Los desafíos más complejos al estimar en un plan de negocios

Una buena planificación financiera es vital para el desarrollo y el crecimiento de un negocio. Sin una planificación estás perdido. Si no existe o no está bien hecha, no lograrás llegar muy lejos. Un Business Plan bien elaborado permite a los emprendedores tomar decisiones informadas y anticiparse a posibles dificultades. Sin embargo, cometer errores al elaborarlo puede comprometer el éxito del proyecto. A continuación, analizamos cinco errores comunes y cómo podemos evitarlos.

1. Proyecciones financieras poco realistas

Un Business Plan debe contar con proyecciones financieras basadas en datos reales y fundamentadas en un análisis detallado. Sin embargo, es común que los emprendedores cometan el error de inflar los ingresos esperados o subestimar los costos, lo que puede derivar en problemas de flujo de caja y dificultar la rentabilidad del negocio.

Consecuencias de proyecciones poco realistas:

• Las expectativas financieras poco realistas afectan la planificación y la toma de decisiones.
• Si se sobrestiman los ingresos, es probable que se realicen gastos excesivos bajo la falsa seguridad de que los recursos serán suficientes.
• Si se subestiman los costos, la empresa puede encontrarse con una falta de liquidez que limite su operatividad.
• Cuando las cifras proyectadas no reflejan la realidad, el negocio puede enfrentar serias dificultades económicas que lo obliguen a reducir operaciones o incluso a cerrar.
• La falta de precisión en las estimaciones puede erosionar la confianza de los inversores, afectando la capacidad de obtener financiamiento futuro.

Cómo corregir y evitar este error:

Si te has dado cuenta que has cometido este error en tu cuenta de resultados, puedes solucionarlo reevaluando las proyecciones financieras usando datos reales y escenarios más conservadores. Además, puedes consultar con expertos en finanzas que evalúen tu situación particular, así como también optimizar el uso de recursos para ajustar el presupuesto de manera efectiva.

Para evitar este error, puedes:

• Investiga el mercado: Realiza un análisis detallado del mercado, competidores y tendencias para tener proyecciones realistas.
• Proyecciones conservadoras: Establece metas alcanzables y utiliza diferentes escenarios (pesimista, optimista y realista).
• Incluye todos los costos: No olvides los costos fijos y variables, y considera los gastos a largo plazo.
• Revisa el flujo de caja: Haz simulaciones para identificar posibles problemas de liquidez y mantén un fondo de contingencia.
• Busca asesoría profesional: Consulta con expertos para validar tus proyecciones.
• Ajusta regularmente: Revisa y ajusta las proyecciones conforme evolucionan el negocio y el entorno.
• Sé transparente con los inversores: Informa de forma honesta sobre los riesgos y las proyecciones.
• Considera la estacionalidad: Ten en cuenta las fluctuaciones estacionales al proyectar ingresos y gastos.

2. Falta de investigación de mercado

La falta de investigación de mercado es uno de los errores más frecuentes y perjudiciales al elaborar un Business Plan. Este análisis es fundamental, ya que proporciona información clave sobre los clientes, la competencia, así como también sobre las tendencias del sector.

Dificultades sin una investigación de mercado sólida:

• Es imposible validar si existe demanda para el producto o servicio que queremos ofrecer, lo que puede llevar a establecer precios inadecuados, no llegar a nuestro cliente potencial o adoptar estrategias de distribución poco efectivas, afectando directamente las ventas y la rentabilidad.
• Operar sin este conocimiento equivale a tomar decisiones a ciegas sin tener muy claro hacia dónde avanzar, incrementando el riesgo de lanzar productos sin demanda o de subestimar a la competencia.
• Los inversores pueden percibir el proyecto como arriesgado e inviable, dificultando la obtención de financiamiento.
• La falta de un análisis de mercado sólido puede llevar al fracaso del negocio por no atraer suficientes clientes o por no diferenciarse dentro de la industria.

Cómo corregir y evitar este error:

Si ya tienes tu Business Plan sin una investigación de mercado previa, no te preocupes, aún es posible corregir el rumbo. Para alinear la oferta con las necesidades del mercado, se pueden realizar encuestas, entrevistas con clientes (ya sea en grupo o uno a uno) y un análisis detallado de la competencia. Estas acciones permiten recopilar información valiosa sobre las preferencias del público y ajustar la estrategia en función de los datos reales del mercado. Aunque no se haya hecho este estudio desde el inicio, nunca es tarde para conocer mejor a los clientes y optimizar las decisiones comerciales en base a sus expectativas y comportamientos reales.

Si todavía no tienes tu Business Plan, tienes la ventaja de poder realizar un estudio de mercado detallado antes de desarrollar el producto o servicio. Esto incluye segmentar el público objetivo, analizar la competencia y estudiar las tendencias de consumo de tu target para tomar decisiones más informadas.

3. Objetivos poco claros o inalcanzables

Establecer objetivos claros y alcanzables es fundamental para el éxito de cualquier negocio. No obstante, algunos emprendedores tienden a fijar metas vagas o excesivamente ambiciosas sin contar con un plan detallado para alcanzarlas.

Impacto de objetivos mal definidos:

• Los objetivos mal definidos dificultan la medición del progreso y pueden generar confusión entre los miembros del equipo.
• Si las metas son demasiado inalcanzables, pueden desmotivar tanto a los empleados como a los inversores.
• La falta de claridad en los objetivos puede dar lugar a una gestión desorganizada, al desperdicio de recursos y a la frustración dentro del equipo de trabajo.

Cómo corregir y evitar este error:

Si ya cometiste este error, prueba con reformular tus objetivos utilizando el método SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo definido) para poder evaluar y facilitar su cumplimiento.

Para evitar este error en el Business Plan:

• Define objetivos claros y específicos usando el modelo SMART.
• Crea un plan detallado con pasos concretos, responsabilidades y plazos.
• Establece metas alcanzables basadas en recursos y capacidades del equipo.
• Revisa y ajusta regularmente las metas según el progreso.
• Comunica los objetivos claramente a todo el equipo.
• Involucra al equipo en la definición de metas para aumentar el compromiso.
• Prioriza objetivos importantes para evitar dispersar esfuerzos.

4. Ausencia de un plan de marketing bien definido

Tener un producto o servicio excelente es fundamental, pero no basta si no se cuenta con una estrategia clara para promocionarlo y atraer clientes. Sin un plan de marketing, el público objetivo no conocerá el negocio, lo que impactará negativamente en las ventas. Además, la competencia podría aprovechar la falta de visibilidad para posicionarse mejor en el mercado. Si el negocio no invierte en marketing, las ventas pueden no ser suficientes para mantener las operaciones y alcanzar el crecimiento deseado.

Cómo corregir y evitar este error:

No pasa nada si te has dado cuenta que has cometido este error porque lo puedes solucionar haciendo lo siguiente:

• Desarrollar una estrategia de marketing clara: Definir un plan que incluya los canales adecuados para llegar al público objetivo (redes sociales, publicidad, SEO, etc.).
• Invertir en visibilidad: Aumentar la presencia de la marca a través de campañas de marketing y promoción.
• Monitorear la competencia: Estar atento a las acciones de los competidores y adaptarse para mejorar la posición en el mercado.
• Evaluar el retorno de inversión: Medir la efectividad de las acciones de marketing y ajustar según los resultados obtenidos.

A continuación, te dejo algunas acciones que puedes hacer para evitar cometer uno de los errores del Business Plan:

• Crear un plan de marketing desde el inicio: Definir claramente los objetivos, estrategias y canales adecuados para llegar a su público objetivo.
• Asignar un presupuesto de marketing: Invertir de manera constante en promoción y visibilidad para mantener la marca en el radar de los clientes potenciales.
• Monitorear el mercado y la competencia: Estar siempre al tanto de las tendencias y la actividad de la competencia para ajustar las estrategias en tiempo real.
• Medir los resultados: Establecer métricas para evaluar la efectividad de las campañas de marketing y hacer ajustes si es necesario.

5. No considerar riesgos y planes de contingencia

Todo emprendimiento enfrenta riesgos, y no anticiparlos puede poner en peligro la viabilidad del negocio. Ignorar posibles desafíos limita la capacidad de respuesta ante crisis financieras, cambios en el mercado o problemas operativos. Muchos emprendedores optan por el autoempleo y buena parte de ellos fracasan en el intento. Según los expertos, esto se debe en muchas ocasiones al desconocimiento y mala planificación.

Riesgos comunes y su impacto:

Los expertos en asesoramiento y apoyo en la elaboración de planes de negocio coinciden en varias cuestiones, la primera de ellas es el optimismo con el que muchos emprendedores calculan sus futuros costes. El error más común es el enorme trecho que existe en muchas ocasiones entre los costes previstos y los que realmente van a generarse al poner en marcha el negocio.

• Calcular mal (o no calcular) el gasto anual: La tasa de gasto es el dinero que inviertes cada mes para que tu negocio siga funcionando. Un tercio de los emprendedores admite haber estimado mal sus gastos mensuales. Mantener un registro de todos los gastos de inicio minimizará el riesgo de error. Y después, mantén un control mes a mes y realiza proyecciones.
• No estar acorde con los precios del sector: Calcular el precio de los servicios o productos ofrecidos por la compañía es crítico. Hay que tener en cuenta: ¿quién es el cliente?, ¿qué necesidad cumple el producto o servicio?, ¿qué tienes que ofrecer?, ¿quién es tu competencia? Con esta información, podrás fijar un precio competitivo y acorde al mercado.
• Contratar y expandirse demasiado rápido: Uno de los gastos más grandes de una empresa son las personas. Además de los sueldos, un gran equipo implica otros gastos: oficinas más grandes, equipamiento, material.
• Hacer tus propios números (cuando no tienes conocimientos): Necesitas una persona dedicada a la contabilidad y a las finanzas de tu empresa. Esta mantendrá actualizados los libros de cuentas y estará pendiente de las citas importantes con Hacienda. Esta será una gran inversión a largo plazo para ti y tu negocio.

“Una idea equivocada es que si un proyecto no requiere de una gran inversión inicial en equipos y maquinaria, podemos emprender sin grandes riesgos. Algo tan sencillo como sumar y restar puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Los costes estructurales de un proyecto implican muchas cuestiones que, en ocasiones, el emprendedor no tiene en cuenta.” José Vicente Salmerón del departamento de fiscalidad de ‘Contabilidad a medida’ habla de optimismo al referirse a muchos planes de negocio que han llegado a sus manos. “El error más común en muchos planes de negocio es que ni las previsiones ni los cálculos previstos son reales. Los números que nos dan no se adaptan a la realidad. Por ejemplo, para calcular el coste de un plato en un proyecto de restaurante muchas veces nos encontramos con que el emprendedor tan solo tiene en cuenta el coste del producto pero ¿y la maquinaria utilizada? A veces el emprendedor no tiene en cuenta gastos tan importantes como los de licencia o permisos para el desarrollo de su actividad.”

Salmerón explicó que muchos emprendedores también se alejan de la realidad en su plan de marketing, “no tener en cuenta el progreso que se va a llevar a cabo con el paso del tiempo es un error también muy común. Estos fallos de planificación responden siempre a un desconocimiento. El SEO de miasesoriaweb.com recordó que empezar cualquier actividad no es fácil y que cada vez es más común encontrarse con emprendedores que no duran más de un año. En muchas ocasiones, se debe a una falta de experiencia o análisis profundo del negocio.”

“Nos encontramos con muchos emprendedores que no cuentan con los costes estructurales como alquiler, luz o agua y algunos otros que no conocen bien el sector. Es primordial saber lo máximo posible sobre dónde vas a poner marcha tu negocio” indicó Gómez. Elaborar un plan de negocio significa conocer todos los detalles y factores de riesgo que condicionan su éxito o fracaso. Uno de los puntos más importantes en el que además suelen fallar los emprendedores es el estudio de la competencia y del cliente.

Análisis FODA: Una herramienta clave

El análisis DAFO es clave para evaluar las oportunidades de éxito de tu proyecto en su mercado. Tómate un momento de reflexión en la elaboración de tu plan para hacerle una radiografía a tu proyecto, y diagnosticar sus Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

• ¿Cuáles son los puntos débiles de tu proyecto? Haz una lista objetivo de las principales debilidades de tu proyecto y prepara un plan de acción para corregir o minimizar estos hándicaps.
• ¿Cuáles son las fortalezas de la futura empresa? Lista uno a uno los puntos fuertes del proyecto, y explica en qué forma vas a aprovechar para maximizar las opciones de éxito.
• ¿Qué elementos amenazan el proyecto? Determina qué cambios en el entorno pueden representar una amenaza para tu empresa. Tendrás que tener preparado un plan de acción por si estos riesgos se convierten en realidad.
• ¿Qué oportunidades se podrían aprovechar? Intenta anticipar los cambios que podrían beneficiarte y ten preparado una breve explicación de cómo aprovecharías estas variaciones.

El éxito está tan condicionado por la oferta y la demanda que sería un error no tener en cuenta lo que ofrece y cómo lo ofrece la competencia, además de lo que está dispuesto a comprar y cuanto está dispuesto a ofrecer el cliente por el producto o servicio. “Uno no puede poner en marcha un negocio sin saber quién es su competencia real o en qué están interesados sus potenciales clientes. Del desconocimiento de la competencia y el consumidor se desprende otro fallo común en algunos planes de negocio. El emprendedor tiende a intentar abarcar más de lo que le conviene, “es el caso de negocios que pretenden copar lo máximo posible y terminan encontrándose con malos resultados porque esa cuota de mercado ya estaba cubierta”. El portavoz de ‘Contabilidad a medida’ continua explicando el problema que supone no ser consciente del nicho de mercado que se puede ocupar con el negocio. “En definitiva, lo que le aconsejaría al emprendedor es que se especialice, que ofrezca algo que nadie o muy pocos tienen y que se asegure de que haya clientes suficientes que vayan a responder a su oferta” concluyó Salmeron. Los expertos coinciden en que el fracaso de un negocio está estrechamente vinculado con el desconocimiento del sector en el que pretende introducirse. Los planes de negocio que no estudian al consumidor y la competencia están, en muchos casos, avocados al fracaso. Se trata del error más común, los emprendedores se alejan demasiado de la realidad en sus previsiones. El optimismo no solo afecta a las cuentas. Para los negocios la especialización es un valor añadido. Es importante ser realista con la previsión del lugar que se va a ocupar en el mercado.

El resumen económico y financiero: un reto de estimación

Un plan de negocios debe incluir un estudio económico detallado. Cuando se habla de invertir tiempo y dinero en una idea y su ejecución, es evidente la necesidad de intentar predecir de la forma más precisa posible la rentabilidad que se puede esperar.

Preguntas clave para el resumen económico y financiero:

1. ¿Cuánta inversión inicial representa el proyecto? Haz una lista de todos los desembolsos iniciales que vas a necesitar antes de arrancar. Aquí no hablamos de gastos, sino de inversiones para inmovilizados (obras, maquinaria, vehículos, material informático, programas, muebles, etc.) o para las existencias iniciales de productos o de materias primas.
2. ¿De cuánto dinero dispones? ¿Cuánto te falta? ¿A quién se lo vas a pedir? Comprueba cuánto dinero puedes conseguir entre tus ahorros y préstamos de familiares y ahorros. Determina a quién vas a pedir lo que falta y en qué forma (crédito clásico, participación al capital). Hasta que no hayas terminado la proyección de resultados, no podrás estimar lo que vas a necesitar.
3. ¿Cuánto vas a vender? Probablemente el elemento más difícil a estimar del plan de negocios. Busca elementos contrastables y haz una previsión razonable. Recuerda que si no es creíble tu previsión de ventas, todos los demás elementos financieros no valen nada. Puedes buscar referencias de mercado o en la competencia.
4. ¿Hay alguna estacionalidad? Estima cómo va a variar la facturación a lo largo del año. Puede que vendas más en ciertas épocas o temporadas o todo lo contrario. Depende de tu actividad.
5. ¿Qué márgenes sobre ventas vas a hacer? Conociendo el costo unitario de tu producto o servicio y el precio de venta estimado, puedes estimar un margen sobre ventas. No olvides que tomar en cuenta factores como el porcentaje de productos deteriorados o perdidos, los descuentos de las campañas promocionales o los costos adicionales de ciertas ventas.
6. ¿Qué tienes que pagar cada mes para que funcione tu negocio? Haz una lista de los gastos que conlleva tu negocio. Dedícale tiempo porque en realidad siempre hay más de lo que imaginamos: alquiler, nóminas (seguridad social incluida), suministros (luz, agua, teléfono, Internet), servicios profesionales (abogados, arquitectos, informático, gestores, asesores, contadores), seguros (local, responsabilidad civil, vehículos), publicidad, papelería (cartuchos, papel, etc.), servicios bancarios, etc.
7. ¿En qué gastos excepcionales tienes que incurrir para iniciar el negocio? Toma en cuenta todos los gastos que tendrás que hacer una sola vez para iniciar tu negocio. Quizás una gran campaña de publicidad, quizás los servicios de algún profesional.
8. ¿Qué impuestos tengo que pagar? Comprueba si tu actividad está sujeta a un IVA (lo normal es que sí) y determina gracias a tu previsión de gastos e ingresos los pagos que tendrás que hacer para este impuesto. Lo mismo ocurre para las cotizaciones a la seguridad social, el impuesto sobre las ganancias, etc.
9. ¿Cuándo tengo que pagarlos? La mayor parte de los impuestos se pagan trimestralmente, concretamente el mes siguiente del último mes del trimestre. Tómalo en cuenta.
10. ¿Cuánto vas a ganar? Con todos los datos anteriores, estima tus resultados mes a mes antes y después de impuestos, hasta alcanzar un año o dos.
11. ¿Cuándo alcanzarás el punto de equilibrio? ¿El retorno sobre la inversión? Determina con cuanto ingreso por ventas y en qué momento tus márgenes llegarán a cubrir los gastos para que el negocio empiece a dar beneficios.
12. ¿Tienes suficiente dinero en la cuenta? En la cuenta de resultados, los gastos e ingresos se contabilizan en su fecha de facturación. Dependiendo de los plazos de pago y cobro, puede haber grandes diferencias entre los gastos e ingresos y las entradas y salidas de dinero en la cuenta bancaria. Por eso tienes que hacer una previsión de tesorería teniendo en cuenta las condiciones de pago a los proveedores, las condiciones de pago de los clientes y el pago de los impuestos.
13. ¿Qué rentabilidad tiene el proyecto? Indica algunos “ratios” financieros para valorar la rentabilidad de la inversión, como por ejemplo la TIR (tasa interna de retorno).
14. ¿Cómo evoluciona la rentabilidad si varían los factores? Haz variar tus hipótesis de ventas (un escenario bajo, medio y alto) y analiza cómo evoluciona la rentabilidad.

Revisa uno por uno estos errores frecuentes financieros y asegúrate de que no tienen lugar dentro de tu negocio. Emprender es arriesgar, pero antes de dar el salto, hay que mirar a la piscina.