezCON

Utilizar la nube en Cegid DiezCON ofrece múltiples ventajas que pueden mejorar significativamente la manera en que gestionas tu contabilidad. Una de las principales ventajas de los programas de contabilidad en la nube es la accesibilidad. Puedes acceder a tus datos contables desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengas una conexión a internet.

Otra ventaja es la seguridad. Los programas de contabilidad online suelen tener medidas de seguridad avanzadas para proteger tus datos. En el caso de Cegid DiezCON, tus datos están encriptados y se realizan copias de seguridad automáticas, lo cual minimiza el riesgo de pérdida de información. La colaboración también es más sencilla con un programa en la nube. Puedes permitir el acceso a tu contabilidad a otros miembros de tu equipo o a tu asesor contable de forma segura y controlada.

Errores Comunes y Cómo Evitarlos

A la hora de llevar la contabilidad en una pequeña empresa o si eres autónomo, es común cometer ciertos errores que pueden afectar negativamente a tu negocio. Uno de los errores más frecuentes es no utilizar programas de contabilidad online. Otro error habitual es no mantener los registros contables actualizados, lo que puede llevar a errores en la declaración de impuestos y problemas de flujo de caja. La falta de conocimiento sobre normativas fiscales también es un problema recurrente.

Finalmente, no aprovechar las ventajas de la tecnología puede ser un gran error. Los programas de contabilidad online no solo te permiten llevar un control más preciso, sino que también te ofrecen la posibilidad de acceder a tu información financiera desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Una vez que ya tienes instalado el programa de contabilidad, comienza a registrar todas las transacciones, facturas y recibos de manera detallada y precisa. De esta forma podrás detectar cualquier diferencia y descuadre y mantener tu contabilidad correcta y al día. Para tomar decisiones informadas y mejorar tu negocio día a día lo mejor es apoyarse en informes.

Si no tienes ni la menor idea de software no pasa nada, porque para eso están los asesores de Ayuda T Pymes que te ayudarán a elegir el que mejor se adapte a tu negocio. Además, te resolverán todas las dudas que tengas sobre el Plan General Contable.