Qué es un ERP y cómo Softland optimiza la gestión empresarial

En el entorno empresarial actual, la eficiencia y la productividad son clave para el éxito. Una herramienta fundamental para lograrlo es el Enterprise Resource Planning (ERP), un software modular que permite a las empresas gestionar sus procesos y actividades cotidianas.

¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP es un software modular que permite a las empresas gestionar sus procesos y actividades cotidianas como la contabilidad, las compras, los inventarios, las ventas, la gestión de proyectos, la producción, entre otras. Recopila los datos de todas las transacciones realizadas por los distintos sectores que conforman el negocio, evitando que se dupliquen, y permitiendo contar con una única fuente centralizada de información integral. Esto quiere decir que, no es necesario que cada uno de los departamentos que conforman una compañía tengan su propio sistema informático, ya que el ERP reúne a todos ellos en un solo programa.

Este tipo de software permite mejorar la eficiencia y productividad de una empresa, ya que los usuarios pueden acceder a la información del negocio de manera rápida y fácil. Además, proporciona una visión completa y actualizada de la empresa en tiempo real.

Principios básicos de un ERP

Los ERP suelen contar con las siguientes características y prestaciones:

• Automatización: Convertir tareas manuales en automáticas.
• Operaciones en tiempo real: Contar con información segura y confiable siempre actualizada.
• Personalización: Los buenos ERP se pueden personalizar y son flexibles para adaptarse a las necesidades de tu empresa.

Funcionalidades clave de un ERP

Un sistema ERP integra diversas funciones esenciales para la operatividad de una empresa. A continuación, se detallan algunas de las más importantes:

• Contabilidad: Permiten administrar y gestionar todas las operaciones relacionadas con el manejo de fondos.
• Generación de reportes: Generar informes gerenciales que, entre otras cosas, facilitan eventuales auditorías externas. Herramienta de registración y reporting muy potente. Cubre los requerimientos de la contabilidad formal y de gestión (multidimensional), facilita eventuales auditorías externas.
• Gestión de compras: Administrar y gestionar todas las instancias asociadas al circuito de compras.
• Gestión de ventas y cuentas a cobrar: El ERP gestiona todas las instancias asociadas al circuito comercial, por ejemplo, facturación y seguimiento de contratos. Administra y gestiona todas las instancias asociadas al circuito comercial. A su vez, genera información de gestión, impositiva y de control relacionada con los clientes. Administra y gestiona pedidos, cobranzas, entregas, y facturación en línea.
• Gestión de inventarios y producción: Permiten la administración y gestión de los productos que conforman el inventario de una compañía; de los procesos productivos, y de la planificación de requerimientos de producción y de compras.
• CRM: Posibilita la administración y gestión de presupuestos y prospectos.
• RRHH: Gestión de nóminas, liquidación de sueldos, ausencias, información de empleados, etc.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria cubre las necesidades operativas de la Tesorería en relación con la conciliación de las operaciones de las cuentas bancarias.

Beneficios de implementar un sistema ERP

Las soluciones de ERP son aliadas imprescindibles al momento de gestionar los negocios. Proporcionan una visión completa y actualizada de la empresa en tiempo real, lo que permite a los usuarios tener una comprensión más clara de las operaciones y tomar decisiones informadas. Además, permiten agilizar los procesos, optimizar los recursos y minimizar el tiempo. De esta forma, las empresas se tornan más eficientes y rentables dentro del mercado.

Ventajas competitivas

Otra de las ventajas competitivas que tienen algunas soluciones de ERP es la flexibilidad y simplicidad en la parametrización, lo cual permite monitorear los márgenes de rentabilidad en empresas de diferentes tamaños y diversos segmentos de mercado. Asimismo, proporciona un panorama general de la empresa en tiempo real, posibilitando a los usuarios tener una visión más clara y comprensiva de las operaciones, para la toma de decisiones.

Mejora de la calidad

Hay una mejora de la calidad, ya que los sistemas ERP permiten la automatización y el control de procesos clave, lo que puede mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa.

Integración con Business Intelligence (BI)

Algunos softwares ERP como el de Softland ofrecen la posibilidad de integración con soluciones de BI o Business Intelligence, permitiendo realizar informes personalizados. Esto ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de tomar decisiones estratégicas.

Modalidades de licenciamiento del ERP

Un ERP puede funcionar en distintas modalidades de licenciamiento, adaptándose a las necesidades de infraestructura de cada empresa:

1. Local / On Premise: Se requiere que la empresa cuente con infraestructura propia de servidores para poder implementar la solución. El licenciamiento es perpetuo.
2. Cloud: Es un servicio instalado en la nube que tiene un cobro por uso de acuerdo con los recursos que se consuman. En este caso la empresa no necesita contar con servidores propios. El licenciamiento es por suscripción (SaaS).
3. IaaS (Infraestructura como Servicio): Es un conjunto de servicios que le permiten a las empresas acceder de forma rápida y sencilla a recursos informáticos (CPU, RAM, Almacenamiento, Software y Enlaces) y a Servicios de Valor Agregado (BackUp, Disaster Recovery, Gestión de Plataformas, etc.) a través de una “Nube Segura”. Estos servicios están disponibles “bajo demanda” (on-demand), accedidos a través de redes públicas o privadas y facturados de forma mensual. De esta manera, no se necesita comprar anticipadamente todo el equipamiento.

¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?

Un sistema ERP es adecuado para todo tipo de empresas. Una de las principales características de un buen software ERP es su modularidad y escalabilidad, es decir, la posibilidad de implementar sólo aquellas funcionalidades que se necesitan. Por ello, gracias a los distintos módulos personalizables, cualquier empresa, sin importar los diferentes procesos que tenga o el sector al que pertenece, puede personalizar y adaptar su propio ERP.

Softland: Soluciones ERP adaptadas a tu empresa

En Softland ofrecemos sistemas de gestión ERP para acompañar a tu empresa en el día a día y cubrir todas sus necesidades de la manera más eficiente, independientemente de su tamaño y sector, adaptadas a la realidad de cada país. Nuestras soluciones de gestión responden a las necesidades de empresas con procesos de gestión complejos, y ofrecen mayor flexibilidad para adaptarse a las particularidades de cada negocio.

Soluciones ERP Softland por sector

En Softland brindamos soluciones de gestión para una gran variedad de sectores específicos, que le ayudarán de manera más individualizada a lograr sus objetivos. Comprendemos las principales necesidades y requerimientos de su industria, pues nuestra amplia experiencia en estos sectores nos ha dado la posibilidad de conocer a profundidad el corazón de su negocio.

Softland ERP es el software de gestión para la pequeña y mediana empresa que te permitirá centralizar todos los procesos de tu compañía, brindándote la información necesaria en el momento preciso.

Comercio Mayorista

Softland ERP es una solución ideal para satisfacer las necesidades de estas empresas, pues cubre de forma completa su ciclo de negocio, desde la gestión de las órdenes de compra, pasando por un robusto manejo de inventario que considera múltiples bodegas, lotes, series y un costeo tanto tributario como IFRS, hasta una facturación flexible que puede realizarse desde distintos canales o bajo varias condiciones, según las necesidades del cliente.

Comercio Minorista

Softland ERP ofrece una solución completa para las empresas que le venden al cliente final por medio de locales comerciales y que requieren un firme control de sus costos e inventario, una facturación y un cobro ágil y eficiente y que todo esté realmente integrado al resto de los sistemas de la empresa. El cliente puede controlar las reglas de negocio para todos sus locales de forma centralizada, pero los puntos de venta pueden trabajar de forma independiente cuando así lo deseen. Softland ERP brindará en todo momento información valiosa sobre ventas, volúmenes y márgenes de los distintos puntos de venta y líneas de negocio.

Manufactura

Softland ERP ofrece una solución integral a empresas que manufacturan productos, pues brinda módulos para el costeo de productos, el control de órdenes de producción, el registro de planes maestros de producción y la explosión de materiales. La información generada en los procesos de estos módulos genera de forma automática registros como los asientos contables y las transacciones de inventario, logrando una integración natural y permitiendo una gestión integral de la producción y su costeo.

Agrícola

Softland ERP entrega a estas empresas las herramientas necesarias para una completa gestión, generando los presupuestos por Centro de Costo o cuartel, y monitoreando los cumplimientos a través del control de los costos de la mano de obra, los insumos, la maquinaria y cualquier otro gasto, lo que le permitirá tomar las decisiones en forma oportuna. Registra y contabiliza automáticamente los movimientos de los inventarios así como los de la mano de obra a través del control de tratos y permite conocer en detalle las labores realizadas por cada trabajador. Lleva un exhaustivo control de las maquinarias con sus altas, bajas, traslados y valorizaciones.

Talleres

Softland ERP permite a estas empresas opciones importantes para su negocio, como la generación de presupuestos y cotizaciones que se transforman en Órdenes de Trabajo con el seguimiento de los avances y costos de proyectos. También es importante para esta industria la posibilidad de administrar los activos fijos de forma detallada, controlando las altas, las bajas y los traslados, junto a las contabilizaciones automáticas para mantener al día su valorización.

Empresas de servicios

Softland ERP permite a las empresas de servicios una gestión integral en procesos como la facturación y cobro de los servicios, la compra inventario de suministros, la gestión financiera contable, la gestión de presupuesto y el control de nómina. La flexibilidad en el manejo comercial y en la facturación por distintos medios, incluyendo la facturación electrónica, es muy útil para estas empresas. La posibilidad que ofrece Softland ERP de asociar ingresos y costos a las unidades estratégicas de negocio les permite a estas empresas conocer la rentabilidad según el tipo de servicio que se brinde y aumentarla por medio de una adecuada gestión.

Productos de consumo

Softland ERP tiene características especialmente útiles para empresas que producen y/o distribuyen productos alimenticios, médicos o farmacológicos, ya sea para consumo humano o animal. Estos productos requieren características de trazabilidad y seguimiento presentes en nuestra solución, como por ejemplo el manejo detallado de lotes, el registro y seguimiento de especificaciones, el control de fechas de vencimiento entre otros.

Outsourcing

Softland brinda esquemas comerciales que les facilitan su trabajo a las empresas que proveen servicios de tercerización de procesos, como contabilidad y cálculo de planillas. De esta manera, el prestador del servicio se asegura de que el sistema cubre los requerimientos legales y funcionales necesarios y que cuenta con el respaldo requerido para asegurar la continuidad del negocio de su cliente.

Proyectos / Ingeniería

Softland ERP integra de forma real la planificación y gestión administrativa con el control de costos por proyecto, lo que la convierte en una solución conveniente para estas empresas. Las transacciones de inventario, mano de obra, facturas de costos y gastos e incluso subcontratos, entre otras, se registran una sola vez y alimentan no solo la ejecución del proyecto que se puede comparar contra el presupuesto registrado, sino la operativa administrativa y los registros contables. De esta manera, con Softland ERP se obtiene una visión real y en línea del avance en costos de los distintos proyectos, así como de la gestión administrativa.

Educación

Softland brinda un completo apoyo a través de la incorporación de su software ERP en los distintos cursos de contabilidad y administración de empresas que se ofrecen a los alumnos en la malla curricular de las carreras. Así también, la solución ERP en la administración de la entidad, permite llevar la gestión financiera contable, así como el manejo de la nómina de profesores y administrativos.

Factores a tener en cuenta para el momento de la implementación

Implementar un sistema ERP implica un cambio en la cultura organizacional de toda la organización, ya que brinda nuevas metodologías de trabajo, facilitando la gestión de todas las operaciones. Es por ello, que el proveedor se convertirá en un nuevo socio estratégico a largo plazo que acompañará la evolución de la compañía y sus procesos.

Una empresa con un buen software de gestión, será capaz de automatizar sus procesos administrativos, tener un mayor control y utilizar la información de forma más eficiente.