Guía Completa para la Obtención de Licencias y Requisitos para Abrir un Coworking

Abrir un espacio de coworking se ha consolidado como una oportunidad de negocio atractiva y en constante crecimiento. Sin embargo, antes de lanzarse a la aventura de crear un espacio de trabajo compartido, es fundamental entender los requisitos legales y técnicos que implica la obtención de las licencias necesarias. En España, no existe una licencia específica de apertura y actividad para un centro de coworking, lo que significa que se aplicarán diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo en el espacio. El ayuntamiento correspondiente evaluará la compatibilidad urbanística del local y exigirá el cumplimiento de las normas de seguridad, accesibilidad, evacuación, instalaciones y salubridad propias de cualquier centro de trabajo. Por tanto, el coworking se tramita como oficina, centro de negocios o actividad similar.

La licencia de apertura y actividad es una licencia municipal obligatoria para que en un local, nave u oficina se pueda ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios. A la hora de buscar un local, nave u oficina para tu negocio, debes tener siempre presente su adecuación a los requisitos exigidos para el tipo de actividad a desarrollar. Para evitar costes inesperados, asegúrate de que el local cumple todos los requisitos antes de cerrar la compra o alquiler.

Tipos de Actividades y su Impacto en la Licencia

Es crucial diferenciar entre dos tipos de actividades que pueden influir significativamente en los requisitos y costes de tu licencia de apertura:

• Actividades inocuas: Son aquellas que no generan molestias significativas, impacto medioambiental (salubridad, higiene), daños a bienes públicos o privados ni riesgo para bienes o personas.
• Actividades calificadas: Son aquellas consideradas como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (hostelería, actividades industriales, determinados comercios y servicios) y que requieren adoptar medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales. Para actividades molestas suele ser necesario el permiso de la Comunidad de vecinos.

Las tasas del Ayuntamiento se calculan para cada local teniendo en cuenta tres factores: relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad. Las tasas son lógicamente mayores para actividades calificadas y cuanto más relevante sea una calle y más grande el local. El coste del informe o proyecto técnico dependerá de la complejidad del proyecto a realizar y del precio que tenga la empresa o profesional seleccionado, pudiendo oscilar desde un mínimo de 600 a 1.000 euros para actividades inocuas al doble para actividades calificadas.

El Proceso de Obtención de Licencia

El proceso para obtener la licencia de apertura y actividad generalmente incluye los siguientes pasos:

1. Visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial.
2. Presentación de la declaración responsable y la solicitud de licencia de apertura, junto con el proyecto técnico y el resguardo del abono de las tasas municipales, en el registro del área competente del Ayuntamiento, generalmente urbanismo o medioambiente.

La declaración responsable debe incluir el informe técnico pertinente y conlleva el pago de unas tasas municipales, por lo que supone un coste a tener en cuenta para el emprendedor y una fuente de ingresos para las arcas municipales. El plazo de resolución o respuesta del Ayuntamiento suele demorarse varios meses, en ocasiones incluso casi un año.

Dimensiones y Requisitos de Espacio para un Coworking

En España no existe una superficie mínima legal específica para abrir un coworking, ya que se tramita como uso terciario de oficinas y depende de la normativa municipal y de las condiciones técnicas del local. Como referencia profesional, se recomiendan entre 6 y 8 m² por persona en espacios abiertos (4-6 m² en puestos flexibles).

Metros Mínimos por Persona: Estándares Profesionales

Aunque la normativa no fija una ratio concreta para coworking, sí existen referencias ampliamente aceptadas en el diseño de oficinas que sirven para calcular la capacidad de un espacio y garantizar comodidad y funcionalidad.

• Entre 6 y 8 m² por persona en coworking abierto.
• Entre 4 y 6 m² por usuario en puestos flexibles o rotatorios.
• Entre 8 y 10 m² por trabajador en oficinas abiertas convencionales.

Estas cifras se refieren al área de trabajo directa. Cuando se incluyen zonas comunes -salas de reuniones, recepción, áreas de descanso, circulación-, la superficie total necesaria por usuario aumenta de forma significativa. Reducir demasiado los metros por puesto puede provocar incomodidad, ruido excesivo y baja calidad percibida, factores que influyen directamente en la ocupación y la rentabilidad del negocio.

Requisitos Legales Mínimos de Espacio en los Lugares de Trabajo

El marco normativo clave en España es el Real Decreto 486/1997, que establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Esta normativa es de aplicación a oficinas y, por extensión, a coworkings.

• Superficie libre mínima aproximada de 2 m² por trabajador.
• Volumen mínimo de unos 10 m³ por persona.
• Altura habitual mínima en oficinas de alrededor de 2,5 metros.
• Condiciones adecuadas de ventilación, iluminación y temperatura.

Además, la norma exige servicios higiénicos suficientes, agua potable, mantenimiento adecuado y condiciones constructivas que permitan la evacuación segura en caso de emergencia. Estos valores representan el umbral mínimo legal. En la práctica, un coworking que se limite a estos parámetros difícilmente resultará atractivo para el mercado.

Tamaño Mínimo Viable de un Coworking en un Local Pequeño

Desde el punto de vista inmobiliario y de negocio, la viabilidad depende de la capacidad para ofrecer un servicio funcional y competitivo. En el mercado español actual pueden identificarse tres formatos habituales de coworking en función de la superficie:

Los espacios de coworking están brotando por todas partes, es un movimiento global que está cambiando el modo de trabajar y la forma de interactuar en los espacios de trabajo. Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

Requisitos Técnicos Imprescindibles para Abrir un Coworking

Más allá de los metros, existen condiciones obligatorias para cualquier local destinado a uso laboral.

• Licencia de actividad municipal: El ayuntamiento debe autorizar el uso del local como oficina o centro de servicios. Para ello suele exigirse un proyecto técnico redactado por un profesional competente que acredite el cumplimiento de la normativa urbanística y técnica.
• Seguridad contra incendios y evacuación: El local debe disponer de recorridos de evacuación adecuados, señalización, alumbrado de emergencia y, en su caso, sistemas de protección contra incendios conforme al Código Técnico de la Edificación y a la normativa autonómica.
• Accesibilidad: La normativa de accesibilidad obliga a garantizar el acceso y uso por personas con discapacidad. Dependiendo de la superficie y del aforo, puede ser obligatorio disponer de aseo adaptado y eliminar barreras arquitectónicas.
• Instalaciones y condiciones ambientales: Un coworking debe contar con suministro eléctrico suficiente, climatización, ventilación adecuada y conectividad de alta velocidad. Estos elementos no solo son necesarios para cumplir la normativa, sino también para ofrecer un entorno de trabajo competitivo.

Costes y Rentabilidad de un Centro de Coworking

Un centro de coworking de 300 m2 con un total de 40 puestos, situado en una zona céntrica de una ciudad española de tamaño medio, requeriría una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking. Las inversiones en inmovilizado material incluyen: reforma y acondicionamiento del local (7.000 €), mobiliario de despachos y salas (14.000 €), herramientas y útiles (1.500 €), equipos informáticos (3.000 €). El importe total a financiar asciende a 33.855 €. La emprendedora aporta un capital social de 15.000 €. El resto (18.855 €) se financia mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años), al 5,5% de interés nominal anual, que se devolverá mediante 36 cuotas mensuales constantes de 569 €.

En cuanto a los gastos operativos, se contemplan:

• Gastos de personal: Salario bruto anual de la emprendedora (18.000 €) y un gestor de espacio a tiempo parcial (12.000 €). La emprendedora cotiza sobre la base mínima de 265 € mensuales en el régimen de autónomos.
• Amortizaciones: Pérdida de valor de los elementos del inmovilizado, ascendiendo a un total de 3.330 euros al año.

En cuanto a los precios, el precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes. Los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suelen suponer un 60% de los ingresos totales. Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro. Los coworkings de proximidad bien gestionados pueden alcanzar altas tasas de ocupación incluso con superficies reducidas, especialmente cuando ofrecen una alternativa profesional cercana a la oficina tradicional.

Estrategias para el Éxito de un Coworking

Javier Moral, con 9 años de experiencia en el sector y varios espacios de coworking montados en Madrid, destaca como claves para conseguir el éxito en este sector:

• Definir lo más exactamente posible el perfil del cliente.
• Estudiar a la competencia.
• Trabajar mucho los elementos de diferenciación.

En cuanto al espacio, recomienda cualidades como la polivalencia, la flexibilidad (con acceso las 24 horas), comodidad y un diseño inteligente del circuito interno. El espacio debe ser muy accesible y ubicarse cerca de medios de transporte. Idealmente debería poder permitir también cierta expansión, proporcionando oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

La gestión del coworking debe estar integrada en el mismo centro y se deben organizar actividades para fomentar las relaciones entre coworkers. Es muy recomendable involucrar a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia. El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores. La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo.

Apoyos y Ayudas para Emprendedores

Existen diversas ayudas y subvenciones proporcionadas por el Estado, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos destinadas a la creación de empresas. Entre ellas se incluyen reducciones y bonificaciones a la Seguridad Social para Trabajadores Autónomos, bonificaciones por maternidad o paternidad, y ayudas para el cuidado de menores afectados por enfermedades graves. La tarifa plana de 80 euros es una medida que permite a los nuevos autónomos pagar una cuota mensual reducida durante el primer año de actividad, independientemente de sus ingresos reales. Esta bonificación se extiende por 12 meses adicionales si los ingresos netos no superan el Salario Mínimo Interprofesional (SMI). Para 2024, las cuotas de autónomos se ajustan según un nuevo sistema de cotización basado en ingresos reales.