Cómo llevar la Contabilidad de una Pyme de Forma Sencilla y Efectiva

Si estás pensando en darte de alta como autónomo o abrir una pyme, es probable que uno de los aspectos que más te preocupe sea el tema contable. No obstante, llevar la contabilidad de un autónomo o de una empresa pequeña no es tan complicado como parece, solo tendrás que registrar todos los movimientos económicos para elaborar los estados contables.

Saber llevar la contabilidad de la empresa de forma fácil es indispensable para cualquier pyme. La contabilidad de una empresa representa el pilar más importante de la misma. Sin ella, no podríamos conocer el devenir y la solvencia de cualquier negocio. La importancia de la contabilidad en una empresa pasa por su funcionamiento óptimo, tanto si nos referimos a su viabilidad de cara al futuro como si se mira desde la perspectiva legal. Saber cómo llevar la contabilidad de una empresa de forma profesional es un aspecto esencial en el triunfo de cualquier negocio.

Con un estudio adecuado, aprender a cómo llevar la contabilidad de un negocio es más sencillo de lo que parece. Una buena contabilidad de empresa, algo para lo que puedes (y deberías) apoyarte en un buen software online, consiste en el registro de todos los movimientos económicos. El objetivo es que el estado contable resultante de este ejercicio te permita tomar decisiones estratégicas de cara al futuro de tu pyme.

Principios Clave y Obligaciones Contables

Una pyme se ve totalmente definida por su tamaño empresarial: lo de “pequeña y mediana empresa” significa precisamente eso, que es una empresa con un tamaño más bien tirando a minúsculo. Es por eso mismo que, ante una situación de equipo profesional reducido, es probable que el CEO de una pyme también sea el encargado de llevar la contabilidad. Y eso puede derivar en un problema. Las cuentas representan el curso de nuestro negocio y, por tanto, deben de ir acorde a él.

Cualquier sociedad debe cumplir con una serie de obligaciones contables y fiscales. Esta contabilidad debe ajustarse a unas normas, debiendo ser ordenada, adecuada a la actividad de la empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones económicas. Es imprescindible que sea comprensible y útil y que muestre la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

La contabilidad se resume en líneas generales en la actividad que supone realizar un conjunto de documentos contables. Se trata de un sistema obligatorio para cualquier empresa, tal y como recoge el Código de Comercio. A través de este tratado se establece una serie de obligaciones para el empresario, que deberá de registrar de manera cronológica todas sus operaciones, así como realizar periódicamente balances e inventarios de su negocio.

Paso a Paso: Guía para la Contabilidad de tu Pyme

Para la gestión de un negocio, resulta ineludible contar con una buena forma de llevar la contabilidad. Para dominar el arte de cómo llevar la contabilidad, es fundamental la preparación y la educación. Llevar la contabilidad de una empresa es algo que supone una formación y una actualización normativa continuas.

1. Recopilación y Organización de Documentos

Antes de ponernos a contabilizar, lo primero que debemos hacer es recopilar toda la documentación y ordenarla. Para llevar la contabilidad de pymes y autónomos es obligatorio guardar todos los documentos, desde las facturas recibidas y emitidas hasta las nóminas, recibos de los pagos a Hacienda, tickets de compras y recibos de la Seguridad Social.

Guárdalo todo, porque solo así podrás llevar un gestión documental completa y efectiva. Nunca sabes cuándo necesitarás un documento en concreto y, de hecho, tampoco sabes si lo necesitarás nunca. Por eso mismo es importante que lo guardes todo.

Es conveniente que digitalices toda esa información para que no se extravíe. Y, si quieres optimizar el espacio y te da miedo que todos estos documentos acaben por invadir tu oficina, siempre puedes digitalizarlos. Sabemos que pueden existir infinidad de documentos en papel que lleve mucho tiempo digitalizar, pero merece la pena. Una vez tengas la información física guardada en carpetas, escanea los documentos físicos. Así te crearás unos archivos digitales.

Esta organización inicial hará que evitemos pérdidas y facilita el registro diario. Esta citada gestión documental incluirá, además de facturas, tickets, documentos de constitución, nóminas… y suele realizarse online para evitar que estos justificantes se extravíen o deterioren.

2. Los Libros de Contabilidad Esenciales

Todos esos documentos se reflejan en los libros de contabilidad. Los libros de contabilidad nos proporcionan un registro fiel y estricto de las operaciones de la empresa, imprescindibles para su contabilidad. Toda empresa, también toda pyme, está obligada a llevar unos libros de registro que estén al orden del día.

Los libros de registro: básicamente se componen de un total de 5 diferenciados y separados para anotar cada área contable de la empresa. Es decir: ingresos, gastos, bienes de inversión, provisiones y el libro diario.

El Libro Diario

El corazón de la contabilidad de las pymes y autónomos es el libro diario, donde debes realizar los asientos contables; es decir, las anotaciones de cada una de tus operaciones económicas. Generalmente se lleva mes a mes e incluye datos como la fecha de la transacción, las cuentas asociadas a la misma, el importe y una breve explicación del movimiento.

Una sociedad deberá registrar, día a día, todas las operaciones relacionadas con la actividad de la empresa en el Libro Diario. Cada anotación se llama apunte y cada registro en este libro es un asiento. Un libro diario es el registro principal de la actividad económica de la empresa. De forma paralela a todos los libros, es necesario que tu pyme tenga un libro diario en el que reflejar absolutamente todas las transacciones económicas que cada día realiza tu compañía.

No olvides, en este caso, que en este libro diario también debes incluir la conciliación bancaria, que no es otra cosa que la comprobación de que los movimientos en tu cuenta bancaria y los movimientos registrados en tus libros coinciden al cien por cien. Todo sea para evitar sorpresas. La gestión del extracto bancario constituye la mayor parte de la carga de trabajo contable, especialmente en el punteo o revisión de la correspondencia de los movimientos registrados (distintos tipos de facturas, tickets, compras, ventas) con su movimiento bancario. Conciliar los bancos, que también se llama "cuadrar los bancos", es un paso fundamental.

El Libro de Ingresos

El libro diario se complementa con otros registros obligatorios, como el Libro de ingresos. Es donde registras las facturas emitidas siguiendo un orden cronológico. Gracias a ese libro sabrás cómo va tu facturación de manera mensual, trimestral y/o anual. Recuerda que Hacienda exige que las facturas estén numeradas y no permite duplicados ni saltos.

Los Libros de Gastos

Otro aspecto fundamental para llevar bien la contabilidad básica es el control de los gastos, para lo cual necesitarás libros específicos. Lleva un seguimiento detallado de los gastos empresariales.

• Libro de Facturas Recibidas: Es donde reflejas todas las facturas que te hacen tus proveedores cada vez que recibes un producto o servicio.
• Libro de Registro de Bienes de Inversión: En este libro debes anotar los bienes que adquieras durante la actividad, que no se consumen a lo largo de un ejercicio y cuyo coste supera los 300 euros. Debes distribuir ese coste a lo largo de diferentes ejercicios siguiendo la clasificación de los bienes de inversión y el tiempo de amortización mínimo y máximo de Hacienda.
• Libro de Registro de Gastos: Es donde reflejas los comprobantes de pago o recibos bancarios que demuestren los desembolsos realizados. Puedes incluir la cuota de autónomos que pagas mensualmente a la Seguridad Social o los gastos de combustible, pero dado que te permite desgravar el IVA, esos gastos tienen que estar directamente relacionados con tu actividad económica.

3. La Importancia de los Asientos Contables

Los asientos contables son registros sistemáticos que recogen la actividad de cada transacción comercial, utilizando el método de partida doble. De esta forma, son imprescindibles para expresar cada transacción económica que realice una empresa. Por otra parte, los asientos contables permiten detectar errores y fraudes, ya que establecen una gestión más transparente.

El registro correcto de ingresos, gastos, activos, deudas es fundamental para elaborar una serie de informes que describen la realidad económica. Los asientos contables representan uno de los puntos más importantes en el procedimiento contable de una empresa. Como ya hemos comentado, se trata del conjunto de anotaciones o apuntes que se realizan en el libro diario de contabilidad, donde debemos de registrar toda la actividad y hechos económicos de nuestro negocio.

Estos asientos se realizan en un sistema de partida doble: en una irá el debe (cargo) y en la otra irá el haber (abono). Así, se garantiza una ecuación de contabilidad en la que la suma de los débitos (que vienen a ser los debes) sea igual que la suma de los créditos o partidas del haber. Así, para realizar asientos contables se tendrán que registrar las partidas según su tipo, organizando nuestro libro diario de esta forma. Para anotar un asiento contable hay que especificar en un registro el debe y el haber, el número de cuenta y el concepto.

Las operaciones a registrar, como se ha señalado, son TODAS las que realice la empresa: facturas de ventas, subvenciones recibidas, indemnizaciones cobradas, facturas de compras, nóminas, suministros, gastos financieros, gastos bancarios, amortizaciones de elementos de inmovilizado, cobro y pago de facturas, liquidaciones de impuestos… y un sinfín de operaciones, siempre y cuando tengan carácter económico. La contabilidad es el instrumento que nos permitirá disponer de toda la información económica de nuestra empresa.

Ejemplo de Asiento Contable

Veamos un ejemplo para entender cómo realizar un asiento contable de manera práctica:

Compramos una serie de productos valorados en 2.000 euros, sujetos al IVA (21%). La transferencia le llega al vendedor al día siguiente de producirse la compra. En esta operación tenemos dos cuentas, la de la compra y la de la obligación de pago por la compra.

4. La Tecnología como Aliada

Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones. La tecnología es una excelente aliada en este tipo de situaciones. Por eso te recomendamos que busques de entre los programas existentes, aquel que te permita realizar mejor esta tarea. El dominio de las nuevas tecnologías es básico para realizar la función contable hoy en día.

Actualmente existen ya múltiples soluciones y programas de contabilidad para todo tipo de necesidades y empresas. Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores, ...

Todos los ingresos y gastos de la empresa deben estar reflejados en el libro diario. Para ello se utilizan programas contables informatizados con el fin de ordenar de manera cronológica toda la información referida a estar partidas económicas. Las anotaciones de un hecho económico se llama asiento contable o partida y se pueden registrar de manera automática o manual.

5. Declaración de Impuestos y Balance Anual

La contabilidad de una empresa también implica la presentación de los impuestos. Los modelos tributarios difieren si trabajas como autónomo o pyme. El modelo 347, por ejemplo, es una declaración informativa, mientras que el modelo 303 es de autoliquidación.

Todas las empresas cuentan con obligaciones de cara al sistema tributario. En línea con ello, el empresario deberá presentar en Hacienda diferentes modelos de declaración fiscal, algunos deberán de pasarse cada trimestre y otros de manera anual. No te olvides que se debe presentar a la Agencia Tributaria tu declaración fiscal como pyme, al igual que harías de forma personal.

El balance anual es el punto y aparte de la contabilidad de toda pyme. Con todos estos datos podrás realizar un balance anual que incluya tanto la facturación y los gastos como tus activos y las deudas contraídas, el cual te facilitará una instantánea del funcionamiento de tu negocio para que corrijas el rumbo si es necesario.

Es necesario que, coincidiendo con el vencimiento de cada ejercicio fiscal, hagas un balance en el que consten tus recursos, tus activos y tus deudas. Este balance, además, será la mejor forma de encarar el nuevo tramo fiscal de tu compañía estableciendo unos objetivos económicos concretos. Y, entonces, vuelta a empezar con la contabilidad anual. El cierre contable es el proceso por el que determinamos el resultado del ejercicio del año. Implica revisar las cuentas para detectar errores y duplicidades, así como realizar los ajustes necesarios para que la contabilidad refleje la realidad del negocio.

Consejos para una Contabilidad Eficiente

Llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva es fundamental para su éxito y crecimiento. Aquí te presento algunos consejos prácticos para gestionar la contabilidad empresarial de manera eficiente:

• Registra todas las transacciones financieras de manera regular y precisa. El procedimiento contable debe ser una tarea diaria. No dejes pasar nunca una anotación, puesto que esta se puede extraviar.
• Separa las finanzas personales de las empresariales: abre cuentas bancarias separadas para las finanzas personales y empresariales. Esto simplificará el seguimiento y evitará confusiones.
• Mantén la contabilidad actualizada: Si hay una de las claves en una correcta y sencilla contabilidad es la de que ésta se encuentre constantemente actualizada. Se han de registrar todos los ingresos y gastos con sus respectivos movimientos. De hecho, es una buena idea grapar los recibos a los movimientos, si están en formato físico.
• Realiza análisis y reportes financieros: genera y revisa periódicamente los estados financieros clave, como el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo, para entender la salud financiera de tu empresa. Los documentos contables facilitan una visión de la situación de la empresa: ¿estamos ganando dinero? ¿tenemos una deuda creciente? ¿podemos hacer frente a los próximos gastos e inversiones? La gestión de tesorería es otra de las piezas clave en la contabilidad de cualquier empresa: sólo conociendo el estado de liquidez del negocio -si disponemos o no de dinero, y en qué cantidad- es posible optimizarlo y hacer frente a los pagos que tenemos en el futuro y a las inversiones que vamos a acometer.
• Revisa la contabilidad periódicamente: La contabilidad de la empresa debe revisarse cada cierto tiempo. Se deberá comprobar que todos los cobros y pagos están registrados correctamente, así como revisar que las actas, cuentas y saldos estén respaldadas por sus respectivos justificantes, sin que estén duplicados o equivocados. Hay mucho en juego. Ten en cuenta que si no lo revisas tú, lo hará Hacienda.
• Busca asesoramiento profesional: considera trabajar con profesionales contables o asesores financieros para obtener orientación especializada en áreas complejas o para tomar decisiones financieras cruciales.

Lo primero y más importante de todo es la información económica de tu empresa, es decir, todos los ingresos, gastos y operaciones que mueven a tu empresa. Entra con fuerza aquí la facturación, en la medida de realizar registro de cualquier ingreso en la empresa.

Entender los conceptos de la contabilidad básica es una gran herramienta en cualquier empresa.