Transformación Digital en PYMES: Impulso, Herramientas y Ayudas en España

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen un gran peso en la economía española. El 99% de las empresas de nuestro país cuentan con menos de 50 trabajadores, y suponen el 50% del empleo. La transformación digital de cualquier organización se puede definir como la integración de las nuevas tecnologías en todas sus áreas de negocio para mejorar su funcionamiento y, por tanto, ganar en eficiencia. Su objetivo fundamental es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y productividad, y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes. Aunque muchas de estas pymes ya han comenzado su transformación hacia la digitalización, es cierto que todavía queda camino por andar.

Según el Informe de digitalización de la economía y sociedad digitales DESI, las pymes españolas aún tienen que explotar todo el potencial del comercio electrónico, los servicios en la nube o el análisis del dato, situándonos en el número 7 del ranking europeo de digitalización. El 98,99% del total de las empresas en España son pymes y, a pesar de presentar una evolución positiva en los principales indicadores internacionales de digitalización, la transformación digital pyme no ha avanzado a la velocidad deseada. El mundo empresarial, ayudado de la tecnología, está cambiando a pasos agigantados hacia la automatización de procesos y la interconectividad, de manera que unirse a la revolución digital y abordar los procesos de transformación digital, es algo fundamental para la subsistencia de las empresas, independientemente del tamaño de las mismas.

¿En qué consiste la transformación digital de las pymes?

La transformación digital en las pymes no se limita a instalar una serie de programas o usar herramientas tecnológicas. Es un cambio de cultura empresarial, de procesos y de conocimientos con el fin de ganar eficiencia, aportar valor a los clientes, disminuir riesgos y descubrir nuevas oportunidades de negocio. La transformación digital supone no solo una optimización de los procesos, al incorporar tecnologías que impulsan la eficiencia o la toma de decisiones informada, sino que también puede traer nuevas oportunidades y modelos de negocio, muchos de ellos relacionados con el mundo de los datos.

Podría decirse que existen muchas modalidades de digitalización pyme, desde la básica que aborda el tener una buena conexión a internet, hasta las más innovadoras y disruptivas que hacen uso de la inteligencia artificial o el internet de las cosas, pasando por las que migran la infraestructura a la nube para ganar en disponibilidad y en eficiencia operativa. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, la transformación digital para pymes se presenta como una oportunidad única para poder competir en igualdad de condiciones frente a los recursos con los que cuentan las grandes organizaciones. Al adoptar soluciones digitales, las pymes no solo optimizan sus procesos y operatividad, sino que también pueden adaptarse más rápidamente a las nuevas demandas y construir nuevos modelos de relación con clientes, proveedores y partners.

Importancia de la transformación digital para las pymes

La digitalización de las pymes tiene enormes beneficios, como aumentar la ventaja competitiva de la empresa y reducir sus costes operativos. Los consumidores han modificado su forma de adquirir productos y servicios hasta el punto que ninguna empresa quiere quedarse fuera del mercado en este proceso de transformación. Ante esta situación, muchas pymes que prescindían de procesos y recursos de digitalización han comenzado con su propia transformación digital, y aquellas que ya aplicaban la digitalización, siguen conviviendo con ella y potenciando su desarrollo.

Un plan de digitalización de pymes es de vital importancia debido a que mejora la experiencia de los clientes, además de ahondar en la reputación online, donde una buena recomendación o valoración positiva puede ayudar enormemente a posicionar el negocio y a atraer más clientes. También aumenta la productividad de los empleados y ayuda a prestar una mejor atención al cliente con las herramientas digitales adecuadas. Aunque al principio, incorporar recursos y herramientas pueda suponer una enorme inversión, con el paso del tiempo, los costes operativos de los procesos se reducen considerablemente, repercutiendo positivamente en los costes operacionales.

Ventajas de la transformación digital de las pymes

• Ventaja 1: Mejora en la experiencia del cliente. Las pymes pueden utilizar herramientas digitales para interactuar de manera efectiva con sus clientes, ofreciendo una experiencia más fluida y personalizada. Esto incluye desde la implementación de sistema de atención al cliente basados en inteligencia artificial, hasta la utilización de plataformas online para facilitar el proceso de compra.
• Ventaja 2: Agilidad operativa. En un entorno empresarial tan cambiante, la capacidad de adaptarse rápidamente a nuevas tendencias y demandas del mercado resulta crucial. Las pymes que han digitalizado sus operaciones pueden responder más rápidamente a estos cambios, lo que les permite ser más competitivas.
• Ventaja 3: Nuevos modelos de negocio. La digitalización abre las puertas a nuevas oportunidades de mercado y a la creación de nuevos productos y servicios que de otra forma no serían posibles. El uso de datos recogidos a través de herramientas digitales ayuda a entender mejor las necesidades y preferencias de los clientes. Se optimizan los procesos, haciéndolos más eficientes, y reduciendo los costes.
• Ventaja 4: Apertura internacional. Internet tiene la capacidad de eliminar fronteras y por tanto, para una pyme, el uso de herramientas digitales para fomentar su presencia online, supone una gran oportunidad de abrir el negocio a nuevos mercados internacionales. La ubicación física ya no es un impedimento para establecer relaciones, colaboraciones o reuniones con clientes y partners.

Inconvenientes en la digitalización de las pymes

Aunque la mayoría de las pymes reconocen que la digitalización y los procesos de transformación digital son necesarios para adaptarse a los nuevos cambios y poder seguir siendo competitivas, existen diversas razones que las frenan a la hora de llevarlo a la práctica. A la hora de abordar un proceso de transformación digital por parte de las pymes, el impulso a la digitalización de las pymes está muy condicionado por la disponibilidad de financiación, así como por la falta de capacitación para la adquisición de herramientas digitales que hagan frente a los nuevos retos tecnológicos. A su favor hay que decir que la estructura organizativa es más flexible, lo cual les permite ser más ágiles para implementar cambios significativos y facilitar una transformación digital más personalizada que puede llevarse a cabo en mucho menos tiempo. Las principales barreras que impiden a una pyme subirse al tren de la nueva era digital son las siguientes:

• Inconveniente 1: Financiación y recursos limitados. Muchas pymes operan con presupuestos restringidos. La falta de inversión puede retrasar o limitar la adopción de herramientas avanzadas. Son reacias a la inversión inicial y desconocen que la transformación digital supone una inversión que se rentabiliza en poco tiempo.
• Inconveniente 2: Falta de conocimientos tecnológicos. Los escasos conocimientos técnicos es otro obstáculo habitual, de manera que muchas pymes no cuentan con personal especializado, o bien, optan por no formar a su personal en nuevas competencias. Otro error habitual es no dejarse asesorar por socios o partners especializados.
• Inconveniente 3: Seguridad de los datos. La preocupación por la seguridad y privacidad de los datos de los clientes es otro factor importante. Con el aumento de las amenazas que acechan la red, proteger la información sensible se ha convertido en una prioridad para cualquier organización.
• Inconveniente 4: Cumplimiento normativo. Las pymes suelen enfrentarse a retos específicos debido a sus recursos limitados y a la complejidad de la legislación vigente. Afrontar la transformación digital de la empresa también implica cumplimiento normativo, también conocido como compliance. No solo es una obligación legal, sino también una estrategia que puede ofrecer ventajas competitivas y evitar sanciones graves.

Estrategias y Tecnologías que impulsan el cambio

La transformación digital ofrece a las pymes una oportunidad única de mejorar su competitividad. El primer paso para abordar la digitalización de pymes consiste en definir una estrategia clara que esté alineada con los objetivos generales de la empresa, y que a su vez, abarque a todas las áreas operativas. Entre las tecnologías clave que impulsan este cambio se encuentran:

• Análisis de datos. Mediante el uso de herramientas de análisis predictivo y big data, comprender mejor las tendencias del mercado y el comportamiento del consumidor, acertando en la toma de decisiones basada en datos concretos.
• Automatización inteligente. Integrar sistemas de automatización que aprenden y se adaptan con el tiempo, como los chatbots que mejoran su capacidad de respuesta mediante la inteligencia artificial.
• Comercio electrónico. Personalización con el desarrollo de plataformas de comercio electrónico que utilizan recomendaciones basadas en IA para mejorar la experiencia de compra y ofrecer ofertas personalizadas a cada cliente.
• Cloud computing. Adopción de servicios en la nube escalables y flexibles que puedan crecer junto con la empresa, reduciendo los costes de infraestructura de TI y permitiendo el acceso remoto a los recursos de la empresa.
• Ciberseguridad y privacidad. Adquirir herramientas que protejan la infraestructura empresarial y garanticen la seguridad de los datos y su privacidad, cumpliendo en todo momento con la regulación y el cumplimiento normativo de la legislación vigente. Y es que las pymes también están en el punto de mira de los ciberdelincuentes, y en los últimos tiempos han sido objeto de ataques de ransomware que han paralizado su operativa durante horas y días.

Principales herramientas para la transformación digital de las pymes

La digitalización de empresas pymes depende en gran medida de la adquisición de herramientas apropiadas para poder afrontar la transformación digital. En este sentido, una de las consignas pasa por identificar aquellas tecnologías que serán clave en dicho proceso de transformación, así como seleccionar a los principales socios tecnológicos que acompañarán en el recorrido. El mercado actual cuenta con una oferta muy amplia y con capacidad para dar respuesta personalizada a cada necesidad. A continuación, ofrecemos algunas de las principales herramientas puestas a disposición de las pymes:

• Herramientas básicas de ofimática. Los programas de software así como las herramientas ofimáticas incluyen programas como procesadores de texto, manejo de hojas de cálculo, o programas para realizar presentaciones. Las suites ofimáticas como Microsoft 365 también suelen incluir un gestor de correo como Outlook y Access para manejar bases de datos y Excel para llevar la contabilidad. Ofrecen la posibilidad de trabajar de forma colaborativa entre empleados de forma online, así como el apoyarse en la inteligencia artificial para obtener sugerencias avanzadas.
• Software de gestión ERP, CRM y de RRHH. El uso e integración de soluciones ERP y CRM en las pymes tiene como denominador común el hecho de optimizar la gestión del negocio. El primero de ellos permite automatizar los procesos internos de las distintas áreas que componen la empresa, mientras que un CRM se centra más en la gestión de los clientes y en todo lo asociado a las ventas. Ambos aplicativos buscan la máxima eficiencia de los recursos optimizando la gestión empresarial. Otra área destacada es la gestión eficaz del personal en la empresa a través de un programa gestor de RRHH. Consigue mejorar la productividad, ganar en eficiencia y desarrollar y trabajar el talento.
• Soluciones de comunicación. Las herramientas de comunicación empresarial permiten alinear a los trabajadores a través de plataformas colaborativas y de mensajería que los mantiene en contacto. Facilitan el intercambio de opinión y la toma de decisiones. En este apartado también entran las soluciones de videoconferencia o comunicaciones unificadas (UCS) de nivel empresarial, esas con las que los empleados pueden comunicarse entre ellos o con clientes de forma segura y con cifrado de extremo a extremo.
• Herramientas de conectividad. Las herramientas de conectividad se han vuelto claves para poder proteger la información manejada por parte de cualquier negocio. Existen en el mercado soluciones con control de acceso por VPN que evitan el acceso de cualquier dispositivo ajeno a la empresa gracias a la creación de conexiones privadas. Además, garantía la conexión segura a la red desde dispositivos móviles autorizados.
• Herramientas de IA. El uso de herramientas de IA por parte de las pymes permite reducir costos y optimizar procesos.
• Puesto de trabajo digital. Soluciones que integran las herramientas y plataformas necesarias para el teletrabajo y la colaboración remota.
• Soluciones en la nube. Ofrecen flexibilidad, escalabilidad y reducción de costes de infraestructura.

Programa de ayudas a la digitalización de las pymes: Kit Digital y Acelera Pyme

Ante la realidad de que en España la inmensa mayoría de empresas (el 98,99%) son pymes, y que esta situación dificulta la transición hacia una verdadera economía digital, el Gobierno de España aprobó una partida de 11.000 millones de euros para impulsar la digitalización del país como parte del proyecto Agenda España Digital 2025, con especial foco en las pymes y los autónomos. Este plan de digitalización de pymes 2021 - 2025 está alineado con el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y la agenda España Digital 2025.

El Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 ha contado con una inversión total de 4.656 millones de euros y con 14 medidas en los siguientes ejes de actuación: digitalización básica para las pymes; apoyo a la gestión del cambio; innovación disruptiva y emprendimiento digital; y por último, apoyo a la digitalización sectorial. El plan también contempla actuaciones complementarias de coordinación, reforma y mejora de la eficiencia, así como la creación de instrumentos de gobernanza.

Kit Digital: Un Impulso Económico para la Digitalización

De manera adicional, el programa Kit Digital desarrollado por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial ha contado con una inversión adicional de 3.000 millones de euros, subvencionando, con cargo a los fondos europeos de recuperación, los costes de adopción de paquetes de soluciones digitales básicas en las pymes españolas. La transformación digital de las pymes, junto con la innovación, cuenta con el Kit Digital pymes, con un gran impulso que permitirá abordar con garantía de éxito la transición hacia la digitalización empresarial.

¿Quién puede solicitar el Bono Digital?

El programa Kit Digital, del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, está dirigido a autónomos y pymes. El Kit Digital para pymes como el Kit digital para autónomos se ha enfocado dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, la agenda España Digital 2025 y el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025. Los criterios para poder solicitar el bono digital incluyen:

• No estar considerada como empresa en crisis.
• Contar con una antigüedad mínima.
• Estar en situación de alta.

¿Cómo funciona el Bono Digital?

Consiste en un bono digital, que los usuarios pueden canjear para elegir entre distintos servicios ofrecidos por una serie de agentes digitalizadores. La cuantía económica del denominado Bono digital se sitúa entre los 3.000 y 29.000 € dependiendo del tamaño de la empresa, y está dirigida expresamente a que autónomos y pymes puedan seleccionar soluciones digitales para digitalizar su actividad en relación con 17 categorías que incluyen desde Comercio electrónico, a Sitio web y presencia en Internet, Gestión de redes sociales, Gestión de Clientes, Servicios y herramientas de oficina virtual, o Gestión de procesos, entre otros.

Aquellos que quieran acceder al bono digital, deben registrarse previamente en Acelera pyme y completa el test de diagnóstico digital. Una vez realizado este paso, y elegidas las soluciones digitales que quieren implementar, se debe realizar la solicitud a través de la sede electrónica de Red.es. El catálogo de acelerapyme recopilará las soluciones digitales a las que es posible acceder, así como los denominados agentes digitalizadores que las implementan. Una vez la empresa tenga el Bono Digital, será el momento de contactar con el Agente Digitalizador elegido para establecer con él las bases del Acuerdo de prestación de servicios, implantar la solución ofertada e iniciar su evolución digital.

Plataforma Acelera Pyme y Red de Oficinas

El programa Acelera pyme está dirigido a pymes de cualquier tamaño, sector y nivel de digitalización. Se trata de un punto de encuentro digital para las pymes y los agentes involucrados en su digitalización. Incluye recursos generales, así como otros concretos por sectores de actividad. En esta plataforma se pueden encontrar diversos contenidos (casos de éxito, noticias, entrevistas, recursos audiovisuales, informes, etc.) para ampliar conocimientos, así como herramientas de autoevaluación para conocer el nivel de madurez digital de una empresa y localizar áreas de mejora.

A partir de la firma de un convenio con la Cámara de España y otros agentes, se ha puesto en marcha una red de oficinas físicas por todo el país. Como se ha mencionado anteriormente, uno de los recursos disponibles en la plataforma Acelera pyme son las herramientas de autoevaluación. Se trata de una serie de test y cuestionarios para conocer el grado de digitalización alcanzado.

Sello PYME Digital

Se trata de un esquema de certificación que acredita la madurez digital de una pyme. Su objetivo es poner en valor la excelencia empresarial y las inversiones realizadas por una pyme para su transformación digital. El sello funciona como un sistema de etiquetado y certificación por niveles, que acreditan la madurez actual de cada empresa en su proceso de digitalización. Será responsabilidad de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, junto con la Asociación Española de Normalización, llevar a cabo un estudio de viabilidad de la pyme para la conexión del Sello PYME Digital. En definitiva, el Sello PYME Digital es una acreditación más para acreditar el grado de desarrollo tecnológico de las pymes, lo cual debería servir para acelerar el proceso, promover su competitividad y eficiencia empresarial.