La Importancia Estratégica de la Planificación de la Comunicación Empresarial

La comunicación es primordial para poder relacionarnos con los demás y es un factor clave en el buen funcionamiento de cualquier organización. No solo facilita las operaciones diarias, sino que impacta directamente en los resultados y en la satisfacción de los equipos. Comprender en qué consiste la comunicación empresarial es fundamental para cualquier empresa que aspire a lograr una gestión eficiente y una cultura organizacional sólida.

Imagina una orquesta sin director. Cada músico, por talentoso que sea, seguiría su propio ritmo, sin saber cuándo entrar, cuándo ceder protagonismo o cómo contribuir al conjunto. El resultado sería confusión, no armonía. Lo mismo ocurre en las organizaciones que no gestionan bien su comunicación externa e interna.

La comunicación empresarial es el conjunto de estrategias, procesos y canales que utiliza una organización para intercambiar información de forma eficaz, tanto a nivel externo como interno. Hoy en día, el buen uso de la comunicación es un factor fundamental para cualquier tipo de empresa. Debe ir acorde con los valores de la organización y ajustarse a los objetivos que quieren alcanzarse, así como al tipo de cliente al que se dirija, con un mensaje y un tono adaptado que despierte su interés.

Tipos de Comunicación Empresarial: Interna y Externa

La comunicación empresarial se divide en dos grandes tipos, cada uno con sus propias características y objetivos:

• Comunicación interna: Hace referencia a cómo se comunican los distintos niveles y departamentos dentro de la empresa. Se dirige a los empleados y se trata de la puesta en marcha de un conjunto de acciones para favorecer el traspaso de información y conocimiento entre los trabajadores de una empresa. Una comunicación interna bien gestionada utiliza canales como intranets, correos institucionales, reuniones, aplicaciones, redes sociales corporativas o boletines internos. Trabajarla y mejorarla nos traerá muchas ventajas en nuestra empresa.
• Comunicación externa: Incluye todo lo que la organización transmite hacia los públicos externos: instituciones, medios de comunicación, accionistas, clientes, proveedores y la sociedad en general. Se dirige al público de interés y su objetivo es mejorar la imagen de la marca, estando vinculado a las relaciones de la empresa con los diferentes grupos de interés.

Ambos tipos de comunicación empresarial, externa e interna, deben coordinarse estratégicamente para reforzar la cultura organizacional, fortalecer la reputación y alinear los objetivos de la empresa con los del negocio. Una buena comunicación interna favorece indirectamente la consecución de los objetivos de la comunicación externa. La comunicación de la marca hacia el exterior sigue este mismo esquema para conseguir que tu imagen atraiga y fidelice a tu cliente.

El Plan de Comunicación Empresarial: Una Hoja de Ruta Esencial

Para implantar una estrategia de comunicación satisfactoria es importante crear un plan de comunicación. Un plan de comunicación es una hoja de ruta donde se plasma la forma en la que una empresa va a comunicarse con su público y cuándo. En él se establecen de forma clara los objetivos de comunicación que se quieren alcanzar.

¿Para qué sirve un Plan de Comunicación?

Un plan de comunicación es crucial para unificar el mensaje de tu marca. También es útil si quieres tener una visión general de las acciones que se van a llevar a cabo, siempre con el foco en transmitir el mensaje adecuado al público. La elaboración de un plan de comunicación empresarial interno y/o externo tiene múltiples beneficios:

• Si los trabajadores se sienten parte de la empresa, consideran que esta les tiene en cuenta y están a gusto, serán más productivos y eficientes.
• Crea comunidad y favorece el flujo de información entre la plantilla y la empresa. Estarán al día de las novedades y cambios en la organización.
• Una buena relación empresa-trabajador genera fidelidad. Querrán seguir trabajando para la marca y habrá menos rotación.
• Mejora la eficiencia, pues si los empleados están mejor informados y conectados entre ellos, trabajarán más a gusto tanto de forma individual como en equipo.
• Identifica el talento y potencial de cada uno de tus empleados.
• Consigue más puntos de vista sobre la gestión de la marca y saber en qué puede mejorar. Será más fácil proyectar una buena imagen y fortalecer la marca si se trabaja desde dentro.
• Ayuda a conocer los recursos que necesitas para cada acción y reducir los costes de tu empresa.
• Analiza y reenfoca la estrategia actual de la marca. Localiza los posibles errores que se estén realizando y mejora la consecución de los objetivos.
• Llega y conoce mejor a tu público objetivo. Mediante un estudio de tu audiencia, con un mensaje y las acciones adecuadas, incrementarás la cuota de mercado y fidelizarás a tus actuales clientes.
• Los planes de comunicación suelen ser a un año vista. Estableciendo pautas a corto, medio y largo plazo podrás conseguir un mensaje homogéneo y que represente la filosofía de la empresa.
• A la hora de poner en marcha acciones, ya sabrás lo que ha funcionado anteriormente y lo que no. Te ayudará a tener una guía y a mejorar la eficacia de las estrategias, ya que podrás realizar un seguimiento y evaluación de estas.
• Ganarás en visibilidad.

Fases de un Plan de Comunicación

La creación de un plan de comunicación es un proceso estructurado que consta de varias fases clave:

Fase 1: Contextualización y Análisis

En esta fase veremos una serie de documentos que nos permitirán obtener datos antes de fijar los objetivos. Entendemos la contextualización como el análisis tanto externo como interno de la empresa o análisis DAFO.

• Análisis del entorno: En este punto debemos llevar a cabo un estudio de mercado para analizar todo lo relacionado a lo externo a la empresa. Es decir, cómo se encuentra el mercado en que desarrollamos nuestra actividad, quién es nuestra competencia, cómo se comporta, etc. Para ello, o bien se puede recurrir a la externalización u outsourcing, es decir, contratando una empresa que lleve a cabo el estudio de mercado, o bien, a través de un proceso de investigación y análisis de estudios y datos estadísticos que nos proporcionen la máxima información del entorno de nuestra empresa.
• Análisis de tu empresa: De la misma forma que tenemos que analizar todo lo relacionado con lo externo a la empresa, es necesario también realizar un análisis interno de la compañía para detectar posibles oportunidades y amenazas así como nuestras debilidades y fortalezas. El análisis DAFO es una metodología de estudio de la situación de nuestra empresa, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.

Fase 2: Definición de Objetivos

Este es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en la elaboración de un plan estratégico de comunicación. De una estudiada definición de los objetivos a alcanzar dependerá la efectividad del plan. Un correcto establecimiento de estos exige tener en cuenta la denominada regla SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Plazo de tiempo). Debemos abarcar esos objetivos que nuestros recursos de empresa nos permitan. Como hemos comentado anteriormente, no vale de nada establecer un objetivo si este no se define para un periodo de tiempo determinado.

Fase 3: Definición del Público Objetivo

Para ello, tenemos que decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación. Es indispensable conocer muy bien a nuestro público objetivo, así como los medios y canales de comunicación que usan a diario. De ello dependerá el tono, el mensaje y los canales que utilicemos.

Preguntas clave para definir tu público objetivo:

• ¿A quién nos dirigimos?
• ¿Quién es nuestro público objetivo?
• ¿Qué edad tiene?
• ¿A qué se dedica?
• ¿Es hombre o mujer?
• ¿Qué nivel de ingresos tiene?
• ¿Dónde reside?
• ¿Qué intereses tiene?
• ¿Qué hace en su tiempo libre?

¿De qué serviría utilizar una red social como Instagram en la que 7 de cada 10 usuarios tienen edades comprendidas entre los 16 y los 34 años si nuestro público objetivo tiene una edad comprendida entre los 50 y 70 años? Quizás este tipo de usuario prefiera otro tipo de canal tradicional, como la radio.

Fase 4: Diseño del Mensaje y Tono

Por tanto, deberemos definir cómo lo vamos a comunicar. El mensaje debe ser:

• Claro, conciso y directo.
• Gramatical y ortográficamente perfecto.
• Con un lenguaje adecuado a tu público objetivo (adaptado a su idioma, formal o informal…).
• Tono adecuado a tu público objetivo y a tus objetivos.

Fase 5: Selección de Canales y Acciones

Tras haber estudiado nuestro entorno, establecido nuestros objetivos, analizado nuestro público objetivo, definido nuestro mensaje, elegido qué canales vamos a utilizar, evaluado nuestros recursos y establecido nuestro presupuesto, ha llegado el momento de ponernos manos a la obra con las acciones que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos. El mismo esquema se utiliza para la comunicación de la marca hacia el exterior para conseguir que tu imagen atraiga y fidelice a tu cliente. La misma situación se presenta para acciones. Para poder medir los resultados es necesario que estas acciones se establezcan en un calendario. Cada acción tendrá una duración determinada así como una continuidad, algunas se repetirán al día o a la semana y otras serán puntuales.

Fase 6: Medición y Evaluación de Resultados

Por último, de nada sirve desarrollar todo lo anterior si al final no medimos resultados. Sin medición no hay mejora ni evaluación. De nada sirve elaborar un plan de comunicación sostenible si no se evalúa su verdadero impacto. La estrategia debe revisarse de manera continua para saber si las acciones que se han llevado a cabo están obteniendo resultados positivos.

Una vez conocemos las diferentes fases de un plan de comunicación interna deberemos valorar la importancia de ponerlo en marcha en la empresa e implantarlo. Esto nos supondrá trabajo en cada una de estas fases, pero, sin duda, los beneficios serán considerables en la organización. Si consideramos que la comunicación es algo que suele valorarse como un aspecto mejorable por los colaboradores y trabajadores tendremos en cuenta que nos queda un largo camino que recorrer y que es un punto que acaba distinguiendo a las mejores organizaciones actuales.

La Sostenibilidad Corporativa y el Plan de Comunicación

La sostenibilidad corporativa es un valor estratégico para cualquier organización hoy en día. Se define como sostenibilidad corporativa al enfoque de negocio que busca el crecimiento económico sin perder de vista los objetivos sociales y medioambientales. Pero de nada sirve si no se establece un plan de comunicación sostenible efectivo que permita transmitir las acciones que la organización lleva a cabo en este sentido. Implementar un plan de comunicación de sostenibilidad corporativa permite a las empresas involucrar a todas las partes interesadas.

Lo siguiente que debe hacerse en un plan de comunicación sostenible es comunicar la cultura empresarial de manera interna y externa. Los departamentos de comunicación juegan un rol cada vez más estratégico en las organizaciones, a los objetivos tradicionales de lograr mejores resultados y mejorar la reputación institucional se les añade el valor diferencial de hacerlo interpretando las tendencias en sostenibilidad de la Agenda 2030 de la ONU.

El Rol del Dircom en la Comunicación Empresarial

La comunicación ha pasado de ser un elemento más a convertirse en una herramienta estratégica para las organizaciones. Dentro de este escenario, su responsable, el Dircom (Director de Comunicación), ha cobrado protagonismo y ocupa un lugar preferente dentro de la estructura corporativa. Situado en la alta esfera empresarial, es responsable de la imagen y la reputación de las organizaciones.

Para llegar a sus públicos de interés, el gestor de las comunicaciones debe contar con todas las herramientas que le permitan planificar la comunicación desde una visión estratégica. Todas las acciones en materia de comunicación deben estar plasmadas en un plan de comunicación, sin olvidar que el primer público son los propios empleados. Por eso es imprescindible trazar líneas de acción para involucrar al público interno en un proyecto en común; de ahí la importancia de la comunicación interna.

Por otro lado, el Dircom debe estar preparado para responder ante una posible crisis que pueda afectar la imagen y la reputación de la organización. Prepararse en este tema es indispensable para este alto ejecutivo que con el paso del tiempo se ha afianzado en la gestión empresarial. El ámbito de la comunicación empresarial exige profesionales con visión estratégica, dominio de herramientas digitales y capacidades de análisis. La formación continua es clave para ejercer con solvencia en este campo.

La formación en comunicación empresarial es fundamental para quienes desean desarrollarse en este campo. Los programas académicos en este ámbito están dirigidos a:

• Titulados universitarios en Comunicación, Publicidad, Marketing, Ciencias Empresariales, Administración y Dirección de Empresas o en cualquier disciplina de las ciencias humanas, económicas o sociales que quieran ampliar o mejorar sus conocimientos sobre comunicación corporativa.
• El alumnado sin titulación universitaria podrá adquirir las mismas habilidades y conocimientos impartidos en este curso y optar a una acreditación específica para este colectivo.