Tratamiento Contable de las Instalaciones Técnicas: Guía Completa

En el ámbito de la contabilidad, el tratamiento de las instalaciones técnicas es un aspecto fundamental para reflejar adecuadamente la situación financiera de una empresa. Estas instalaciones, que incluyen desde complejos sistemas productivos hasta elementos de infraestructura, representan inversiones significativas que requieren una correcta clasificación y valoración.

Las instalaciones técnicas (212) recogen el importe del valor del conjunto de elementos y trabajos necesarios para hacer que ciertos bienes sean aptos para el uso al que se les destina. Estas se refieren a las unidades complejas de uso especializado en el proceso productivo, que comprenden edificaciones, maquinaria, material, piezas o elementos, incluidos los sistemas informáticos que, aun siendo separables por naturaleza, están ligados de forma definitiva para su funcionamiento y sometidos al mismo ritmo de amortización.

Definición y Características del Inmovilizado Material

La Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) en su Documento número 2, de la serie «Principios contables», establece que el inmovilizado material está constituido por elementos patrimoniales tangibles, muebles o inmuebles. Se trata de bienes que se utilizan en la actividad permanente y productiva de la empresa, tienen por lo general una vida útil predeterminada, que trasciende la duración de un ejercicio económico, condicionada por el desgaste y la evolución tecnológica y que no están destinados a la venta.

El denominador común de todos estos bienes es su carácter permanente. Estos elementos son permanentes porque siguen formando parte del patrimonio empresarial durante un plazo superior al ejercicio económico. La composición del inmovilizado material de una empresa está delimitada, en gran medida, por la actividad a la que ésta se dedique. Es conveniente diferenciar entre aquellos bienes que se emplean en la realización del proceso productivo y aquellos que son ajenos a la explotación. Un claro ejemplo de estos últimos son las salas dispuestas para la exposición de obras de arte de una entidad financiera.

Los productos que fabrica la empresa, o los servicios que presta, están destinados a la venta. En cambio, los elementos del inmovilizado material pueden ser vendidos, pero no es una operación habitual. Pese a ello, es interesante saber cuánto valen hoy en el mercado de segunda mano, es decir, cuáles son sus valores presentes de mercado. Así, en una empresa que fabrica y comercializa muebles de oficina, hay que distinguir el mobiliario destinado a la venta -que no forma parte de su inmovilizado material- y los muebles de sus oficinas y demás dependencias. Los segundos se pueden vender, pero en principio los mantiene para el ejercicio de su actividad empresarial, y están incluidos en su inmovilizado material.

Los elementos del inmovilizado material son bienes, por lo que figuran en el activo del balance. Es importante que en el balance se separe el inmovilizado que se utiliza en el ejercicio de su actividad productiva del inmovilizado ajeno a la explotación. En el libro Mayor se registran sintéticamente los elementos integrantes mediante cuentas diferentes. En el libro Diario se reflejan cronológicamente todas las operaciones mediante los oportunos asientos.

Ejemplo Práctico: Adquisición de Instalaciones Técnicas

Al inicio del ejercicio corriente, nuestra empresa quiere hacer una inversión en energías renovables, y para ello decide instalar unas placas fotovoltaicas por valor de 20.000 euros más IVA al tipo general. Los gastos de transporte e instalación ascienden a 500 euros más IVA al tipo general.

El registro contable de esta operación sería el siguiente:

En la compra de bienes de inversión (a efectos de IVA, aquellos cuyo valor de adquisición sea igual o superior a 3.005,06 euros según el artículo 108 LIVA), se deben cumplimentar la casilla 30 y 31 del Modelo 303 con la base y cuota de IVA respectivamente.

Valoración de las Instalaciones Técnicas

Según la Norma de Valoración 2ª del Plan General de Contabilidad Pyme, el precio de adquisición incluye, además del importe facturado por el vendedor, todos los gastos adicionales que se produzcan hasta su puesta en condiciones de funcionamiento. Serán considerados como mayor importe del inmovilizado todos los gastos hasta que el inmovilizado está en condiciones de funcionamiento. Es aconsejable ver el desarrollo de las Normas de Registro y Valoración del Inmovilizado material, que hace la Resolución de 1 de marzo de 2013 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se dictan normas de registro y valoración del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias.

Los gastos que se incluyen en el precio de adquisición son:

• Gastos directos e indirectos que se produzcan por la adquisición.
• Aranceles de importación.
• Impuestos indirectos no recuperables de la Hacienda pública.
• Costes de desmantelamiento, retiro y restauración.
• Costes directos e indirectos hasta su puesta en condiciones de funcionamiento, incluida la ubicación para que pueda operar en las condiciones previstas.
• Intereses si el inmovilizado tiene un periodo de puesta en funcionamiento superior a un año.

Se deben descontar los descuentos y rebajas de toda clase.

Si el bien se adquiere a terceros, se valorará por su valor de adquisición. Se entiende por valor de adquisición a la cuantía resultante de sumar al importe que figure en factura los gastos adicionales, hasta que dicho activo se encuentre en condiciones de funcionamiento o de puesta en marcha. A título orientativo, entre los gastos adicionales, se pueden citar: explanación y derribo, transporte, aduanas, seguros, instalación, montaje, impuestos que graven la adquisición, IVA no deducible y otros similares. Esta forma de valorar explica que dos elementos idénticos comprados al mismo proveedor y el mismo día, figuren en el balance de dos empresas por distinta cuantía.

Si el bien es de construcción propia se valorará por su coste de producción hasta que se halle en condiciones de funcionamiento. El inmovilizado material de construcción propia, según el Documento número 2 de la AECA, es el inmovilizado totalmente construido, fabricado, desarrollado o montado por la propia empresa; pero, también los gastos anexos a una adquisición de inmovilizado en aquellos trabajos llevados a cabo por contratistas o proveedores externos en los que la empresa haya colaborado con sus equipos internos. Para determinar el coste de producción de un inmovilizado, la empresa empleará los mismos criterios que suele usar para determinar los costes en su proceso productivo. El criterio aplicado para el cálculo de estos costes ha de ser admitido con carácter generalizado. El coste de producción nunca podrá ser mayor que el valor de mercado, que será lo que le costaría adquirirlo a terceros.

Capitalización de Gastos Financieros

De acuerdo con la consulta nº 9 de BOICAC nº 75 de Septiembre de 2008 el régimen transitorio previsto en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad -disposición transitoria segunda, apartado 1 e)- permite la no aplicación retroactiva del criterio de capitalización de gastos financieros incluido en las normas de registro y valoración 2ª y 10ª, relativas al inmovilizado y existencias, respectivamente.

Tal y como se expresa en la Norma de registro y valoración 2ª, en los inmovilizados que necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de uso, se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción los gastos financieros que se hayan devengado antes de la puesta en condiciones de funcionamiento del inmovilizado material y que hayan sido girados por el proveedor o correspondan a préstamos u otro tipo de financiación ajena, específica o genérica, directamente atribuible a la adquisición, fabricación o construcción. La no aplicación retroactiva de estos criterios implica que:

• No se corregirán los valores en el balance de apertura en relación con los gastos financieros devengados con anterioridad a la fecha de transición a los nuevos criterios.
• Se deberán capitalizar los gastos financieros devengados a partir de la fecha de transición cuando el inmovilizado o la existencia necesiten un periodo de tiempo superior a un año, contado desde la fecha de transición, para estar en condiciones de uso o de ser vendida, respectivamente.
• No se podrán capitalizar gastos financieros en inmovilizados o existencias que, desde la fecha de transición, necesiten un periodo de tiempo inferior a un año para estar en condiciones de uso o de ser vendidas, respectivamente (salvo que la empresa viniese capitalizando los gastos financieros en el marco del Plan General de Contabilidad de 1990 y el periodo de producción de los inmovilizados o las existencias supere el año desde su origen).

Si la empresa ha financiado la adquisición o construcción del inmovilizado con deudas de carácter específico o la financiación haya sido girada por el proveedor, podrá optar por incorporar como mayor valor de adquisición o coste de producción de dicho inmovilizado, los intereses producidos hasta que se halle en condiciones de funcionamiento. El valor de adquisición resultante no podrá exceder, en ningún caso, al valor de mercado. No se admitirán las opciones indicadas, si se retrasa el plazo planificado originalmente para que el inmovilizado esté en condiciones de funcionamiento por demoras, ineficiencias, huelgas o circunstancias análogas. Por ejemplo, en un edificio en el que para su construcción los intereses de la deuda producidos, en este período de interrupción, no se podrán incorporar al coste de producción.

Instalaciones Técnicas en Montaje (232)

Las «Instalaciones técnicas en montaje» se refieren, desde el punto de vista del Plan General Contable, a aquellos elementos y sistemas técnicos que están en proceso de instalación y aún no han sido completamente puestos en funcionamiento. Estas instalaciones representan inversiones en curso y se registran como activos en el balance de una entidad, reflejando el valor acumulado de los costos relacionados con la adquisición, montaje y puesta a punto de dichas instalaciones hasta la finalización del proceso de montaje. Este tipo de instalaciones presentan características distintivas que reflejan su naturaleza en el contexto contable.

Funciones y Cálculo

Las instalaciones técnicas en montaje cumplen diversas funciones que reflejan su papel en el contexto contable y financiero:

• Reflejo de inversión en curso: Sirven como indicadores tangibles de inversiones en curso, ya que representan el valor acumulado de los costos asociados con la adquisición y montaje, proporcionando una visión clara de los recursos financieros comprometidos.
• Registro como activos: A pesar de no estar plenamente operativas, se registran como activos en el balance de la entidad. Esta función permite mostrar en los estados financieros la inversión realizada hasta el momento, contribuyendo a una presentación más precisa de la situación financiera de la entidad.
• Seguimiento detallado de costos: Requieren un seguimiento detallado de los costos incurridos durante el proceso de montaje.

El cálculo de las «Instalaciones técnicas en montaje» implica la acumulación de los costes asociados con la adquisición, montaje y puesta a punto de estas instalaciones.

Ejemplo de Cálculo:

Supongamos que una empresa está montando una instalación técnica y ha incurrido en los siguientes costos:

• Coste de adquisición de la instalación: 50.000 €
• Costes de transporte: 5.000 €
• Costes de mano de obra para el montaje: 10.000 €
• Otros costes directamente atribuibles al montaje: 2.000 €

El valor acumulado de los costos para las «Instalaciones técnicas en montaje» sería la suma de estos costes:

Valor acumulado = Coste de adquisición + Costes de Transportes + Costes de mano de obra + Otros Costes

Valor acumulado = 50.000€ + 5.000€ + 10.000€ + 2.000€

Valor acumulado = 67.000€

Errores Comunes en la Contabilización

La contabilización de las «Instalaciones técnicas en montaje» puede presentar desafíos particulares, y es crucial evitar ciertos errores comunes para garantizar la precisión de los estados financieros:

• Omisión de costos relevantes: Uno de los errores más comunes es la omisión de costos significativos asociados con la adquisición, transporte y montaje de las instalaciones.
• Falta de seguimiento detallado: No llevar un seguimiento detallado de los costos incurridos durante el proceso de montaje puede resultar en imprecisiones contables.
• Retraso en la transferencia a activos fijos: No transferir el valor acumulado de las «Instalaciones técnicas en montaje» a la categoría de activos fijos una vez que estén completamente operativas puede ser un error.
• No considerar la depreciación: No tener en cuenta la depreciación de las instalaciones una vez que han sido transferidas a activos fijos es un error común.
• Falta de actualización periódica: No actualizar regularmente la información sobre las instalaciones técnicas en montaje puede conducir a una representación obsoleta en los estados financieros.

Las "Instalaciones técnicas en montaje" son elementos y sistemas técnicos que se encuentran en proceso de instalación y aún no han sido completamente puestos en funcionamiento. Se registran como activos en el balance de la entidad y su movimiento es el siguiente:

• Se cargarán por la recepción de obras y trabajos que corresponden a las inmovilizaciones en curso.
• Se cargarán por las obras y trabajos que la empresa lleve a cabo para sí misma, con abono a la cuenta 733.

Se recurrirá a estas cuentas siempre y cuando el activo no corriente no esté en condiciones de funcionamiento, y por tanto no deba amortizarse.

Amortización de Gastos de Instalación

La amortización de los gastos de instalación es un proceso clave en la contabilidad, ya que permite distribuir su costo a lo largo de su vida útil. Consiste en dividir el costo inicial de estos gastos en pequeñas porciones que serán reconocidas como gastos en los resultados de cada periodo contable. La vida útil de los gastos de instalación varía según el tipo de instalación y el uso que se le dé. Es importante que la vida útil estimada sea razonable y esté respaldada por criterios técnicos y normativos.

Los métodos de amortización más comunes incluyen:

• Método de línea recta: Es el más utilizado debido a su simplicidad y claridad.
• Método de unidades de producción: Calcula la amortización según el uso o rendimiento de la instalación.
• Método de reducción de saldos: Aplica un porcentaje fijo sobre el valor neto del gasto de instalación cada año.

Diferencias con Otros Tipos de Gastos

Los gastos de instalación suelen confundirse con otros tipos de gastos dentro de la contabilidad, como los gastos operativos o los gastos de mantenimiento. La principal diferencia entre los gastos de instalación y los gastos operativos radica en su finalidad y en cómo se reflejan en los estados financieros. Los gastos de instalación se realizan para preparar un activo para su uso inicial, mientras que los gastos de mejora se destinan a mejorar o prolongar la vida útil de un activo ya existente.

Si no se alteran ni la vida útil, ni la capacidad productiva ni el rendimiento tras la realización de reparaciones, obras para conservación y acciones similares, se contabilizan como gastos corrientes del ejercicio y no como incrementos de inmovilizado. Una reparación es el proceso por el cual se vuelve a poner en condiciones de funcionamiento un activo inmovilizado. La conservación tiene por objeto mantener el activo en buenas condiciones de funcionamiento, manteniendo su capacidad productiva.

Impacto y Normativas

Los gastos de instalación desempeñan un papel crucial en el desarrollo y funcionamiento de una empresa. Pueden deducirse en impuestos, pero no de manera inmediata. Al considerarse un activo, se debe realizar su amortización durante su vida útil. Cuando se venden los activos relacionados con los gastos de instalación, la empresa debe ajustar su contabilidad eliminando el valor residual no amortizado del activo. Las normativas contables que regulan los gastos de instalación varían según el país, pero generalmente están alineadas con estándares internacionales como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Si los gastos de instalación no se registran correctamente, los estados financieros pueden reflejar información errónea. En algunos casos, los gastos de instalación pueden revaluarse si hay mejoras significativas que aumenten su valor o prolonguen su vida útil. Sí, los gastos de instalación pueden formar parte de proyectos a largo plazo, especialmente si estos proyectos involucran la construcción o adecuación de activos que generen beneficios económicos futuros. Los gastos de instalación afectan el flujo de caja en el momento en que se realizan, ya que implican una salida importante de efectivo. Si los gastos de instalación superan el presupuesto, la empresa debe ajustar su planificación financiera. En algunos casos, los gastos de instalación pueden incluirse en contratos de arrendamiento financiero, especialmente si están relacionados con la adecuación de bienes arrendados.