Licencia de Actividad para Coworking: Requisitos y Trámites en España

La popularidad del teletrabajo ha impulsado la demanda de espacios de coworking, donde empresas y profesionales pueden alquilar oficinas por horas o días en ambientes de trabajo compartido. Si estás considerando emprender en este sector, es crucial comprender los requisitos para obtener la licencia de actividad.

¿Qué es la Licencia de Actividad?

La licencia de apertura y actividad es una licencia municipal obligatoria que permite ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios en un local, nave u oficina. Este permiso es esencial para operar legalmente cualquier tipo de negocio.

Tipos de Actividades

• Actividades Inocuas: No generan molestias significativas, impacto medioambiental, daños a bienes públicos o privados, ni riesgo para personas.
• Actividades Calificadas: Consideradas molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas, requiriendo medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales (ej: hostelería, actividades industriales).

Requisitos Iniciales para la Licencia de Coworking

El proceso de obtención de una Licencia de Actividad de Coworking comienza desde el momento en que decides crear un espacio de coworking. Antes de abrir las puertas al público, es crucial asegurarse de que el espacio cumpla con todas las normativas locales de seguridad, accesibilidad y uso de suelo.

Para abrir un coworking, necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles:

• Equipamiento: Contar con suficientes mesas para los usuarios.
• Equipos Informáticos: Asegurar la disponibilidad de equipos y conectividad.
• Local Adecuado: El primer paso es conseguir el local y realizar el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento.

Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo.

El Proyecto de Actividades

El proyecto de actividades es la antesala de la licencia de actividad de coworking. Es el proyecto que deberás presentar en el ayuntamiento para que, tras analizarlo, emita la licencia correspondiente. Este proyecto está realizado por un equipo técnico especializado que analizará el local.

Toda esta información y mucha más que forma parte del proyecto de actividades debe estar visada por un ingeniero superior colegiado.

Documentación Necesaria

La compilación de documentos es el primer paso en el proceso de obtención de la licencia. Estos documentos suelen incluir planos del espacio, certificados de seguridad, pruebas de cumplimiento de normativas locales, y a veces, informes de impacto ambiental o comunitario.

Trámites y Proceso de Solicitud

Una vez que la licencia es aprobada y emitida, es importante validarla y entender los términos y condiciones asociados. Después de presentar los documentos, es esencial realizar un seguimiento proactivo del proceso.

La declaración responsable debe incluir el informe técnico pertinente y conlleva el pago de unas tasas municipales, por lo que supone un coste a tener en cuenta para el emprendedor y una fuente de ingresos para las arcas municipales.

• Visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial.
• Presentación de la declaración responsable y la solicitud de licencia de apertura, junto con el proyecto técnico y el resguardo del abono de las tasas municipales, en el registro del área competente del Ayuntamiento, generalmente urbanismo o medioambiente.

El plazo de resolución o respuesta del Ayuntamiento suele demorarse varios meses, en ocasiones incluso casi un año.

Costos Asociados

El costo de una licencia de actividad de coworking puede variar según la ubicación, el tamaño del espacio, y el tipo de actividades realizadas.

• Tasas del Ayuntamiento: Se calculan según la relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad.
• Coste del Informe o Proyecto Técnico: Dependerá de la complejidad del proyecto y del profesional seleccionado, oscilando entre 600 y 1.000 euros para actividades inocuas, y el doble para actividades calificadas.

Normativas Específicas a Considerar

Existen dos normativas que regulan la accesibilidad para usuarios en silla de ruedas en las actividades, por un lado el Código de Accesibilidad de Catalunya y por otro lado El Código Técnico de la Edificación Sección SUA.

Las actividades deben estar ventiladas, bien de forma natural (a través de puertas y ventanas) o bien mecánicamente con un ventilador. La normativa que le aplica a la ventilación de las actividades es el Reglamento de Instalaciones Térmicas de los Edificios (RITE). Según esta normativa las actividades dispondrán de un sistema de ventilación para el aporte del suficiente caudal de aire exterior que evite la formación de elevadas concentraciones de contaminantes.

La altura libre mínima del local tiene que ser de 2,5 m que se puede ver reducida a 2,1 m en zonas como los aseos, almacenes o cámaras de residuos.

Las actividades deberán de tener un aislamiento acústico tal que no provoque molestias a los vecinos.

La distancia entre cualquier punto del local hasta la salida a la calle no puede superar los 25 metros en caso de que haya una sola salida. si hay dos salidas el recorrido de evacuación se puede ampliar hasta los 50 metros.

Ventajas de Contar con la Licencia

A pesar del costo involucrado en la obtención y mantenimiento de una licencia de actividad, las ventajas son significativas.

Para cada uno de los proyectos y licencias que hemos mencionado necesitarás la firma de un arquitecto o un ingeniero superior colegiado. Por eso, te proponemos tomar la vía más inteligente y dejar este trabajo en manos profesionales.

Te ayudamos a evaluar el local que tienes para saber si es viable llevar a cabo la actividad en ese emplazamiento o no. Todo esto lo hacemos para que tú no tengas que preocuparte por nada. Así, podrás conseguir tu licencia de actividad de coworking sin quebraderos de cabeza y sin estrés.

Consideraciones Adicionales

Cuando un espacio de coworking experimenta un crecimiento, ya sea expandiendo su área física o remodelando sus instalaciones existentes, es crucial revisar y, si es necesario, actualizar la licencia de actividad. Las normativas y leyes que afectan a los espacios de coworking pueden cambiar con el tiempo.

Las licencias de actividad para espacios de coworking pueden variar considerablemente dependiendo de varios factores:

• Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos para una licencia de actividad pueden variar.
• Tamaño del espacio: El tamaño del espacio de coworking influye en el tipo de licencia requerida.
• Tipo de actividades: Si el espacio de coworking va a albergar eventos, seminarios o actividades que involucren una mayor concentración de personas, puede ser necesario obtener licencias adicionales.

Consejos para Emprendedores

A la hora de buscar un local, nave u oficina para tu negocio, debes tener siempre presente su adecuación a los requisitos exigidos para el tipo de actividad a desarrollar. Para evitar costes inesperados, asegúrate de que el local cumple todos los requisitos antes de cerrar la compra o alquiler.

Y recuerda que para actividades molestas suele ser necesario el permiso de la Comunidad de vecinos y que respecto a las actividades en domicilios, ya no se suelen conceder licencias por encima del primer piso de un edificio de viviendas.

Es normal sentirse abrumado y no saber exactamente cómo vas a seguir cada uno de los trámites, son muchos y muy distintos entre sí.

El Auge del Coworking en España

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios.

La más importantes es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2. El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €.

Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.

Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes.

Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (clausula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores.

La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

Si quieres saber cómo montar un coworking desde cero y lograr que sea un éxito, sigue leyendo.

¿Qué es un Coworking y por qué son tan Populares?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades.

Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.

Los Orígenes del Coworking

El concepto de coworking tal como lo conocemos hoy en día comenzó a tomar forma a principios de la década de 2000. Aunque se puede rastrear la idea de espacios colaborativos compartidos hasta los hacker spaces de los años 90, donde programadores y desarrolladores se reunían para trabajar en proyectos tecnológicos de manera conjunta, el término “coworking” fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco.

El Auge de los coworkings y su popularidad actual

El boom del coworking realmente despegó después de la crisis financiera de 2008. Muchos profesionales, especialmente freelancers y emprendedores, buscaban una solución económica que les permitiera trabajar en un entorno profesional sin los altos costos de alquilar una oficina privada.

Flexibilidad

El trabajo remoto y el freelance han ganado protagonismo en los últimos años, especialmente tras la pandemia de COVID-19, que aceleró la adopción de modelos de trabajo más flexibles. Los trabajadores valoran poder elegir dónde, cuándo y cómo trabajar, y los coworkings ofrecen exactamente eso: la libertad de elegir un espacio según sus necesidades sin comprometer la profesionalidad ni el acceso a servicios clave.

Fomento de la colaboración y la comunidad

Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales. Al compartir el espacio con personas de distintos sectores y especialidades, se abren oportunidades para generar contactos, colaborar en proyectos o simplemente aprender de otros.

Costos más bajos y optimización de recursos

Abrir una oficina tradicional implica un compromiso financiero considerable: alquiler de largo plazo, mobiliario, servicios públicos, mantenimiento y otros gastos adicionales. En cambio, los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin esos costos elevados.

Espacios diseñados para la productividad y creatividad

Los coworkings han entendido que el diseño del espacio juega un papel fundamental en la productividad. Por ello, estos lugares están diseñados cuidadosamente para crear un ambiente inspirador y funcional.

Diversidad de servicios y comodidades

Además del espacio de trabajo, los coworkings suelen ofrecer una serie de servicios adicionales que mejoran la experiencia del usuario. Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas, zonas de descanso y áreas para eventos.

Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales

Finalmente, el modelo de coworking está alineado con algunas de las tendencias laborales más actuales, como el auge de los nómadas digitales, el crecimiento del trabajo freelance, y la búsqueda de espacios de trabajo que ofrezcan un equilibrio entre la vida personal y profesional.

Guía paso a paso: Cómo montar un coworking exitoso

Montar un coworking desde cero puede parecer un desafío abrumador, pero si sigues un enfoque organizado y planificado, el proceso será mucho más manejable. Desde elegir la ubicación adecuada hasta decidir los servicios que ofrecerás, cada detalle cuenta para garantizar el éxito de tu coworking.

Realiza un estudio de mercado detallado

Antes de iniciar cualquier proyecto, es vital conocer el mercado local. La demanda de coworking varía según la ciudad y el tipo de público que deseas atraer.

• Identifica tu público objetivo: ¿A quién quieres atraer a tu coworking? Los usuarios pueden ser freelancers, startups, nómadas digitales, pequeñas empresas o grandes corporaciones que buscan espacios flexibles.
• Analiza la competencia: Visita otros coworkings en la zona y evalúa sus características.
• Demanda local: Asegúrate de que existe demanda en el área donde planeas abrir tu coworking.

Elige la ubicación ideal

La ubicación de tu coworking es uno de los factores más importantes para su éxito.

• Accesibilidad: Busca un lugar que esté bien comunicado, cerca de estaciones de transporte público como metro, autobuses o trenes.
• Entorno del barrio: Evalúa los servicios que ofrece la zona.
• Competencia y visibilidad: Asegúrate de que la ubicación sea visible desde la calle o tenga fácil acceso.
• Tamaño y estructura del local: Elige un local que tenga suficiente espacio para acomodar tanto áreas de trabajo comunes como oficinas privadas, salas de reuniones y zonas de descanso.

Define el diseño y los espacios clave

El diseño de interiores de tu coworking es crucial para atraer y retener a tus usuarios.

• Área de trabajo abierta: Esta es la zona principal donde los usuarios trabajarán.
• Oficinas privadas y salas de reuniones: Muchos coworkings ofrecen oficinas privadas para empresas más grandes o startups que necesitan más privacidad.
• Zonas de descanso y networking: Crea espacios donde los miembros puedan relajarse, conversar o simplemente tomar un café.
• Espacios adicionales: Dependiendo de tu presupuesto y público objetivo, puedes ofrecer servicios adicionales como una cafetería, gimnasio, o incluso una terraza al aire libre para quienes quieran trabajar en un ambiente más relajado.

Adquiere el mobiliario y la tecnología adecuada

El mobiliario y la tecnología son dos aspectos esenciales para que tu coworking sea funcional y atractivo.

• Mobiliario ergonómico: Las sillas y escritorios deben ser de alta calidad y diseñados para promover la comodidad y el bienestar de los usuarios.
• Iluminación adecuada: La iluminación para coworking debe ser equilibrada.
• Tecnología y conectividad: El acceso a internet de alta velocidad es imprescindible en cualquier coworking.
• Software de gestión para coworking: Utiliza una plataforma de gestión que te permita administrar las reservas de espacios, la facturación y el acceso de los miembros de forma eficiente.

Cumple con los requisitos legales

Abrir un coworking también implica cumplir con ciertos requisitos legales.

• Licencias de actividad y uso de suelo: Dependiendo del país o ciudad, necesitarás obtener una licencia específica para operar tu coworking.
• Seguridad y normativas laborales: Tu coworking debe cumplir con las normas de seguridad y accesibilidad para personas con movilidad reducida.
• Seguro para el negocio: Contrata un seguro comercial que cubra tanto el local como el equipamiento, y asegúrate de tener una cobertura de responsabilidad civil para protegerte ante cualquier eventualidad.

Ofrece servicios adicionales que marquen la diferencia

Para que tu coworking destaque entre la competencia, debes ofrecer servicios adicionales que atraigan a tus usuarios.

• Climatización eficiente: Un sistema de climatización que mantenga una temperatura agradable durante todo el año es crucial para garantizar el confort de los usuarios.
• Consignas o taquillas: Muchos profesionales necesitan guardar pertenencias o equipos.
• Cafetería o cocina compartida: Un espacio de cocina o cafetería es fundamental para ofrecer una experiencia completa.
• Salas de eventos o formaciones: Puedes ofrecer salas polivalentes para eventos, talleres o formaciones.

Diseña tu estrategia de marketing

Una vez que tengas todo listo, es momento de darte a conocer.

• Crea un sitio web atractivo: Tu página web debe ser clara y funcional, mostrando las diferentes áreas de trabajo, precios y beneficios de tu coworking.
• Posicionamiento SEO: Utiliza técnicas de SEO para que tu coworking aparezca en los primeros resultados de búsqueda de Google.